Organigrama de una empresa: qué es y cómo crearlo

Un organigrama es un esquema visual y ordenado que recoge las estructuras organizativas de una empresa. En él están representados, con frecuencia jerárquicamente, todos los trabajadores de la empresa y, según las políticas internas de Recursos Humanos, agrupados por departamentos y funciones.

Como puedes imaginar, un esquema de este tipo puede resultar de gran utilidad para entender rápidamente las cadenas de mando de la empresa. Esto no solo es beneficioso a nivel interno, ya que contribuye a mejorar la comunicación y coordinación de la empresa para todos los empleados; sino también a nivel externo, ya que permite, por ejemplo, ahorrar tiempo a clientes y proveedores en caso de que necesiten ponerse en contacto con los representantes de un departamento, al estar estos claramente definidos.

Asimismo, un organigrama puede ayudar a una mejor organización de tareas, permite detectar errores estructurales y ayuda a plantear planes de crecimiento teniendo en cuenta el personal existente y el que se puede necesitar en el futuro para cubrir próximas vacantes derivadas de ese crecimiento.

La variedad de tipos de organigramas que puede diseñar una empresa para reflejar su estructura es extensísima. La estructura de un organigrama varía desde el gráfico hasta el tipo y la cantidad de información que uno desea incluir.

El organigrama funcional estructura la empresa basándose en las funciones de los trabajadores. Más concretamente, recoge todos los puestos de la empresa y añade las funciones que corresponden a cada uno. Suele organizarse verticalmente, empieza por el jefe de la empresa o gerentes y va bajando dividiéndose en departamentos, hasta llegar a los trabajadores del rango más bajo.

Este organigrama está caracterizado por el orden y la división entre casillas. El objetivo es ordenar las tareas de cada trabajador para que todos los departamentos puedan tener en mente esa visión general de la empresa y evitar problemas de productividad. Este esquema es práctico si las funciones de los trabajadores y los departamentos de tu empresa están bien divididas. Si se cuenta con dinámicas laborales integradas, es mejor decantarse por otro tipo de organigrama.

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El opuesto al vertical. Un organigrama horizontal se representa de izquierda a derecha y es utilizado en organizaciones que desean trasladar cierta imagen de igualdad de oportunidades para el desarrollo profesional. No hay unos empleados ‘encima’ de otros, que estaría representado por el organigrama vertical. 

En un modelo horizontal se intenta transmitir que estamos ante un equipo con diferentes miembros y sus funciones, pero todos aportan y suman para alcanzar objetivos comunes.

Este tipo de organigrama de empresa combina tanto estructuras verticales como horizontales. Se utiliza para relacionar departamentos y empleados con proyectos y responsabilidades a ejecutar por cada uno de ellos. 

Un inconveniente de este tipo de organigrama es que, al haber una doble organización, el reparto de responsabilidades puede resultar algo confuso.

El organigrama vertical, también conocido como lineal, es el clásico, el más popular y sencillo. Representa en forma de pirámide a los cargos superiores en la cima y, desde ahí, se van desplegando los departamentos, siempre sometidos a la autoridad del jefe, hasta llegar a los cargos de menor poder. 

Las organizaciones con estructuras flexibles y modernas tienen dificultades para encajar su estructura en este modelo de organigrama.

Tal y como su propio nombre indica, este organigrama tiene forma de círculo. El o los cargos más elevados se encuentran en el centro, y a su alrededor, se van disponiendo el resto de niveles de autoridad de menor poder en círculos concéntricos desde dentro hacia fuera. Este tipo de estructura suaviza las jerarquías marcadas y promueve la integración entre áreas.

El diseño de un organigrama jerárquico muestra a los empleados de una empresa según su nivel de responsabilidad. En general, suelen ser verticales y en la parte más alta se ubica el cargo de mayor responsabilidad. En los niveles inferiores se van situando el resto de responsables y empleados, en orden jerárquico descendiente.

Un organigrama mixto combina dos o varios tipos de organigrama. Por ejemplo, representando los altos cargos de forma vertical en la zona superior del gráfico y debajo los equipos de trabajo en formato horizontal. 

