Simulador de horarios de trabajo [+Plantilla Excel]

Un simulador de horarios de trabajo es una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas a crear y gestionar los horarios de trabajo de sus empleados de manera eficiente. Estos simuladores permiten a los responsables de RR. HH. planificar y organizar los turnos de trabajo, asegurando el cumplimiento del tiempo esperado o la detección de posibles sobrecargas.

También ayuda a optimizar el uso del tiempo de los empleados y que puedan llevar a cabo un registro horario. La mayoría de simuladores de horarios de trabajo funcionan en la nube y son conocidos como softwares de control horario. Sin embargo, también pueden utilizarse otras herramientas como por ejemplo plantillas Excel. 

Plantilla control horario de trabajo

Completa las horas de trabajo de los empleados con esta plantilla gratuita

Descarga la plantilla de control horario de trabajo

Un simulador de horarios sirve para organizar y optimizar la asignación de turnos y tareas a los empleados, garantizando que haya suficiente personal disponible en todo momento para cubrir las necesidades del negocio. También sirve para calcular horas trabajadas e identificar áreas de mejora en la planificación de la empresa. 

Esto contribuye a equilibrar la distribución horaria, reducir el estrés laboral y mejorar la satisfacción de los empleados, además de cumplir con las diferentes normativas laborales, como por ejemplo la de registro horario. A continuación detallamos algunos de los usos principales de un simulador de horarios de trabajo: 

Uno de los aspectos más importantes de utilizar un simulador de horarios de trabajo es asegurar el cumplimiento de la normativa de registro horario. Desde el 2019, en España es obligatorio el fichaje diario del inicio y el final de la jornada laboral. Así lo establece el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, cuyo principal objetivo es luchar contra la precariedad laboral.

Para ello, un simulador de horarios de trabajo es una herramienta fundamental para lograr hacer un seguimiento efectivo y conservar los registros actualizados tal y como marca la legislación. 

Calcular las horas de trabajo manualmente es una tarea que consume tiempo y esfuerzos y que, además, puede conducir a errores. Sin embargo, un simulador de horarios de trabajo facilita este proceso al contabilizar automáticamente las horas trabajadas por cada empleado, incluyendo las horas extras y los descansos.

De esta forma, además de reducir el número de tareas administrativas, se garantiza que los cálculos sean precisos y correctos. 

Crear turnos de trabajo que cubran las necesidades de la empresa como las de los empleados puede ser un desafío. En este sentido, un simulador de horarios de trabajo permite a los responsables de RR. HH. diseñar turnos de manera eficiente en base a la disponibilidad y las preferencias de los trabajadores y los requisitos operativos de la empresa. 

Hacer seguimiento y calcular las horas trabajadas es esencial para la gestión de RR. HH. Un simulador de horarios de trabajo facilita esta tarea al mantener un registro detallado de las horas que cada empleado ha realizado, haciendo posible revisar y analizar estos datos fácilmente.

Esto es crucial para la elaboración de informes, la gestión de nóminas o las evaluaciones del desempeño de los empleados.

Gestionar las vacaciones y ausencias de los empleados puede complicarse sin una herramienta adecuada. Un simulador de horarios de trabajo permite a los responsables de equipo y de RR. HH. hacer una planificación en base a los cuadrantes horarios de los empleados, asegurando que haya personal suficiente y disponible para cubrir las funciones necesarias.

Esto ayuda a evitar problemas de última hora y garantiza una mejor organización a largo plazo.

Este tipo de sistemas también mejoran la planificación al ofrecer una visión clara y organizada de las horas trabajadas y las esperadas. De esta forma, es posible ajustar la asignación de turnos o la distribución de la carga de trabajo por departamentos, áreas u oficinas, contribuyendo a crear un entorno de trabajo más eficiente y con un mejor clima laboral.  

El uso de un simulador de horarios de trabajo en Excel es relativamente sencillo, tan solo requiere seguir unos pasos que explicamos a continuación:

Para utilizar un simulador de horarios de trabajo en Excel puedes crear una plantilla o descargar la que hemos creado desde Personio. Para hacerlo, tan solo tienes que hacer clic en la imagen inferior, rellenar un breve formulario y recibirla al correo electrónico que hayas introducido.

Plantilla control horario de trabajo

Completa las horas de trabajo de los empleados con esta plantilla gratuita

Descarga la plantilla de control horario de trabajo

A continuación, encontrarás dos pestañas: una para el registro del horario mensual por empleado y otra para el registro semanal de varios empleados. Puedes duplicar las pestañas tantas veces como sea necesario. 

Para comenzar a utilizar la plantilla de horario mensual, tan solo deberás introducir la información de la empresa y del trabajador, así como de los días a registrar y las horas esperadas.

A continuación, el empleado en cuestión podrá reflejar de forma diaria el inicio y el final de su jornada laboral, así como los descansos. 

Para usar la plantilla de horario semanal, tendrás que seguir los mismos pasos: anotar la información de la empresa y de todos los empleados que vayan a registrar su horario. 

La plantilla calculará de forma automática cuántas horas se han fichado y las deducirá del total de horas esperadas. En ambos simuladores de horarios de trabajo, tanto el mensual, como el semanal, podrás observar si se han realizado horas extras o si hay horas que faltan por cubrir.

Recuerda que la plantilla también puede utilizarse de forma impresa, pero, en ese caso, hay que tener en cuenta que habrá que hacer de forma manual el recuento de las horas trabajadas frente a las horas esperadas.

Si quieres saber más sobre su funcionamiento, puedes leer este artículo sobre cómo usar esta hoja de control horario.

Digitalizar los horarios de trabajo, así como el registro de la jornada laboral es de gran utilidad para cumplir con la normativa de control horario de forma efectiva, evitar errores en los fichajes y ganar en agilidad. Para ello, lo más recomendable es utilizar un software especializado que permita a los empleados, desde cualquier dispositivo, fichar sus horas de trabajo.

Un ejemplo es el software de registro horario de Personio que automatiza la creación, gestión y seguimiento de los horarios. Los responsables de RR. HH. pueden crear políticas de registro horario, establecer límites de fichaje y tener una visión general de los fichajes de todos los empleados de manera global e individualizada.

También tienen la posibilidad de conservar los registros durante al menos 4 años, tal y como marca la normativa, y tener la información disponible y actualizada en todo momento en caso de inspección laboral.

De igual modo, pueden acceder a informes generados automáticamente para hacer un seguimiento más efectivo, analizar posibles sobrecargas de trabajo y áreas de mejora. Además, la información se sincroniza con los datos de la nómina para, entre otras cuestiones, compensar las horas extras que se hayan realizado.

¡Descubre el software de RR. HH. de Personio en una demo con nuestro equipo o prueba la herramienta de forma totalmente gratuita, y sin necesidad de introducir tu tarjeta bancaria, durante 14 días!