Turnos de trabajo: ¿cómo gestionar horarios laborales eficazmente?

Los turnos de trabajo son la forma de organizar la jornada laboral. Es decir, en qué horario, continuo o discontinuo, desarrolla el empleado su actividad profesional. Dependiendo de la empresa y del puesto de trabajo, puede ser un turno de trabajo que se mantiene igual a lo largo del tiempo. O bien, puede ir actualizándose. En este último caso, dependiendo del día o de la semana, el turno de trabajo puede cambiar. 

Implementar distintos turnos de trabajo en una empresa ofrece diferentes ventajas. En primer lugar, de cara a la empresa, es una opción viable para organizar el trabajo según las necesidades productivas.

Por normal general, favorece la productividad. Los empleados pueden disfrutar de tiempo libre en diferentes turnos, garantizando su rendimiento en los periodos de trabajo. Esto quiere decir que un empleado con turno rotativo sabe que durante un mes puede disfrutar de mañanas o tardes libres.  

Además, hace que el trabajo sea más dinámico, con todo lo que ello supone: mejor actitud, mayor rendimiento, etc.  

Otra de las ventajas es que, si están bien organizados, promueven la igualdad. Todos los empleados tienen las mismas oportunidades y la misma rotación trabajando de forma equitativa en turnos de mañana, tarde o noche, según corresponda. 

Son horarios de trabajo eficaces, sobre todo para aquellas empresas o puestos cuyo horario de actividad es de 24 horas. 

Los turnos de trabajo se pueden clasificar en turnos fijos y turnos rotativos. A continuación conocemos sus diferencias: 

Son aquellos en que los horarios de los trabajadores son siempre los mismos. Pueden ser de mañana, de tarde o de noche, pero se mantiene el mismo siempre. No hay rotación. 

• Turno de mañana. El horario comprende de 6 de la mañana a 2 de la tarde. No obstante, puede comenzar a lo largo de la mañana y terminar más tarde hasta cumplimentar las 8 horas como máximo.

• Turno de tarde. Es el turno que abarca desde las 2 de la tarde hasta las 10 de la noche. 

• Turno de noche. Como su nombre indica, acoge las horas nocturnas. Desde las 10 de la noche hasta las 6 de la mañana. 

Los turnos rotativos son aquellos en que la jornada del trabajador cambia en función del día o la semana. Son jornadas de trabajo que se dividen en dos o tres turnos. Son aplicados sobre todo en empresas que trabajan de forma ininterrumpida durante todo el día o la mayor parte de él. Dentro de los turnos rotativos encontramos la siguiente clasificación: 

• Turno de trabajo continuo. Es la jornada de trabajo que se hace de forma ininterrumpida. Es decir, con los descansos pertinentes marcados por la ley, pero el turno es de ocho horas. Por ello, se hace distinción en tres turnos: horario de mañana, de tarde y de noche. 

• Turno de trabajo discontinuo. Es la jornada de trabajo de dos turnos en el mismo día. Uno de mañana y otro de tarde. Para empresas que no tienen actividad ni por la noche ni los fines de semana. 

• Turno de trabajo semicontinuo. La jornada laboral se distribuye en tres turnos: mañana, tarde y noche. La diferencia frente al continuo es que hay uno o dos días de descanso a la semana por el cierre de la empresa. 

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La clave para implementar un sistema de administración de turnos de trabajo eficiente es la organización. Hay que tener en cuenta las necesidades de la empresa y la disponibilidad de los empleados para crear turnos eficientes. 

• Analizar las necesidades de la empresa. Recopilar información sobre las tareas que se tienen que hacer y la estimación del tiempo que conlleva realizar cada una de ellas, así como el personal necesario. Por ejemplo, hay tareas de mayor prioridad que requieren mucha mano de obra, otras que obligatoriamente tienen que estar hechas en un horario determinado, etc. 

• Evaluar el rendimiento de los trabajadores para saber en qué horario y actividad encaja más. 

• Conocer la disponibilidad de los empleados. Es importante tener en cuenta cuál es su disponibilidad y establecer horarios de trabajo ajustados a ello. Aunque es la empresa quien establece los horarios, siempre es importante tener en cuenta las prioridades personales de los trabajadores, para mantener su compromiso y motivación.

La forma más eficaz de gestionar los turnos rotativos de trabajo en una empresa es a través de los cuadrantes de trabajo, seleccionando en cada caso el patrón de turnos más adecuado para la empresa. Los patrones de turnos rotativos más frecuentes son: 

• Turno 6x2. Consiste en trabajar 6 días (alternando indistintamente mañana, tarde y noche) y descansar dos. 

Ejemplo de cuadrante:

Se trata de mantener durante dos días seguidos el mismo turno, alternando de forma escalonada. Se cumple así con todos los turnos y se descansa el tiempo pertinente (12 horas mínimo) en los cambios de turno. 

