Sistemas de control horario: ¿qué son y qué opciones existen?

Un sistema de control horario es un método utilizado por las empresas para llevar a cabo un registro de las horas realizadas por los trabajadores, así como de su horario laboral. Normalmente, es el Departamento de Recursos Humanos quien se ocupa de gestionar esta cuestión. Es imprescindible que este registro indique la hora de inicio y de finalización de la jornada laboral, junto a los descansos realizados que no sean retribuidos.

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Las empresas pueden utilizar diferentes sistemas de control horario en función de su tamaño, número de oficinas o centros de trabajo y la cantidad de trabajadores. Es importante tener en cuenta, sin embargo, que todos los empleados deben llevar a cabo este registro de horas trabajadas, tanto aquellos que trabajan de forma presencial como los que realizan teletrabajo.

Escoger un sistema de control horario completo y eficaz ayudará a las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de forma mucho más fácil y proporcionará datos relevantes para su crecimiento.

La principal razón es que las empresas deben cumplir la legislación española en cuanto al control horario de los trabajadores de la organización. Hasta hace unos años, no todas las empresas tenían la obligación legal de llevar un registro de las horas realizadas por sus trabajadores. Sin embargo, en 2019 se aprobó el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que modificaba diferentes artículos del Estatuto de los Trabajadores y cuyo objetivo principal era regular diferentes aspectos relacionados con la jornada laboral de los empleados y la realización de horas extraordinarias.

Por lo tanto, desde que entró en vigor esta nueva regulación, en mayo de 2019, la ley establece que todas las empresas del país deben llevar a cabo este control de horas trabajadas, independientemente de sus dimensiones, el sector al que pertenezcan y el número de empleados que trabajen en dicha organización.

La empresa tiene que guardar estos registros durante un mínimo de cuatro años. En caso de no cumplir con la normativa, la organización puede recibir una sanción, cuyo importe dependerá de si se trata de una infracción leve o grave, y que puede llegar a ser de hasta 6.250 euros.

También hay otros motivos por los cuales los sistemas de control horario son una herramienta realmente importante para las empresas. Cabe destacar que permiten lo siguiente:

• Conocer y controlar con detalle el número de horas extraordinarias realizadas por los trabajadores.

• Llevar un control del absentismo laboral, es decir, conocer las horas o días en los que diferentes trabajadores no han asistido al trabajo. El absentismo laboral puede ser una consecuencia de una falta de motivación laboral, de problemas de salud o de un mal clima laboral, por lo que es importante controlarlo y gestionarlo de la forma correcta.

• Garantizar que los trabajadores obtienen un buen equilibrio entre su vida profesional y su vida personal (también conocido como work-life balance). Esto es algo indispensable para su salud laboral.

• Obtener información y datos detallados que son necesarios para llevar a cabo diferentes gestiones y tareas, como el cálculo de nóminas o la evaluación del desempeño, aspectos que proporcionan información relevante y necesaria acerca de la empresa.

• Analizar el nivel de presentismo laboral en la organización. Si un empleado está anotando horas, pero sus tareas no están saliendo adelante, podría tratarse de un caso de estas características, con los problemas que ello conlleva.

Registrar las horas trabajadas es obligatorio

La empresa debe llevar un control horario de cada trabajador incluidas las horas extraordinarias. Registra los tiempos de trabajo sin esfuerzo, de forma correcta y clara.

Ir a una nueva gestión del tiempo

Con el paso de los años, han ido apareciendo diferentes sistemas de control horario. Actualmente, estos son los principales:

El sistema de control de horas de trabajo más tradicional consiste en anotar en una hoja de papel los diferentes datos relacionados con la jornada laboral: la hora de entrada, la hora de salida y los descansos realizados.

Algunas empresas utilizan una hoja de Excel para registrar las horas de entrada y salida del trabajo. Es una opción sencilla, pero en algunos casos puede no resultar la más práctica. Algunos ejemplos de estos casos serían las empresas que realizan teletrabajo; los trabajadores que se dedican al sector comercial, que entran y salen de la empresa de forma constante, o las empresas con un elevado número de empleados, ya que puede resultar más complicado para el Departamento de Recursos Humanos gestionar toda la información y establecer un verdadero control 100 % fiable.

