¿Qué es change management (gestión del cambio)?

El change management o gestión de cambio es un concepto que se utiliza en el ámbito empresarial. Es el proceso mediante el cual se realizan diferentes acciones para implementar cambios. Se trata de actuaciones que facilitan las modificaciones necesarias en la organización a través de la identificación de los retos a los que se han de enfrentar los equipos de trabajo. 

Algunos cambios organizacionales que permiten realizar el change management son:

• Cambiar la estructura jerárquica de la empresa.

• Automatizar algunas tareas. 

• Actualizar las políticas de la empresa.

• Modificar la cultura empresarial.

• Ampliar o sustituir las herramientas de la empresa. 

Cada empresa puede implementar el modelo de gestión de cambio que mejor se adapte a sus necesidades. A continuación, se muestran algunos de los modelos más conocidos.

Fue creado por el psicólogo y filósofo Kurt Lewin. Establece tres puntos claves que se deben trabajar en la gestión de cambio y que se asemejan con los que posee un bloque de hielo: descongelar, cambio y recongelamiento. 

Se basa en la teoría de que los cambios en una determinada forma de hacer las cosas alteran a los miembros del grupo afectado.

1. Descongelar: es el punto de consciencia de que algo en la organización no funciona correctamente. Para ello, se realiza un análisis de la situación de la empresa y se determina qué cambios deben efectuarse y por qué. A su vez, se informa a todos los miembros del equipo para que entiendan la necesidad de aplicar los cambios y trabajar todos en la misma dirección. 

2. Cambio: es la fase en la que se llevan a cabo los cambios acordados. Todos los miembros de la empresa se involucran en el proceso. Se fomentan la comunicación y la transparencia para que cada uno sepa cuál es su función.

3. Recongelamiento: se produce cuando los cambios se han implementado. Sirve para evaluar el proceso llevado a cabo. Se conoce como la fase de estabilidad, donde los cambios se mantienen durante el tiempo planeado.

Fue desarrollado por un profesor de la Universidad de Harvard llamado John Kotter. Se basa en la participación de todas las partes que conforman la organización, siendo los líderes los promotores de los cambios y los empleados la parte esencial para aceptar y llevar a cabo dichos cambios. 

Jonh Kotter establece 8 pasos para que las empresas puedan superar los retos gracias a una buena gestión de cambio. 

1. Establecer el sentido de urgencia. Mostrar la necesidad de cambio a todos los miembros y motivarlos para alcanzar los objetivos. 

2. Crear coaliciones, es decir, formar el equipo. Saber quiénes van a componer el equipo de trabajo y qué función va a cumplir cada uno de ellos. No hay que olvidar la figura del líder. 

3. Desarrollar la estrategia. Qué estrategia se va a seguir, sus acciones y los objetivos a alcanzar. 

4. Comunicar la necesidad del cambio. Informar del plan a todos los afectados. La comunicación debe ser directa y transparente para que se entienda el propósito del cambio. 

5. Empoderar al equipo. Delegar tareas entre los diferentes empleados. Cada uno debe ser conocedor de sus responsabilidades. 

6. Establecer objetivos a corto plazo para que los empleados se sientan motivados y realizados. De esta manera, se evidencia que el trabajo está bien hecho. 

7. Consolidar los cambios. Hay que ser constantes para que los logros se mantengan en el tiempo. Es la manera de alcanzar el éxito. 

8. Afianzar los cambios. Tienen que convertirse en parte de la cultura empresarial. Por ello, requiere cambios en las normas, valores, empleados y procesos organizativos, entre otros. 

Modelo creado por el economista Wilfried Krüger. Es una combinación del modelo de Lewin y el de Kotter. Para su aplicación, Krüger apoya su teoría en la formulación de preguntas claves para la puesta en marcha y la identificación de nuevas herramientas que permitan efectuar el cambio. 

El modelo creado por Krüger está compuesto por cinco fases, que van desde el análisis de la situación hasta la consolidación de los cambios. 

1. Iniciación. Consiste en analizar la situación de la empresa para determinar la necesidad de cambio. En esta fase, también se identifican los encargados de llevar a cabo esos cambios. 

