Smart working: definición y aspectos clave

Smart Working describe métodos prácticos que ayudan a los empleadores a alejarse de una visión rígida de cómo y cuándo las personas pueden trabajar eficazmente.

Al introducir nuevas prácticas laborales flexibles, los empleadores pueden ponerse en una posición más sólida para:

Convertirse en un empleador más atractivo:

• Atraer y retener personal

• Apelar a un grupo más amplio de talentos

• Reducir el tiempo dedicado a los viajes a las reuniones y para desplazarse

• Proporcionar un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal

Ser más eficiente y productivo:

• Cumplir con las expectativas de los clientes

• Entregar pedidos y trabajos más rápidamente

• Reducir los gastos generales en la propiedad

• Reducir los niveles de absentismo

• Ahorrar en costes de combustible y estacionamiento

• Emitir menos dióxido de carbono

Para los empleados, también existen argumentos atractivos para cambiar de la rutina de trabajo tradicional al Smart Working, ya que para ellos puede significar:

• Mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida privada

• Reducir el estrés

• Reducir las horas extras

• Viajes de negocios más efectivos

El Smart Working (trabajo inteligente), fruto de unir el teletrabajo y las nuevas tecnologías, es el término utilizado para definir una nueva forma de trabajar que implica un sistema de trabajo más ágil y flexible, que pone el foco en los proyectos, la creatividad y las personas.

En una sociedad altamente interconectada como en la que vivimos, el ámbito laboral no podía ser menos. La importancia del trabajo ya no comprende el lugar físico desde el que se llevan a cabo las tareas, sino que se centra en el rendimiento del mismo.

Los empleadores y managers de proyecto pueden mantenerse al día mediante el uso de las nuevas tecnologías con un software para la gestión de personal, gestión de equipos, proyectos y tareas, y en un solo vistazo. Los empleados pueden mantenerse en contacto con el resto del equipo y compartir dudas y sugerencias desde su home office o cualquier otro lugar. La colaboración entre departamentos se lleva a cabo de forma más rápida y sencilla.

El Smart Working promueve, entre otros, la flexibilidad, la autonomía y la movilidad, proporcionando a los empleados herramientas que les permitan decidir cuándo realizar sus tareas, desde dónde y cómo hacerlo, e incrementando, de este modo, la satisfacción de los empleados.

El Smart Working puede ser entendido a simple vista como una optimización del teletrabajo, pero este concepto va más allá.

Entonces, ¿cuál es la diferencia principal entre ambas formas de trabajar?

En el teletrabajo, del mismo modo que en el trabajo presencial, el rendimiento se contabilizaba en base al cumplimiento del horario laboral. A diferencia, en el Smart Working el estándar es la consecución de unos objetivos. El empleado decide cómo gestiona su tiempo en base a las tareas que debe realizar y los objetivos establecidos.

Es, por tanto, un modelo basado en la eficiencia, que considera que si una tarea puede ser realizada en 3 horas, no hay razón para para que el empleado deba invertir 8 horas de trabajo. En este sentido, el Smart Working no significa trabajar menos, sino trabajar de forma remota, más ágil e inteligente.

El Smart Working comparte algunos rasgos con el teletrabajo, pero tiene algunas características totalmente nuevas que favorecen todavía más la implementación de este nuevo modelo de trabajo en la época actual. Así, entre las principales particularidades de esta metodología encontramos:

• El uso imprescindible de la tecnología. Es un aspecto clave del Smart Working. Partiendo de una indispensable conexión a Internet y del uso de dispositivos electrónicos, hasta el uso de un software para la gestión de proyectos y tareas para el equipo de trabajo, el éxito se basa en la digitalización de la empresa.

• El empleado puede trabajar desde cualquier lugar. Ya lo haga desde un home office acondicionado en el hogar, una cafetería o un espacio de coworking, el trabajador puede realizar todas sus tareas y subirlas a la nube de forma segura desde un ordenador, tablet o smartphone.

• No hay fronteras. En estrecha relación con el punto anterior, la ausencia de un lugar de trabajo predeterminado y obligado abre un nuevo mundo de posibilidades (y nunca mejor dicho): los empleadores pueden seleccionar y contratar profesionales de cualquier región, país o continente, mediante un software de recursos humanos, entrevistas telemáticas, etc… Del mismo modo, los smart workers pueden ofrecer sus servicios a cualquier empresa del mundo. La globalización es un hecho y ambas partes pueden beneficiarse de ella.