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Este es otro de los sistemas de control horario más conocidos. Hasta hace unos años, era uno de los métodos más utilizados, pero la aparición de nuevas herramientas más innovadoras ha hecho que vaya perdiendo popularidad. A diferencia de otros sistemas, requiere una instalación inicial y un mantenimiento.

Estos sistemas funcionan mediante el reconocimiento de la huella dactilar, la voz, la pupila u otros rasgos físicos. Suelen tener un coste más elevado y a menudo se utilizan en empresas que requieren un alto nivel de seguridad.

Este es uno de los sistemas más populares hoy en día. Con el avance de la tecnología, cada vez más negocios deciden llevar a cabo una transformación digital del Departamento de Recursos Humanos mediante la implementación de un software especializado en diferentes tareas, entre las cuales se encuentra el registro de la jornada laboral.

Además de contar con múltiples funcionalidades, se trata de un sistema muy sencillo de implementar y que no requiere la instalación de ningún tipo de hardware. Es una opción económica que puede beneficiar a empresas de cualquier sector, especialmente a aquellas con modelos de trabajo flexible.

El objetivo principal de la normativa que regula el registro de la jornada de trabajo de los empleados de una empresa es luchar contra la precariedad laboral y evitar posibles situaciones de explotación laboral. En otras palabras, un control de las horas de trabajo adecuado permite garantizar que los trabajadores realizan las horas correspondientes según su contrato y según lo que establece la ley. Además, esta normativa también permite controlar el número de horas extraordinarias que realizan los trabajadores, de modo que no se supere el máximo anual permitido.

En definitiva, el registro de las horas de trabajo es una manera de garantizar que las organizaciones cumplen lo establecido por ley en relación con diferentes aspectos asociados a la jornada laboral, como son el número de horas diarias realizadas o las horas complementarias y extraordinarias.

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Es recomendable que las empresas se familiaricen con la guía sobre el registro de jornada del Gobierno para poder conocer todos los aspectos relacionados con esta normativa. A continuación se ofrecen varios consejos que pueden resultar de utilidad para las empresas en el momento de implementar un sistema de control horario laboral:

• Es importante explicar a los trabajadores el motivo y la importancia del registro de la jornada laboral, así como especificar los diferentes beneficios que supone.

• Por supuesto, la empresa debe escoger un sistema de control horario adecuado, que tenga en cuenta a todas las personas de la empresa. Dicho de otro modo, en el caso de una empresa, por ejemplo, que cuenta con empleados que realizan teletrabajo, deberá escoger un sistema que permita a estos trabajadores registrar su jornada laboral de manera práctica y sencilla desde cualquier lugar.

• También es imprescindible proporcionar toda la información necesaria acerca de cómo realizar el registro de la jornada y asegurarse de que todos los trabajadores conocen el funcionamiento del sistema. Esto ayudará a evitar posibles errores.

• Escoger un software como sistema de control horario es especialmente recomendable, puesto que ofrece beneficios tanto a la empresa como a los trabajadores. Es un sistema seguro y sencillo de utilizar, además de resultar ideal para las empresas con modelos de trabajo flexibles.

Personio es un software especializado con una amplísima variedad de funcionalidades y que ya cuenta con 100 integraciones. Se trata de una herramienta que puede resultar de gran utilidad para el Departamento de Recursos Humanos de una empresa, pero también para toda la organización a nivel general.

Esta herramienta digital es de implementación rápida y permite agilizar múltiples procesos y tareas relacionadas con el registro de las horas de trabajo, además de con la selección de personal, la gestión del talento y con el performance management, entre otros aspectos. Estas son las ventajas que Personio puede ofrecer a tu negocio en cuanto al control de horarios:

• Es un software muy sencillo de utilizar y que resulta muy práctico tanto para la organización como para todos sus trabajadores.

• Permite asegurar que la empresa cumple con la normativa vigente en cuanto al control de las horas de trabajo de los empleados.

• Los trabajadores pueden registrar el inicio y la finalización de su jornada laboral de forma muy sencilla. Posteriormente, los responsables solo han de confirmar estas horas.

• Los trabajadores tienen la opción de registrar las horas trabajadas a través de la página web, mediante una aplicación instalada en el móvil o con un sistema integrado. Esto resulta de gran utilidad para aquellos usuarios que no trabajan desde la oficina y deben registrar la jornada laboral en remoto.

