Los 5 mejores software portal del empleado

Un software portal del empleado consiste en una plataforma digital a la que los trabajadores tienen acceso de forma individualizada y en la que se centraliza la información y la gestión de procesos relevantes de recursos humanos. Desde su portal del empleado, cada trabajador puede llevar a cabo diferentes acciones como son la subida y descarga de archivos, el registro de la jornada laboral, solicitar ausencias y vacaciones, ver sus nóminas, etc. 

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También es un espacio en el que la empresa puede difundir mensajes colectivos mejorando la comunicación en el conjunto de la organización. Además, algunos software portal del empleado dan la posibilidad de consultar los aniversarios y cumpleaños de los empleados o que estos feliciten el trabajo realizado por sus compañeros. 

Todo ello tiene un impacto positivo en la cultura empresarial y en la reducción del número de tareas administrativas, simplificando los procesos de recursos humanos.

Las características de cada software portal del empleado varían ligeramente en función de la plataforma que se consulte. Sin embargo, hay una serie de funcionalidades clave que es conviene tener en cuenta a la hora de elegir el software que mejor se adapta a cada empresa. 

Estas son las herramientas clave con las que debería contar: 

• Acceso seguro e individual: cada empleado debe tener acceso a su portal a través de un usuario y contraseña únicos o, en su defecto, mediante un código QR o sistema de doble autenticación. 

• Dashboard general personalizable: el panel general de bienvenida tiene que ser customizable para poder añadir y quitar los módulos que se quiera; como por ejemplo la bandeja de entrada, el acceso al registro horario o el histórico de días libres.

• Panel de procesos: los procesos que se pueden gestionar desde el software portal del empleado tienen que estar claramente identificados y ser accesibles. En muchas ocasiones se muestran con una barra lateral en uno de los márgenes del portal. 

• Información de empleados: la información de la organización corporativa debe ser visible a través de un organigrama con diferentes opciones de filtrado. 

• Calendario de ausencias: desde el software portal del empleado debe visualizarse el calendario de ausencias tanto de cada empleado como de toda la empresa para saber qué compañeros se encuentran disponibles y cuáles no.

• Registro de jornada: el registro de la jornada laboral es un proceso obligatorio para todas las empresas y empleados en España. Por eso, el portal del empleado tiene que disponer de un sistema digital para llevarlo a cabo. 

• Nómina y remuneración: el portal del empleado debe mostrar toda la información relativa a la remuneración como las nóminas, gastos o las compensaciones que se hayan realizado.

• Desempeño: el empleado también accederá a sus evaluaciones del desempeño o a aquellas que tenga pendientes. 

• Canal de denuncias: según la Directiva Whistleblowing todas las empresas deben contar con un canal de denuncias y ponerlo a disposición de sus trabajadores. Para ello, resulta clave incluirlo en el software portal del empleado que utilice. 

• Encuestas: si la empresa realiza encuestas para analizar la satisfacción laboral de sus empleados o para averiguar aspectos como el eNPS, es conveniente que estas se muestren en el portal del empleado y estén disponibles para cada trabajador.

• Documentos: lo idóneo es que un software portal del empleado permita subir y descargar archivos en cualquier momento, como por ejemplo justificantes médicos o las nóminas mensuales. 

• Aniversarios y mensajes corporativos: adicionalmente estos software pueden contar con un “tablón de anuncios” en el que la empresa comparta mensajes corporativos y/o un espacio en el que se celebren los logros de los compañeros y se feliciten sus aniversarios y cumpleaños. 

Para hacerte más llevadera la tarea de encontrar el software portal del empleado que más se ajusta a tus necesidades, hemos hecho una recopilación de las 5 mejores soluciones del mercado y analizado sus principales funcionalidades. Este es nuestra selección de los mejores software portal del empleado:

Personio es un software ‘todo en uno’ de RR. HH. en el que se concentran los procesos más importantes de esta área. Su principal objetivo es reducir el número de tareas administrativas relacionadas con la gestión de personal y simplificar el día a día de los profesionales de RR. HH. y de los empleados. Esta solución está pensada tanto para pymes como grandes empresas y cuenta con más de 12 soluciones integradas en su plataforma.

Su software portal del empleado es fácil y ágil de configurar y permite un alto grado de personalización. Permite un acceso rápido a los distintos módulos que contiene la herramienta y dispone de toda la información necesaria para reforzar la identidad organizacional de la empresa y su employer branding. 

Del software portal del empleado de Personio destacamos las siguientes funcionalidades:

• Interfaz sencilla e intuitiva: una de las características más notables de Personio es su facilidad de uso, ya que la información es fácilmente accesible y en cuestión de segundos es posible completar procesos como el registro de jornada.

• Personalizable: los responsables de RR. HH. pueden cambiar la configuración de la vista y los módulos que se muestran en el portal del empleado para adaptarlo a sus necesidades, además de diseñar automatizaciones. 

• Cumplimiento normativo: el software portal del empleado de Personio permite cumplir de forma sencilla la normativa de registro de la jornada laboral con un módulo específico para este fin y disponer de un canal de denuncias de fácil y rápido acceso. 

