¿Qué es la reducción de la jornada laboral y cómo solicitarla?

La reducción de la jornada laboral, tal y como indica su nombre, es una disminución del número de horas que un trabajador realiza en un día o una semana. Lo más normal es que alguien la solicite cuando debe hacerse cargo de familiares. Sin embargo, este no es el único motivo por el que alguien puede pedir que se reduzca su jornada de trabajo.

Guía: ¿cómo cumplir con la normativa de reducción de jornada laboral?

Analizamos las claves de la normativa sobre la reducción de la jornada laboral y evita posibles sanciones por incumplimiento que pueden llegar a los 10.000 euros por trabajador. En esta guía encontrarás aspectos como:

• ¿Cuál es el contexto de la normativa y sus requisitos principales?

• ¿Qué herramientas digitales pueden usarse para evitar sanciones?

• ¿Cuál es el papel del departamento de RR. HH. en este nuevo marco?

Descarga: Guía para cumplir con la normativa de reducción de jornada

En España, la jornada reducida es un derecho que se contempla en el artículo 37.5 del Estatuto de los Trabajadores, y este derecho afecta al trabajador y al empresario; es decir, cualquiera de las dos partes puede solicitar esta reducción. Dicho Estatuto menciona los diferentes casos en los que es posible solicitar una reducción de jornada, la cual consiste, en la mayoría de las ocasiones, en una disminución de entre un octavo y la mitad de la jornada de la persona en cuestión. En relación con este tema, los Departamentos de Recursos Humanos de las empresas también deben estar familiarizados con la ley 39/1999, de 5 de noviembre, para promover la conciliación de la vida familiar y laboral de las personas trabajadoras.

Por otro lado, el artículo 47 del Estatuto de los Trabajadores regula la reducción de jornada o la suspensión del contrato por causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, o derivadas de fuerza mayor. Se trata de un caso completamente diferente, en el cual esta disminución de horas puede ser de entre un 10 % y un 70 % de la jornada de trabajo.

Si bien las leyes cambian según el país, la mayoría de los Estados de occidente contemplan la reducción de jornada por determinadas causas, sobre todo aquellas relacionadas con la maternidad, la paternidad y el cuidado de familiares enfermos. En España, también existe la posibilidad de pedir esta reducción de jornada por otros motivos. Cabe destacar que esta reducción implica una reducción proporcional del salario.

Estos son algunos de los principales tipos de jornadas laborales reducidas en España:

En España existen la baja por paternidad y el permiso de maternidad: un periodo de hasta dieciséis semanas en el que se descansa de las actividades laborales remuneradas y que se origina por el nacimiento de un bebé. Pero, además, la ley contempla que es posible pedir una reducción de la jornada para cuidar a un niño o niña de menos de doce años.

Además (aunque no se considera una reducción de la jornada propiamente dicha), los padres y madres también pueden obtener un permiso de lactancia, que les permite ausentarse de sus trabajos hasta una hora por día sin que se les descuente el importe proporcional del sueldo. Este permiso puede durar hasta que el niño tenga nueve meses de edad, independientemente de si la lactancia es materna o artificial.

Los empleados pueden reducir la jornada para cuidar de un familiar directo, de hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad, que no pueda valerse por sí mismo.

No es posible solicitar formalmente la reducción de jornada por motivos relacionados con los estudios. Sin embargo, los trabajadores sí disponen de ciertos derechos relacionados con su formación, como los días libres para realizar exámenes. Se trata de un permiso laboral contemplado en el derecho de varios países, entre los que se encuentran España, Argentina y Chile.

Los trabajadores pueden solicitar este permiso para ofrecer cuidado durante la hospitalización y el tratamiento continuo del menor a su cargo. La reducción que se prevé en estos casos es, al menos, de la mitad de la jornada.

No es estrictamente necesario, para pedir la reducción de jornada, que la persona solicitante esté a cargo de un menor de edad o de una persona enferma. Según el Estatuto de los Trabajadores, los empleados por cuenta ajena la pueden solicitar poniéndose en contacto con el Departamento de Recursos Humanos de la organización.

El Área de Recursos Humanos probablemente realice una revisión del registro del tiempo en el trabajo y, según las necesidades empresariales y las posibilidades del empleado, podrá decidir si conceder o no la reducción de jornada sin motivo justificado.