• La flexibilidad horaria es una prioridad. El modelo de trabajo de Smart Working se centra en los objetivos. Lo que importa no es trabajar en un horario preestablecido por la empresa que contrata, sino finalizar las tareas de forma ágil y eficiente. El trabajador dispone de total libertad para organizar y gestionar su trabajo. La confianza en el empleado, en este sentido, se convierte en un requisito imprescindible para poder implementar el Smart Working en la empresa, y en un punto clave para garantizar su éxito.

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Queda claro que el Smart Working ofrece multitud de ventajas añadidas frente a los modelos de trabajo tradicionales o el teletrabajo, pero también hay ciertos riesgos que han de ser tenidos en cuenta a la hora de implementarlo en tu empresa.

Tal y como mencionábamos anteriormente, este modelo de trabajo ágil se ha convertido en una solución a las necesidades actuales tanto para las empresas como para sus empleados. El Smart Working es una nueva forma de entender el trabajo que facilita la relación entre una y otra parte, y de las que ambas pueden sacar provecho si se lleva a cabo de forma adecuada.

Entre los beneficios de la implementación del Smart Working podemos destacar:

• La reducción de costes para el empleador Sin lugar a dudas, es uno de los principales atractivos del Smart Working para las empresas. Al eliminar el espacio físico de trabajo permanente, las empresas no solo pueden ahorrar en alquileres, sino también todos los gastos derivados del trabajo en una oficina física como son el mantenimiento de instalaciones, el desplazamiento de los empleados, las dietas, etc…

• La autonomía del empleado En este caso, son ambas partes las que se ven beneficiadas. Los empleados disfrutan de la libertad de decidir cómo gestionan su tiempo y pueden organizarse en función a sus necesidades. Esto, añadido a la posibilidad de trabajar desde el lugar que ellos deseen, resulta en empleados más felices y motivados, con afán por desarrollar sus aptitudes. Los empleados se vuelven más creativos, y con ello se consiguen mejores resultados; lo que nos llevaría al siguiente punto – mayor productividad.

• El incremento de la productividad La consecución de los objetivos es el marco de este modelo de trabajo. En relación a esto, si los empleados pueden gestionar su tiempo, sus tareas y sus proyectos de forma autónoma, se verán más motivados para poder realizar el trabajo de mejor forma para un rendimiento óptimo.

• La conciliación entre la vida laboral y la vida privada y familiar La implementación del Smart Working permite a su vez una mejora en la calidad de vida de los empleados. El hecho de no tener que desplazarse a un centro de trabajo físico permite al empleado disponer de más tiempo para otras áreas personales o profesionales. Además, el poder organizar las rutinas en base a las particularidades de cada persona y sus circunstancias es, sin duda, una de las ventajas esenciales, ya que ello implica una mayor satisfacción personal y, a su vez, profesional.

Aunque el trabajo inteligente es un método que puede aportar muchos beneficios a empleadores y empleados, no podemos dejar de mencionar las desventajas del Smart Working o los riesgos que puede suponer:

• Las distracciones y el aislamiento Es el temor principal de los empleadores: la ausencia presencial de una persona que supervise la actividad de los empleados, unido a las distracciones naturales del hogar, abre la puerta a una posible disminución de la productividad y puede suponer una amenaza a la cohesión del equipo de trabajo.

• El aumento de costes para el empleado. Al eliminar el espacio físico de la empresa, se abrió un vacío legal. ¿Quién debe pagar la conexión a internet? ¿Y la calefacción durante el invierno? En un principio, los trabajadores carecían de una ley que los amparara; sin embargo, con la publicación del Real Decreto Ley 28/2020 parece que los derechos de los trabajadores van a blindarse. No obstante, su aplicación efectiva puede demorarse hasta tres años, por lo que la situación es todavía algo incierta.

• Los límites entre la vida laboral y privada No siempre es sencillo encontrar esa separación entre lo profesional y lo personal, más aún cuando el espacio físico es compartido. Al difuminarse los límites entre lugar de trabajo y el espacio personal, los empleados pueden caer fácilmente en la sobrecarga y en la falta de descanso. Aun contando con una nueva regulación al respecto, corresponde al buen hacer de ambas partes minimizar este riesgo.

Como hemos comentado al principio del artículo, el teletrabajo carecía de regulación hasta la publicación del Real Decreto Ley 28/2020, por lo que quedaba a merced de convenios puntuales entre sindicatos y empresas.

Sin embargo, la nueva legislación pretende acabar con los interrogantes que han lastrado la implementación del Smart Working en España.

