Servicios de payroll para empresas: ¿qué son y qué ventajas tienen?

Payroll es un término que se refiere a la nómina, es decir, a la compensación económica que un empleado recibe por su trabajo. Además de la nómina, es un concepto que se utiliza para englobar los registros que una empresa realiza para saber la cantidad de dinero que un empleado gana. Es la manera de garantizar que el salario que reciben los trabajadores es el correcto. 

Un servicio de payroll es necesario para el funcionamiento de una empresa, ya que ayuda a que los empleados reciban su nómina de forma adecuada, lo cual repercute directamente en su motivación y productividad. 

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Gestionar la nómina es uno de los procesos más importantes para cualquier empresa. Hay que adecuarse a los cambios legislativos y ejecutar correctamente su cálculo para cumplir con las necesidades de los empleados. 

Un payroll requiere de diversas funciones, entre ellas:

• Registrar toda la información de cada trabajador. 

• Calcular nóminas teniendo en cuenta todo lo que interviene en este proceso, como, por ejemplo, el periodo de liquidación, los devengos, entre los que se incluyen los complementos salariales como beneficios de empresa o las deducciones. El cálculo automático de nóminas es una función especialmente útil en sistemas de retribución flexible.

• Pagar las nóminas a cada trabajador.  

• Gestionar con agilidad cualquier cambio en las nóminas en relación con los tres puntos anteriores. Registro de los datos del empleado, el cálculo de la nómina en sí y su pago (normalmente a una cuenta bancaria que deberá estar registrada de forma correcta para que el empleado reciba su nómina). 

• Calcular prestaciones e indemnizaciones. 

• Pagos a la Seguridad Social. 

• Solucionar rápidamente las incidencias que puedan surgir. 

Para gestionar el payroll o nómina, hay que tener en cuenta los tipos que existen. Se clasifican según el tipo de empleados y según el pago. No todos los trabajadores ocupan el mismo rango ni tampoco cobran su salario con la misma periodicidad. 

El payroll según el tipo de empleados tiene que ver con el puesto que se desempeña. Dentro de esta modalidad se aplica la siguiente clasificación:

• Nómina de personal de dirección y ejecutivos. Son las nóminas correspondientes a los altos directivos. Por su jerarquía y funciones, son quienes reciben los salarios más altos. 

• Nómina de empleados. Es la nómina genérica, aquella que reciben el resto de empleados de la empresa. 

• Nómina de comisiones. Corresponde a los empleados cuyo salario depende de las comisiones. 

Este tipo de payroll tiene que ver con la frecuencia con la que se realiza el pago del salario. Se trata de un aspecto que queda acordado en el contrato de cada trabajador. Aunque en España lo habitual es cobrar de forma mensual, no siempre tiene por qué ser así. Las opciones son:

• Semanal. Cada semana se recibe la nómina. 

• Quincenal. Cada quince días se recibe la nómina.

• Mensual. Cada mes se recibe la nómina. Generalmente es a mes vencido y es la modalidad más común de pago. 

Emplear un payroll para la empresa, tanto interna como externamente, tiene beneficios. Destacan principalmente para la empresa, pero también los hay para los empleados. 

En primer lugar, para la empresa implica:

• Reducción de costes. El principal beneficio del uso de servicios de payroll permite optimizar procesos, por lo que parte del Departamento de RR. HH. puede destinar su jornada laboral a otras actividades que generen más valor, aumenten la productividad e impulsen las ventas. 

• Ahorro de tiempo. Gracias al servicio de payroll,tendremos una organización de los procesos más adecuada, lo que implica ahorrar tiempo. 

• Disminución de los errores. El riesgo de cometer errores en el cálculo de la nómina se reduce al haber una mayor automatización de procesos. 

• Eficacia de los RR. HH. Al tener más tiempo para otras cuestiones y reducirse los errores manuales, aumenta la eficacia general del departamento.

• Seguridad. Los datos de los empleados están a salvo. Se garantiza el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos. 

• Mejor employer branding, al reducirse los errores en la nómina que, lógicamente, no son bien percibidos por los empleados. El posicionamiento de la empresa mejora, lo que atrae a candidatos de más valor.

Por parte de los empleados, la mayor ventaja es la certeza de recibir su salario. Es decir, un payroll es garantía de cobrar un salario correcto dentro del plazo acordado. 

Cuando los empleados están satisfechos con el recibimiento de su nómina, sin errores ni retrasos, el clima laboral es positivo. Un buen ambiente de trabajo repercute en el buen hacer y en el cumplimiento de los objetivos profesionales. 

Pero no solo eso. Gestionar las nóminas con los servicios de payroll aporta seguridad y transparencia a los empleados. Las aportaciones a la Seguridad Social, así como las deducciones de los impuestos estatales, se realizan de acuerdo a las leyes, lo que aporta seguridad a los empleados. 

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Prepara tus nóminas de forma más eficiente. Permite a los empleados cambiar sus datos por sí mismos, con aprobación posterior de RR.HH. Transfiere horas extra y bonus automáticamente al sistema de nóminas.

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Cabe destacar que cada vez es mayor el número de organizaciones que deciden externalizar algunos servicios del Departamento de RR. HH. No obstante, la gestión y el registro de las nóminas con payroll puede realizarse de forma interna. 

Por ejemplo, el software de Personio es un payroll, ya que es una herramienta que ayuda a gestionar y llevar un registro de las nóminas de una empresa.  

Su uso es sencillo al automatizar el proceso. Los datos de cada empleado son almacenados de forma segura en el sistema informático. Con los datos, se calcula automáticamente la nómina y se crea una nómina preliminar, que debe ser aceptada por el departamento. Posteriormente, se efectúa el pago y el empleado tiene la posibilidad de descargarla cuando considere dentro de su expediente personal digital. 

Que la plataforma permita el acceso a los empleados es positivo, no solo por la posibilidad de acceder a la nómina siempre que se desee; sino también por ofrecer la opción de solicitar la corrección de errores o hacer comparativas con otros meses. 

El software de gestión de nóminas de Personio es una herramienta que permite tener toda la información de nóminas actualizada a cada instante para que la empresa funcione correctamente. Además, tiene la garantía de incorporar los cambios legales acorde a la normativa vigente. 

Payroll significa nómina. Sin embargo, no es la única acepción que tiene. Es un término que también incluye todo el proceso de gestión de una nómina, desde la recopilación de los datos de los empleados y el cálculo del salario hasta el pago de este. 

El asistente de payroll, también llamado payroll specialist,es la persona que se encarga de todo el proceso de gestión de nóminas. Sus principales funciones son: 

• Asesor de la empresa. 

• Adquirir información del capital humano de la empresa.

• Calcular nóminas de los empleados. 

• Estar al día de los pagos a la Administración pública.

• Calcular prestaciones e indemnizaciones, como la de despido de los trabajadores. 

• Actualizar nóminas en función de los cambios legislativos. 

El servicio de payroll es rentable. Permite gestionar las nóminas de los empleados de forma segura. Es una manera de automatizar el proceso con todo lo que ello supone: ahorro de tiempo, reducción de costes, etc.