• Genera informes completos y precisos. Además, su interfaz es muy visual, por lo que la información se proporciona de forma clara.

• Permite controlar el absentismo laboral.

• Es posible establecer normas en relación con los descansos de los trabajadores, para así asegurarse de que los empleados realizan las pausas necesarias.

• Personio permite realizar cálculos relacionados con la preparación de nóminas, las horas extraordinarias y las horas complementarias de los trabajadores.

• La información obtenida agiliza tareas como la gestión de los cuadrantes de trabajo.

• También agiliza las solicitudes de vacaciones en la empresa y su gestión.

• Permite conocer el número de horas realizadas por cada uno de los trabajadores, lo cual es muy relevante para otros procesos, como por ejemplo la evaluación del desempeño. Esto ofrecerá a los trabajadores información acerca de sus puntos fuertes y débiles. La empresa también obtendrá datos relacionados con la productividad laboral y el rendimiento.

El uso de un software como sistema de control de horas trabajadas supone muchos beneficios en comparación con otros sistemas tradicionales. Las ventajas más importantes de este sistema son:

• Ayuda a las empresas a cumplir con la normativa vigente. Asegurarse de que los empleados no realizan más horas de la cuenta y de que hacen las pausas necesarias es algo indispensable tanto para la salud de los trabajadores (y para evitar la insatisfacción laboral) como para evitar posibles multas y sanciones.

• Proporciona información muy precisa, no solamente de las horas trabajadas por cada persona, sino también del total de horas realizadas en un periodo de tiempo o en un departamento concreto. Esto resulta beneficioso para calcular la productividad de los empleados a nivel individual, pero también de los diferentes equipos y de la empresa en general.

• Gracias a la automatización de las tareas relacionadas con el control horario, la empresa puede ahorrar tiempo y costes. Esto se debe a que el software realiza cálculos precisos de manera automática. En cambio, si se utilizan otros sistemas de control horario que son más tradicionales, es necesario realizar estos cálculos de manera manual, lo cual requiere de más horas y podría llevar a las personas a cometer errores que, con procesos automatizados, se eliminan completamente.

• Todos los trabajadores de la empresa, independientemente del lugar desde donde realizan sus tareas, pueden utilizar este sistema, y los responsables pueden acceder a la información en cualquier momento. En cambio, hay otros sistemas, como las máquinas de fichar o el control mediante una hoja de papel, que no resultan tan prácticos para las personas que trabajan desde casa.

• Además, los informes proporcionados por el software son muy completos y visuales, y es posible obtenerlos de forma automática. Utilizar un programa especializado también es una forma de evitar posibles errores y obtener cálculos y datos mucho más precisos.

• Al tratarse de un programa de Recursos Humanos, es posible automatizar y agilizar una variedad de tareas muy amplia gracias a los datos obtenidos, algo que no sucede con otros sistemas de control horario.

En términos generales, todas las empresas tienen la obligación de cumplir con la ley de control horario. Sin embargo, existen ciertos casos muy específicos en los que ciertos profesionales no tienen que llevar a cabo este registro. El principal ejemplo son las relaciones laborales de carácter especial, las cuales cuentan con una normativa específica. Estas están contempladas en el Estatuto de los Trabajadores e incluyen, entre otros ejemplos, el personal de alta dirección, el personal de servicios del hogar y deportistas profesionales.

Sí, en caso de no llevar a cabo un control horario de los empleados de la manera correcta, la empresa puede recibir una sanción, cuyo importe dependerá de la gravedad de la infracción. 

Algunos de los principales aspectos que hay que tener en cuenta al escoger un sistema de control horario son los siguientes: debe ser fácil y práctico de usar y debe estar disponible para todos los empleados de la empresa, tanto los que trabajan de manera presencial como los que realizan teletrabajo.

Por otro lado, las empresas deben guardar estos registros durante cuatro años como mínimo. Si una empresa no lleva a cabo este registro de manera correcta, o si no dispone de la documentación necesaria en caso de inspección, puede recibir sanciones.

El registro de jornada debe llevarse a cabo en cualquier caso y por todos los empleados, y debe incluir la hora de inicio de la jornada laboral y la hora de finalización. También deben incluirse los descansos que no sean retribuidos.