• Turno 5x2. Es el más empleado para empresas donde se trabaja de lunes a viernes y se descansa sábados y domingos. Por ello, son 5 días laborables y 2 de descanso. Puede emplearse en jornadas de mañana y tarde e, incluso, en jornadas partidas. 

Puede ser siempre en la misma jornada, una semana de mañana y otra de tarde, en turno partido durante toda la semana, jornada partida de lunes a jueves y los viernes jornada intensiva. Hay muchas opciones para este patrón. 

• Turno 4x3. Está dirigido a jornadas de trabajo largas de 9 e, incluso, de 10 horas diarias, donde el descanso es también mayor. Jornada laboral de 4 días a la semana por 3 días de descanso. 

Una vez elegido el patrón, se pueden gestionar los cuadrantes de forma manual o a través de un software. Esta última opción es una herramienta que permite organizar los diferentes equipos de trabajo de forma automatizada, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y de cada uno de los empleados. Cumple, además, con la legislación. 

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Lo más importante a la hora de gestionar los turnos rotativos de trabajo en una empresa es cumplir con la legislación vigente. Para ello, hay que tener en cuenta:

• Cuando las jornadas de trabajo duran más de 6 horas, hay que establecer periodos de descanso de, al menos, 15 minutos por cada uno de esos tramos.

• En la medida de lo posible, y en función de la actividad de la empresa, mantener el mismo número de empleados en cada turno de trabajo, si el objetivo es tener el mismo nivel de productividad 24/7.

• Entre jornadas de trabajo debe existir un descanso de al menos 12 horas. 

• Por norma general, el turno de noche no puede adjudicarse a un mismo empleado durante más de dos semanas seguidas. 

• Las jornadas de trabajo deben darse a conocer al empleado con la suficiente antelación. 

• No se pueden establecer jornadas de trabajo diarias superiores a 9 horas, salvo las excepciones comentadas, en las que se podría llegar a 10 horas máximo. En el caso del turno nocturno, no puede ser mayor a 8 horas al día.

• Hacer un exhaustivo registro de la jornada de trabajo de cada uno de los empleados, para lo cual se puede implementar sistemas de control de horario. 

Los turnos de trabajo están regulados en el artículo 36 del Estatuto de los Trabajadores. Los puntos al respecto son:

• El trabajo nocturno es aquel que se realiza entre las diez de la noche y las seis de la mañana. Para que se considere jornada nocturna, se tiene que trabajar por la noche al menos tres de las horas de la jornada diaria total. En el control de horas debe tenerse en cuenta que, en este caso, no pueden realizarse horas extraordinarias. 

• Debe haber rotación de turnos de trabajo. Los que trabajen por la noche no pueden mantener dicha jornada durante más de dos semanas seguidas. 

• Los trabajadores nocturnos están recompensados económicamente. De no ser así, la compensación debe efectuarse con más días de descanso. 

• La empresa tiene que garantizar a los trabajadores por turnos protección en materia de salud y seguridad en función de la naturaleza de su trabajo y según la normativa de la administración al respecto.

• Es obligatorio que entre las jornadas exista un descanso de al menos 12 horas. Existen algunas excepciones. En ocasiones, se puede reducir el descanso a 7 horas, siempre y cuando esté compensado de alguna forma. Estos casos suelen reflejarse por convenio o acuerdo específico entre la empresa y el trabajador.

Organizar turnos de trabajo es una labor que exige al Departamento de Recursos Humanos mucho tiempo. Especialmente si se utilizan programas como las hojas de cálculo de Microsoft Excel. Para facilitar la gestión de los turnos, lo más eficaz es usar un software como el de Personio. 

Ayuda a planificar los horarios y turnos de trabajo de forma automatizada. Tiene funcionalidades de gran utilidad, como:

• Generar plantillas de turnos rotativos. 

• Posibilidad de modificar los horarios en función de los días de descanso o ausencias. 

• Establecer nuevos turnos según periodos de ausencia como las vacaciones. 

• Intercambiar turnos por trabajadores. 

• Enviar el cuadrante a los empleados. 

• Enviar notificaciones en caso de cambios. 

• Crear cuadrante en función del tipo de empleo y departamento. 

El turno continuo no puede superar las 9 horas de trabajo, aunque hay excepciones en las que puede verse ampliado a 10 horas, como en aquellos casos en que únicamente se trabaja los fines de semana, por ejemplo. No obstante, debe estar establecido en el convenio colectivo o en el contrato de trabajo y bajo acuerdo entre las partes. 

Los turnos de trabajo sí influyen en la productividad. Turnos excesivamente largos y sin descanso repercuten en la forma de trabajar, lo que hace que los trabajadores pierdan energía y rindan menos. Por ello, es importante respetar los periodos de descanso. Recuerda que en jornadas de más de 6 horas seguidas hay que descansar al menos 15 minutos. Cuando hay cambios de turnos, hay que respetar las 12 horas.