Trabajo flexible: las reglas de la nueva normalidad

El trabajo flexible ha existido durante años, aunque a una escala mucho menor. Anteriormente, las solicitudes de trabajo flexible de los empleados se revisaban caso por caso. Hoy en día, el trabajo flexible tiene una gran demanda y las empresas se ven en la tesitura de tener que normalizar estas prácticas en toda la organización. Por ello, el equipo de RR.HH. debe proporcionar las estructuras adecuadas para que el trabajo flexible sea eficiente, justo y sencillo para empleados y gerentes.

El trabajo puede ser flexible en dos sentidos: en cuanto al horario y en cuanto al lugar. Uno de los ejemplos más comunes de flexibilidad horaria es permitir a los empleados decidir cuándo comienza y cuándo termina su jornada laboral dentro de los límites acordados. Otro tipo sería la semana laboral comprimida, que les permite repartir las 35-40 horas laborales semanales en menos de cinco días.

Otros ejemplos de flexibilidad de horarios son: el trabajo por turnos, los trabajos a tiempo parcial y el trabajo compartido. Las políticas de lugar de trabajo flexible permiten a los empleados trabajar fuera de la oficina, ya sea en remoto desde cualquier ubicación o hacerlo de forma mixta o periódica, según sea necesario.

Cada vez hay más modalidades de trabajo alternativas y esto se debe, en parte, a los derechos laborales flexibles de países como el Reino Unido. En Europa, entre el 50% y el 90% de los empleados ya se benefician de la adopción de prácticas de trabajo flexible. En los EE.UU., casi el 30% de los estadounidenses con empleo tienen la opción de trabajar al menos parcialmente desde casa.

Las cifras siguen aumentando y con razón. Miles de estudios revelan las ventajas que ofrece el trabajo flexible a empleados y a empresas. Al poder contratar a personas de otros lugares, las organizaciones tienen acceso a una mayor base de talentos. Una política de trabajo flexible puede incluso reducir los gastos generales al disminuir el tamaño de las oficinas y los costes de agua y electricidad.

Los empleados, por otro lado, pueden ahorrar tiempo, reducir los gastos de transporte y de cuidado de los hijos, y trabajar cuando son más eficientes. Para ambas partes, los beneficios más valiosos del trabajo flexible suelen ser un mayor nivel de compromiso de los empleados, un incremento de la productividad y menos absentismo y rotación de personal.

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Así funciona

Desde la defensa de una política de trabajo flexible hasta la creación de las estructuras para llevar a cabo un programa de este estilo, el papel de RR. HH. es fundamental para que los acuerdos de trabajo flexible lleguen a buen puerto. El proceso de adopción de estas prácticas consta de varias fases y será diferente para cada empresa.

A continuación, te indicamos algunas de las mejores prácticas al respecto:

En función del tamaño y el tipo de empresa, puede que algunas de las modalidades de trabajo flexible mencionadas anteriormente sean adecuadas y otras no. Empieza por realizar una evaluación de la organización para determinar cuáles son las que mejor satisfacen tus necesidades estratégicas.

La política de trabajo flexible debe proporcionar directrices y procedimientos claros sobre cómo funcionan los acuerdos y quién puede acogerse a ellos. Debe indicar, por ejemplo, si los empleos con horarios flexibles aplicarán a toda la plantilla o si los empleados que lo deseen deben presentar una solicitud de trabajo flexible. Por último, evidentemente, RR. HH. tiene que cerciorarse de que la política se ajuste a la legislación.

La gestión de los trabajadores con horarios flexibles es fundamental para que la política sea un éxito, pero difiere en algunos aspectos de la gestión del personal en un entorno de trabajo tradicional. Organiza cursos para formar a los gerentes sobre cómo supervisar al personal que trabaja en remoto, cómo gestionar equipos virtuales y cómo evaluar el rendimiento de los empleados que teletrabajan.

Una de las preocupaciones que va ligada a la adopción de prácticas de trabajo flexible es la percepción de equidad. ¿Cómo pueden asegurarse las empresas de que los empleados que trabajan desde casa, a tiempo parcial o con horario flexible estén realmente haciendo su trabajo? Muy sencillo: haciendo que el registro de las horas trabajadas sea fácil y accesible. Proporciona una herramienta de autoservicio con la que los empleados puedan registrar sus horas de trabajo y sus ausencias, y que permita a los gerentes realizar el seguimiento de esos datos.

Una buena comunicación es un factor de éxito importante para el trabajo flexible. Así que, en primer lugar, debes asegurarte de que todos tengan acceso a un software de colaboración con funciones de mensajería instantánea, videoconferencias a distancia, gestión de proyectos e intercambio de documentos. Como gerente de RR. HH. (y como empleado con horario flexible), asegúrate de disponer también de una herramienta con la que poder realizar el seguimiento de los datos de los empleados. También es bueno que los gerentes establezcan ciertas reglas de comunicación como, por ejemplo, llamadas diarias o semanales con determinados empleados y reuniones mensuales de equipo (virtuales o en persona). De esta forma todo el mundo está en contacto, informado y en sintonía.

Por último, es necesario que el departamento de RR. HH. informe al personal de su derecho a solicitar un horario o lugar de trabajo flexible, y de las ventajas que esta política conlleva. También debe destacar este beneficio como parte de su estrategia de employer branding.

Para la mayoría de las empresas, el trabajo flexible ya no es una opción. Es algo imprescindible. Tanto los candidatos potenciales como los empleados esperan tener más control sobre su jornada laboral y su lugar de trabajo, y esto es posible gracias a la tecnología. Los gerentes de RR. HH. pueden facilitar las soluciones necesarias para que el trabajo flexible sea un éxito.