¿Cómo gestionar el registro de la jornada laboral?

El registro de la jornada laboral consiste en la documentación de las horas que los empleados de una compañía destinan al cumplimiento de sus actividades laborales. Este registro deberá ser de la mayor precisión posible, con el objetivo de que exista transparencia y claridad en momentos importantes como la liquidación de sueldos o la planificación de vacaciones, entre otros. La gestión del registro de la jornada laboral suele ser una de las tareas del Departamento de Recursos Humanos, y puede llevarse a cabo de diferentes maneras en función el tamaño de la empresa o los recursos de los que esta disponga.

En España, desde marzo de 2019, las empresas están obligadas a llevar un registro de las horas de trabajo de sus empleados y conservar esa información para mostrarla ante los organismos públicos que la soliciten, como pueden ser Inspección de Trabajo o Seguridad Social. Por ello, todas las organizaciones, indistintamente de su tamaño, deben efectuar este registro, que supone múltiples beneficios tanto para la organización como para los empleados.

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La finalidad del registro de la jornada laboral es garantizar el cumplimiento de las pausas y los descansos de los trabajadores, así como protegerlos de situaciones de explotación laboral, como aquellas en las que se excede el tiempo de trabajo permitido por la ley.

Sin embargo, este no es su único objetivo: con un registro de la jornada, los responsables de equipo pueden establecer un control sobre los tiempos de producción de los empleados. En definitiva, este registro funciona como un elemento probatorio a la hora de resolver cualquier discrepancia relacionada con tiempos trabajados o salarios.

En España, el registro de las horas trabajadas está contemplado por la ley. Hasta antes de la reforma de 2019, el recuento de las horas no era obligatorio; cada empresa podía decidir si llevar a cabo este registro o no y qué método emplear. Sin embargo, desde marzo de ese año, el Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a llevar este registro, y esta normativa se aplica a toda su plantilla, indistintamente de si se trata de empleados con jornada completa, media jornada (cuando existe una reducción de jornada laboral, por ejemplo) o, incluso, jornadas especiales.

Los Departamentos de Recursos Humanos deben saber que el Ministerio de Trabajo ofrece una guía sobre el registro de jornada donde se detallan aspectos como los trabajadores a quienes se aplica esta normativa, los medios que pueden emplearse para cumplir con la obligación de este registro o el registro de las horas extraordinarias, entre otros.

Para implementar el registro de la jornada de trabajo es necesario definir un sistema de control horario. Algunos de ellos son:

• Sistema de tarjeta. Se trata de un sistema que permite el paso cuando el trabajador ficha mediante una tarjeta.

• Huella dactilar. Cada vez más organizaciones deciden incorporar sensores para huellas digitales en la entrada de sus edificios. Es importante mencionar que la Agencia Española de Protección de Datos solicita que, antes de la instalación de este sistema, se realice una evaluación de impacto para garantizar un tratamiento adecuado de la información de las personas.

• Código QR. El escaneo de un código QR es una buena idea, ya que solo requiere que el empleado cuente con un teléfono.

Independientemente del método elegido, toda la información se deberá almacenar en un software específico para el registro de la jornada laboral que sea de fácil acceso para el equipo de Recursos Humanos.

Más allá de la obligatoriedad del registro de la jornada, llevar un recuento de las horas trabajadas de los empleados otorga muchos beneficios para las compañías:

• Permite establecer un control. Los directivos de la compañía pueden acceder fácilmente a información sobre la cantidad de horas trabajadas de los empleados. Y estos, por su parte, al conocer la existencia del registro, estarán más pendientes de cumplir con su horario de trabajo adecuadamente.

• Simplifica la gestión de nóminas. El pago de salarios es mucho más sencillo si se conoce al detalle cuántas horas ha realizado cada empleado. Llevar un registro de la jornada laboral permite que se bonifiquen adecuadamente las horas complementarias y extraordinarias y, del mismo modo, que se eviten pagos extra sobre jornadas regulares.

