Software control horario: los 5 mejores programas

Un software de control horario es una plataforma digital que permite a los empleados registrar el inicio y el final de su jornada de trabajo, además de las pausas que realicen. La mayoría de software de control horario pueden utilizarse desde cualquier dispositivo como un ordenador, un móvil o una tablet. Además, suelen incluir diversas funcionalidades como reportes de horas semanales, mensuales y anuales; informe de horas extras realizadas o la sincronización automática con las nóminas de los empleados, entre otras cuestiones.

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Un software de control horario sirve para poder hacer un seguimiento de las horas trabajadas por los empleados para, principalmente, evitar que realicen horas extra y garantizar un buen equilibrio entre su vida laboral y personal. De hecho, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, por el que entró en vigor la obligatoriedad de fichar las horas de trabajo, se creó para introducir “medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo”. 

En este sentido, un software de control horario debe permitir, además del fichaje del comienzo y del final de la jornada de trabajo, analizar la carga laboral de manera global, conservar los registros durante al menos cuatro años tal y como marca la normativa, establecer límites para los registros o enviar avisos cuando se producen olvidos en los fichajes.

En base a lo anterior, analizamos cuáles son las principales funcionalidades que debería incluir un software de control horario para ser realmente funcional y para además cumplir con la normativa de registro horario:

• Fichaje con un clic: el fichaje de las horas de trabajo debe poder hacerse con un clic o toque desde el dispositivo electrónico. Es decir, que el trabajador tan solo tenga que pulsar los botones de inicio de jornada, pausa y final.

• Fichaje manual: es conveniente que el software de control horario permita introducir las horas de forma manual desde el dispositivo electrónico elegido. Esto es especialmente útil sobre todo si se olvida fichar a la hora de inicio o al final de la jornada y se debe hacer fuera de ese intervalo.

• Fichaje multidispositivo: los fichajes deben poder hacerse desde cualquier dispositivo, ya sea el teléfono móvil, un ordenador o una tablet. Se trata de algo muy relevante sobre todo para equipos que teletrabajan o deben desplazarse por motivos laborales.

• Fichaje in situ: la mayoría de software de control horario permiten fichar en un dispositivo único, como una tablet, desde la oficina. A través de un código QR o PIN, los empleados acceden a su perfil y registran las horas de trabajo: 

• Conservar y descargar los registros: la normativa de control horario establece que los registros de las jornadas han de guardarse durante un periodo mínimo de 4 años y ponerlos a disposición de las autoridades competentes. Por eso, es fundamental poder descargar los registros horarios y conservarlos en un espacio seguro.

• Vista panorámica: los responsables de RR. HH. deben poder acceder a los fichajes de cada empleado y de toda la plantilla, visualizando los registros que se han hecho de forma diaria, semanal, mensual y anual. 

• Cómputo de las horas extra: las horas extra deben aparecer reflejadas de manera diaria o al menos mensual para, de un vistazo, analizar qué empleados o equipos se enfrentan a una mayor sobrecarga laboral. 

• Límites en los registros: establecer límites para realizar los registros o configurar determinadas reglas resulta útil para incentivar a los empleados a fichar en su horario de trabajo o evitar que se trabaje en horarios fuera del tiempo establecido. 

• Recordatorios de fichaje: los recordatorios automáticos para fichar hacen que los empleados reciban una notificación en caso de que hayan olvidado algún registro.

• Aprobación en masa: los responsables de RR. HH. pueden supervisar y aprobar de manera individual y en masa los registros realizados por los empleados: 

• Reportes horarios: la plataforma debe dar la posibilidad de descargar informes y reportes generados automáticamente a partir de los fichajes que se han hecho. 

Tras probar y analizar diferentes soluciones, hemos elegido los 5 programas de control horario más completos para gestionar los fichajes y hacer un seguimiento eficaz del tiempo de trabajo. Esta es nuestra selección:

Con Personio las pequeñas, medianas y grandes empresas pueden implementar un sistema fácil e intuitivo para todos los empleados para que puedan registrar sus horas desde cualquier dispositivo.

Al tratarse de un software de RR. HH. ‘todo en uno’ cuenta con más de 200 aplicaciones e integraciones con las que es posible optimizar otros aspectos como la gestión de nóminas, las vacaciones y otras ausencias, el reclutamiento, la evaluación del desempeño o la formación de los empleados, entre otros.

Esto hace que los fichajes se sincronicen a la perfección con el calendario de ausencias de los empleados o con sus nóminas y pagos, entre otras cuestiones. Algunas las funcionalidades que más destacan de su software de control horario son las siguientes:

• Visualización general de horas extra: los responsables de RR. HH. pueden visualizar las horas extra que cada empleado ha realizado, de forma diaria, semanal, mensual y anual. De esta forma pueden detectar posibles sobrecargas de trabajo tanto de manera individual como por equipos.

