¿Qué es el trabajo en equipo y cuáles son las claves para mejorarlo?

El trabajo en equipo es un proceso en el que diferentes personas aportan sus habilidades, conocimientos y tiempo para alcanzar metas de forma conjunta. Si todos los recursos aportados se coordinan adecuadamente, los resultados son muy superiores frente a equipos que no trabajan de este modo. 

El trabajo en equipo, por sí mismo, no asegura el éxito. Es necesario que haya una buena coordinación, mucha comunicación y un liderazgo que permita solventar problemas que puedan surgir durante el desarrollo de los proyectos o tareas.

Trabajar en equipo no asegura que los objetivos vayan a cumplirse. Dicho de otro modo, se puede trabajar mal en equipo y obtener, en consecuencia, pobres resultados. Para que esta metodología sea realmente efectiva se deben dar las siguientes características:

• Los objetivos a alcanzar por el grupo deben estar claramente definidos.

• La asignación de tareas debe tener en cuenta las capacidades de cada empleado.

• Debe haber comunicación constante y efectiva entre los distintos integrantes del equipo.

• El responsable o jefe de equipo debe ser un verdadero líder. Una persona con visión, empatía y capaz de dar ejemplo, una figura a seguir y en la que confiar. Será el encargado de organizar tareas bajo el criterio que considere más adecuado para los intereses comunes del equipo.

• El equipo debe tener acceso a un programa de beneficios atractivo y motivador para todos sus integrantes, siempre que se cumplan los objetivos que les fueron asignados.

El trabajo en grupo y el trabajo en equipo tienen definiciones diferentes.

En el primero priman los objetivos individuales y la interacción con otros miembros no es relevante. En el trabajo en equipo hay objetivos comunes y todas las tareas están interrelacionadas, por lo que una buena coordinación es indispensable.

Imaginemos un escenario: un equipo de diez personas que tienen que realizar 100 llamadas comerciales. A cada una de ellas se le asignan diez llamadas, que se realizan de forma individual y sin necesidad de ninguna interacción con el resto del grupo. Se trata de trabajo en grupo, pues son empleados de la misma categoría que utilizan las mismas herramientas para realizar las mismas tareas.

Otro escenario: tenemos un Departamento de Marketing con un project manager en contacto con el cliente, que plantea al resto de especialistas de marketing sus necesidades y objetivos. Y también tenemos un especialista SEO encargado de la redacción de los textos, que serán también validados por el experto en Adwords, que dará su visión para que esa redacción sea también válida para los anuncios. 

Ambos, envían sus necesidades al diseñador del equipo que debe insertar estos textos en el diseño que previamente ha validado con el project manager. Esto es trabajo en equipo. Hay una interacción y coordinación constante. Todos suman para el objetivo común y los errores o aciertos de cada uno afectan significativamente a todo el proyecto. 

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Según datos de Salesforce, el 86 % de los ejecutivos identifica una mala colaboración y comunicación como la mayor causa de fallos en su negocio. 

El trabajo en equipo ataca precisamente estas dos causas. Con esta metodología se fomenta una mayor colaboración y es necesaria una comunicación fluida y constante.

Otro informe de Gusto asegura que más de la mitad de los empleados alargaron su presencia en una empresa porque tenían en ella un fuerte sentido de comunidad. En este mismo informe se detalla que la razón que más aportan los empleados para quedarse en una compañía es tener un gran equipo a su alrededor.

En base a esto, se puede definir el trabajo en equipo como una interesante herramienta para retener talento y reducir la tasa de rotación. Esto a su vez minimiza los costes de abrir procesos de contratación de nuevos empleados, por no hablar del impacto en la productividad ante la marcha de un trabajador valioso.

Las empresas priorizan las habilidades blandas (soft skills) a la hora de seleccionar personal que vaya a trabajar en equipo.

Esto se debe a que un candidato con menos experiencia en habilidades técnicas puede aprender lo necesario conforme pasa tiempo en la empresa. Sin embargo, las habilidades blandas son más difíciles de adoptar, ya que están estrechamente vinculadas a la personalidad del candidato.

Por esta razón, el equipo de Recursos Humanos debe prestar atención a la presencia de habilidades blandas durante la selección de personal. Estas son algunas de las más relevantes para desarrollar mejor el trabajo en equipo:

• empatía

• inteligencia emocional

• flexibilidad

• capacidad y predisposición para la colaboración

• creatividad

• habilidades de comunicación

• capacidad de organización

• iniciativa

• sociabilidad

El trabajo en equipo se asemeja a un sistema de engranajes. Cuando todo funciona, el mecanismo es capaz de generar más fuerza y potencia. 

