¿Qué son las retenciones en nómina y cómo se calculan?

Las retenciones en la nómina son unos importes que se calculan a partir del salario bruto de una persona y que se descuentan de dicho importe para cumplir con una serie de obligaciones relacionadas con los impuestos y la Seguridad Social. Por lo tanto, se trata de unos importes que no percibe el trabajador, sino que la empresa abona, a final de mes o al final de cada trimestre, a la Agencia Tributaria y a la Seguridad Social. Esta es la diferencia entre el salario bruto y el salario neto: al salario bruto se le aplican unas retenciones y el importe resultante es el salario neto.

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Al hablar de las retenciones en nómina, es importante conocer estos dos conceptos principales: la retención del IRPF y las deducciones de la Seguridad Social.

IRPF significa impuesto sobre la renta de las personas físicas, y es un concepto que hace referencia al impuesto que los trabajadores deben pagar al Estado en función del importe de su salario. Sin embargo, no son los trabajadores quienes abonan directamente el importe de este impuesto, sino que la empresa aplica una retención a su nómina de la cuantía correspondiente, dependiendo del salario y las circunstancias personales y profesionales del trabajador. En otras palabras, la empresa aplica un descuento o una retención a la nómina de los trabajadores y abona el importe correspondiente a la Agencia Tributaria, a través del modelo 111. Se trata de un trámite que se realiza de manera mensual o trimestral, dependiendo de los ingresos y características de la organización.

Cuando llega el momento de realizar la declaración de la renta del año anterior, se calcula si el importe que la empresa ha abonado en concepto del IRPF del trabajador es el adecuado según sus ingresos y situación personal y familiar. Si el importe es inferior al que corresponde al trabajador, este deberá abonar la diferencia; en cambio, si el importe que la empresa ha abonado es superior, el trabajador recibirá el importe adicional que se ha aportado.

La Agencia Tributaria dispone de una serie de documentos informativos y de ayuda para la gestión y el cálculo de retenciones.

Por otro lado, existe un tipo de retenciones que se abonan a la Seguridad Social, y que sirven para cubrir los gastos de dicho servicio y garantizar el derecho de los trabajadores a acceder a la jubilación o la prestación por desempleo, a poder solicitar la baja laboral y a participar en distintas actividades formativas, entre otros ejemplos. Estas aportaciones, conocidas también como cotizaciones a la Seguridad Social, las realizan tanto la empresa como el trabajador, y su importe depende de los grupos de cotización y sus bases mínimas y máximas, las cuales están establecidas por la ley. El importe correspondiente al trabajador se calculará a partir de unos porcentajes determinados y, al igual que sucede con el IRPF, se restará del salario bruto y la empresa lo abonará directamente a la Seguridad Social.

De nuevo, para calcular el importe que se retiene en la nómina de un trabajador es importante conocer las diferencias entre la retención de IRPF y deducciones de la Seguridad Social, puesto que son conceptos muy distintos y cada uno se calcula de una manera diferente. A continuación se explican los principales aspectos que deben tenerse en cuenta en el cálculo de cada uno de estos tipos de retenciones.

Es importante saber que uno de los principales aspectos que determinan el porcentaje de retención de IRPF al calcular la nómina de un trabajador es su base liquidable. La ley establece unos tramos concretos con su correspondiente porcentaje, los cuales determinan el importe que la empresa deberá abonar a la Agencia Tributaria en concepto del IRPF del trabajador. Por ejemplo, en el caso de los trabajadores cuya base liquidable es inferior a 12.450 euros anuales, se aplicará una retención del 19 %.

Los encargados de Recursos Humanos deben saber que se trata de un impuesto progresivo. En otras palabras, estos porcentajes se aplican de forma progresiva. Por ejemplo, en el caso de una persona cuya base liquidable es de 20.000 euros, se aplicará una retención del 19 % a los primeros 12.450 euros y, al resto de su salario, se aplicará una retención del 24 % (que, en este caso, es el porcentaje correspondiente al tramo de entre 12.450 euros y 20.199 euros).

A continuación se muestra una tabla con los distintos porcentajes:

Es necesario mencionar que estos porcentajes son aproximados, puesto que una parte del IRPF varía ligeramente dependiendo de la comunidad autónoma.

Además, para saber cómo calcular el IRPF de la nómina de un trabajador, es necesario tener en cuenta otros aspectos que también afectarán al porcentaje final del IRPF que la empresa deberá retener:

• El tipo de contrato de trabajo. Por ejemplo, en el caso de los trabajadores que tienen un salario bruto inferior a 15.876 euros anuales, no es obligatorio aplicar la retención del IRPF. Sin embargo, cuando se trata de un contrato de trabajo de duración temporal, deberá aplicarse una retención del 2 %, incluso si el sueldo del trabajador es el salario mínimo interprofesional.

