Teletrabajo en España: situación actual y cómo implementarlo

El teletrabajo es una modalidad laboral en la que el empleado desempeña sus funciones a distancia utilizando medios informáticos o telemáticos. No tiene que ser necesariamente desde su propia casa. Se considerará teletrabajo siempre que se realicen las tareas asignadas fuera de la oficina. 

El trabajo a distancia sería toda aquella actividad laboral que se realiza fuera de la oficina. El teletrabajo sería un tipo de trabajo a distancia que implica necesariamente el empleo de sistemas informáticos, telemáticos o de telecomunicaciones para el desempeño de las tareas. 

Según el informe ‘El teletrabajo en España. Antes, durante y después de la pandemia. 2022’, elaborado por el Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), el 84 % de la población española desearía teletrabajar. Se trata del tercer porcentaje más elevado de la Unión Europea, solo superado por Finlandia y Suecia. 

Sin embargo, los datos de esta encuesta confirman que en la primavera de 2021 solo se trabajaba a distancia un número de 15 horas a la semana, de media. De los que teletrabajan, el 39 % quiere mantener la rutina, el 35 % quiere aumentar las horas de teletrabajo y solo al 26 % le gustaría reducirlas. 

Según se desprende de estos datos, España aún tiene margen de crecimiento en la implantación de esta modalidad. El informe señala dos grandes obstáculos que limitan esta posibilidad:

• La naturaleza del trabajo impide hacerlo. Por ejemplo, el ámbito sanitario demanda más teletrabajo, pero debido a la profesión misma, se vuelve difícil aumentar la implementación.

• Las políticas de las empresas que contratan, que no ofrecen esta posibilidad.

En este sentido, el informe pone de manifiesto que otras zonas del mundo en las que se establecieron políticas de teletrabajo obligatorias, como es el caso de Francia o Portugal, tienen una media de implantación mayor en horas medias teletrabajadas en comparación con España.

El desarrollo del teletrabajo fomenta la aparición de una normativa específica para esta modalidad, dado que no está regulada en el Estatuto de los Trabajadores.

• Los empleados tendrán derecho a elegir. El teletrabajo tendrá carácter voluntario. No puede ser obligatorio y sus condiciones deben ser pactadas entre empresa y trabajador. 

• Derecho a la formación. El hecho de acogerse a esta modalidad no debe limitar el derecho de acceso a estudios y planes de formación que tiene actualmente cualquier empleado. 

• Derecho a la igualdad de trato al desarrollar su carrera profesional. No se puede descartar un ascenso o promoción por el hecho de estar en una modalidad de teletrabajo. 

• Derecho a la intimidad. El teletrabajador tiene derecho a preservar su intimidad, en el caso de que sea necesario utilizar tecnología para realizar un seguimiento de las tareas asignadas. 

• Derecho a la desconexión digital. El empleado no tiene la obligación de estar disponible, por ningún tipo de vía telemática, fuera del horario laboral pactado.

• Derecho de revisión y modificación. El establecimiento de esta modalidad de trabajo no implica que sea permanente. Empresas y trabajadores pueden pactar revertir la situación y modificarla según las necesidades que ambos acuerden.

• Derecho de adaptación de jornada. Los teletrabajadores tienen los mismos derechos a reducción de jornada y otras medidas de conciliación que aquellos que trabajan en la oficina.

• El acuerdo de teletrabajo debe formalizarse obligatoriamente por escrito.

• Las empresas están obligadas a facilitar los equipos que sean necesarios para el desarrollo del teletrabajo. Ellas son las que deben correr con los costes de esos equipos. 

• Las empresas no pueden dejar de lado su responsabilidad en materia de riesgos laborales por el hecho de que los trabajadores desempeñen sus funciones desde casa. 

• Las empresas tienen la obligación de continuar con el registro horario bajo las mismas condiciones que si el empleado trabajara en la oficina.  

• El teletrabajo no modificará las condiciones salariales de ningún empleado.

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El teletrabajo es una medida que permite favorecer la conciliación y dota de flexibilidad a los empleados. Ambas son los dos aspectos más demandados por los empleados según el informe ‘La Gran Reevaluación’, y superan en importancia al salario. No obstante, existen muchas otras ventajas para ambas partes.

• Mejora del clima laboral. Dotar de flexibilidad y facilitar la conciliación generará un cambio a mejor en el ambiente de trabajo. 

