Viaje de negocios: imprescindibles a tener en cuenta para organizarlo

Los viajes de negocios son aquellos que se realizan con fines laborales. Requieren de movilidad geográfica, ya sea a nivel nacional o internacional. 

Son viajes que corren a cargo de la empresa. Esto significa que la corporación cubre los costes de transporte, alojamiento, comidas, visados, etc.

Antes de la pandemia, las cifras de viajes de negocios eran elevadas, alrededor de 11 millones durante el primer semestre de 2019. Según información del Instituto Nacional de Estadística (INE), los viajes de negocios continúan por debajo de las cifras prepandémicas. En el primer semestre de 2022, se produjeron 10 millones de viajes de negocios. 

Los motivos que propician la realización de un viaje de negocios pueden ser muy variados, pero todos tienen en común la búsqueda de beneficios para la empresa. Algunos podrían ser: 

• Mejorar el producto o servicio;

• Conseguir nuevos colaboradores;

• Aumentar el volumen de negocio;

• Conocer otras sedes o instalaciones de la empresa;

• Expandirse a otros mercados.

Con esto en mente, es frecuente que el viaje de negocios se realice para asistir a ferias, seminarios, conferencias o, directamente, para mantener una reunión presencial con alguna entidad o personalidad concreta. 

Por lo demás, son las empresas quienes marcan sus necesidades. Hay empresas que no realizan ningún viaje de negocios, otras que lo hacen de forma puntual y otras que los tienen que realizar con frecuencia.

Descarga nuestra guía para definir tu cultura corporativa

¿Por qué es importante tu cultura para implantar un modelo de trabajo híbrido? Definir y concretar tu cultura corporativa te ayudará a tener información práctica sobre qué modelo se adapta mejor a tus empleados. Descarga nuestra guía hoy.

Descarga la guía

Existen diferentes tipos de viajes de negocios. Aunque actualmente hay nuevos modelos de trabajo como el workation, smart working y el trabajo híbrido, los viajes siguen siendo claves para las empresas. Por ello, se pueden diferenciar los siguientes tipos de viajes de negocios.

Se realizan con el objetivo de expandirse y dar a conocer el negocio en nuevos mercados. Ofrece la posibilidad de conseguir nuevos clientes. Por tanto, es un viaje beneficioso para la empresa, ya que gracias a él hasta podrían negociarse contratos.

De cara a ampliar fronteras, estos viajes son útiles para conocer los intereses y necesidades de los consumidores del nuevo mercado que se pretende explorar. Sirven para hacer sondeos y entrevistas para saber si es posible comercializar allí los productos y servicios o si, por el contrario, no son un público objetivo. 

También son de utilidad para valorar aspectos legales derivados del comercio de nuestros productos o soluciones comerciales, pues no todos los países cuentan con las mismas reglas, impuestos, aranceles u otras limitaciones añadidas para ciertos tipos de industria. En Europa, las reglas de comercio son comunes a la mayoría de los Estados miembros, pero no es así en otras regiones.

Son viajes que realizan ejecutivos o altos cargos de la empresa. El objetivo es crear nuevas relaciones empresariales y afianzar las ya existentes. Crear alianzas, dar a conocer un proyecto o interesarse por nuevas instalaciones son también motivos por los que se realizan este tipo de viajes. 

Las ferias, eventos y conferencias son oportunidades que tienen las empresas para mejorar y crecer. 

Las empresas que viajan para asistir a este tipo de eventos tienen la posibilidad de ampliar su red de contactos. Pero eso no es todo. Es también una oportunidad para conocer a otras empresas del mismo sector y aprender de otras experiencias positivas y negativas, con el objetivo final de mejorar y ganar competitividad. También es una forma de darse a conocer en el sector y a potenciales clientes.

Los viajes técnicos se realizan para tratar asuntos internos de la empresa. Pueden deberse a asuntos individuales, de departamento o de equipo. Generalmente, los realizan superiores de la empresa, directivos o altos cargos, que son quienes mejor conocen los asuntos empresariales a tratar. 

Entre los objetivos de estos viajes, se encuentran conocer nuevas instalaciones, revisar el funcionamiento o evaluar el trabajo en otras oficinas, entre otros. 

Un viaje técnico también podría estar relacionado con alguna innovación, investigación o desarrollo que pueda terminar en el registro de alguna patente.

Como el propio nombre indica, son viajes destinados a la formación y aprendizaje de los empleados. El objetivo es que los trabajadores adquieran conocimientos sobre temas específicos para desempeñar mejor sus labores dentro de la empresa. Los viajes para realizar actividades de team building también estarían incluidos dentro de esta categoría.

