RR. HH. digitales: Puntos clave para la transformación digital del departamento

Antiguamente, la mayor parte del trabajo se realizaba sin usar ordenadores. Mucha información se mantenía en grandes carpetas y las notas más importantes estaban en cuadernos particulares o incluso en la cabeza de algún empleado. El uso progresivo de ordenadores fue sustituyendo esa manera de trabajar y hoy se tiende a un clima laboral de digitalización completa. De este modo, progresivamente se almacenan los datos con la intención de analizarlos y sacar provecho y ventajas de estos.

Con la digitalización, hay mejoras en los procesos de contratación, gestión del desempeño, gestión del talento, compromiso de los empleados y otros aspectos de la gestión de los recursos humanos.

Durante el proceso de contratación y de evaluación del desempeño, los trabajadores de recursos humanos analizan incluso las cuentas de redes sociales de los candidatos. También realizan pruebas y entrevistas de candidatos directamente de manera online, lo que es un ahorro de tiempo y de costes.

La participación de la generación Y (también llamada generación Millenial) en el mundo de los negocios, que hace un uso intensivo de la tecnología, está empujando a las empresas a digitalizarse incluso en el control horario. Estas personas están muy familiarizadas con las tendencias digitales y, en cierto sentido, las empresas deben seguir su ritmo.

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Nadie sabe cómo evolucionará la crisis del coronavirus. Por eso, conviene que tanto el departamento de RR. HH. como la empresa en general estén preparados y cuenten con procesos de RR. HH. fluidos.

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Hay elementos clave que se pueden lograr a través de la digitalización de recursos humanos y que permiten abordar la implementación de la transformación digital en los recursos humanos y en su gestión documental.

Durante los últimos años hay un aumento en el número de empresas y organizaciones que han decidido emprender el camino hacia la transformación digital de los recursos humanos. La elección de la plataforma de RRHH digitales adecuada a implementar constituye un paso fundamental en este complejo y delicado proceso, que debe ser precedido, acompañado y seguido de una cuidadosa planificación, formación y análisis.

Para garantizar un resultado exitoso, un proceso de digitalización de RRHH online debe incluir los siguientes elementos:

Un proceso de transformación de RRHH digitales será exitoso cuando tenga como propósito solucionar no solo los problemas del departamento de RRHH, sino también los de los empleados. Por ende, esto ayuda a solucionar los problemas que pueda tener la empresa al completo.

Los objetivos del proyecto pueden ser simples o complejos, pero siempre deben estar claros y bien definidos. Un objetivo simple podría ser permitir que los empleados controlen su propia formación interna, por ejemplo, dándole los recursos necesarios para que elijan de forma autónoma entre los cursos de capacitación corporativos y apuntarse a ellos. Aquí los recursos humanos online juegan un papel crucial.

La implementación de los objetivos para digitalizar correctamente los recursos humanos debe estar definida en fases. Cada una de ellas debe estar bien estructurada, con sus plazos de ejecución, el área afectada y las posibles mediciones para controlar su ejecución correcta antes de comenzar la siguiente fase. De este modo, se logra que al final del proceso, si todas las fases se han realizado correctamente, la implementación digital sea todo un éxito.

La integración de la tecnología permite la gestión, el desarrollo y el despliegue de talento basados ​​en habilidades, liberando todo el potencial de los empleados.

Es importante determinar cuáles son las habilidades que se necesitan internamente y también tener acceso a un amplio grupo de talentos que pueda ofrecer esas habilidades. La gestión digitalizada ayuda a las organizaciones a garantizar que las personas con las habilidades adecuadas se desplieguen en proyectos de alto impacto y permite resolver problemas críticos de los clientes. La gestión total del talento mediante la digitalización requiere una visión amplia y multicanal que se desarrolla y gestiona mejor gracias a la digitalización.

La comunicación es clave. Cualquier tipo de tarea que se realice en una empresa necesita de una comunicación efectiva, especialmente si se desea implantar un modelo digital que afecte al día a día de los empleados. De este modo, es necesario considerar herramientas de comunicación entre empleados, sistemas, clientes o socios como parte de una de las muchas cosas a implantar durante la transformación digital.

Las organizaciones que experimentan transformaciones en el área de RRHH digitales, a menudo miden el éxito de sus iniciativas digitales de sus RRHH online frente a varias métricas comerciales, tal como medirían el retorno de la inversión (ROI) para proyectos más convencionales.

Aunque el ROI esperado para los programas de transformación digital varía de un programa a otro y de una empresa a otra, los expertos indican que hay una serie de beneficios generales de transformación digital, todos interrelacionados e interdependientes.

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Mantenerse al tanto de la última tecnología es clave. Pero como todos sabemos, la tecnología avanza rápidamente y es fácil quedarse atrás. Acceder a la última innovación tecnológica y a los datos en tiempo real bajo un entorno seguro es crucial para cualquier industria, no solo para mantenerse al día, sino también para garantizar una ventaja competitiva en el dinámico mercado actual. La creación de un entorno de avance digital también atrae a los candidatos nativos digitales de hoy en día. Al adoptar la transformación digital, no solo estás agilizando tus operaciones diarias, sino que también estás empoderando a tu plantilla para que crezca con tu organización y así estás asegurando tu éxito en el futuro.

