Flexibilidad laboral: razones para incluirla en tu empresa

La flexibilidad laboral es la implantación de medidas que permiten a los empleados elegir libremente ciertas reglas que influyen en su puesto de trabajo, como, por ejemplo, el horario de entrada o si realizará sus funciones desde casa. La finalidad de las mismas es facilitar la conciliación de la vida laboral y personal.

Estas medidas se establecen mediante acuerdo entre la empresa y el empleado. Aunque cuando hablamos de flexibilidad laboral normalmente pensamos en la flexibilidad de horario, existen otros tipos como:

• Flexibilidad del lugar de trabajo: modalidades como el trabajo híbrido (hybrid work model), el teletrabajo, el trabajo móvil, el workation o cambiar de ubicación geográfica.

• Flexibilidad funcional: polivalencia de los empleados para adaptar sus tareas. Puede ser muy útil implementar otro tipo de metodologías, como la Agile o la metodologia Scrum.

• Flexibilidad de jornadas:recientemente algunas empresas facilitan a sus empleados semanas laborales de cuatro días, si lo desean.

• Flexibilidad salarial: ofrecer facilidades en cuanto a la forma de pago, cuándo recibir su nómina, vincular retribuciones a rendimiento, incluso permitir la conversión de parte de la nómina en especie, por ejemplo.

La flexibilidad laboral y el flexiworking están unidos. El flexiworking es el término que se utiliza para englobar la flexibilidad laboral como respuesta al equilibrio de la vida laboral y personal de los trabajadores. 

Se trata de una manera de trabajar que permite adaptarse a las necesidades de cada persona. Esto implica que, bajo acuerdo, el empleado puede ajustar su horario y manera de trabajar, por ejemplo, modificando los días libres, el horario, las vacaciones, etc., siempre que se cumpla con las tareas marcadas por la empresa. 

Tener empleados satisfechos y comprometidos es un verdadero reto para las empresas. Según el estudio ‘La Gran Reevaluación’, el 71 % de los empleados quiere pasar más tiempo con su familia tras la pandemia.

Entre las nuevas prioridades de los profesionales está la conciliación de la vida personal y laboral, algo relevante también para el 71 % de los trabajadores. Es curioso cómo ambas cuestiones están por encima de quienes aseguran que su prioridad es el salario (68 %).

En un entorno de escasez de personal cualificado, retener talento es una de las prioridades que deben tener los Departamentos de RR.HH. y las empresas. La flexibilidad laboral puede jugar un papel fundamental para lograrlo. 

Por otro lado, para mantener y mejorar la productividad y eficiencia es importante que los empleados estén satisfechos con sus condiciones de trabajo. Cuando la empresa les da libertad para decidir algunos aspectos, tales como el horario de trabajo o el teletrabajo en España respetando el derecho a la desconexión digital, los índices de satisfacción son mayores.

El empleado percibe que se le tiene en cuenta, que sus necesidades son importantes para la empresa, lo que repercute en un rendimiento mayor cuando el profesional se centra en sus tareas laborales. 

La flexibilidad laboral ofrece ventajas a todas las partes de una empresa. Estas son algunas de ellas:

• Aumento de la productividad: los trabajadores con flexibilidad laboral ofrecen un mayor rendimiento. Un informe de Iberdrola asegura que la flexibilidad horaria aumentó su productividad un 6 %. Por otro lado, el trabajo en remoto aumentó un 13 % el rendimiento de una multinacional turística, según el análisis de Nicholas Bloom, profesor de economía de la Universidad de Stanford.

• Mayor conciliación: es el objetivo principal al implantar la flexibilidad laboral. Los trabajadores valoran positivamente tener tiempo libre para dedicar a la familia y a otras necesidades fuera del ámbito laboral.

• Aumento del compromiso (engagement): cuando la empresa responde a las demandas y solicitudes de los empleados, aumenta el compromiso de estos con la corporación. 

• Reducción de costes: una política de smart working bien organizada puede reducir las necesidades de espacio físico, lo que ayudaría a reducir costes de alquiler de oficinas u otras infraestructuras.

• Atrae el talento: cada vez es mayor el número de personas que a la hora de buscar trabajo valoran la flexibilidad. Se trata de una demanda clave para retener el talento y que, a su vez, aumenta el compromiso y la vinculación del empleado con la empresa.

• Menos conflicto y estrés: no atender situaciones familiares por trabajo o tener que utilizar vacaciones para hacerlo genera conflictos y estrés. Las medidas adecuadas de flexibilidad laboral facilitan la atención de estas circunstancias personales, sin que la productividad se vea reducida. 

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Tener un trabajo flexible puede suponer también algunas desventajas, tanto para la empresa como para los trabajadores. Por ejemplo:

• Desvinculación: si se aplica la flexibilidad, pero no se gestiona correctamente, existe riesgo de desvinculación entre la empresa y el empleado. Se puede perder la relación directa y estrecha. Como consecuencia, el desarrollo de las tareas no es el adecuado. 

• Mala gestión del tiempo: para que la flexibilidad laboral proporcione beneficios hay que saber controlar el tiempo. Muchas personas no saben gestionar el tiempo ni tienen capacidad de organización lo que conlleva consecuencias negativas para la empresa. 