• Refuerzo de confianza. Los trabajadores sentirán que se confía en ellos a la hora de realizar sus tareas, y que no necesariamente deben ser ‘vigilados’ en presencia en la oficina, lo que mejorará el rendimiento. 

• Con la tecnología y organización adecuada, la coordinación y comunicación puede ser tan efectiva o más que si se realizara in situ en la propia oficina. 

• Más flexibilidad. 

• Facilidades para conciliar la vida personal y laboral, al ahorrar tiempo en desplazamientos. 

• Disminución de los costes derivados de esos mismos desplazamientos, que en algunos casos pueden ser elevados e implican el uso de medios personales, como puede ser el coche particular.

El principal desafío es trasladar los procesos que se venían realizando en la oficina al entorno digital, para que puedan seguirse desempeñando todas las funciones con la misma regularidad y eficiencia. Por otro lado, debe considerarse que será necesario:

• Invertir cierto tiempo en formación para aprender el uso de los nuevos servicios necesarios para un correcto desarrollo de las tareas que, habitualmente, se realizaban en la oficina. 

• Gestionar las expectativas de aquellos empleados que, por la naturaleza de su trabajo, no van a poder desempeñar nunca sus funciones a distancia. 

• Evitar sobrecargas de comunicación improductiva en los canales virtuales que se habiliten para mantener el contacto entre los empleados.

• Establecer los sistemas de seguimiento adecuados para asegurar el cumplimiento de objetivos sin que el trabajador se sienta controlado digitalmente.

La empresa afronta un importante reto en la implantación del teletrabajo. Sin embargo, es posible hacerlo de forma práctica y eficiente y aumentar la productividad y el nivel de satisfacción de los empleados. Para ello es necesario seguir los siguientes consejos.

La empresa tiene que realizar una formación previa en las nuevas herramientas que utilizarán los empleados para trabajar a distancia. 

Es necesario contar con un equipo técnico coordinado y unos procesos de atención adaptados al escenario del teletrabajo. 

Se trata de resolver problemas técnicos en los equipos de la forma más ágil posible con un protocolo de actuación previamente definido que trate de resolver incidencias de forma remota. Y, si no es posible, desplazar a un técnico al hogar o lugar de trabajo de la persona afectada.

Es interesante realizar una formación específica relacionada con los riesgos de utilizar los equipos de trabajo para cuestiones personales y viceversa. Por lo general, se recomienda no instalar aplicaciones desconocidas o de uso personal en los equipos profesionales facilitados por la empresa para teletrabajar.

Si no estaban ya implantados, será imprescindible incluir sistemas de gestión de proyectos en la nube, en donde todo el equipo pueda visualizar las tareas asignadas, tiempos de ejecución, etc., y a los que se pueda acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Se recomienda realizar sesiones para estrechar las relaciones de equipo tanto físicas como virtuales, con el objetivo de mantener activos y vigentes los valores y cultura corporativa. 

Para aumentar el bienestar del empleado y fomentar un estilo de vida saludable aunque se trabaje a distancia se puede elaborar una serie de consejos prácticos. 

Muchas empresas recomiendan al empleado mantener una actitud activa aunque se esté en casa, como por ejemplo, vestirse y arreglarse aunque no se vaya a salir a la calle. Otra recomendación en esta línea es, precisamente, dar un pequeño paseo antes de comenzar la jornada. 

Se debe proporcionar el mobiliario que permita trabajar desde el hogar sin que esto suponga un deterioro de los niveles ergonómicos y de comodidad.

Esta modalidad hará aún más necesaria la implantación de sistemas de Recursos Humanos que aseguren la solicitud online de vacaciones, la aprobación de ausencias, la actualización de datos para la nómina, entre otras acciones. 

Un software de RR. HH. será fundamental para facilitar esta transición y permitir el acceso al portal del empleado y a cualquier gestión relacionada con el personal desde cualquier lugar y como si se estuviera frente a los compañeros de este departamento.

Las evaluaciones de desempeño en un entorno de teletrabajo son, si cabe, aún más relevantes. Con ellas se puede mantener un seguimiento de expectativas, objetivos, problemas y evolución general del empleado y de los equipos.

La Ley de teletrabajo en España es la 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.

Según el análisis ‘El teletrabajo en España. Antes, durante y después de la pandemia. 2022’, elaborado por el equipo de trabajo del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), en España se teletrabaja de media 15 horas a la semana.

Cualquier empresa puede ofrecer el teletrabajo si lo considera procedente para el desarrollo de su actividad. A su vez, cualquier empleado puede decidir libremente si se acoge o no a esta modalidad.