Los 7 mejores software de canal de denuncias

Un software de canal de denuncias es una solución digital que permite a las empresas disponer de una vía anónima y segura para que cualquier persona relacionada con una organización pueda reportar irregularidades o actividades ilegales. Este sistema está regulado por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, y su principal objetivo es proteger a quienes denuncien cualquier infracción normativa, además de combatir la corrupción. 

Whistleblowing: Datos, hechos y medidas importantes

Esta guía te permitirá conocer fácilmente:

• Cambios recientes y próximos en las leyes de denuncia de irregularidades.

• Opiniones de los trabajadores españoles sobre este tema.

• Cómo habilitar la denuncia de irregularidades con Personio.

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La normativa también establece que todas las empresas privadas y públicas con más de 50 trabajadores o con un volumen de negocio de más de 10 millones de euros implementar este canal de denuncias. Entre otras cuestiones, este sistema ayuda a fomentar una cultura empresarial transparente, la ética laboral y un entorno de trabajo seguro. De no tenerlo, las personas físicas pueden enfrentarse a sanciones de hasta 300.000 de euros y las personas jurídicas de hasta 1.000.000 de euros en el caso de infracciones muy graves. 

Para cumplir con la normativa, un software de canal de denuncias debe tener una serie de funcionalidades que se ajusten a lo que marca la legislación. Estas son las esenciales:

• Garantizar el anonimato: el denunciante debe poder elegir si realiza la denuncia de forma anónima y, en todo momento, es necesario garantizar la confidencialidad y privacidad de la información que proporcione. 

• Administración de accesos: para cumplir con el anonimato del denunciante es fundamental que el software de canal de denuncias permita administrar quién tiene acceso a la información proporcionada y designar a un gestor de las denuncias. 

• Envío de acuse de recibo: el software debe enviar un acuse de recibo al denunciante confirmando su recepción en un plazo inferior a 7 días naturales. 

• Denuncia escrita y verbal: este sistema, según marca la normativa, tiene que dar la opción al informante de hacer su denuncia por escrito o de manera verbal. 

• Respuesta en 3 meses: los informantes tienen que recibir una respuesta con el estado de la denuncia en un plazo de menos de 3 meses desde que envió el acuse de recibo o, si este no se hubiera mandado, en 3 meses desde que la denuncia se puso.

• Notificación de plazos: teniendo en cuenta los plazos que fija la normativa, el software de canal de denuncias debe contar con sistemas de alerta que avisen de cuándo finalizan. 

• Funcionamiento del software: la empresa debe reflejar cómo funciona el software canal de denuncias y explicarlo por escrito. Por eso, es importante que este sistema cuente con un módulo para editar y personalizar esta explicación. 

• Envío de archivos: el software debe permitir a los informantes adjuntar cualquier tipo de archivo o documento que apoye su denuncia. 

• Categorías: es conveniente que el software permita diferenciar los distintos tipos de infracciones que se denuncian, para hacer una mejor gestión de las mismas.

Analizamos las características y las funcionalidades más destacadas de los mejores software de canal de denuncias que hay actualmente en el mercado.

El software de canal de denuncias de Personio, conocido como Personio Whistleblowing, forma parte de su software de RR. HH. integral que cuenta con cerca de una veintena de funcionalidades para reducir la carga de tareas administrativas y manuales asociadas a la gestión de personal. 

Este software puede ser utilizado tanto por pequeñas empresas como por medianas y grandes, en distintos países del mundo. Una de sus máximas es facilitar el cumplimiento de la normativa laboral. Por eso, además de con soluciones para garantizar la aplicación de otras legislaciones, como el registro de la jornada laboral, también cuenta con un potente software de canal de denuncias que se integra con el resto de soluciones de RR. HH. 

Estas son algunas de sus características más reseñables:

• Configuración simplificada: configurar el software de canal de denuncias es un proceso bastante ágil, ya que tan solo requiere de unos sencillos pasos como definir el idioma del canal y administrar los accesos, los permisos y los gestores.

• Diferentes canales de denuncia: bajo el mismo software la empresa puede disponer de varios canales, por ejemplo para diferentes entidades o países, de forma que el denunciante pueda elegir a cuál enviar su información.

• Registro de cambios: la plataforma registra automáticamente a quién se ha nombrado como gestor de casos y qué cambios se han realizado, conservando el histórico para realizar auditorías transparentes. De igual modo documenta cualquier actualización y cambios en el proceso de gestión de las denuncias. 

• Diferencia entre administrador y gestor: el software de canal de denuncias de Personio concede accesos diferenciados a los administradores del canal y a los gestores para que los primeros no puedan disponer de información sensible. 

• Contraseña de casos: cuando el informante termina su denuncia se genera una contraseña y un QR con el que podrá acceder a ella en todo momento. 

• Enlace de formulario personalizable: el canal de denuncias se comparte a través de un enlace que puede ser personalizado con el nombre de la compañía.

• Seguimiento de las denuncias: la plataforma ofrece un seguimiento detallado de cada etapa de la gestión de las denuncias como si fuera un timeline para un tratamiento más ágil y sencillo.