• Mejora la gestión de RR. HH. El registro de la jornada laboral permite al Departamento de Recursos Humanos conocer, en tiempo real, qué empleados se encuentran en cada área de la empresa. Esto da la posibilidad de gestionar mejor el Área de RR. HH., así como dar mayor visibilidad a los directivos sobre los trabajadores.

• Contribuye a modernizar la empresa. Los registros de la jornada laboral se realizan mediante dispositivos, lo cual obliga a las empresas a digitalizarse. Esto implica una modernización que se verá reflejada en un impacto positivo a nivel de productividad y organización.

Por otro lado, es importante destacar que los sistemas de control horario no solamente implican beneficios para los responsables de equipo; el registro de la jornada también supone una serie de ventajas para los trabajadores, como son las siguientes:

• Los trabajadores logran una mayor autonomía. Al registrar las horas de trabajo, las empresas tienen la posibilidad de ofrecer a sus empleados más franjas horarias o, incluso, una flexibilidad total de entrar y salir del edificio cuantas veces quieran, siempre y cuando se cumpla el número de horas asignadas.

• También acceden a información sobre su productividad. Así como los empleadores pueden constatar que los pagos se corresponden con las horas trabajadas, los empleados también pueden acceder a datos objetivos. Esto permitirá, en caso de que sea necesario, negociar con la empresa sobre salarios, vacaciones y otros derechos laborales.

• El registro de la jornada es compatible con el trabajo en remoto. Cada vez más empleadores (sobre todo, desde la pandemia) implementan el teletrabajo o el trabajo híbrido como modalidad. Un sistema de registro de jornada es compatible con el trabajo desde casa.

• Permite que haya más igualdad entre compañeros de trabajo. Si no existe un sistema de fichaje, es posible que existan casos de empleados que permanecen en la empresa menos tiempo del que deberían según su contrato laboral. Esto puede generar cierto tipo de conflictos en los equipos. Un sistema de registro de la jornada laboral garantizará que todos los empleados cumplan el horario, sin distinciones.

• Impulsa el autoconocimiento. Al acceder a un registro sobre sus horas trabajadas, los empleados pueden identificar sus fortalezas y debilidades. Esto les permite organizar mejor su agenda para destinar más tiempo a las actividades más complejas.

• Mejora el clima laboral. Si los empleados son quienes definen qué horario realizar en una oficina, siempre y cuando se cumpla la cantidad de horas por contrato, se generará un buen ambiente laboral.

Como se ha establecido, el registro de la jornada laboral sirve, entre otras cosas, para corroborar que las horas extraordinarias de los empleados sean pagadas. Según indica la prensa, a los pocos meses de aplicación de la ley, el número de horas extras no remuneradas había descendido un 13,3 %.

El cálculo se desprende de un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística (INE) y pone de manifiesto que, en ese periodo de tiempo, los trabajadores habían hecho 4,75 millones de horas extras sin cobrar; unas 725.000 horas extras menos que en el mismo periodo del año anterior.

Un registro de la jornada laboral adecuado debe incluir la hora a la que un trabajador ha iniciado su jornada y la hora a la cual esta ha finalizado. De este modo, será posible calcular el tiempo total de trabajo y saber si el empleado en cuestión ha realizado el número de horas diarias, semanales o mensuales que le corresponden según su contrato, o si, además, ha realizado horas complementarias o extraordinarias.

Registrar las horas trabajadas es obligatorio

La empresa debe llevar un control horario de cada trabajador incluidas las horas extraordinarias. Registra los tiempos de trabajo sin esfuerzo, de forma correcta y clara.

Ir a una nueva gestión del tiempo

Por supuesto, para que el sistema de fichaje funcione, es necesario aplicarlo correctamente. Estos son algunos errores comunes en el registro laboral de los empleados:

• No llevar un registro de todos los trabajadores. La ley contempla que la documentación debe realizarse sobre las horas trabajadas de toda la plantilla de una compañía, sin importar su nivel jerárquico: directores, subdirectores y empleados están obligados a fichar.

