Welcome pack en la empresa: descubre sus múltiples beneficios y algunas ideas originales de cómo hacerlo

El welcome pack es un paquete o caja de bienvenida que algunas empresas dan a sus nuevos empleados. Suele consistir en una caja o bolsa en la que se incluyen diversos productos, herramientas o consejos que serán de utilidad para el trabajador en su nueva andadura.

Tratan de que la adaptación sea más fácil, ya que ofrecen herramientas orientadas a facilitar la interacción con los nuevos procesos, compañeros y funciones que le esperan en el nuevo puesto. Son, por tanto, una herramienta fundamental dentro del plan de acogida. 

Entregar un welcome pack al empleado tiene muchos beneficios tanto para la empresa como para el trabajador. 

En primer lugar, mejora la percepción que el trabajador tiene sobre la empresa como contratante, es decir, el employer branding. Los empleados ponen en valor la intención de la compañía. Es una demostración de que se preocupan por sus trabajadores y por facilitar su incorporación a un entorno completamente nuevo.

Es, además, una forma económica de demostrar ese interés por el empleado, pues suele estar compuesto por productos que no implican un elevado desembolso.

Fruto de lo anterior, hay una mejora del clima laboral. El nuevo empleado se siente arropado por la empresa, con lo que su incorporación se realiza de forma más fluida y con un estado de ánimo positivo, lo que redundará positivamente en el resto de departamentos y profesionales con los que el nuevo empleado vaya a tener relación en su primer día.  

Una buena técnica para mejorar aún más el clima laboral es que sea otro empleado (normalmente el acompañante en esos primeros días) quien entregue el pack. De este modo, se afianza la relación entre ambos profesionales y se facilita cierta empatía y conexión que hará que ambos se sientan cómodos durante la incorporación.

Otra de las ventajas es que pone en valor la marca. A través de los detalles incluidos en el welcome pack, se transmite la filosofía y valores de la empresa para que el empleado se sienta aún más identificado. 

Por último, la empresa puede ganar cierta notoriedad en función de la originalidad de los detalles facilitados o, directamente, por entregar merchandising que el empleado posteriormente pueda utilizar en su ámbito privado, con lo que la marca será visible para terceros, más allá de los empleados en sí. 

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Un empleado que recibe un welcome pack tendrá una mejor experiencia durante sus primeros pasos en la organización. Es especialmente útil en modalidades de teletrabajo, dado que la falta de presencialidad puede dificultar la creación de un vínculo más fuerte con la cultura corporativa de la empresa. 

En cualquier caso, se trata de un gesto de bienvenida que mejora la implicación del empleado y que marca su desarrollo dentro de la empresa a corto y medio plazo. El trabajador percibe, en definitiva, el detalle y la intención que conlleva este pack. 

• Es una manera de dar la bienvenida que el empleado valora. Los nervios e incertidumbre por saber qué le depararán los primeros días de trabajo se reducen con este tipo de regalos. Hace que el empleado se sienta especial y rebaja ese índice de tensión inicial ante lo nuevo. 

• Los empleados sienten que son una parte importante de la empresa. Cuando son recibidos con una sorpresa, esto hace ver que a la empresa le importan. Es una forma de ser reconocidos por las habilidades que aportará a la compañía. 

• Un buen proceso de incorporación que incluya un welcome pack facilita que la tasa de retención de talento aumente, lo cual es una buena práctica en la gestión del talento. No es el único factor que influirá en ello, pero es un buen comienzo.

• Se crea un vínculo más estrecho entre la empresa y el empleado. 

• Transmite la cultura organizacional, lo que facilita que el empleado se sienta identificado con los valores de la empresa desde el primer momento. 

Otro aspecto a aprovechar y que mejora la experiencia del empleado es incluir información de valor para sus gestiones del día a día. Por ejemplo:

• Cómo solicitar una ausencia.

• Dónde descargar sus nóminas.

• A quién dirigirse si se tiene un problema informático. 

Este tipo de cuestiones, además, ayudan al Departamento de RR. HH. a la hora de gestionar peticiones de empleados y mejorar la comunicación interna con ellos, dado que ciertas respuestas a dudas comunes ya estarán incluidas en este welcome pack. De este modo, se facilita la aclaración de dudas frecuentes y se reducen los tiempos de espera para resolverlas.