Entre los principales puntos del Real Decreto Ley, figuran los siguientes:

• El teletrabajo ha de nacer del común acuerdo entre las partes. Es decir, no se trata de una obligación, sino de un derecho. Ni el empleador puede obligar al empleado a realizar su trabajo de forma remota, ni el empleado puede elegir llevarlo a cabo sin el consentimiento del empleador.

• Dicho acuerdo es de carácter reversible. En caso de que cualquiera de las partes se muestre insatisfecha, se rescindirá el acuerdo y, por tanto, se regresará al régimen de trabajo presencial.

• La legislación solo contempla a aquellos que realicen teletrabajo de forma regular, es decir, al menos un 30% de la jornada laboral en un período de 3 meses. Por tanto, queda fuera de la regulación el teletrabajo esporádico.

Pese a que la implementación del Smart Working ha avanzado lentamente hasta tiempos recientes, este promete ser el modelo del futuro, también en España. Cada vez más, tanto grandes empresas como PYMES, están apostando por él. En Estados Unidos, una encuesta de Gartner a directores financieros y líderes financieros halló que el 74% planea continuar con parte de su equipo trabajando en remoto incluso después de que se alivien las restricciones por el Covid-19.

Empresas como AirTable o InVision han mostrado (ya en el 2017) que es posible desarrollar proyectos exitosos basados por completo en el Smart Working y el trabajo remoto. Empresas como Dell, Facebook, Google y Microsoft en EEUU y, por ejemplo, SEAT y el Banco Sabadell en España están implementando el Smart Working para ofrecer esta modalidad a sus trabajadores.

El Smart Working es un modelo para el futuro y especialmente importante para las empresas que quieren atraer el mejor talento. Los Millennials supondrán una gran parte del workforce mundial y 21% de ellos creen que la flexibilidad en el trabajo hace a las empresas más atractivas.

Esta evolución en la forma de trabajar flexible, el uso de la tecnología y la implementación como parte de la digitalización en las empresas será clave en el futuro para atraer los mejores talentos y ofrecer puestos de trabajo atractivos.

Especialmente, los departamentos de RRHH estarán en el punto de mira a la hora de promover e implementar nuevas formas de reclutamiento, seguimiento y desarrollo de equipos flexibles, remotos y no-remotos para poder garantizar la rentabilidad y el crecimiento sostenible de las empresas.

Para implementar esta metodología de manera eficaz es imprescindible contar con la tecnología necesaria. Esto no solamente implica aquellas herramientas digitales que los trabajadores necesitarán para llevar a cabo su puesto de trabajo de manera remota, sino también aquellas que permiten a la empresa llevar un control eficaz y una gestión sencilla del smart working.

La confianza de la empresa en los empleados es otro factor fundamental, ya que sin esta, no será posible implementar un modelo de smart working de forma adecuada, lo cual se relaciona con la comunicación interna, la cual, al no poderse llevar a cabo una supervisión directa del trabajo realizado, será un aspecto imprescindible tanto para el desarrollo profesional de los trabajadores como para el crecimiento de la empresa.

Personio es un software especializado en diferentes tareas de Recursos Humanos que te ayudará, en primer lugar, a implementar un modelo de smart working en tu empresa y, posteriormente, a llevar a cabo todas las tareas y gestiones necesarias para garantizar el éxito de este método de trabajo en tu negocio. 

Para poder realizar teletrabajo en una empresa, es imprescindible contar con las herramientas digitales necesarias para que los empleados puedan llevar a cabo sus funciones, y también para que la empresa pueda gestionar este sistema de forma eficaz. Por otro lado, la confianza en los trabajadores por parte de la empresa, así como la comunicación interna, también son aspectos fundamentales.

Las principales ventajas del teletrabajo son que ofrece una mayor flexibilidad y libertad a los trabajadores, lo cual aumenta su motivación, productividad y rendimiento. Además, también supone una reducción de ciertos costes para las empresas.

Por otro lado, el teletrabajo puede dificultar el trabajo en equipo y la comunicación interna de la empresa, y puede hacer que sea más complicado llevar a cabo ciertas tareas, como el control de la jornada laboral. Por eso, en caso de querer implementar el teletrabajo, es importante contar con un software especializado que permita agilizar tareas como el registro de jornada o la evaluación del desempeño de los empleados.

El trabajo a distancia también se conoce como teletrabajo, trabajo en remoto o remote working. Es importante mencionar que muchas personas piensan que trabajo a distancia y smart working son conceptos sinónimos. Sin embargo, esto no es correcto; el smart working es una metodología de trabajo que implica varios factores, entre los cuales se encuentra el teletrabajo o trabajo a distancia.