A la hora de organizar un viaje de negocios, hay diferentes aspectos que se han de tener en cuenta:

• Saber cuáles son las fechas exactas. En función de ello, se podrá organizar todo lo relativo al vuelo, alojamiento, etc. Saber las fechas y la duración del viaje es necesario para planificar todas las actividades que requiere el viaje. Por ejemplo, una reunión con una empresa, acudir a un evento, etc. 

• Preparar la documentación. Es imprescindible preparar con anterioridad toda la documentación necesaria para el viaje. Desde el documento nacional de identidad (DNI) y pasaporte, visado e incluso certificado de vacunación si fuera pertinente. 

• Elegir el alojamiento. Seguramente el destino tenga muchas opciones de hoteles. Se debe buscar uno que se adapte a las necesidades laborales del empleado, que tenga buenas comunicaciones para el transporte, espacio para trabajar, conexión wifi, que esté cerca de la zona de reuniones prevista, etc. 

• Preparar la maleta. Además de ropa y productos personales, el empleado no debe olvidar todo el material de trabajo: ordenador, teléfono, carpetas y agendas, entre otros imprescindibles. Es importante no llevar exceso de equipaje, pero calcular cuánto será. Si es necesario habrá que facturar la maleta, aunque no es lo más recomendable a fin de evitar posibles pérdidas o dilaciones.

• Planificar los gastos. Aunque los gastos derivados del viaje, como la estancia, transporte y demás, corren a cargo de la empresa, el empleado siempre debe llevar dinero por imprevistos que puedan surgir. También por si quisiera realizar alguna actividad de ocio fuera del horario laboral que no esté directamente relacionada con los negocios, como hacer turismo.

Hay tres gastos principales de los que la empresa se hace cargo en un viaje de negocios: la estancia, el transporte y la manutención. 

En la categoría de estancia se considera el hotel. En el transporte, se cuantifica tanto el avión o medio de transporte principal para llegar al destino, como otros medios como taxis, metro, etc. La manutención hace referencia a los gastos de alimentación. 

Cada empresa decide cómo debe ser la administración de sus gastos. Hay algunas que deciden pagar con antelación. En tales casos por ejemplo la empresa directamente abona el hotel y los billetes. Respecto a la manutención y el resto de gastos derivados del transporte, se facilita una tarjeta al empleado. De esta manera, todos los gastos pasan directamente a la cuenta de la compañía sin necesidad de que el empleado realice un desembolso. 

Otra opción es que el empleado se haga responsable de todos los gastos. Posteriormente, la empresa proporciona al trabajador la cuantía que ha gastado. Para ello, suele ser necesario aportar todas las facturas que justifiquen los gastos. 

Por último, otra posibilidad que tienen algunas empresas para gestionar los gastos de un viaje de negocios es incluirlos de forma fija como una dieta en el salario. En tal caso se trata de un concepto más que aparece en la nómina del trabajador. 

La digitalización permite llevar una mejor gestión empresarial, incluyendo también a los viajes de negocios. 

En el pasado, la contabilidad y todo lo relativo a los gastos y gestión se realizaba de forma manual, lo que ralentizaba y dificultaba este proceso. Así eran comunes ciertos errores derivados de una ejecución manual.

Afortunadamente, en la actualidad las nuevas tecnologías permiten automatizar estas gestiones.

Por ejemplo, desde el Departamento de RR. HH. pueden implementar herramientas como el software de Personio. Es una herramienta que tiene diversas funcionalidades, entre las que destacan numerosas integraciones para gestionar gastos de viajes. Con Personio, también es posible elaborar y gestionar nóminas, incluyendo, por ejemplo, el concepto de dietas para gastos derivados de viajes. 

Un viaje de negocios son desplazamientos con motivos laborales que realizan los miembros de una empresa (directivos o empleados). Las razones que llevan a este tipo de viajes pueden ser diversas: desde mejorar la imagen de la empresa, garantizar el correcto funcionamiento de alguna oficina, hasta formar a los empleados. 

Lo principal para realizar un viaje de negocios es la organización. Cualquier viaje requiere de planificación. Es necesario saber las fechas y destinos para comprar billetes y reservar alojamiento, preparar documentación y maletas y hacer una estimación de los gastos. 

La duración del viaje de negocios depende principalmente del tipo. No existe una duración fija para todos los viajes de estas características. No obstante, lo más habitual es de entre dos y cinco días, aunque a veces es necesaria hasta una semana. 

Por ejemplo, si se trata de un viaje de formación, con uno o dos días suele ser suficiente. En cambio, si es un viaje comercial o ejecutivo, suele ser necesarios de tres a siete días.