Workforce management: ¿cómo mejorar la productividad y eficiencia de tu empresa?

El término workforce management también es conocido por las siglas WFM o por su traducción al español, gestión de la fuerza laboral o gestión de la fuerza de trabajo. Por lo tanto, es importante, en primer lugar, saber que el concepto “fuerza laboral” se refiere al conjunto de capacidades físicas e intelectuales de las personas para poder desarrollar una serie de tareas y actividades en una empresa.

Se utiliza el concepto workforce management para referirse a la mejora de la eficiencia y productividad de las empresas y los equipos, y puede definirse como la gestión del conjunto de conocimientos, procesos y habilidades que son necesarios para llevar a cabo el trabajo de todas las personas que forman parte de una empresa de la manera más eficaz posible.

Dicho de otra forma, uno de los objetivos principales del workforce management es identificar aquellos procesos que pueden agilizarse y realizar una asignación eficaz de recursos y tareas en función del volumen de trabajo que tiene la empresa en cada momento. Esto implica, por lo tanto, un estudio y análisis previo para poder conocer la cantidad de recursos y personal que la organización requerirá en cada momento, para poder cumplir las necesidades y objetivos de la empresa.

En definitiva, una gestión eficaz de la fuerza de trabajo contempla una serie de aspectos y procesos muy variados, como el análisis de datos, la gestión de RR. HH. o la gestión del capital humano, para ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos a un menor coste, a adelantarse a posibles imprevistos, a mejorar su servicio de atención al cliente y a cumplir con las diferentes normativas y leyes vigentes en cada momento.

Tal y como se comentará más adelante, existen herramientas que permiten agilizar y automatizar una serie de aspectos del workforce management, como son el análisis de datos, la gestión de los horarios y recursos y las evaluaciones de desempeño de los empleados.

Dentro del concepto de workforce management se incluyen diferentes componentes o aspectos que es importante definir y conocer. A continuación se detallan los más importantes:

• Análisis de datos. Para poder llevar a cabo una gestión correcta de la fuerza de trabajo de la empresa, es indispensable definir claramente cuáles son sus objetivos, pero también analizar de qué recursos dispone la organización en cada momento. El análisis de datos es fundamental porque ayuda a realizar informes y estadísticas que permitirán conocer el funcionamiento del negocio con mayor detalle para poder organizar y gestionar los recursos de manera más eficaz.

• Planificación y gestión de presupuestos. La gestión de presupuestos también es otro componente clave del workforce management. Conocer los recursos económicos de los que dispone la empresa permitirá a los Departamentos de Recursos Humanos realizar una asignación eficaz en función de los objetivos, dimensiones y necesidades de cada departamento. La planificación y el análisis previo de datos son aspectos fundamentales para la gestión de presupuestos.

• Planificación de los horarios y los turnos de trabajo. Hay organizaciones en las que no todos los trabajadores realizan siempre el mismo número de horas ni el mismo tipo de jornada laboral, debido a las características y necesidades de la actividad de la empresa. Por lo tanto, otro aspecto importante del workforce management es la organización y gestión de unos horarios y unos turnos de trabajo que permitan a la empresa alcanzar sus objetivos y, al mismo tiempo, resulten equitativos para los empleados. Una gestión eficaz de los turnos de trabajo es esencial para evitar tanto la falta como el exceso de personal.

• Asignación de tareas. El workforce management implica determinar cuántos trabajadores deben formar parte de cada equipo y cada departamento en función de los objetivos y funciones de esta área de la organización. Por supuesto, la asignación de las tareas también es un componente clave de la gestión de la fuerza laboral y debe realizarse teniendo en cuenta las capacidades, conocimiento y experiencia de cada uno de los miembros del equipo. Además, las tareas y responsabilidades deben repartirse de forma justa y equilibrada.

• Control horario. Además de la creación de los horarios, el control de horas de trabajo también es otro aspecto que hay que tener en cuenta. Por un lado, llevar a cabo un registro de las horas trabajadas por cada persona es necesario para cumplir la normativa vigente. Por otro lado, este proceso también permite registrar las horas complementarias y las horas extraordinarias, así como llevar un mayor control de las ausencias, entre otros aspectos.

• Análisis del rendimiento del equipo. El workforce management también implica una gestión y análisis del rendimiento de los miembros del equipo. De esta forma, los Departamentos de Recursos Humanos podrán identificar los puntos fuertes de la organización, así como aquellos aspectos que deben mejorarse. A partir de esta información, podrán implementar los cambios necesarios para que la empresa siga optimizando procesos para evolucionar y crecer. Algunas herramientas que pueden resultar de gran utilidad en relación con el análisis del rendimiento de los empleados y la productividad de la empresa son las evaluaciones de desempeño y los indicadores claves de rendimiento.

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Una gestión eficaz del personal y de los recursos de la organización es indispensable para aumentar la productividad de la empresa. En primer lugar, y como ya se ha comentado, uno de los componentes principales del workforce management es la gestión y asignación de los recursos, funciones y responsabilidades. El hecho de asignar y comunicar los objetivos y las tareas de manera correcta, tomando como base las necesidades y objetivos de la empresa, y de acuerdo con las capacidades, conocimientos y experiencia de cada empleado, contribuye a aumentar la productividad.