Algunos otros beneficios son:

La eficiencia y la productividad de muchas tareas mejoran con el uso de tecnologías digitales, ya que aceleran y optimizan los procesos. La automatización robótica de procesos, por ejemplo, puede superar a los humanos por múltiples factores. IBM mostró bots que completaron tareas 20 veces más rápido que los humanos y, por lo general, no cometen errores como las personas.

A medida que las empresas se transforman, reemplazan los sistemas heredados que sirven a las unidades comerciales individuales con arquitecturas de TI modernas diseñadas para consolidar procesos. Esto afecta a todos los departamentos de RR. HH. digitales, donde los datos fluyen con más eficiencia. Los expertos indican que el enfoque tecnológico digital de extremo a extremo ayuda a eliminar tareas duplicadas y superfluas, así como los costes asociados. Además, los recursos informáticos bajo demanda y las plataformas como servicio han ayudado a las organizaciones a optimizar su gasto en tecnología al proporcionar tanta capacidad informática como sea necesario en el momento, en lugar de pagar por un exceso de capacidad innecesario.

Las organizaciones con RRHH digitales construyen una cultura digital que ayuda a adaptarse mejor y más rápidamente al mercado. Pero va más allá, porque incluso favorece la adaptación a trastornos sociales y económicos dramáticos como los causados por la pandemia de COVID-19. Las empresas pueden sobrellevar mejor los altibajos comerciales normales al tener digitalización en la gestión de sus recursos humanos.

Además, el uso generalizado de tecnologías digitales, en particular la computación en la nube respalda aún más la capacidad de recuperación de la organización al ofrecer redundancias y elasticidad integradas. La mayoría de los directivos reconocen que los beneficios de la transformación digital les ayudan a construir una empresa más resistente y resiliente.

Afecta a todo tipo de empresa, pequeña, mediana o grande. Afecta a particulares con un negocio familiar y también a los autónomos. Las relaciones laborales y los recursos humanos online están implicados en la transformación digital y en sus retos ante las organizaciones.

Si bien los medios y la velocidad de adaptación a lo digital varían de una institución a otra, los retos abordados son en gran medida los mismos.

A medida que las relaciones laborales de las empresas de todos los tipos y tamaños continúan en el camino de su viaje de transformación digital, muchas encontrarán que algunos departamentos parecen estar mejor preparados para adaptarse e integrar nuevas tecnologías que otros.

Una razón importante por la que los departamentos de RRHH digitales tienen dificultades para responder a las nuevas tecnologías es que el efecto potencialmente transformador de estas innovaciones suele ser mucho mayor para recursos humanos que para otros departamentos. La empresa de servicios profesionales cree que la tecnología digital tiene el potencial de alterar por completo el papel de los departamentos de recursos humanos, y que esto podría resultar en un cambio total en la función de recursos humanos.

Sin embargo, este cambio radical en la función no elimina la necesidad de departamentos de recursos humanos. En cambio, los profesionales de recursos humanos tienen la oportunidad de asumir un papel más expansivo y estratégico dentro de sus organizaciones.

Los RRHH digitales seguirán desempeñando un papel importante. El análisis de los datos de los empleados y el uso de esta información para crear una marca de empresa sólida y ofertas de talento personalizadas serán las funciones de los departamentos de recursos humanos que adopten por completo la transformación digital.El reto de transformar el modelo de negocio y optimizar la motivación, eficiencia y labor de los empleados pasa por la digitalización, aunque nadie ha dicho que sea fácil, es todo un desafío.

Las redes sociales internas tienen como objetivo mejorar la comunicación interna y la colaboración entre los empleados. Al facilitar las interacciones entre los trabajadores, independientemente del departamento al que pertenezcan, estas herramientas ayudan a promover el espíritu de equipo y el compañerismo, lo que fortalece aún más la cultura de la empresa. El departamento de recursos humanos debe favorecer y promover este tipo de redes internas para aumentar la interacción y el sentido de equipo dentro de la compañía.

Las empresas pueden mejorar la motivación de los empleados mediante el uso de herramientas y técnicas basadas en juegos. Este tipo de herramientas, conocidas como plataformas de gamificación, se pueden utilizar en cualquier departamento y en muchas situaciones, como alentar a los representantes de ventas o fomentar la participación de los empleados en actividades de trabajo en equipo. La cuestión es definir qué tareas, procesos o actividades te gustaría impulsar. Entonces todo lo que se necesita es establecer premios, como rankings, insignias o incentivos económicos para motivar a los empleados a dar lo mejor de sí mismos. Una vez más, es una excelente herramienta que los recursos humanos pueden utilizar para motivar empleados y crear un ambiente laboral más distendido y amable.