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Disminuir la cantidad de horas que los trabajadores realizan al día ha sido un tema de debate histórico. Actualmente, la jornada laboral más habitual a nivel internacional, y la aceptada por la mayoría de los organismos públicos, es la fijada en ocho horas diarias, cinco días a la semana, lo que da un total de cuarenta horas semanales. Se trata de una extensión que fue establecida en el Tratado de Versalles, hace más de un siglo, y sustituyó la semana laboral de catorce horas diarias, siete días a la semana.

Al pasar de catorce a ocho horas diarias, hubo una mejora instantánea en la productividad de las empresas y, fundamentalmente, en la calidad de vida de las personas trabajadoras. Por ello, el debate continuó durante todo el siglo XX y lo que llevamos de siglo XXI y, actualmente, son muchas las empresas que contemplan la posibilidad de reducir la jornada de sus trabajadores.

Algunas de las ventajas que puede suponer son las siguientes:

• Se incrementa la productividad. Casos como el de Microsoft en Japón son una muestra de que la jornada laboral de cuatro días aumenta las ventas.

• Se optimiza el tiempo. ¿Conoces la frase “esta reunión pudo haber sido un e-mail”? Reducir la jornada laboral permite eliminar actividades que no son productivas.

• Se registran menos bajas por enfermedad. Al trabajar menos, la gente enferma menos: así lo señalan numerosos informes de la Organización de las Naciones Unidas (ONU).

• Se disminuye la contaminación. Al permanecer menos tiempo en los espacios de trabajo, se utilizan menos plásticos de un solo uso y utensilios descartables, los cuales son muy contaminantes. De hecho, según un estudio de Platform London y la campaña “4 Day Week”, si se pasara de cinco a cuatro días laborales en Reino Unido, se reducirían las emisiones en 127 millones de toneladas.

• Se liberan puestos de trabajo. Reducir la jornada influye en el mercado de manera directa, puesto que permite el ingreso de más personas para cubrir puestos de trabajo en diferentes franjas horarias.

• Contribuye a un mayor equilibrio entre la vida personal y profesional. Una buena conciliación de la vida laboral y familiar es esencial, y los empleados que trabajan menos horas tienen más tiempo para relacionarse con sus amigos y familiares, y para desarrollar actividades deportivas y académicas.

• Se reduce el absentismo. A veces, la falta de tiempo y las obligaciones externas al ámbito laboral obligan a las personas a ausentarse de sus trabajos. Sin embargo, si disponen de más tiempo libre, ya no necesitan faltar al trabajo para resolver esos problemas.

• Se retiene al talento. Los empleados aumentan su sentimiento de pertenencia hacia una empresa que hace valer sus derechos y que tiene en cuenta su tiempo libre, lo cual es beneficioso para la gestión del talento.

Para solicitar esta reducción de jornada, la persona en cuestión debe enviar un escrito a la empresa con un mínimo de quince días de antelación. En dicha carta, debe constar la fecha de inicio y la fecha final de la reducción de jornada según las necesidades del trabajador. Si la empresa se niega, el empleado tiene derecho a iniciar una demanda judicial.

Una vez que la organización comunique los cambios a la Seguridad Social —lo cual garantiza que las prestaciones para la jubilación se mantengan—, el trabajador ya puede reducir su jornada.

En resumen, el procedimiento para solicitar esta reducción es el siguiente:

• El empleado presenta un escrito a su empresa con quince días de antelación, con la justificación pertinente.

• La empresa eleva la petición a la Seguridad Social.

• La empresa hace efectiva la reducción de jornada haciendo valer los derechos acordados previamente.

• Cuando el empleado desee volver a trabajar durante una jornada de ocho horas, debe presentar un escrito con quince días de antelación.

Existen varios ejemplos en todo el mundo de cómo reducir la jornada aporta beneficios tanto a los empleados como a la organización. Se han mencionado algunas empresas que ya han establecido jornadas de seis horas o de cuatro días como políticas empresariales, pero existen muchos otros casos reconocidos.

Uno de ellos tiene lugar en Suecia, donde se puso en marcha un experimento de seis horas de trabajo diario. El lugar elegido fue una residencia de ancianos, y los ochenta y seis empleados del lugar demostraron una mejor predisposición para trabajar, lo cual repercutió positivamente en la atención a los ancianos. En la misma ciudad, Toyota lleva más de una década con una jornada laboral de seis horas diarias.

Una característica particular de estos casos es que esta reducción de horas no viene acompañada de una disminución del salario, lo cual generó opiniones muy diversas: mientras que algunos consideraban insolvente que la fuerza laboral de un pueblo entero cobrase por ocho horas cuando trabajaba seis, otros aseguraban que este tipo de proyectos solo podían ser viables a largo plazo.

