Retribución flexible: guía completa con todo lo que debes saber

La retribución flexible es una manera diferente de pagar a tus trabajadores. Con ella, la empresa ofrece la posibilidad de reducir parte del dinero en su nómina para destinarlo a servicios de interés para el empleado y con un valor económico equivalente a la reducción. Esto significa que, en lugar de recibir toda la nómina en dinero, parte de ella, no superior al 30 %, se puede recibir en forma de servicios o productos que el trabajador elige según sus necesidades o intereses.

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Una de las ventajas que tienen los empleados cuando acceden a la retribución flexible es que pueden adquirir productos o servicios de una manera más económica. Para ello se destina una parte acordada de su salario a los productos o servicios que se acuerden entre el empleador y el trabajador. Los planes de retribución suelen incluir los siguientes productos o servicios: 

La empresa puede ofrecer cheques gourmet para que los empleados coman fuera de casa, y así ahorrar tiempo y recursos en cocinar y evitar el traslado de comida desde la oficina a casa. 

Esta opción tiene un límite de dinero por día, aunque es la empresa quien determina las condiciones. En algunas ocasiones se limita el horario y los días para que el empleado no lo utilice fuera de la jornada laboral. 

Las empresas acuerdan con alguna cadena de gimnasio la cuota mensual para un grupo determinado de empleados. Se trata de un servicio ofrecido como retribución flexible porque ofrece ventajas para la salud mental y física de los empleados.

El seguro médico como retribución flexible es uno de los productos más demandados. Sobre todo, si se tiene en cuenta la situación generada tras la pandemia.

El seguro médico en ocasiones puede ser utilizado tanto por el empleado como por sus familiares, cónyuge e hijos. Los empleados, al recibir esta retribución, no tienen que tributar por el seguro. En caso de situaciones especiales, como personas con discapacidad, la deducción puede ser mayor. De todas maneras, dependerá de las condiciones de cada empresa. 

Los empleados que escojan la cuota de guardería como retribución están exentos del IRPF, con el ahorro que ello supone para su economía. Solo se aplican en ciclos formativos de cero a tres años. Además de beneficios económicos, esta retribución repercute directamente en la conciliación familiar.

Los planes de formación son una opción que favorece tanto al empleado como a la empresa. Si se escoge este servicio, la formación tiene que estar relacionada con el puesto de trabajo. Así como la guardería, la formación también está exenta de IRPF. 

Entre los servicios y productos que se ofrecen en forma de retribución flexible, se suelen incluir los planes de pensiones. Con este servicio, el empleado puede aportar mes a mes una cantidad de su salario al plan de pensiones. Sirve para complementar la pensión pública por jubilación. 

Esta aportación también conlleva beneficios fiscales, puesto que las aportaciones de la empresa a planes de pensiones no están sujetas a retención, lo que reduce la base imponible sobre la que se calcula el impuesto de IRPF que abonar.

El pago del transporte para acudir al trabajo es un coste al que tienen que hacer frente la mayoría de los trabajadores. Por tal motivo, las empresas lo incluyen como servicio de retribución flexible. Es una manera de cubrir una de las necesidades más básicas de los empleados. Se ofrecen en forma monetaria para pagar el abono transporte o en forma de tarjeta.

Exploremos los beneficios que ofrece la retribución flexible. Para ello, los hemos dividido en dos secciones: aquellos destinados al trabajador y aquellos destinados a la empresa.

• Libertad de elección. La retribución flexible es una opción que tienen los empleados, pero que en ningún caso es obligatoria. En caso de dar su consentimiento, también tienen la libertad de elegir qué cantidad recibir como retribución flexible y a qué productos y servicios destinarlos.

• Ventajas fiscales. El salario que se recibe como retribución flexible está exento de IRPF. Es decir, el trabajador ahorra con este beneficio fiscal.

• Favorece la conciliación familiar. La retribución flexible ayuda a los trabajadores a conciliar su vida laboral y familiar. 

• Mejora la satisfacción. Al tener beneficios adicionales al salario monetario, el empleado se muestra más satisfecho con la empresa y, en consecuencia, mejora su rendimiento. Esto mejora el clima laboral.