También puede ocurrir lo contrario, personas que al no tener un horario fijo realizan más horas de las debidas, de manera que los beneficios de la flexibilidad laboral son inexistentes para ellos. 

En este sentido, para lograr la disciplina y el cumplimiento con los horarios establecidos, se debe abogar por un control de horarios. Es, de hecho, una obligación legal que tienen las empresas.

• Dificultades para la comunicación: la flexibilidad laboral puede suponer un obstáculo para la comunicación y el trabajo en equipo. A veces, una labor requiere de ayuda o de complementación con otro empleado y existe la posibilidad de que los horarios para llevarla a término no coincidan. 

• Falta de control: la supervisión de las tareas por parte de la empresa es difícil. En este aspecto hay que confiar en la autonomía del trabajador y dejar marcados los objetivos y los plazos para cumplirlos. 

• Riesgo del presentismo laboral. Si la flexibilidad laboral no se gestiona adecuadamente, la falta de comunicación y supervisión pueden llevarnos a esta peligrosa consecuencia. Se da cuando el empleado cumple su horario laboral, pero no realiza tareas de valor o, directamente, dedica tiempo laboral a cuestiones personales.

Existen diversos recursos para conseguir flexibilidad laboral en una organización empresarial. En su conjunto, permiten dotar a los trabajadores de normas adaptables que pueden aprovechar según sus necesidades.

• Semana comprimida. Se puede ampliar las horas de trabajo de algunos días de la semana para trabajar menos días. Por ejemplo, aumentar las horas de lunes a jueves para tener los viernes libres. 

• Semana de cuatro días. Una variable del caso anterior sería la semana laboral de cuatro días, que algunas multinacionales ya ofrecen a sus empleados en España.

• Flexibilidad horaria. Se puede establecer una franja horaria de entrada y de salida. Así el empleado dentro de dicha franja puede organizar libremente su horario. 

• Contrato con horas anuales. Otra opción es realizar un contrato de mutuo acuerdo entre empresa y empleado para conocer las horas laborales de todo el año y que sea el empleado quien decida cómo organizarlas.

• Elegir el modelo de trabajo: home office, presencial o híbrido. El empleado tiene la posibilidad de trabajar desde casa y, de esta manera, ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos. 

• Posibilidad de cambiar horas de trabajo por días. De esta manera es más fácil conciliar la vida personal y laboral, principalmente cuando el empleado tiene familiares a cargo durante las vacaciones. 

• Libertad a la hora de elegir las vacaciones. Los trabajadores pueden aumentar su productividad con el objetivo de poder obtener días libres y elegir libremente los días de vacaciones. Esto implica no ‘obligar’ al empleado a coger vacaciones en verano, Navidad o Semana Santa, si así no lo desea.

• Jornada intensiva durante algunos periodos. Trabajar de forma continuada para poder terminar pronto la jornada y disponer de mayor tiempo libre para cubrir otras necesidades.

Desde un punto de vista legal, las empresas tienen que hacer frente a dos cuestiones importantes, puesto que, de no cumplirlas, se exponen a sanciones. 

1. Establecer un sistema de control horario fiable, incluso cuando se está teletrabajando.

2. Facilitar los equipos que el empleado necesite para desempeñar sus funciones desde casa. 

El registro de jornada es obligatorio en España desde marzo de 2019. Todas las empresas tienen que habilitar un sistema telemático que permita incluir los datos de registro de jornada por parte de todos los empleados de forma individual. También debe permitir la consulta inmediata de la información introducida, en el caso de que las autoridades lo requieran.

También es obligatorio que las empresas entreguen las herramientas y equipos que sean necesarios para permitir el teletrabajo. Es decir, las corporaciones están obligadas, por ejemplo, a facilitar un portátil o un ordenador para que el empleado pueda trabajar desde casa, que es una de las medidas más comunes dentro de la flexibilidad laboral.

Para fomentar la flexibilidad laboral una empresa puede llevar a cabo diferentes medidas. Estas pueden focalizarse en el tiempo o en el espacio. En las relativas al tiempo, la empresa puede ofrecer reducción de jornada laboral, jornada de trabajo comprimida, flexibilidad en el horario o intercambio de jornada con otros compañeros. 

En lo que respecta al espacio, la medida más común es implementar el teletrabajo o trabajo a distancia. 

En cualquier caso, la empresa debe analizar las ventajas que supone aplicar la flexibilidad y de qué manera hacerlo para obtener mayores beneficios. También debe dar al empleado toda la información disponible sobre las medidas de las que dispone, para que realmente pueda sacar provecho de las mismas.

La flexibilidad laboral mejora la productividad y el rendimiento de los empleados. Su compromiso crece cuando tienen la libertad de elegir la ubicación de trabajo o el horario. Lo certifican diversos estudios realizados sobre varias multinacionales que han implantado diferentes medidas de flexibilidad laboral.

Dado que el 71 % de los empleados demanda más conciliación y flexibilidad, también es una excelente herramienta para la captación y retención de talento. 

La flexibilidad laboral interna es aquella que permite cambiar la organización interna del trabajo para obtener beneficios. Por ejemplo, modificar el número de horas que realizan los empleados, adaptar su salario según esas horas, libre intercambio de turnos entre empleados, establecer retribuciones por objetivos, etc.