• La comunidad autónoma. Como ya se ha comentado, aunque una parte del IRPF es estatal, también hay una parte del porcentaje que varía ligeramente en función de la comunidad autónoma donde se encuentra la empresa.

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• La situación personal y familiar de la persona trabajadora. Hay una serie de aspectos que pueden influir en el cálculo del IRPF, como son, por ejemplo, el número de hijos o el hecho de tener personas dependientes a cargo. Estos aspectos se comunican a la empresa a través del modelo 145.

En cuanto a las deducciones de la Seguridad Social, el principal aspecto que determinará el porcentaje a deducir son las bases de cotización. Estas determinan el importe al cual se aplica el porcentaje correspondiente a las distintas aportaciones a la Seguridad Social en concepto de contingencias comunes, cotización por desempleo y formación profesional, entre otros. El importe que deberá abonar el trabajador y que, por lo tanto, se restará a su salario bruto, es el siguiente:

Debido a todos estos aspectos y cálculos, gestionar las nóminas de los trabajadores puede ser un proceso complicado. Por eso, es especialmente recomendable contar con un software especializado que permita automatizar y agilizar tareas para obtener cálculos precisos y sin errores.

Personio es una herramienta especializada en tareas de Recursos Humanos que incluye una funcionalidad de preparación de nóminas. Gracias a esta función, el Departamento de Recursos Humanos puede transferir los datos salariales de los trabajadores a una nómina preliminar que, a continuación, solo tendrá que revisar y confirmar. Esto permite obtener cálculos correctos y actualizados en todo momento, ya que los trabajadores pueden modificar su información de manera fácil y rápida. Además, gracias a los procesos interconectados, el equipo puede obtener datos precisos del número de horas que ha realizado cada trabajador. En definitiva, se trata de una herramienta ideal para pequeñas y medianas empresas que ayuda a almacenar y gestionar los datos para preparar las nóminas y, posteriormente, permite a los trabajadores descargar estos documentos en tan solo unos clics.

El porcentaje mínimo de retención de IRPF en la nómina es del 2 %, y este se aplica a contratos de trabajo de duración temporal inferior a un año, así como contratos de prácticas o contratos con becarios, también de duración inferior a doce meses.

Existen dos tipos de retenciones en nómina: las retenciones de IRPF y las deducciones de la Seguridad Social. Las retenciones de IRPF son un importe que se descuenta de las nóminas de los trabajadores y la empresa abona directamente a la Agencia Tributaria.

En cuanto a las deducciones de la Seguridad Social, tanto la empresa como el trabajador pagan un porcentaje de la base de cotización.

Por un lado, las retenciones de IRPF deben aplicarse siempre, siguiendo los tramos establecidos por la ley, teniendo en cuenta ciertas circunstancias personales y profesionales del trabajador y en función de su salario. Sin embargo, existe un importe mínimo exento de IRPF, que actualmente es de 15.876 euros brutos anuales. Es importante destacar que este importe corresponde al salario bruto, y no a la base liquidable, que es lo que determinará las retenciones de IRPF que se aplicarán a la nómina del trabajador.

Por otro lado, las deducciones de la Seguridad Social deben aplicarse siempre a cualquier nómina, independientemente del tipo de contrato de trabajo y del salario, y el importe dependerá de las bases reguladoras de la nómina establecidas por la ley.

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Las retenciones afectan al salario neto de un trabajador en tanto que determinan su importe. Dicho de otra forma, el salario neto es el importe que se obtiene cuando, al salario bruto de un trabajador, se le aplica la retención correspondiente de IRPF y se le resta el importe correspondiente a los seguros sociales.

Si se comete algún error al calcular la retención que debe aplicarse a la nómina de un trabajador, la persona en cuestión percibirá un importe más elevado o bajo y, posteriormente, cuando llegue el momento de presentar la declaración de la renta, se compensará el importe total que el trabajador debe abonar en función de sus ingresos totales anuales. Puede haber casos en los que la Agencia Tributaria aplique sanciones si no se realiza correctamente la retención de IRPF cuando corresponde. En este caso, si el error es una consecuencia de algún fallo del modelo 145, y el trabajador ha proporcionado datos falsos o incorrectos, será él quien recibirá la sanción. En cambio, si las causas del error son imputables a la empresa, será esta quien reciba una sanción económica.

En cuanto a las deducciones de la Seguridad Social, si no se calculan y aplican correctamente y no se abona el importe correspondiente dentro del plazo que establece la ley, se aplicará un recargo, cuyo importe dependerá del tiempo que haya pasado desde el vencimiento del plazo.