Pero, al mismo tiempo, si una de las piezas deja de funcionar, afecta a todo el proceso, aunque el resto se encuentren en perfecto estado. 

Esta es la base de las principales ventajas y desventajas del trabajo en equipo. La interrelación necesaria para el buen desempeño en equipo, también puede acabar siendo negativa.

• Incrementa la productividad.

• Facilita la consecución de metas y objetivos más ambiciosos en menos tiempo.

• Mejora las relaciones interpersonales en la empresa y la sensación de pertenencia al equipo, lo que afianza a los profesionales en su puesto.

• Es especialmente útil para plantear ideas creativas a problemas complejos, gracias a técnicas como el brainstorming. 

• De forma general, contribuye al bienestar de los empleados. Somos seres hechos para vivir en sociedad y, por lo general, resulta enriquecedor para el trabajador sentir que forma parte de algo.

• Propicia un mejor entorno laboral.

• Difumina las debilidades individuales y permite el crecimiento personal para mejorar en esas facetas menos desarrolladas.

• Las personalidades dominantes pueden socavar o reducir la libertad de expresión y acción del resto.

• La presencia de empleados excesivamente pasivos les impide destacar y limita que afloren buenas ideas que podrían haber aportado soluciones a ciertos problemas del equipo. 

• En importantes diferencias de opinión, la toma de decisiones podría prolongarse demasiado.

• Los problemas individuales de un miembro afectan a la consecución de los objetivos y al trabajo de todo el equipo.

• Puede haber reuniones infructuosas debido al exceso de confianza y por dejar al margen de las conversaciones el plano profesional.

La mayoría cree que reunir a un grupo de profesionales en un entorno laboral (físico o virtual) es suficiente para considerar que tienen un equipo. Este es el primer error. El trabajo en equipo no se limita a reunir en un espacio a un grupo de personas con diferentes habilidades. Este es únicamente el primer paso. A continuación se debe establecer una estrategia, definir tareas y objetivos, plazos, facilitar la comunicación, etc.

Un segundo fallo es valorar únicamente las habilidades técnicas en los procesos de selección de personal. 

Las habilidades blandas son determinantes para un buen trabajo en equipo. En este sentido, es importante que diferentes miembros de la empresa y de RR. HH. participen en el proceso, pues permitirá detectar con mayor fiabilidad este tipo de destrezas. 

Con un software de gestión de candidatos, la implicación de diferentes miembros en el proceso de selección no supone un problema. Al contrario, facilita la coordinación, permite compartir cuestionarios y resultados, automatizar tareas, recordatorios, etc. 

En el liderazgo puede aparecer el tercer error. La persona responsable debe evitar individualizar fallos y logros. Cuando se habla de equipos, las responsabilidades, así como los éxitos alcanzados, deben ser asumidas colectivamente, salvo excepciones derivadas de comportamientos inadmisibles o por negligencia deliberada de algún miembro. En cualquier caso, siempre será conveniente tratar estos temas en privado.

Un exceso de comunicación sería el cuarto error común en el trabajo en equipo. Es necesario establecer desde el principio y con claridad la misión y objetivos de cada uno de los miembros, para evitar un exceso de comunicación improductiva. 

En este sentido, son de gran ayuda aplicaciones como Slack o Teams, que permiten una colaboración fluida pero muy diversificada. Aquí puedes contar con diferentes canales para que cierta comunicación que solo interesa a una parte del equipo no irrumpa en el panel de otros compañeros que no tienen nada que aportar a la cuestión. 

Un último error es no establecer plazos definidos para cada una de las tareas y no realizar un seguimiento constante de la evolución de los proyectos. En este sentido, la figura de un project leader, project manager o jefe de equipo con altas dosis de liderazgo y visión es fundamental. Lo dicho, el trabajo en equipo funciona como un engranaje, si algo falla, retrasará los procesos posteriores.

El principal reto recae en el responsable del equipo y su capacidad de liderazgo. El líder debe contar con todas las habilidades blandas descritas. Debe convertirse en un ejemplo y en una referencia en la toma de decisiones. Los empleados tienen que confiar en él, en los objetivos que plantea y en su visión a medio y largo plazo. 

Además, deberá contar con sólidos conocimientos técnicos de los trabajos que coordine, para evaluar con acierto la evolución de los proyectos que afronte el equipo.