Sea como sea, es innegable que la reducción de jornada es un debate actual que despierta opiniones de todo tipo en foros de trabajo, parlamentos de gobierno y organismos internacionales.

En el momento de solicitar una reducción de jornada, el salario disminuirá proporcionalmente dependiendo de las horas que la persona en cuestión deja de realizar. Por ley, la jornada laboral solo se puede reducir entre un octavo (es decir, un 12 %) y la mitad (el 50 %); el salario sigue la misma lógica. Esto significa que, si alguien gana 1.500 euros por una jornada laboral completa, pasará a ganar 750 euros por una jornada de cuatro horas, lo cual representa una disminución del 50 %, tanto de la jornada como del salario.

Por supuesto, también hay casos en los que no se aplica una reducción del salario, como son la hospitalización de un hijo prematuro, por ejemplo. Sin embargo, estas circunstancias excepcionales no se consideran una reducción de la jornada.

La reducción de jornada de un trabajador implica una serie de cambios, gestiones y trámites por parte de la empresa, y varios de estos pueden convertirse en un reto. Estos son algunos de los aspectos que pueden convertirse en complicaciones durante este proceso, y que la organización debe tener en cuenta:

• En primer lugar, y en términos generales, se trata de un trámite que implica varios procesos que, si se gestionan de forma manual, pueden llevar mucho tiempo y es posible cometer ciertos errores.

• Aunque, como se ha comentado, la reducción de jornada puede aumentar el rendimiento a largo plazo, al principio puede afectar a la productividad debido a imprevistos causados por los diferentes cambios de horarios y la disminución de horas trabajadas.

• La gestión de los horarios, los cuadrantes y los turnos de trabajo puede suponer un reto para el Departamento de Recursos Humanos.

• Si no hay una buena comunicación interna, la gestión de la reducción de jornada y los horarios, tareas y responsabilidades de cada trabajador puede resultar complicada.

• Calcular la parte proporcional del sueldo de los trabajadores que solicitan la reducción de jornada puede resultar complicado si no se dispone de las herramientas adecuadas.

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Como ya se ha comentado, reducir la jornada puede suponer diferentes ventajas. Para poder beneficiarse de estos aspectos, es necesario gestionar este proceso de la manera adecuada. Los siguientes consejos pueden resultar de utilidad:

• Debe existir una comunicación interna clara y eficaz entre los trabajadores y los líderes de equipo, así como con los responsables de Recursos Humanos.

• Es importante asegurarse de gestionar y asignar las horas de trabajo de forma adecuada de acuerdo con el número de horas semanales de cada persona y las necesidades de la empresa en cada momento. Esto puede conseguirse de manera mucho más sencilla con ayuda de un software que permita gestionar las ausencias y el registro de la jornada laboral.

• Es aconsejable contar con un calendario que esté siempre actualizado, que los líderes de equipo puedan consultar para conocer los horarios y turnos de trabajo de cada empleado.

• También es recomendable llevar a cabo evaluaciones, análisis e informes para conocer el rendimiento de los equipos.

• Emplear un software que cuente con una funcionalidad de preparación de nóminas permitirá agilizar este proceso y evitar posibles errores que podrían cometerse en caso de realizar el cálculo de forma manual.

Personio es un software especializado en tareas de Recursos Humanos que ofrece múltiples ventajas a pequeñas y medianas empresas. En relación con la gestión de una reducción de jornada, esta herramienta puede resultar de gran ayuda gracias a varias de sus funcionalidades. Entre estas, es importante destacar una gestión de nóminas ágil y eficaz gracias al almacenamiento de datos y los procesos interconectados; el registro de las horas de trabajo de todos los miembros del equipo; la gestión de las ausencias mediante un proceso automatizado, y la gestión de solicitudes internas de los empleados.

Aquella persona que desee reducir la jornada laboral debe hacer la solicitud con un mínimo de quince días de antelación. Cuando el empleado quiera volver a realizar jornada completa, también deberá avisar quince días antes. En ambos casos, la solicitud se presentará por escrito.

Los horarios de una persona que solicita una reducción de la jornada dependerán de las necesidades de cada organización, y de las necesidades y posibilidades de los empleados. La reducción de horas puede hacerse de diferentes maneras: puede implicar una reducción de las horas diarias o puede suponer una reducción de los días trabajados por semana.

En el supuesto de solicitar una reducción de jornada por cuidado de los hijos, la máxima duración del permiso es hasta que el menor cumpla doce años. Sin embargo, no existen restricciones de tiempo en cuanto a la duración máxima de este permiso en otros supuestos.