• Formación: también permite visualizar las formaciones que el empleado esté realizando, así como su progreso y evolución. 

• Desarrollo del empleado: dispone de una funcionalidad de evaluación del desempeño desde la que observar el feedback que se ha recibido y proporcionado en cada ciclo, los objetivos marcados y cómo se han alcanzado. 

• Remuneración: da la posibilidad de ver el histórico de nóminas mensuales de manera organizada y con la posibilidad de descargarlas de forma individual o en masa. 

• Solicitud de vacaciones y ausencias: cada trabajador puede solicitar sus vacaciones y ausencias directamente desde su propio portal del empleado, además de ver cuántas le quedan por disfrutar y el calendario de ausencias de sus compañeros. 

• Reclutamiento: si un empleado está involucrado en un proceso de selección de un candidato, el proceso de entrevistas y valoración aparecerá directamente desde su software portal del empleado. 

• Realización de encuestas: las encuestas que lance la empresa de manera periódica pueden completarse desde el portal de cada empleado.

• App RR. HH: cuenta con una app de RR. HH. en la que los trabajadores pueden, a través de portal del empleado, registrar su jornada laboral, subir documentos o solicitar ausencias.

Nivimu es un software que cuenta con distintas funcionalidades enfocadas a la gestión y organización del personal, la automatización de procesos de RR. HH., el análisis de datos y el desarrollo de talento. Puede utilizarse desde cualquier dispositivo ya que su sistema funciona en la nube. Está pensada para ser utilizada sobre todo por pymes, pero también por grandes empresas. 

Su software portal del empleado cuenta con todo lo necesario para facilitar la gestión de procesos de RR. HH. y proporcionar a los trabajadores información relevante para su día a día.

Del portal del empleado de Nivimu destacamos los siguientes aspectos:

• Vista para el empleado y RR. HH.: su portal del empleado tiene dos vistas configurables, por un lado para optimizar la gestión de los responsables de RR. HH. y, por otro, para el resto de trabajadores que deben completar determinados procesos relacionados con el área de RR. HH. 

• Gestión de nóminas: el software portal del empleado de Nivimu permite una gestión simplificada de las nóminas de los empleados y de todo lo relativo a su remuneración, así como a sus contratos de trabajo.

• Alta en la seguridad social: da la opción de realizar el alta de los trabajadores desde su propio portal del empleado, así como gestionar otros documentos relacionados con la Tesorería General de la Seguridad Social como los modelos tc1 y tc2 (actuales RNT y RLC). 

• Subida y descarga de documentos: los departamentos de RR. HH. pueden subir cualquier documento relevante para sus empleados directamente a sus portales. De igual modo, los empleados pueden cargar archivos como por ejemplo justificantes médicos. 

• Notificaciones: la empresa puede publicar notificaciones generales que haga a todos los empleados y enviar alertas a los empleados para que puedan estar al tanto de novedades y actualizaciones relevantes.

• Multidispositivo: el software portal del empleado de Nivimu puede utilizarse desde cualquier dispositivo como móvil, ordenador o tablet.

SAP SuccessFactors es la herramienta de gestión de personal de SAP y cuenta con un software portal del empleado disponible desde diferentes dispositivos. Desde él, los trabajadores pueden acceder a la información más relevante para simplificar su día a día y para completar los procesos que el área de RR. HH. requiere. 

Esta aplicación está creada sobre todo para grandes empresas y puede combinarse con su sistema de gestión de recursos empresariales (ERP), su CRM, administración financiera o de sostenibilidad, entre otros. En concreto, su software portal del empleado destaca por las siguientes características:

• Información de cada empleado: el portal del empleado de SAP da la posibilidad a cada trabajador reflejar su información individual clave para mejorar la comunicación entre los equipos y los distintos departamentos de la empresa.

• Sistema en la nube: este software funciona en la nube de forma que es accesible desde cualquier lugar que disponga de conexión a Internet. Además, es posible utilizarlo desde cualquier dispositivo. 

• Visualización y recepción de nóminas: los empleados pueden acceder y ver sus nóminas directamente desde su portal del empleado y los responsables de RR. HH. gestionarlas de forma sencilla.

• Registro de la jornada laboral: desde este software es posible registrar el inicio y el fin de la jornada laboral, así como las pausas, de forma diaria tal y como marca la normativa.

• Documentación centralizada: todos los archivos importantes durante todo el ciclo de vida del empleado se mantienen en una sola plataforma mejorando la comunicación de la organización en su conjunto.

• Organigrama: es posible ver el organigrama de toda la empresa y saber, en un instante, la configuración de la organización, así como acceder a los detalles de contacto de cada empleado.

a3innuva es un software conocido por su capacidad de gestión fiscal, contable y de nóminas. Sin embargo, también cuenta con un potente portal del empleado para los departamentos de RR. HH. de pymes en su mayoría. Se trata de un espacio que ayuda a mejorar la comunicación y los procesos relacionados con esta área, reduciendo la carga de tareas administrativas. 