Coordinar el trabajo en equipo es, además, un reto que en ocasiones conlleva tomar decisiones difíciles que afectan negativamente a un empleado, por el bien de los objetivos comunes. 

La posición de líder de equipo también es compleja en cuanto a las relaciones personales, pues no puede mostrar públicamente preferencias por determinados miembros, aunque esté más satisfecho con su desempeño.

Uno de los mayores retos es el de la comunicación. Es difícil afrontarlo porque tiene que ser fluida, pero no tanto como para que termine dificultando procesos en lugar de facilitarlos. 

En este sentido, es importante establecer pautas de comportamiento y que la asignación de tareas, horarios y el estado de cada parte del proyecto sea completamente accesible dentro de una plataforma colaborativa que centralice la información relevante. 

De este modo, se evitan interrupciones sobre cuestiones que podrían haber sido resueltas sin necesidad de comunicación alguna. 

Un último reto es la evaluación de desempeño a nivel colectivo, además de las individuales. Esto puede resultar un desafío en equipos numerosos, en donde es necesario analizar a múltiples empleados y factores para detectar posibles mejoras, amenazas para el equipo, oportunidades, etc. 

De nuevo, la digitalización puede ser de gran ayuda para afrontar esta cuestión debido a soluciones de RR. HH. que permiten automatizar la coordinación de las evaluaciones, obtener información mediante feedback 360° y proporcionar evaluaciones realmente justas al contar con datos de calidad, accesibles y centralizados en una única herramienta. 

Hay varias acciones que permiten mejorar el trabajo en equipo y afrontar los retos que plantea con mayores garantías de éxito:

• Basar la selección de personal en una mezcla equilibrada de habilidades duras y blandas.

• Seleccionar candidatos cuyas personalidades sean compatibles con la cultura empresarial.

• Establecer objetivos comunes para el conjunto, aunque cada integrante deba completar tareas específicas.

• Habilitar espacios o canales para la difusión de opiniones anónimas, de modo que se incremente la participación incluso entre los empleados más cerrados o tímidos.

• Utilizar herramientas colaborativas en la nube que permitan el acceso y la actualización de información relevante para el equipo de forma inmediata.

• También es importante organizar actividades grupales destinadas a fomentar la confianza, la colaboración, la participación y hasta una sana competitividad para la resolución de problemas.

Las actividades en grupo que puedes organizar para mejorar el trabajo en equipo y el ambiente general en tu empresa son muchas y muy variadas. Pero todas ellas, con políticas bien implementadas, ofrecen resultados positivos de cara al clima laboral. Veamos tres ejemplos básicos:

Es la actividad más básica de todas, pero muchas empresas cometen el error de no considerar su importancia, ya sea pasándola por alto al insertar nuevos integrantes en sus equipos, o haciéndola de manera muy superficial y efímera.

Para llevar a cabo correctamente esta actividad, es necesario destinar espacios de tiempo específicamente pensados para que los nuevos empleados interactúen con sus compañeros, más allá de solo presentarse.

El escenario es el siguiente: tus empleados están en un globo aerostático como los últimos supervivientes de una catástrofe, pero en cierto punto la eficiencia del globo disminuye y empieza a descender.

Existe una manera de que el globo retome su ascenso hasta que volver a la superficie terrestre sea seguro: un integrante debe saltar voluntariamente para reducir el peso. Pero cada uno tiene un rol esencial para la posterior supervivencia de la especie humana.

Lo ideal es que esta decisión no sea unilateral (exclusiva de alguien que levanta la mano), sino de un consenso donde se tiene en cuenta la importancia de cada rol (un médico, un ingeniero, un físico, un maestro, una mujer embarazada, etc.). Al final, no se trata de llegar a la decisión correcta, sino de cultivar habilidades y valores como la empatía, la cooperación y la confianza.

Hacer que una parte de tus empleados actúen como clientes frente al resto es una excelente forma de promover el intercambio de ideas y consejos entre todos los integrantes de tu equipo (o equipos) de trabajo.

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Diversos analistas han logrado identificar diferentes roles en un grupo que podrían representarse en un equipo. Los cinco más importantes son:

1. Supervisor e integrador: este rol lo asumen directivos o jefes encargados del cumplimiento de las normativas que regulan los comportamientos dentro del entorno laboral.

2. Organizador y coordinador: aquí se encuentran los líderes de equipo, que organizan y coordinan las tareas de los empleados, y que al mismo tiempo actúan como intermediarios entre estos y los directivos.

