Registro horario: claves de la nueva ley

El registro horario es el mecanismo mediante el cual los trabajadores reflejan su hora de entrada y de salida del trabajo, incluyendo el inicio y el fin de las pausas realizadas. En definitiva, se trata de realizar el registro de la jornada laboral para garantizar, según establece la normativa, los derechos de los empleados en cuanto a su tiempo de trabajo y descanso.

Descarga la guía 'El 2025 laboral' y evita sanciones

Analizamos los requisitos, novedades y sanciones de las principales normativas del 2025

Descarga: Guía para cumplir la normativa laboral en 2025

El registro horario de trabajadores es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, y debe aplicarse a todos los empleados, salvo en algunos casos específicos que comentaremos más adelante.

La normativa actual exige a las empresas realizar un registro horario de la jornada laboral de todos sus empleados que incluya lo siguiente:

• La hora de entrada y salida de cada trabajador.

• La duración total de la jornada laboral.

• Posibles pausas o descansos establecidos en la jornada y su duración. 

El Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableció la obligatoriedad del registro de las horas del trabajador como medida para combatir la precariedad laboral y garantizar el cumplimiento de los horarios laborales.

Además, este registro debe conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponible para la Inspección de Trabajo, los sindicatos y los propios trabajadores si lo solicitan. Además, debe reflejar de forma fidedigna si el trabajador ha realizado horas extraordinarias. 

En los últimos años, las regulaciones han ido evolucionando para mejorar el cumplimiento del registro horario. Según lo aprobado por el Consejo de Ministros, estas son las principales novedades que experimentará el registro horario: 

• Digitalización del registro: el registro horario deberá hacerse de forma digital a través de herramientas que sean objetivas y fiables. 

• Responsabilidad del trabajador: cada empleado deberá realizar el registro de su jornada de manera personal y directa para asegurar autenticidad y trazabilidad, pudiendo identificarle de manera inequívoca.

• Control de inicio, fin y pausas: el registro deberá efectuarse tanto al inicio como al final de la jornada laboral tal y como se venía haciendo hasta ahora y, además, se deberán registrar todas las interrupciones o pausas que se produzcan durante la jornada de trabajo, así como las horas extras. 

• Disponibilidad inmediata de registros y en remoto: las empresas estarán obligadas a mantener los registros de jornada accesibles de inmediato para trabajadores, empresa y autoridades competentes, para facilitar su documentación y consulta incluso en remoto.

• Aplicación a jornadas parciales: los contratos de trabajo a tiempo parcial deberán seguir los mismos principios de registro que los de jornada completa.

• Mayor control en inspecciones: se endurecen las sanciones para empresas que no cumplan con la normativa.

Además de las condiciones mencionadas anteriormente, el registro horario digital debe cumplir con los siguientes requisitos: 

• Fiabilidad y seguridad: el sistema debe garantizar que los datos no puedan ser alterados o manipulados.

• Conservación de datos y accesibilidad: los registros horarios deben guardarse durante al menos cuatro años y deben estar disponibles para inspecciones y consultas por parte de los trabajadores.

• Sencillez de uso: tanto empleados como supervisores deben poder utilizarlo sin dificultad y desde cualquier dispositivo, tanto si trabajan de forma presencial como en remoto, tal y como establece la ley de teletrabajo. 

El registro horario digital entrará en vigor cuando la normativa quede aprobada definitivamente. En un principio, estaba previsto que esta medida se pusiera en marcha el 1 de enero de 2025. Sin embargo, el Consejo de Ministros aprobó el 4 de febrero de 2025 el anteproyecto de ley para la reducción de la jornada laboral de 40 horas máximas semanales a 37,5. 

A partir de aquí, la medida tendrá que pasar por el Congreso de los Diputados y ser respaldada o no por los diferentes Grupos Parlamentarios. En caso de que se apruebe, se ha fijado como límite el 31 de diciembre de 2025 para que los convenios colectivos se adapten a la norma. 

Por lo tanto, se prevé que el registro horario digital sea una obligación a lo largo de 2025, siempre y cuando tenga el visto bueno del Congreso de los Diputados; una medida para la que las empresas deberán estar preparadas con antelación. 

Guía: ¿cómo cumplir con la normativa de reducción de jornada laboral?

Analizamos las claves de la normativa sobre la reducción de la jornada laboral y evita posibles sanciones por incumplimiento que pueden llegar a los 10.000 euros por trabajador.

Descarga: Guía para cumplir con la normativa de reducción de jornada

Tanto por la falta de protección de datos de los empleados como por la falta de garantías sobre su fiabilidad, hay varios métodos para fichar en el trabajo que no pueden usarse. En concreto los siguientes: 

• Sistemas biométricos: la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) determinó a finales del año 2023 que los sistemas biométricos no pueden utilizarse para registrar las horas de trabajo por tratarse de una “categoría especial de dato” contraria a lo establecido en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Por lo tanto, queda prohibido fichar con huella dactilar o con sistemas de reconocimiento visual, con sanciones que pueden superar los 10.000€. 

• Métodos que no sean digitales: los métodos analógicos, como por ejemplo las hojas de papel en las que se anota la hora de inicio y de fin de la jornada laboral o las tarjetas de cartón, no son válidas y no cumplen con la normativa. 

Para garantizar el cumplimiento normativo, las empresas pueden utilizar los siguientes diferentes métodos de registro horario:

• Tarjeta de proximidad NFC: a través de la tecnología de comunicación cercana se identifican las entradas y salidas del trabajo al acercarlas a un lector.