• Sistema de mensajería: los gestores de casos pueden comunicarse a través de un sistema de mensajería interno con los denunciantes, de forma anónima. Así, se fomenta una cultura transparente y se fomenta la comunicación tanto interna como externa.

Grupo Atico 34 es una empresa enfocada en la oferta de soluciones digitales y servicios que ayuden a las empresas a cumplir con el marco legislativo nacional e internacional; algunas de ellas están relacionadas con la protección de datos, la ciberseguridad, la normativa laboral o la puesta en marcha de un canal de denuncia. 

Dado su alto grado de especialización en todo lo relativo al cumplimiento de la normativa, su software de denuncias es muy potente y robusto, pudiendo ser utilizado por sectores como el de la hostelería, organismos públicos, medios de comunicación o sanitario. Además, también ofrecen asesoría jurídica. 

• Categorías de denuncia: cuenta con categorías predefinidas y personalizables en función del tipo de denuncia que realice el informante. 

• Cumplimiento del RGPD: se garantiza la privacidad y la protección de los datos ofrecidos según establece el RGPD a lo largo de todo el proceso, además del anonimato del informante.

• Sin límite de usuarios: el software puede ser utilizado por una cantidad ilimitada de administradores y empleados. 

• Diferentes formas de denuncia: las denuncias pueden hacerse por hasta tres vías: online, por teléfono, de manera presencial o por teléfono.

• Asignación de gestores: cada caso se asigna al gestor que corresponda en función de la categoría de la denuncia. 

• Seguimiento del proceso: todo el proceso de gestión de la denuncia puede hacerse desde la misma plataforma y ser archivado en caso de que las autoridades competentes necesiten información determinada. 

Whistleblower Software es una plataforma dedicada en exclusiva al procesamiento y gestión de denuncias, amparada por su matriz Formalize que también se especializa en el cumplimiento de normativas relacionadas con la ciberseguridad. 

Su canal de denuncias puede ser utilizado tanto por pymes como por grandes empresas del sector privado y público. Además, la compañía está presente en más de 80 países logrando un alcance global. Este software destaca por su alto nivel de seguridad y confidencialidad de los datos, además de por la facilidad de uso.

• Cumplimiento normativo: además de cumplir con la Directiva Whislteblower, este software garantiza a lo largo de todo el proceso de gestión de denuncias el cumplimiento de normas como el RGPD, LOPD, ISO/IEC 27001 o el ENS. 

• Control de acceso: el acceso a los casos de las denuncias se realiza mediante contraseña e incluso se puede añadir una identificación multifactor, garantizando una mayor protección.  

• Encriptado: todas las comunicaciones que se realizan en la plataforma se cifran de extremo a extremo (E2EE) para ofrecer una alta privacidad. Esto hace que ni el equipo Whistleblower pueda acceder a la información catalogada como confidencial.

• Anonimato del denunciante y gestores: se da la posibilidad de que tanto los denunciantes como los administradores y evaluadores de cada caso puedan ser anónimos o utilicen seudónimos.

• Transparencia: además de ofrecer un acuse de recibo al denunciante también se le proporciona información sobre quién tratará su caso y qué departamento se hará cargo de ello. 

Whistlelink es otro software de canal de denuncias especializado en exclusiva en este tipo de sistemas. Destaca por su facilidad de uso, su alto grado de personalización y por una interfaz intuitiva, tanto para los administradores como para los denunciantes. 

Aunque su sede está en Suecia esta solución está disponible en más de 35 idiomas y se dirige sobre todo a empresas del sector privado y público europeas. De Whistlelink destacamos los siguientes aspectos.

• Configuración ágil: se trata de un sistema que se puede personalizar con la imagen, el logo y otras características de la empresa de forma ágil y sencilla, en cuestión de unos minutos facilitando esta tarea al departamento responsable del canal.

• Sistema de mensajería interna: cuenta con un sistema de comunicación a través de mensajes entre el denunciante y la persona responsable de gestionar su caso. Además, ambos pueden recibir alertas cuando se recibe un nuevo mensaje.

• URL personalizable: la URL que da acceso al canal de denuncias puede ser personalizada con el nombre de la empresa o de las entidades que la componen.

• Diferentes categorías: de denuncia como acoso sexual, amenazas, violencia y robo, etc.

• Número de caso y confirmación: al terminar una denuncia, el informante recibe un código de verificación con el que acceder a ella cuando lo necesite y un número del caso. Sin embargo, no se genera un código QR. 

• Alertas con cada nuevo mensaje y plazos: el software envía alertas a los gestores avisándoles del vencimiento de plazos para responder o realizar una acción concreta. 

Centinela es el software de canal de denuncias de Lefebvre, una compañía especializada en  soluciones jurídicas y de gestión empresarial. Utilizan la inteligencia artificial y sobre todo se dirigen a despachos de abogados, asesorías y departamentos jurídicos de la Administración Pública. Sus productos también están pensado para mejorar la gestión de las empresas y facilitar el cumplimiento de la normativa.