El welcome pack no tiene unos productos fijados, sino que dependen del tipo de empresa y de lo que quiera reflejar con el regalo. 

Existen numerosos elementos que se pueden incluir en un welcome pack: desde detalles para uso personal, como, por ejemplo, una noche de hotel o actividades relacionadas con su bienestar, hasta cuestiones ligadas a la profesión que se va a desempeñar en la empresa. 

• Para mostrar la cultura y valores de la empresa, se puede introducir en el paquete un dosier con la historia de la empresa.

• Como información relevante para el trabajador se puede incluir documentación sobre el puesto que va a cubrir, un cronograma o agenda con sus tareas, mapa de la oficina, un organigrama con todos los miembros y cómo contactar con ellos, relación de clientes, etc. 

• Como regalo en sí hay muchas opciones:

• Tazas: tanto en la oficina como en casa teletrabajando, las tazas son un elemento muy utilizado. Sea para tomar un té, un café o, incluso, agua. Una taza identificativa con el logo de la empresa es un detalle habitual dentro de los welcome packs. 

• Botellas: parecido a las tazas. Es un elemento que puede utilizarse diariamente. Sirve para introducir diferentes bebidas pero en mayor cantidad. Puede ser utilizado no solo en el trabajo, sino también en la vida personal. Por ello, es uno de los elementos más útiles. 

• Bolígrafos y libretas: son un clásico de los paquetes de bienvenida. Aunque es cierto que cada vez escribimos más con el ordenador y que la escritura manual ha pasado a un segundo plano, siempre realizamos alguna anotación. Es esencial tener en nuestro puesto de trabajo un papel y un boli para ser prácticos. En la mayoría de los casos, son elementos que vienen personalizados con el logo de la empresa. 

• Mochila: no es de los productos más comunes en los pack de bienvenida. En cualquier caso, es de gran utilidad para los empleados. Por ejemplo, para llevar el uniforme, el ordenador, la comida o el almuerzo, etc. Además, mirando por el bien de la empresa, es un elemento publicitario al que los empleados le pueden dar mucho uso. 

• Asistencia a congresos, webinars, eventos, talleres on-line,… No todo tienen que ser regalos físicos. Las empresas pueden ayudar al crecimiento de sus empleados desde el minuto 1, ofreciendo acceso gratuito a actividades o formaciones sobre las que la persona mostró interés durante el proceso de reclutamiento, por ejemplo.

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Cada empresa utiliza su creatividad para realizar un welcome pack acorde a los valores de la empresa. Existen muchos ejemplos. Estos son algunos de ellos:

• AtSistemas. Es una empresa española de consultoría. Su caja de bienvenida está formada, en primer lugar, por una carta de bienvenida. En ella se anima a cumplir los sueños juntos y acompañarse mutuamente en el camino. Complementando la carta se encuentra: botella, taza, subrayadores, gorra, mochila, minijuego de madera y pelota antiestrés, entre otros. 

• Back Market. Es una empresa de productos reacondicionados. Su welcome pack está muy alineado con sus valores de marca. Incluye un manual donde se describe la cultura y valores de la empresa. El manual va acompañado de diversos elementos, como una camiseta, sudadera, bolsa de tela, botella, bolígrafo, etc. 

• Ogilvy y Mather. Es una empresa británica de publicidad, marketing y relaciones públicas. Su welcome pack es uno de los más creativos y cuidados estéticamente, con un diseño elegante en rojo y negro. Su objetivo es demostrar los 8 conceptos básicos que definen los valores de la compañía. Incluye un plano de la oficina, un pendrive, libro del fundador, cuaderno, lápiz, etc. 

El welcome pack en el proceso de onboarding tiene un papel fundamental. Más allá de iniciativas prácticas para la integración, los empleados valoran recibir ciertos detalles y atención durante su incorporación.

El welcome pack sirve como carta de presentación de la empresa a la vez que facilita la realización y la incorporación en el puesto de trabajo con regalos prácticos. Por ejemplo, con una carta personalizada o una libreta. 

Realmente, en el welcome pack se puede incluir cualquier tipo de regalo. Es decisión de cada empresa. Es decir, depende de qué quiera transmitir la empresa y del presupuesto del que disponga. 

Se pueden incluir productos comunes, como una taza, botella o libreta o, incluso, ser más original con una mochila, neceser o táper para guardar la comida, por ejemplo.