• Descarga de informes: el software genera reportes de forma automática en base a los fichajes que se han realizado y permite descargarlos en varios formatos. Estos reportes pueden ser individuales o por equipos. Además, también permite descargar el histórico de fichajes. 

• Fichaje multidispositivo: los empleados pueden registrar sus horas desde cualquier dispositivo como un ordenador o tablet (desde la nube) o desde la app móvil de registro horario. De igual modo, es posible situar un punto fijo de fichaje en cualquier ubicación de la oficina y acceder con código QR o PIN.

• Fichaje con un clic o manual: para simplificar los fichajes Personio da la opción de registrar las horas con tan solo un clic de “inicio y final de jornada”, así como para reflejar las pausas. En cambio, si el fichaje no se realiza dentro de las horas de trabajo, también es posible anotarlo de forma manual. 

• Ajustar los horarios al contrato de trabajo: el software permite adaptar el intervalo de fichaje al horario de cada contrato, tanto de forma individual como grupal. De igual modo, este aspecto se sincroniza con las nóminas de cada trabajador y con las vacaciones asignadas.

• Envío de recordatorios: si los empleados se olvidan de fichar sus horas, el software puede enviar un recordatorio automático para que completen sus registros en tiempo y forma.

• Límites de fichaje: se pueden establecer franjas horarias en las que los empleados pueden registrar sus horas y límites como para que, por ejemplo, no sea posible registrar horas fuera del horario de trabajo o en festivos y fines de semana.

• Geolocalización de los fichajes: permite conocer la ubicación desde la que se realizan los fichajes, tanto si se realizan desde la oficina como en remoto. 

Guía: ¿cómo cumplir con la normativa de reducción de jornada laboral?

Analizamos las claves de la normativa sobre la reducción de la jornada laboral y evita posibles sanciones por incumplimiento que pueden llegar a los 10.000 euros por trabajador. En esta guía encontrarás aspectos como:

• ¿Cuál es el contexto de la normativa y sus requisitos principales?

• ¿Qué herramientas digitales pueden usarse para evitar sanciones?

• ¿Cuál es el papel del departamento de RR. HH. en este nuevo marco?

Descarga: Guía para cumplir con la normativa de reducción de jornada

Nivimu es un software pensado para cubrir diferentes necesidades del área de RR. HH. como la gestión de personal, el desarrollo de talento, la automatización de procesos o el análisis de datos. Entre sus funciones cuenta con una plataforma de control y registro de la jornada laboral bastante sencilla e intuitiva que destaca por los siguientes aspectos:

• Vista semanal de los registros: los registros pueden visualizarse por cada empleado de manera semanal, obteniendo información amplia con datos como las zonas de trabajo desde las que se realizan los fichajes, el tiempo de presencia o la categoría interna asignada a cada trabajador.  

• Fichaje multidispositivo: los fichajes pueden hacerse con diferentes dispositivos, ya sea el móvil, el ordenador o una tablet. Además, en el historial de fichajes se refleja con qué dispositivo se ha realizado cada fichaje.

• Creación de turnos de trabajo: este software de control horario también da la posibilidad de crear turnos de trabajo, asignarlos a los empleados y sincronizarlos con los registros horarios que realizan. 

• Edición de fichaje: en caso de que haya que modificar cualquier registro, el software permite hacer cambios de forma sencilla, además de poder aprobar y confirmar cada registro del tiempo de trabajo de forma manual. 

• Compensación de horas extra: las horas extra pueden compensarse de forma automática sincronizando la información de los fichajes con la reflejada en las nóminas. 

• Fichaje con QR: desde el teléfono móvil de los empleados se puede generar un código QR que los empleados pueden utilizar para fichar sus horas cuando fichan con una tablet desde la oficina. 

aTurnos es una potente herramienta de gestión del tiempo del trabajo que, entre otras cuestiones, ayuda a las empresas a mejorar sus procesos de planificación. Para ello cuenta con una software de control horario que se complementa con otras como la creación y planificación de turnos de trabajo, la gestión de bolsas de horas, la planificación de vacaciones y otras ausencias o el control de gastos.

En concreto, su software control horario destaca por los siguientes aspectos:

• Excesos o déficits de horas: además de mostrar las horas extras que cada empleado ha realizado, la plataforma también refleja si hay un déficit de horas por cumplir, pudiendo generar días extra de ausencia, horas complementarias, etc.

• Geolocalización: los fichajes pueden geolocalizar para saber desde dónde se han realizado, así como saber qué sistemas se han utilizado para ello. 

• Fichaje con sistemas biométricos: Nivimu también ofrece sistemas de registro con datos biométricos como la huella dactilar o el registro facial, además de tarjetas de fichaje.