Además, el workforce management tiene muchos otros beneficios que también contribuyen significativamente a incrementar la productividad de la organización. Estos son los principales:

• Permite obtener un mayor control de las horas trabajadas por cada empleado, el absentismo laboral, las vacaciones, las bajas laborales, … Esta información resulta de gran utilidad en el momento de planificar y asignar las tareas.

• Supone una reducción de costes, puesto que las herramientas de workforce management permiten automatizar, digitalizar y agilizar diferentes procesos, como son las evaluaciones de desempeño, el control horario, la realización de informes o el análisis de datos, entre otros.

• Una buena gestión de la fuerza laboral, al analizar la situación de la empresa y anticiparse a posibles futuras situaciones, permite al equipo estar más preparado ante posibles imprevistos y mejorar la gestión del cambio.

• Un workforce management eficaz, además de suponer beneficios para la empresa, también beneficia a los empleados, puesto que la asignación de tareas, funciones y responsabilidades es mucho más clara y eficaz. Esto, además de aumentar la productividad, también ayuda a aumentar la satisfacción y el compromiso de los empleados. En definitiva, una mejor gestión de la empresa no solamente beneficia a la organización en sí, sino también a las personas que forman parte de ella.

• Una gestión eficaz también ayuda a mejorar el servicio de atención al cliente, lo cual es otra ventaja para el crecimiento de la empresa.

• Además, el workforce management implica una comunicación interna más eficaz; la posibilidad de realizar análisis e informes precisos, detallados y sin errores, para poder tomar decisiones más informadas, y la realización de evaluaciones del desempeño muy completas. Todos estos aspectos también contribuyen a aumentar la motivación laboral y a mejorar el trabajo en equipo, lo cual supone, a la vez, una mejora en el ambiente de trabajo y en las relaciones entre los compañeros.

Todos estos aspectos contribuyen a la gestión eficaz de diferentes aspectos del día a día de una empresa, lo cual supone un aumento de la productividad.

Para poder llevar a cabo una gestión eficaz de la fuerza de trabajo en cualquier empresa, son necesarios los siguientes aspectos o acciones:

El primer paso es conocer y entender correctamente el funcionamiento de la empresa, definir y tener claro cuáles son sus objetivos e identificar las necesidades de la organización. De esta forma, será posible definir qué cambios y estrategias es necesario implementar en relación con la gestión de la fuerza de trabajo.

Además de las necesidades actuales de la empresa, también es esencial analizar y determinar qué necesidades podría tener la empresa en el futuro. Para eso, es indispensable conocer la situación de la organización en el momento actual, así como llevar a cabo un análisis de la fuerza de trabajo. Esta fase ayudará a la organización a estar preparada en el futuro ante posibles imprevistos o inconvenientes. 

Como ya se ha avanzado, el Departamento de Recursos Humanos también deberá analizar las capacidades, conocimientos y experiencia del personal de la empresa, para poder determinar si estos se ajustan a los objetivos y necesidades de la organización. En otras palabras, es importante conocer el potencial del equipo.

A partir de aquí, será posible, también, saber si la empresa necesita contratar a más personal, si necesita realizar cambios en cuanto a la estructura o si debe diseñar algún plan de formación centrado en algún aspecto concreto, por ejemplo.

Otro aspecto fundamental es realizar un seguimiento de las diferentes acciones que la empresa lleve a cabo como parte de su gestión de la fuerza laboral, y analizar los resultados que se obtienen. Estas acciones pueden incluir la realización de actividades formativas, cambios en el organigrama o la implementación de nuevas herramientas, entre muchos otros ejemplos. Los KPI o indicadores claves de rendimiento pueden resultar de gran utilidad en este proceso de análisis.

Finalmente, es indispensable medir los resultados no solamente a corto plazo, sino también a largo plazo, y utilizar la información obtenida para aplicar cambios e identificar qué aspectos es posible mejorar. También es fundamental tener en cuenta la experiencia de los empleados, sus opiniones y sus preferencias.

Personio es un software de Recursos Humanos con una amplia variedad de funcionalidades. Se trata de una herramienta que permite agilizar y automatizar una serie de tareas relacionadas con el workforce management, entre otros procesos. Estos son algunos ejemplos:

• El registro de las horas de trabajo, para llevar a cabo un control horario eficaz y preciso.

• La gestión de las ausencias y la tramitación de las vacaciones de los trabajadores.

• La preparación y gestión de evaluaciones de desempeño completas y justas para todos los miembros del equipo.

• La gestión de los planes de formación de los empleados.

• La generación de análisis e informes detallados con datos actualizados.

La mejor manera de gestionar la fuerza de trabajo dependerá de cada caso concreto, es decir, de las características, dimensiones y necesidades de cada empresa. Sin embargo, una opción muy recomendable es contar con un software especializado que permita automatizar y agilizar diferentes tareas del día a día, de modo que el equipo interno de Recursos Humanos pueda centrarse en tareas y responsabilidades como, por ejemplo, el diseño de una estrategia de RR. HH.

Aunque utilizar un software para el workforce management no es estrictamente necesario, es muy recomendable. Esto se debe a que este tipo de herramienta, además de agilizar y automatizar tareas del día a día, como son el control horario o la preparación de nóminas, permite trabajar con datos mucho más precisos e información mucho más detallada.