• Mejora la gestión del talento. Es una ventaja que los empleados valoran a la hora de presentar su candidatura a un puesto de trabajo. Además de atraer el talento, la retribución flexible ayuda a mantenerlo. Si los empleados que ya trabajan en la empresa quieren formar parte del plan de retribución y se les concede, es un incentivo para comprometerse con la empresa y ser más productivos.

• Mejorar el talento. Si los empleados utilizan la retribución flexible para formación, el talento y los conocimientos del empleado mejoran.

• No implica costes adicionales para la compañía. Al final, el salario que la empresa destina al empleado es el mismo, aunque por distintas vías.

• Mejora la imagen de marca como empleador. Los trabajadores están satisfechos con la empresa y ven que sus necesidades y preocupaciones son cubiertas. De esta forma, el empleado mejora su forma de trabajar, su desempeño, el trato con los clientes, etc. Todo ello favorece la percepción que un trabajador tiene de la empresa, pero también la que tienen las personas externas a la organización.

• Mayor compromiso y productividad. Si los trabajadores sienten que la empresa se preocupa por ellos y sus necesidades, tienden a implicarse y comprometerse más. Esto repercute directamente en la productividad y eficiencia.

La retribución flexible presenta limitaciones como:

• Complejidad administrativa: implementar este tipo de plan de pagos puede requerir de una mayor carga en la gestión de nóminas y contable de la empresa.

• Costes adicionales: al necesitar mayor tiempo de gestión en la parte de RR. HH. y contabilidad, se pueden incurrir en costes adicionales en la empresa como la contratación de nuevo personal o el incremento de horas de trabajo.

• Desigualdades salariales: si no se gestionan adecuadamente, los planes de retribución flexible pueden llevar a desigualdades salariales entre los empleados, ya que algunos pueden optar por beneficios más valiosos que otros.

• Falta de comprensión: algunos empleados pueden tener dificultades para entender todas las opciones disponibles, lo que puede limitar su efectividad.

• Cambios en las preferencias: es un tipo de pago que suele modificarse en el tiempo debido a los cambios en los gustos y preferencias de la plantilla, por lo que, además, puede crear nuevas dificultades de gestión y administración.

Veamos algunos ejemplos prácticos sobre la diferencia entre retribución flexible y en especie.

Por ejemplo, si la empresa decide regalar a sus empleados un detalle por valor de 200 € como premio al desempeño tras un año excelente en ventas, dicho importe debe ser incluido en la nómina. La cesta de Navidad es un ejemplo común de retribución en especie. Estos son importes que se añaden al salario y que no tienen la intención de favorecer una conciliación entre la vida laboral y personal.

Por ejemplo, en la retribución flexible, un empleado podría tener un salario de 40.000 € anuales, que él recibe del siguiente modo: 35.000 € de forma monetaria y 5.000 € de retribución flexible para abonar gastos de alimentos, transporte o cualquier otro que se haya acordado. En la retribución flexible, los conceptos se detraen para pagar servicios o productos que sí tienen como objetivo conciliar, como un seguro médico, guardería o cheques para restaurantes.  

En palabras simples: la retribución en especie implica que el trabajador cobre el total de su salario en moneda, y a esa cantidad la empresa añade un extra para el pago de, por ejemplo, la cesta de Navidad. Mientras que en la retribución flexible se resta cierta cantidad del salario total para conciliar un producto o servicio importante para la vida del empleado.

A nivel fiscal también existen diferencias. La retribución flexible permite exenciones fiscales en el IRPF, al tener como objetivo favorecer la conciliación y ciertas medidas sociales. La retribución en especie es considerada un rendimiento del trabajo y tributan de igual modo que la nómina.

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Para calcular la retribución flexible, es necesario conocer el salario bruto anual del empleado. Veamos un ejemplo. Si la retribución flexible como máximo puede corresponder al 30 %, un empleado con un sueldo de 40.000 euros podría tener una retribución flexible, como máximo, de hasta 12.000 euros.