Las distintas funcionalidades con las que cuenta su software portal del empleado varían según la tarifa que se contrate. De su versión más completa destacamos los siguientes aspectos:

• App móvil: dispone de una app móvil desde la que gestionar toda la información del empleado y desde la que los propios trabajadores pueden tramitar y acceder a los procesos más importantes de RR. HH. 

• Solicitud de ausencias: los empleados pueden ver el histórico de días de ausencia disfrutados y pendientes y solicitarlos de forma rápida y cómoda.

• Gestión de gastos: desde este portal es posible administrar los gastos de los empleados como dietas por desplazamientos laborales y compensarlos automáticamente.

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• Descarga de documentos laborales: los empleados pueden descargar documentos como nóminas, certificados de IRPF u otros archivos relacionados con su remuneración, facilitando la transparencia y la comunicación. 

• Alta de empleados: la información de los empleados se mantiene actualizada en tiempo real de manera que los responsables de RR. HH. pueden dar de alta en la Seguridad Social a los trabajadores directamente desde su portal y volcar la información necesaria en él.

• Organigrama: es posible consultar el organigrama de la empresa por departamentos y acceder a la información detallada de cada trabajador.

Woffu es un software conocido por sus funcionalidades para optimizar la gestión del tiempo de trabajo conforme a la normativa vigente. Por ello, su software portal del empleado dispone de diferentes módulos y herramientas con las que realizar acciones como la solicitud de vacaciones, fichar las horas de trabajo, acceder a la planificación horaria y por turnos o al canal de denuncias.

Esta solución se dirige sobre todo a pymes, pero también puede ser utilizada por grandes empresas. Su tarifa más económica es de 1,5 euros al mes por usuario para organizaciones con menos de 25 trabajadores.

De su software portal del empleado resaltamos las siguientes funcionalidades

• Automatizaciones: el software de Woffu permite a los responsables de RR. HH. configurar diferentes procesos automatizados como el envío de un correo de bienvenida a cada empleado para que cree una contraseña y pueda acceder por primera vez a su portal.

• Dashboard de gestión laboral: nada más entrar, el empleado puede acceder a los módulos más relevantes que utilizará de forma recurrente como sus documentos, el registro de la jornada laboral, la solicitud de ausencias o la disponibilidad de su equipo.

• Extensión de Chrome: la plataforma también cuenta con una extensión de Chrome desde la que acceder en cualquier momento al portal del empleado. 

• Acciones rápidas: Woffu da la opción de configurar diversas “acciones rápidas” desde el portal de los empleados como por ejemplo la aprobación de solicitud de ausencias para los responsables de equipos.

• Tablón de anuncios: los empleados reciben una alerta cuando la empresa publica un comunicado general a los portales de cada trabajador. Los mensaje pueden marcarse como leídos y estos pueden ir acompañados de imágenes o archivos adjuntos. 

• App móvil: desde la app móvil de Woffu los empleados también pueden acceder a determinados procesos como el fichaje horario o la solicitud de ausencias.

• Turnos de trabajo: además de poder visualizar el calendario laboral y de ausencias de toda la empresa, también se puede consultar la planificación horaria y los turnos de trabajo de los compañeros, además del propio.

Contar con un software de portal del empleado tiene una serie de beneficios para el conjunto de la organización, así como para los departamentos de RR. HH. y los empleados. Estas son sus principales ventajas: 

• Mejora de la comunicación: este tipo de programas facilitan la comunicación interna entre los distintos departamentos de la empresa, desde la organización hacia sus empleados y fomenta la transparencia al hacer los procesos y la información más accesible. 

• Optimización de procesos: el uso de un software portal del empleado simplifica la ejecución de los procesos relacionados con RR. HH. y centraliza su campo de ejecución.

• Reducción de tareas administrativas: al crear procesos automatizados y centralizados se reduce el número de acciones manuales, ahorrando una gran cantidad de tiempo en tareas administrativas.

• Mayor accesibilidad: en un solo espacio, el conjunto de los empleados tiene acceso a los procesos y a la información más importante de su organización. 

• Información centralizada: la documentación y la información relevante se mantiene en una única plataforma evitando la dispersión de los datos y la duplicidad innecesaria de los archivos. 

• Mayor autonomía: los empleados pueden tener más autonomía a la hora de completar los procesos y acciones que tienen asignados, simplificando su ejecución en el día a día.

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En definitiva, un software portal del empleado debe ser una herramienta que facilite el desarrollo de procesos y acciones relacionadas con la gestión de personal y sea capaz de centralizar la información más relevante. Para dar con la solución que más se adapta a las organizaciones, es necesario analizar sus funcionalidades y ver de qué manera cumplen los requisitos de la empresa. Para ello, la mayoría de programas cuentan con una prueba gratuita o una demo para ver la plataforma en detalle.

Si quieres saber cómo funciona el portal de empleados de Personio, puedes probarlo durante 14 días sin ningún coste o reservar una demo con nuestro equipo que te mostrará el conjunto de la plataforma sin compromiso.