• Sistema de control de horario digital: un software especializado permite a los trabajadores registrar su jornada laboral, incluyendo el inicio, la finalización y las pausas, desde cualquier dispositivo con solo un clic. Los datos se almacenan de manera electrónica, facilitando su consulta en cualquier momento y ofreciendo opciones como la validación de fichajes o la compensación automática de horas extra.

• App de control horario: existen aplicaciones móviles diseñadas para que los empleados registren su jornada directamente desde sus teléfonos u otros dispositivos electrónicos, lo que resulta especialmente útil para equipos que trabajan a distancia.

• Código QR para fichaje: mediante el escaneo de un código QR único, los empleados pueden registrar su entrada y salida de manera ágil y precisa utilizando sus dispositivos móviles.

• Punto de fichaje con tablet: una tablet instalada en un lugar fijo permite a los empleados registrar su jornada mediante un software específico al que pueden acceder introduciendo un código PIN.

• Reloj de control de asistencia: Estos dispositivos funcionan con tarjetas perforadas o magnéticas, permitiendo que los empleados marquen su entrada y salida automáticamente.

• Dispositivo lector RFID: gracias a la tecnología de etiquetas RFID, este sistema permite que los empleados registren su jornada laboral simplemente pasando un llavero con chip por un lector especializado.

Plantilla control horario de trabajo

Completa las horas de trabajo de los empleados con esta plantilla gratuita

Descarga la plantilla de control horario de trabajo

Las faltas más frecuentes en el registro horario y según apunta el Ministerio de Trabajo, incluyen lo siguiente:

• Ausencia de un mecanismo adecuado para garantizar el cumplimiento de la normativa.

• Registros imprecisos o incompletos.

• Omisión del registro de empleados que trabajan a distancia o viajan con regularidad.

En este sentido y en función de la naturaleza de la falta y de su gravedad, las sanciones pueden ser las siguientes.

• Infracciones muy graves: sanciones de hasta 187.515 euros, impuestas en casos como el incumplimiento reiterado de la obligación de registrar la jornada, la manipulación o falsificación de los registros de horario, o la imposición de jornadas laborales que superen los límites legales sin compensación adecuada.

• Sanciones graves: oscilan entre 626 y 6.250 euros, y se aplican por irregularidades como errores en los registros o fichajes no realizados en tiempo y forma.

• Sanciones leves: van desde 60 hasta 625 euros y abarcan situaciones como no informar a los empleados sobre el sistema de registro utilizado o conservar los fichajes en un formato poco claro o incompleto.

Si un trabajador se niega a registrar su jornada laboral, la empresa tiene derecho a tomar medidas disciplinarias, ya que el fichaje es una obligación dentro del ámbito laboral y está amparado por la normativa.

En este caso y en caso de ser una negativa reiterada por parte del trabajador, puede interpretarse como una ausencia injustificada que podría dar lugar a sanciones, la suspensión temporal o incluso el despido. 

Si un trabajador olvida fichar su entrada o salida o las pausas y descansos, la empresa puede enviarle un recordatorio para que registre sus horas. Lo idóneo es contar con un protocolo de actuación o incluso automatizar estos avisos. 

Por ejemplo, a través de un software de registro horario es posible enviar notificaciones automáticas a los empleados que no hayan realizado el registro horario de forma automatizada, sin necesidad de hacerlo de manera manual y para cada empleado. 

Existen algunas excepciones en la normativa y determinados trabajadores que no están obligados a realizar el registro horario. En concreto son los siguientes:

• Altos directivos de la empresa y cargos de confianza. 

• Trabajadores que estén dados de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.

• Trabajadores con relaciones profesionales que no formen parte del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores.

El registro horario en teletrabajo debe cumplir con las mismas normativas que en el entorno de oficina, asegurando un control adecuado de la jornada laboral.

• Utilizar un software de registro horario digital que permita a los empleados fichar de forma remota, desde cualquier ubicación y en cualquier momento.

• Implementar sistemas de geolocalización opcionales, que sin invadir la privacidad del trabajador, ayuden a verificar que el fichaje se realiza desde el lugar autorizado para el teletrabajo.

• Proporcionar aplicaciones móviles específicas para facilitar el registro de la jornada de manera rápida, sencilla y accesible desde cualquier dispositivo.

De esta forma y a través de soluciones digitales adecuadas no solo se facilita el control del tiempo trabajado, sino que también se ayuda a organizar mejor la dinámica de trabajo en home office; un aspecto que contribuye a crear un equilibrio entre la flexibilidad que ofrece esta modalidad y la necesidad de un seguimiento adecuado de las horas trabajadas.

Elegir un software de registro horario adecuado es clave para cumplir con la normativa. Al seleccionar una herramienta, es recomendable tener ten en cuenta lo siguiente:

1. Cumplimiento legal: Verifica que cumple con la normativa vigente.

2. Facilidad de uso: Debe ser intuitivo para empleados y administradores.

3. Accesibilidad: Permitir el acceso desde cualquier dispositivo.

4. Automatización: Integración con nóminas y gestión de RRHH.

5. Seguridad: Garantizar la protección y trazabilidad de los datos.

Controla los tiempos de los equipos

Logra que los empleados registren sus horas de trabajo con eficiencia, seguridad y cumpliendo con la normativa. Consulta las horas de trabajo de toda la empresa en un vistazo.

Ir a una nueva gestión del tiempo

Si estás pensando en implementar una solución digital, te compartimos nuestro artículo sobre los mejores software de control horario en el que podrás ver una comparativa de algunas de las herramientas más punteras que te ayudarán a cumplir con la normativa laboral.   

También te animamos a probar el software de registro horario de Personio durante 14 días y sin ningún compromiso o a reservar una demo con nuestro equipo para ver la plataforma. ¡Adelántate a los cambios normativos y cumple con el registro horario digital