3. Investigador y asesor: este rol lo cumple quien se dedica a la búsqueda de información relevante para el proyecto. Ofrece análisis detallados sobre las opciones disponibles para actuar en determinadas situaciones.

4. Promotor: quien incentiva la materialización de las ideas para llegar a los resultados esperados.

5. Encargado de relaciones externas: una figura que se encarga de gestionar proveedores y mantener comunicación directa con el cliente para asegurar que el proyecto diseñado y el trabajo resultante cumplirá con las expectativas.

6. Ejecutor: empleado que se aleja de la toma de decisiones y que, sin embargo, asume sin esfuerzo y con altas dosis de productividad las tareas que se le encomiendan.

En Google han impulsado un proyecto de investigación interna denominado Aristóteles. Con este tratan de buscar patrones dentro de la empresa que faciliten un mejor trabajo en equipo. Una de las conclusiones a la que llegaron es que la seguridad psicológica es una de las claves para generar un alto desempeño en los equipos. 

Esta seguridad psicológica facilita que los miembros de un equipo compartan su opinión sin miedo a que esta sea subestimada deliberadamente. Según Amy Edmondson, profesora de liderazgo y gestión de Novartis en Harvard Business School, este tipo de seguridad facilita que los trabajadores compartan información personal sensible con sus compañeros, lo que a su vez genera una relación laboral más fluida y procesos más ágiles. 

Para fomentar el trabajo en equipo en Amazon utilizan una técnica novedosa y especialmente curiosa en una empresa de este tamaño: asegurar el trabajo en equipo, pero que el tamaño de cada uno de ellos sea reducido. 

De este modo, la compañía fomenta un trabajo en equipo de calidad y minimiza la posibilidad de que surjan algunos de los defectos comunes del trabajo en equipo:

• excesiva comunicación que se convierte en ruido

• falta de agilidad ante posiciones encontradas entre varios miembros

• disminución de fallos, al reducir el número de miembros que podrían cometer un error que afecte al resto del trabajo realizado por otros empleados

Para analizar el rendimiento de un equipo es necesario, en primer lugar, tener datos. Para recopilarlos, resulta imprescindible realizar periódicamente evaluaciones de desempeño individuales y de equipo. En ellas se analizan las causas de los fallos, se confirma el cumplimiento de objetivos y se realiza un seguimiento de las debilidades para buscar una mejora a medio y largo plazo. 

Incluye desde un análisis del jefe, que puede incorporar perspectivas y opiniones de otros compañeros y, por supuesto, las impresiones del propio empleado al que se evalúa.

El Departamento de RR. HH. tiene una función clave: debe asegurar que se ejecute todo el proceso, debe ser de apoyo en la realización de entrevistas periódicas, envío de recordatorios, creación de preguntas tipo y también, retomar temas que se abordaron en evaluaciones anteriores. 

Existen herramientas que permiten automatizar todas estas cuestiones. De este modo, se ahorra tiempo mientras se asegura una ejecución adecuada de la evaluación.

Todo este análisis es fundamental en un trabajo en equipo. Si un responsable concluye que un empleado está desmotivado tras realizar su última evaluación de desempeño, la empresa necesita crear un itinerario que le devuelva el interés por lo que hace en la empresa. 

Caso contrario, este empleado puede cometer errores en el futuro, fruto de esa desmotivación no resuelta, lo que puede echar por tierra el trabajo del resto del equipo.

Son, en esencia, los pilares de este tipo de trabajo:

1. Comunicación

2. Confianza

3. Compromiso

4. Coordinación

5. Complementariedad

Crear buenos equipos de trabajo requiere de tiempo y dinero. Sin embargo, a mediano y largo plazo es rentable, pues se traduce en una organización más sólida, eficiente, estable e incluso feliz (un elemento clave para la motivación).

Además, el trabajo en equipo y el sentimiento de pertenencia reducen el índice de rotación. Se eliminan procesos de contratación y sus costes asociados, que están cerca de los 6000 € por proceso.

Si se trata de trabajos repetitivos que solo requieren de la intervención de una persona para obtener el resultado esperado, es más conveniente trabajar de forma individual. 

Imaginemos una persona cuya misión es retirar de la cadena de producción frutas defectuosas o en mal estado. Se trata de una labor mecánica, centrada en una única misión: retirar la fruta que por apariencia o estado no cumpla con los estándares de calidad de la empresa. 

En estos casos, el trabajo individual es mejor. En cualquier caso, nunca será tan enriquecedor, motivador y relevante para ese empleado como el trabajo en equipo.