El empleado puede repartirlos entre los servicios como estime oportuno. Por ejemplo:

• Cheque de restaurante de 8 euros durante 230 días = 1.840 €

• Transporte durante 12 meses = 648 €

• Seguro médico = 720 €

Todo ello hace una suma de 3.208 € de retribución flexible.

Las ventajas que trae la retribución flexible para la empresa son muchas. Las más importantes: aumento en la productividad, retención de empleados talentosos, etc. Para ello, hemos redactado una serie de pasos para que puedas implementarlo en tu empresa:

1. Evaluar qué ventajas y desventajas ofrece este tipo de pago. En un primer momento, también se deben analizar las necesidades de los empleados. ¿Realmente les interesa acogerse a este sistema? ¿Qué productos son los que más les interesan? La empresa puede plantear directamente estas preguntas en una evaluación de desempeño, pues sirven como incentivo y ayudan a mejorar su motivación y rendimiento.

2. Diseñar un plan de retribución flexible que fije objetivos claros. Por ejemplo, satisfacer a los empleados, atraer y retener el talento, mejorar la productividad, etc. 

3. Realizar las contrataciones y acuerdos necesarios para ofrecer el plan de retribución. Por ejemplo, negociar con un proveedor de ticket restaurante o cerrar acuerdos con compañías de seguros. 

4. Dar a conocer el plan de retribución a todos los empleados. Estos deben estar informados de los beneficios que supone y de los productos que pueden adquirir bajo esta modalidad. 

5. Implementar el plan. Para ello, cada empleado decidirá libremente si quiere acogerse o no al plan. En caso afirmativo, se acordarán con él los productos que quiere y durante qué periodo. Es conveniente simular cómo quedaría configurada la nómina y exponer también los beneficios fiscales a los que accedería, para que comprenda los beneficios reales del cambio. Para ello, es muy útil contar con un software de gestión de nóminas, pues ayuda a la empresa a ahorrar tiempo en este tipo de gestiones.

6. Realizar un seguimiento y evaluación constante de este tipo de pago. De esta manera, se puede evaluar si realmente es satisfactorio para el trabajador percibir retribuciones flexibles o si hay que realizar ajustes.

Personio permite configurar y administrar fácilmente programas de retribución flexible. Puedes definir diferentes opciones de beneficios para tus empleados, como seguro de salud, vales de comida o bonos, y asegurarte de que se apliquen adecuadamente en las nóminas de cada empleado.

Además, la plataforma está diseñada para mantenerse actualizada con las leyes laborales y fiscales españolas, lo que ayuda a asegurar que las nóminas se generen de acuerdo con los requisitos legales vigentes y las retenciones fiscales correctas.

Personio facilita la colaboración entre diferentes departamentos y empleados al permitir la configuración de roles y permisos. Asimismo, se integra con herramientas de contabilidad y sistemas de gestión financiera, lo que facilita la sincronización de datos y la generación de informes precisos.

La retribución flexible cotiza siempre a la Seguridad Social. Las especies, sean cuales sean, forman parte de la base de cotización del salario. 

En concreto, cuando un empleado se acoge al plan de retribución flexible, su cotización no varía. La única diferencia es que se reduce el IRPF.

La retribución flexible incluye como parte del salario productos y servicios. Es la empresa quien, atendiendo a las necesidades de los empleados, incorpora productos como: tickets para restante, para guardería, cobertura de pasajes de transporte, planes de formación, seguro médico o plan de pensiones, entre otros.

La retribución flexible presenta algunas limitaciones, como una mayor complejidad administrativa. Puede implicar mayores costes para la empresa, desigualdades salariales en la plantilla, cambios en los gustos de los empleados y falta de comprensión de su funcionamiento. Además, existe una limitación porcentual establecida en la que no se puede superar el 30 % del salario anual de los trabajadores en retribución flexible.

Tanto la Ley 35/2006 como el Real Decreto 439/2007 regulan la retribución flexible en España. En la primera de ellas se establece la libertad de elección que tiene el empleado para acogerse a esta retribución. En la segunda, se indica el límite del salario retribuible de manera flexible: el 30 % del salario anual.