Registro de tiempo en el trabajo: qué es y cómo gestionarlo de forma eficiente

El registro de tiempo en el trabajo se refiere al proceso de realizar un seguimiento y registrar las horas trabajadas por un empleado en sus días laborales en un determinado periodo de tiempo. Es una herramienta utilizada por las empresas para gestionar la asistencia, el horario y las horas laborales de sus empleados.

El registro de tiempo en el trabajo puede ser útil para realizar un seguimiento de la distribución del tiempo entre diferentes tareas, proyectos o clientes. Esta información puede ayudar a la empresa a evaluar la eficiencia y la rentabilidad de diferentes actividades y tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos.

El registro del tiempo en una empresa es relevante por varias razones. En primer lugar, hacer que los trabajadores fichen al iniciar y acabar su trabajo facilita la gestión de la asistencia y la puntualidad de los empleados. Al llevar un registro preciso del tiempo, las empresas pueden tener un mayor control sobre la asistencia de los empleados y abordar problemas como el ausentismo, los retrasos o las ausencias no autorizadas. Esto contribuye a mejorar la responsabilidad laboral.

Además, el registro del tiempo es esencial para cumplir con las regulaciones relacionadas con el pago de salarios y horas extras y complementarias. De igual forma, permite recabar la información concerniente al trabajo nocturno o los turnos de trabajo, por el que pueden corresponder pluses en la nómina a los empleados. Proporciona un respaldo documental que puede ser requerido en auditorías, lo que protege a la empresa de posibles sanciones y litigios.

Otro beneficio importante es el cálculo preciso de la compensación de los empleados. Esto es especialmente relevante para empleados por hora, contratistas y aquellos sujetos a acuerdos de trabajo flexibles. Además, facilita la gestión de las vacaciones y permisos retribuidos.

Otra razón importante es que la legislación española actualmente exige llevar un registro de la jornada laboral como veremos más adelante.

Por último, permite realizar un análisis de la productividad. Al proporcionar datos concretos sobre el tiempo dedicado a tareas y proyectos específicos, las empresas pueden evaluar la productividad de sus empleados. Esto ayuda a identificar áreas de mejora, asignar recursos de manera más eficiente y establecer objetivos realistas.

Al implementar un registro de tiempo, las empresas deben tener en cuenta las siguientes obligaciones legales:

• Obligatoriedad de registro de la jornada: según el Real Decreto-ley 8/2019, es obligatorio llevar un registro diario de la jornada laboral de cada empleado, incluyendo el horario de inicio y finalización de la jornada. Esta obligación también se aplica a los empleados que realizan trabajo desde casa (home office), asegurando así la adecuada gestión del tiempo y cumplimiento de las normativas laborales.

• Alcance del registro: el control de horas de trabajo debe incluir tanto las horas ordinarias de trabajo como las horas extraordinarias, así como los descansos y pausas en la jornada.

• Conservación de registros: los registros de tiempo deben conservarse durante un periodo mínimo de cuatro años y estar disponibles para la inspección de las autoridades laborales.

• Acceso y control de los empleados: los empleados deben tener acceso a sus registros de tiempo y poder solicitar aclaraciones o correcciones si encuentran errores.

• Garantía de la veracidad: los registros de tiempo deben ser precisos, fiables y reflejar de manera precisa las horas trabajadas. Cualquier manipulación o falsificación puede llevar a sanciones legales.

• Horas extraordinarias: en el caso de las horas extraordinarias, las empresas deben registrar de manera separada las horas trabajadas fuera de la jornada ordinaria y asegurarse de cumplir con las regulaciones específicas, como el límite máximo de horas extras permitidas.

• Inspecciones laborales: las autoridades laborales tienen el derecho de realizar inspecciones para verificar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con el registro del tiempo. Las empresas deben cooperar y proporcionar los registros solicitados durante estas inspecciones.

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Ir a una nueva gestión del tiempo

Para implementar un registro de tiempo eficiente en una empresa, se pueden considerar las siguientes opciones:

• Software de registro de tiempo: utilizar un software especializado como el de Personio es una buena opción para que los empleados lleven a cabo el registro propio de sus horas trabajadas para el control presencial.