Su canal de denuncias cuenta con el respaldo de un sólido equipo especializado en derecho laboral y su uso es bastante sencillo e intuitivo. Estos son los aspectos más reseñables.

• Canal de comunicación: la aplicación facilita un canal de mensajería interna entre el denunciante y el gestor de casos, mejorando la comunicación entre ambos de forma anónima.

• Tipología de denuncia: el denunciante puede elegir la categoría a la que pertenece su denuncia, como por ejemplo el incumplimiento de la legislación o normas internas. A su vez, los administradores pueden modificar las categorías que aparecen por defecto.

• Notificaciones: los responsables de la gestión del canal reciben una notificación automática cuando se produce una denuncia, agilizando su tratamiento.

• Plantillas: Centinela ofrece una serie de plantillas con sugerencias para apoyar la comunicación interna y la creación de textos durante el proceso de gestión. 

• Dashboard: el seguimiento de las denuncias se visualiza a través de un intuitivo dashboard que guía las distintas fases del proceso, como el registro de la denuncia su validación o rechazo, etc.

• Visión general: el software de canal de denuncias de Centinela también permite a los administradores una visión general del conjunto de denuncias que se han realizado junto a información básica como el nombre del gestor o la fecha de creación.

Coloriuris es una empresa especializada en la certificación de transacciones electrónicas garantizando la precisión y seguridad de los datos. Como parte de su cartera de soluciones cuenta con un canal de denuncias que las empresas pueden implementar de forma ágil y sencilla. Cuenta con diferentes certificaciones que hacen de este sistema una plataforma segura y fiable a la hora de reportar infracciones y gestionarlas.

Estas son algunas de sus características que más nos han llamado la atención:

• Sello elDAS: Coloriuris cuenta con este sello europeo que reconoce a la compañía el cumplimiento de diferentes normativas de identificación electrónica y su prestación de servicios de confianza.

• Registro de denuncias durante 15 años: cuando se cierra un caso, este se archiva de forma cifrada y se conserva durante al menos 15 años. 

• Acuse de recibo inmediato: este software de canal de denuncias realiza un envío automático acusando el recibo de las denuncias a los informantes, según marca la normativa.

• Notificaciones: cada vez que un denunciante abre un caso, el gestor recibe una notificación con los datos anónimos del informante. 

• Prórrogas inmediatas: la plataforma permite prorrogar otros tres meses la resolución de las denuncias en caso de que esté justificado este alargamiento. 

Whistleblowing: Datos, hechos y medidas importantes

Esta guía te permitirá conocer fácilmente:

• Cambios recientes y próximos en las leyes de denuncia de irregularidades.

• Opiniones de los trabajadores españoles sobre este tema.

• Cómo habilitar la denuncia de irregularidades con Personio.

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Ithikios es un software de canal de denuncias creado exclusivamente para este fin. Puede ser utilizado por empresas de todos los tamaños y sectores y se aloja en la nube. Su uso es muy sencillo y la propia empresa tiene incorporado este canal de forma activa, por lo que es posible, desde su página de inicio, ver cómo funciona. Además, su interfaz resulta bastante amigable y ofrece diferentes opciones de personalización. Estos son algunos de los aspectos que más nos han llamado la atención.

• Plantillas de presentación: a la hora de configurar y adaptar el canal de denuncias a las características de la empresa, es posible elegir entre diferentes plantillas haciendo más fácil y sencilla su puesta en marcha.

• Alto grado de personalización: igual que con la página de inicio, las diferentes etapas del proceso pueden personalizarse fácilmente y decidir su estructura moviendo y arrastrando diferentes bloques de forma muy sencilla.

• Flujos de trabajo: es posible crear automatizaciones y definir flujos de trabajo al designar a los responsables de cada categoría o determinar los niveles de acceso y protección, entre otras acciones. 

• Multiempresa: la configuración del canal está pensada para poder ser utilizada con diferentes entidades, filiales u oficinas dentro de una organización y adaptar en consecuencia los flujos de trabajo y los responsables. 

• Avisos de vencimientos: la plataforma alerta de los plazos legales a completar a través de un proceso claramente estructurado y guiado.

• Dashboard: cada gestor de casos tendrá acceso a un dashboard personalizable en el que podrá visualizar un calendario con las fechas claves en función del proceso, además del estado de cada denuncia, los comentarios y mensajes recibidos por parte de los informantes y la información clave. 

Como hemos visto, elegir el software de canal de denuncias adecuado es fundamental para cumplir con la normativa y evitar que se comentan irregularidades en la empresa, así como posibles sanciones. Las herramientas que hemos visto ofrecen características esenciales como la confidencialidad de los datos, el anonimato de los denunciantes o el seguimiento de las denuncias. 

Recuerda que la mayoría ofrece una prueba gratuita para que puedas testear su plataforma o una demo con una visita virtual por la plataforma. Si quieres ver cómo funciona un canal de denuncias en detalle, ¡contacta con nuestro equipo y te mostraremos esta herramienta sin compromiso!