2. Concepción. Es la fase en la que se organiza el cambio. Es decir, quién está involucrado, cómo se dividen las tareas, qué medidas se van a llevar a cabo, etc.

3. Movilización. Los empleados son informados de forma clara y transparente. 

4. Implementación. Se llevan a cabo las medidas y acciones establecidas. 

5. Estabilización. Mantener el cambio durante el tiempo necesario y preparar a las personas para más cambios en el futuro. 

El modelo ADKAR fue desarrollado por Jeffrey Hiatt. El nombre es el acrónimo de las fases que componen el modelo: awareness, desire, knowledge, ability y reinforcement (conciencia, deseo, conocimiento, capacidad y refuerzo). Se centra en el cambio individual como base para generar un cambio empresarial. 

El modelo ADKAR está compuesto por las siguientes fases que están enfocadas a la transformación individual para lograr, posteriormente, resultados a nivel global en la empresa. 

1. A: Awareness (conciencia). Hacer ver a los integrantes de la organización la necesidad del cambio. 

2. D: Desire (deseo). Mostrar los beneficios del cambio para que los empleados sientan el deseo de participar en él. 

3. K: Knowledge (conocimiento). Determinar qué estrategias se van a llevar a cabo para implementar el cambio. 

4. A: Ability (habilidad). Cuáles son los recursos con los que cuenta la empresa y qué rol desempeña cada empleado. 

5. R: Reinforcement (reforzamiento). Asegurar el cambio a lo largo del tiempo y reforzarlo cuando sea necesario. 

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La integración del change management, independientemente del modelo empleado, trae consigo diferentes beneficios para la empresa. Algunos de los más destacados son:  

• Aumenta la productividad porque se identifican los retos que entorpecen un correcto desarrollo del trabajo. 

• Fomenta el trabajo en equipo, al ser necesaria la implicación de todos para llevar a cabo una medida que también beneficiará a todo el grupo.

• Busca la implantación de un valor extra que permita diferenciarse ante la competencia. 

• Logra retener el talento. La empresa se posiciona como una entidad que piensa en sus empleados y les facilita soluciones a problemas que pueden afectar a su desarrollo. 

• En consecuencia, la imagen de marca como empleador también se ve afectada positivamente.

• La transformación que requiere la empresa es más efectiva al aplicar los modelos de gestión. 

• Los problemas se transforman en oportunidades. 

• Mejora la cultura organizacional.

• Facilita la implantación de nuevas herramientas que suponen un salto cualitativo a la hora de gestionar procesos internos o tareas administrativas.

Un ejemplo reciente de este último punto es el proceso de transformación digital que ha iniciado una parte importante de empresas en los últimos años, activando sistemas de gestión documental, automatización, marketing on-line, etc.

En el ámbito de los RR. HH., esta digitalización viene de la mano de un software de gestión de personal como Personio. Este sistema permite la automatización y gestión de tareas administrativas en el departamento, y se posiciona como una solución frente a ciertos procesos repetitivos y de poco valor que generan situaciones habituales, como contrataciones, procesos de selección, onboarding, gestión de ausencias, evaluaciones de desempeño, etc.

En este caso, y con el objetivo de facilitar la implementación de la herramienta que generará el cambio, en Personio hemos activado la figura del Customer Success Management.

Change management es español significa gestión de cambio. Hace referencia a la implementación de los procesos de transformación que una empresa tiene que llevar a cabo.

Las empresas se ven obligadas a cambiar constantemente sus procesos y formas de trabajo, ya sea por cambios internos, como por ejemplo la implantación de nuevas herramientas, o bien por cambios externos, como por ejemplo la aparición de un nuevo competidor con precios muy bajos.

El change management es importante porque permite organizar, detectar y gestionar el cambio que es necesario llevar a cabo por el bien de la empresa y de sus empleados.

Los procesos de cambio tienen dificultades que un buen proceso de change management será capaz de solventar.

El cambio organizacional o gestión de cambio es el proceso mediante el cual una empresa modifica sus estrategias y/o procesos para lograr un cambio. 

Hay muchos aspectos que se tienen en cuenta para gestionar el cambio, tales como la necesidad en sí de modificar todo o parte de un proceso, la implicación de empleados, responsables y departamentos, si se trata de un cambio gradual, las herramientas que se tienen a disposición, etc.