Vivimos en la era del aprendizaje permanente, lo que significa que cada persona asume la responsabilidad de su propia formación, aprendizaje y mayor conocimiento de las herramientas de gestión. Los recursos humanos pueden colaborar a la formación de los empleados y a su proyección profesional adquiriendo nuevas capacidades aprovechando plataformas educativas y todo lo que ofrecen.

El software de gestión de nóminas es una de las herramientas básicas ya implementadas en casi todos los departamentos de RRHH digitales. Este tipo de software generalmente también ofrecen sistemas de seguimiento de vacaciones y canales de comunicación que permiten que el departamento de recursos humanos procese fácilmente la documentación interna. El tratamiento de bajas de empleados, maternidad, nuevas incorporaciones, días libres e incluso las horas extras pueden ser gestionadas de manera rigurosa con este tipo de programas.

Controlar el tiempo trabajado de los empleados es esencial. Ahora con la tendencia del trabajo en remoto puede incluso ser imprescindible para algunas empresas. Tener un software que registre las horas trabajadas por cada empleado puede ser una herramienta esencial en la digitalización de los recursos humanos.

En el trabajo presencial ya sabemos que el gobierno requiere un control de ese tiempo trabajado, por lo que una vez más, este tipo de software pasa a ser fundamental. Llevar un seguimiento de las horas trabajadas, las horas de vacaciones, las bajas de los empleados y las horas extras o complementarias es tarea del departamento de recursos humanos, y ahora se puede y debe digitalizar.

El software de gestión del desempeño de recursos humanos es una tecnología que ayuda a comprender mejor la productividad y el desempeño general de los empleados. Las herramientas de software de gestión del rendimiento admiten el establecimiento de objetivos, las evaluaciones de los empleados, así como la retroalimentación y el entrenamiento continuos.

Las transformaciones digitales han tenido un impacto masivo en la experiencia diaria de los empleados. Las nuevas experiencias que los profesionales de los recursos humanos trasladen a los empleados permiten integrar departamentos, áreas de trabajo y equipos de personas. Un empleado motivado y con energía tiene un valor incalculable, de modo que merece la pena invertir en su motivación y hacer de su trabajo una experiencia diaria positiva.

Los profesionales del sector de RRHH digitales no necesitan ser tecnólogos o estadísticos. Sin embargo, sí que deben ser capaces de conectar con la tecnología, tanto en aprender a usarla como en estar predispuestos a ella. La implementación de nuevas herramientas y tecnologías permiten una mejor información para respaldar las estrategias, los programas relacionados con las personas y la toma de decisiones.

Hay ciertas habilidades que siguen siendo importantes, aun cuando hablamos de tecnología y transformación digital.

Algunas son:

• Comunicación efectiva: los profesionales de recursos humanos deben ser precisos cuando se comunican tanto con los compañeros como con los empleados.

• Habilidades organizativas: el COVID-19 hizo que nuestra manera de trabajar cambiase radicalmente en cuestión de días. El departamento de RRHH tuvo que reorganizarse en su forma de operar para pasar a realizar sus tareas organizativas aplicando todas sus habilidades, ya que, aunque fuese en remoto, las tareas debían continuar.

• Construcción de relaciones: RR. HH. necesita estar cerca de las personas para ser uno más en las empresas, para que todos los empleados se sientan seguros y animados a contactar con ellos sin miedos ni temores.

• Habilidades empáticas: un empleado de recursos humanos efectivo debe poder comprender a las personas y predecir posibles problemas para evitarlos. Debe ponerse en el lugar de estos empleados para poder comprender lo que sucede y lo que sienten.

La transformación digital va de la mano de ciertas competencias que son necesarias para poder llevarla a cabo, y que afectan a todas las personas que componen la compañía, desde el más alto directivo al nuevo empleado en prácticas. Algunas de ellas son:

• Usar y estar familiarizado con las nuevas tecnologías.

• Tener conocimiento de las redes sociales y su potencial.

• Aprovechar las ventajas de las soluciones en la nube

• Formación continua, aprendizaje y experiencia.

• Mantenerse centrado en el cliente y adaptar la atención al cliente hacia lo digital.

• Comunicación adecuada utilizando los medios digitales y las nuevas plataformas para reuniones virtuales o presentaciones digitales.

• Idiomas. La digitalización abre las puertas a la internacionalización, por lo que los idiomas son fundamentales.

La transformación digital puede en cierta manera aumentar la complejidad de los modelos organizativos y relacionales, pero una vez superada la barrera de la adaptación se ven claramente las mejoras. Esta transformación digital es obligada para el departamento de RRHH en primer lugar, pues gestiona a las personas que forman esa organización y sin las cuales una empresa no puede funcionar.

Esto destaca la necesidad de colocar a los empleados en el centro de cualquier estrategia de transformación, asegurando que sea operativa y produzca resultados. No se puede imponer un cambio de conductas y hábitos sino unas mejoras digitales que hagan la tarea del día a día más clara, más sencilla y permitiendo sacar provecho a toda la información que se tiene. Esto requiere que las empresas aumenten la conciencia hacia lo digital y evolucionen en esta transformación que seguro les dará alegrías y beneficios.