También es posible incluir elementos del organigrama circular, por ejemplo, para remarcar la integración entre áreas. El organigrama mixto es útil porque se adapta mejor a la flexibilidad y constante cambio que viven hoy día las empresas.

Una representación visual de las personas que trabajan en una empresa, los cargos que ocupan y los vínculos jerárquicos que existen entre ellos es necesaria por muchos motivos. 

En primer lugar, se convierte en un documento importante para el Área de Recursos Humanos, pues permite visualizar de forma ágil y rápida la composición de los equipos, lo cual es algo importante a la hora de tomar decisiones sobre nuevas necesidades de contratación, cargas de trabajo y planificación general de la plantilla.

Pero, además, un organigrama sirve para hacer una lectura de la actitud de una empresa respecto a la igualdad de género en la plantilla y desarrollo de la carrera profesional de los empleados. 

Un buen organigrama facilitará que, de un simple vistazo, sea posible determinar el nivel de paridad que tenemos en la empresa. No solo a nivel general, sino también en diferentes rangos y jerarquías, algo muy relevante para cumplir con la normativa de igualdad de género en el trabajo vigente en España.

Lo primero que debe analizar la empresa es qué tipo de información quiere representar y qué nivel de detalle se adapta mejor a su estructura.

Tomemos como ejemplo una constructora de tamaño medio. Este tipo de empresas suelen emplear a muchos trabajadores en muchos departamentos distintos, por lo que sería interesante que el organigrama representara los papeles de cada uno y las relaciones que hay entre ellos. Podría utilizarse con este fin un organigrama vertical jerárquico.

En el nivel más elevado del organigrama, estaría el representante máximo de la empresa, es decir, el director ejecutivo.

En el segundo nivel, tendríamos a los directores de los distintos departamentos. Por ejemplo, al director de proyectos, de compras, de ingeniería, el de RR. HH y el de finanzas. 

En el tercer nivel, estarían los cargos que dependen directamente de los directores: el gerente de proyectos, el coordinador, el topógrafo y el responsable de seguridad, por poner algunos ejemplos que estarían en esta línea.

Y después, los empleados que dependen de cada uno de esos responsables de gestión o departamentos. 

Este sería un ejemplo. Las empresas pueden crear su organigrama siguiendo unos pasos para elegir, en primer lugar, el formato más adecuado en su caso. Y, después, habría que organizar y estructurar todo adecuadamente, en función de la información que se desea mostrar. 

El primer paso es definir la cadena de mandos. Es decir, qué cargo ocupa cada trabajador, qué obligaciones tiene y cómo se vincula jerárquicamente con el resto de los componentes de la empresa. 

En una empresa existen diversas áreas: Marketing, Ventas, Soporte y Mantenimiento de Hardware, RR. HH., Finanzas,… Cada uno de esos equipos de trabajo debe estar agrupado en un departamento.

Estos equipos suelen tener un jefe o responsable, un cargo que coordina a todos los empleados de ese equipo y que, a su vez, suele responder ante un empleado de nivel superior. 

Del mismo modo, dentro de cada equipo puede haber diferentes niveles de jerarquía que deben quedar claramente representados. Cada departamento es un pequeño organigrama en sí mismo.

A la hora de crear un organigrama, es indispensable que todos tengan un rol asignado en la organización. Esto quiere decir que cada empleado debe tener tareas y responsabilidades asociadas a su puesto.

Este punto tiene dos objetivos. En primer lugar permite realizar un análisis rápido de cargas de trabajo, en función de las responsabilidades asociadas a cada empleado. En segundo lugar, permite conocer rápidamente a quién acudir para cierta necesidad, dado que toda la empresa tendrá acceso a las funciones  concretas de cada empleado. 

Si, por ejemplo, un empleado necesita realizar cualquier consulta con sus días de vacaciones, visualizará rápidamente quién es el responsable de esta tarea dentro del Departamento de RR. HH.

Imaginemos que una empresa cuenta con una cultura empresarial en donde los valores de igualdad juegan un rol importante. Debería añadir un cuadro resumen junto al organigrama con el porcentaje de presencia de mujeres en cada una de las zonas jerárquicas (dirección, mandos intermedios y empleados en general). 