• Tarjetas de registro o sistemas biométricos: proporcionar tarjetas de registro físicas o escáneres de huellas dactilares que los empleados puedan utilizar para marcar su entrada y salida de la oficina.

• Registro en línea: permitir que los empleados registren sus horas de trabajo a través de una plataforma en línea o aplicación móvil. Así, podrán ingresar sus horas de trabajo por su cuenta.

• Supervisión y seguimiento: realizar un seguimiento regular de los registros de tiempo para identificar posibles errores o discrepancias y abordarlos de manera oportuna. Esto puede incluir revisiones periódicas y la implementación de medidas para corregir y prevenir problemas.

La introducción de un sistema de registro de tiempo puede presentar desafíos en una empresa. Uno de ellos es la resistencia al cambio por parte de los empleados, quienes pueden estar acostumbrados a métodos antiguos. Para superar esto, es necesario comunicar los beneficios del nuevo sistema, brindar la formación adecuada y demostrar cómo puede simplificar y mejorar la gestión del tiempo y la compensación.

Otro desafío es garantizar la precisión y el cumplimiento en el registro de tiempo. Si los empleados no registran sus horas de manera precisa o no cumplen con el registro, los datos recopilados pueden ser inexactos. Es importante establecer políticas claras sobre el registro del tiempo, enfatizar la importancia de la precisión y proporcionar recordatorios periódicos.

Asimismo, es fundamental abordar las preocupaciones sobre la privacidad y protección de datos, ya que un sistema de registro de tiempo implica la recopilación y almacenamiento de datos personales de los empleados. Además, la configuración y personalización del sistema pueden ser complejas. En tales casos, contar con el apoyo de proveedores de software o consultores especializados puede simplificar la implementación.

Personio es un software de gestión de RR. HH. que ofrece varias funcionalidades que pueden facilitar el proceso de registro de tiempo en una empresa. Algunos beneficios son:

1. Registro fácil y preciso: Personio brinda la posibilidad de que los trabajadores registren sus horarios de trabajo de una manera simple. Así, pueden ingresar su inicio y fin de la jornada laboral, descansos y pausas sin importar el tipo de jornada que tengan: intensiva, media jornada,...

2. Acceso desde cualquier lugar: al ser una plataforma basada en la nube, los empleados pueden acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet. Esto es especialmente útil para equipos remotos o aquellos que trabajan fuera de la oficina.

3. Integración con calendarios: Personio se integra con calendarios como Google Calendar y Outlook, lo que facilita la planificación y el seguimiento del tiempo. Los empleados pueden sincronizar su horario de trabajo con su calendario y recibir recordatorios automáticos.

4. Registro de horas extras y vacaciones: el software permite a los empleados registrar horas extras y solicitar vacaciones o días libres directamente en la plataforma. Así, se simplifica el proceso de solicitud y aprobación, y facilita el seguimiento de los saldos de días libres.

5. Generación de informes y análisis: Personio ofrece herramientas de generación de informes que permiten obtener una visión clara de los datos relacionados con el tiempo. Esto facilita el análisis de la productividad, la planificación de recursos y la toma de decisiones basada en datos.

El registro de tiempo permite a las empresas identificar áreas de mejora, asignar recursos de manera más eficiente, establecer objetivos realistas y realizar ajustes para aumentar la eficiencia operativa. Además, el registro del tiempo también fomenta la responsabilidad y la disciplina laboral, lo que puede contribuir a una mayor productividad en general.

Aquellas empresas que no realizan registros de tiempo son propensas a enfrentar problemas legales y sanciones. Además, desconocen las horas trabajadas por su plantilla y enfrentan consecuencias como la falta de control, la dificultad para analizar la productividad, entre otras. Esto dificulta conocer el tiempo de trabajo efectivo a su vez.

Te dejamos también nuestra calculadora de horas trabajadas, otro recurso que puede aportarte información sobre esta cuestión.