• Registros 

• Generación automática de reportes: en base a los fichajes que se hayan realizado, la plataforma genera diferentes informes para poder cumplir con la normativa de registro de la jornada laboral y, en concreto, el R.D. Ley 16/2013.

• Exportación a nóminas: aTurnos da la opción de exportar la información de los registros a las nóminas a través de un archivo CSV o de su API. 

• Fichajes in situ: este software de control horario dispone de una app que puede instalarse en una tablet para que los empleados registren sus horas a través de su ID. 

Shiftbase es una plataforma dedicada por entero a la gestión del tiempo de trabajo y la presencia de los empleados. Para ello dispone de tres soluciones: de creación de turnos de trabajo, de registro de la jornada laboral y de gestión de las vacaciones de los empleados. 

Su solución de control horario permite establecer reglas tanto de descanso como de fichaje, conservar los registros y tener una visión general y al día de los registros. Estas son algunas de las funcionalidades de Shiftbase que vale la pena destacar:

• Visualización de planillas horarias: las planillas horarias de Shiftbase permiten visualizar en un tablero los fichajes de todos los empleados por día, semana y mes, así como por equipos, obteniendo una visión general y completa.

• Geolocalización e IP: los fichajes se pueden geolocalizar tanto desde la app móvil de Shiftbase como desde el ordenador o la tablet a través de la IP de cada dispositivo. 

• Alertas por retrasos y olvidos: si los empleados fichan tarde sus horas de trabajo los responsables de RR. HH. pueden recibir una alerta para que les recuerden la obligatoriedad de registrarlas. De igual modo, el empleado recibirá una notificación automática en caso de olvido.

• Redondeo de horas: en función del horario de trabajo de cada empleado, las horas registradas pueden redondearse para que cuadren con el intervalo de tiempo establecido.

• Restricciones de ubicación: los responsables de configurar el software de control horario pueden decidir si hay ubicaciones desde las que no se puede fichar como por ejemplo fuera de la oficina. 

• Remuneración de horas extra: las horas extra que se realicen pueden compensarse de manera automática facilitando su inclusión en las nóminas de los empleados.

• Cálculo de costes: los costes para la empresa y los recargos derivados de irregularidades se calculan de manera automática, pudiendo tener un mejor control sobre los gastos en los que ha de incurrir la empresa. 

Controla los tiempos de los equipos

Logra que los empleados registren sus horas de trabajo con eficiencia, seguridad y cumpliendo con la normativa. Consulta las horas de trabajo de toda la empresa en un vistazo.

Ir a una nueva gestión del tiempo

Desde sus inicios Woffu es un software dedicado a la gestión del tiempo, los turnos de trabajo y las vacaciones y ausencias. También disponen de diferentes herramientas para mejorar la comunicación entre los equipos, así como de un canal de denuncias en cumplimiento con la normativa vigente.

Algo muy positivo de Woffu son los reportes automáticos que genera a partir de los registros realizados en los que se da información sobre la presencia diaria o mensual de los trabajadores, posibles incidencias, fichajes, etc. Del software de control horario de Woffu cabe destacar las siguientes funcionalidades: 

• Reglas de fichajes y métodos: con Woffu es posible establecer determinadas reglas para los fichajes, como límites horarios, e incluso decidir qué sistemas de control horario pueden utilizar determinados empleados, áreas, centros de trabajo, etc. 

• Jornadas flexibles: Woffu permite establecer intervalos de fichaje flexibles para adaptarse a las políticas horarias de cada empresa.

• Categoría de horas: en función de las horas extra o excesos de jornada que se realicen, es posible atribuir una determinada categoría como “horas nocturnas”, “horas de festivos”, “para compensar”, etc. 

• Bolsas de horas: se pueden crear bolsas de horas que permitan a los empleados trabajar a través de este sistema, además de solicitar o compensarlas en función de cada caso.

• Tipos de presencia: los empleados pueden reflejar qué tipo de ausencia o de registro realizan en cada fichaje: por ejemplo de teletrabajo, trabajo en festivo, cita médica, etc.

• Extensión Chrome: permite crear un acceso directo a los fichajes desde Chrome para facilitar el registro de la jornada laboral a los empleados y evitar posibles olvidos. 

Esperamos que este artículo sobre los software control horario más completos del mercado te haya servido para decidir cuál se adapta mejor a tu empresa. Recuerda que todos ellos dan la opción de reservar una demo con su equipo para ver la plataforma en una sesión guiada. 

Si quieres ver el de Personio, te invitamos a reservar una demo y resolver todas tus dudas. También puedes probar gratuitamente nuestra solución y explorar todas las opciones que ofrecemos para el registro y el seguimiento horario en tu empresa.