La empresa debe analizar qué tipo de información a modo de resumen incluir. Algunos datos comunes en este punto son el número total de empleados, el ratio de mujeres y hombres o la diversidad de nacionalidades, por ejemplo.

Personio cuenta con su propia función de organigrama. Con los datos de los empleados se genera una visión general de la estructura jerárquica de la organización. De un simple vistazo, la empresa puede visualizar empleados disponibles o de baja en tiempo real. 

En esta función el departamento de RR. HH. puede filtrar por determinados atributos, para visualizar información de su interés de forma ágil y rápida. Además, es posible exportar en diversos formatos el organigrama, de manera que sea fácilmente insertable en otro tipo de presentaciones.

Para hacer un organigrama en Word, el interesado debe acudir a la herramienta Smart Art, a la que se puede acceder tras hacer clic en el menú superior en ‘Insertar’. 

Aparecerá una ventana emergente con diferentes tipos de gráficos en función del tipo de relaciones y jerarquías que la empresa necesite establecer. Al hacer clic en el deseado, se disponen automáticamente una serie de elementos básicos para comenzar a incluir los primeros datos.

Haciendo clic con el botón izquierdo en el centro de las cajas RR. HH., puedes añadir y editar el texto.  Haciendo clic con el botón derecho sobre la caja puedes editar diferentes estilos, tipos de letra, etc. 

En la barra superior se encuentra ‘Agregar forma’ si se necesita añadir más formas al organigrama inicial. Haciendo clic sobre ellas y pulsando en el teclado la tecla suprimir pueden eliminarse. 

También se pueden mover las líneas que unen las diversas cajas, para marcar las relaciones entre cada uno de los empleados.

Al igual que con Word, el interesado debe acudir a la pestaña de ‘Insertar’, y hacer clic en ‘SmartArt’. Se abrirá un cuadro con diferentes gráficos. A partir de aquí hay que ir a ‘Jerarquías’ y seleccionar la plantilla. Excel también permite adaptar la forma, el color y la posición de las casillas haciendo clic derecho en el cuadro que aparece junto al organigrama.

Una empresa puede sacarle mucho partido a un organigrama propio, ya que se trata de un instrumento que cuenta con una gran variedad de ventajas. No obstante, un organigrama no es el santo grial y también tiene inconvenientes. Sigue leyendo y considera si un organigrama es lo más adecuado para tu empresa en este momento.

Para hacer un organigrama es de gran ayuda disponer de un software online para RR. HH. con diversas funciones disponibles, así como contrastar ejemplos reales de empresas y sus modelos de organigrama.

En 2019, HiperDino, una cadena de alimentación, creó un nuevo organigrama. En esta nueva actualización, se dividió el esquema por departamentos y se especificó la cantidad de empleados en cada uno de ellos. Abajo puedes ver la imagen del Comité de Dirección, del cual depende el resto de departamentos, y también puedes echar un vistazo online al organigrama de otras secciones de la empresa. Se trata de un ejemplo de organigrama vertical jerárquico.

Por otra parte, la Universidad de Granada también cuenta con su propio organigrama funcional, que tiene la finalidad de reflejar su sistema de gestión de calidad. A continuación, vemos cómo se coordinan los distintos departamentos relevantes en materia de calidad.

• Una cadena de mandos bien establecida. El nivel de autoridad de cada cargo debe estar claro para saber a quién responde cada uno de los componentes de la organización.

• División por departamentos.

• Actividades y responsabilidades definidas. Definir las actividades y responsabilidades de cada empleado ayudará a organizar mejor las tareas y saber a quién recurrir internamente.

• Que ofrezca una visión global que sirva para tomar decisiones en base a información fiable.

• En consecuencia, es indispensable que dicha información esté siempre actualizada. 

El organigrama de una empresa está elaborado por el Departamento de RR. HH., que es el área que se encarga de la selección y contratación del personal, así como de la gestión del talento. En empresas pequeñas sin área de RR. HH., la persona encargada de realizarlo puede ser el director general.