• Mantener los informes lejos de los empleados. Lo que indica la ley es que los informes de las horas trabajadas deben estar a disposición de todo aquel que quiera consultarlos: desde aquellos que ocupan una posición de poder en la empresa hasta los empleados. Un trabajador tiene derecho a acceder a este registro para saber cuántas horas trabajó en un mes y qué paga le corresponde.

• Utilizar herramientas inadecuadas. A veces, las empresas usan hojas de cálculo, procesadores de texto o, incluso, tarjetas impresas. La mejor opción es formar al Área de RR. HH. para que utilice un software moderno que haya sido especialmente diseñado para el registro de las jornadas laborales, como Personio. Una mínima inversión inicial en un programa puede evitar más de un dolor de cabeza posterior si todo el trabajo de recolección de datos se pierde por un programa mal utilizado o un sistema de fichaje anticuado.

• Tercerizar el registro. Un error común es contratar a una empresa para que se encargue del registro de las horas. El objetivo central de este cómputo es identificar el desempeño de la empresa, por lo que lo ideal es que sea la propia compañía, mediante su Departamento de Recursos Humanos, la que realice la gestión.

• No proporcionar herramientas de registro en remoto. Los empleados que trabajen a distancia deben disponer de una forma de fichar en remoto. Esto puede hacerse mediante un software para registrar las horas trabajadas o, incluso, de forma automatizada, identificando el momento de encendido y apagado de un ordenador.

La ley española contempla sanciones para aquellas empresas que no lleven el registro de la jornada adecuadamente. Estas sanciones serán impuestas siempre y cuando exista una denuncia en Inspección de Trabajo y siempre y cuando se pueda probar que no existe el registro mediante una sentencia judicial.

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, en su artículo 7, considera esta falta como grave, e impone una multa que varía entre los 751 y los 7.500 euros.

Hay muchas herramientas para el control de la jornada laboral, como son los programas de hojas de cálculo, como Google Spreadsheets o Microsoft Excel. Sin embargo, esta opción como mucho está recomendada para empresas pequeñas, ya que las hojas de cálculo son susceptibles de errores humanos durante el ingreso de los datos, y esto puede tener graves consecuencias para las empresas.

Lo más recomendable es contar con un software de control horario, como Personio. Es importante elegir un sistema que sea fácil de utilizar para el equipo de Recursos Humanos y que, además, permita una visualización y una extracción de los datos sencillas, con el objetivo de acercar la información a los empleados o a los directivos que la soliciten.

Entre las múltiples ventajas de Personio y su funcionalidad de registro de la jornada laboral, es importante destacar los siguientes aspectos:

• Los trabajadores pueden realizar el registro de la jornada de diferentes formas y mediante distintos dispositivos.

• Se trata de una herramienta que garantiza el cumplimiento de la normativa que contempla la obligatoriedad del registro de la jornada laboral. 

• El registro de las horas trabajadas puede llevarse a cabo desde cualquier lugar, por lo que se trata de un sistema idóneo para equipos que realizan teletrabajo.

• Personio permite interconectar procesos y facilita la gestión de nóminas mediante cálculos precisos de las horas realizadas por los trabajadores.

• Los equipos de Recursos Humanos pueden acceder fácilmente a los datos registrados y elaborar informes precisos que facilitan la toma de decisiones.

• Es posible sincronizar la herramienta con otras aplicaciones.

En definitiva, se trata de una herramienta ágil e intuitiva que permite a los empleados registrar las horas trabajadas de una manera rápida y sencilla y ayuda a los Departamentos de Recursos Humanos a tomar mejores decisiones, automatizar gestiones y obtener datos precisos.

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El registro de la jornada laboral debe conservarse de modo que esté a disposición de los trabajadores de la empresa, Seguridad Social e Inspección de Trabajo. También es importante mencionar que es indispensable garantizar la protección de datos.

La empresa debe conservar la documentación del registro de la jornada laboral durante un mínimo de cuatro años.

Los trabajadores autónomos no tienen la obligación de registrar su jornada laboral. Sin embargo, si estos tienen trabajadores contratados, los empleados sí deberán llevar a cabo un registro de las horas realizadas.