Protección de datos personales de empleados: claves y requisitos

La protección de datos personales de empleados es el conjunto de normativas y medidas que buscan garantizar la privacidad y seguridad de la información de los trabajadores en el entorno laboral. Esta protección está regulada por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en la Unión Europea y por la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD) en España.

Descarga la guía 'El 2025 laboral' y evita sanciones

Analizamos los requisitos, novedades y sanciones de las principales normativas del 2025

Descarga: Guía para cumplir la normativa laboral en 2025

Las empresas deben garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos de sus empleados, aplicando medidas de seguridad que cumplan con el RGPD. Este reglamento establece principios clave como la licitud, que exige una base legal para el tratamiento de datos; la lealtad y transparencia, que aseguran un uso justo e informado; la determinación y minimización, que limitan el uso de datos a lo estrictamente necesario, y la exactitud, que obliga a mantener la información actualizada. 

Además, la delimitación del almacenamiento evita la retención innecesaria de datos, mientras que la integridad y confidencialidad protegen la información contra accesos no autorizados o pérdidas, reforzando la seguridad en el ámbito laboral.

Los datos personales de los empleados incluyen toda la información que permite identificar directa o indirectamente a un trabajador. Es frecuente que muchas empresas conserven esta información en sus bases de datos de empleados o documentos internos. Algunos ejemplos son:

• Datos identificativos: nombre, apellidos, DNI, dirección, correo electrónico.

• Datos laborales: contrato de trabajo, salario, historial de ascensos, evaluaciones de desempeño.

• Datos bancarios: información para el pago de nóminas.

• Datos biométricos: huella dactilar, reconocimiento facial (cuando se usan para el control horario).

• Datos de salud: partes médicos, bajas laborales.

• Datos disciplinarios: amonestaciones, sanciones.

Algunas categorías de datos, como los de salud o biométricos, se consideran especialmente sensibles y requieren un nivel de protección más alto.

El tratamiento de datos personales en el ámbito laboral debe ajustarse a la normativa vigente, como el RGPD y la LOPDGDD, además de a las directrices establecidas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). 

Algunas medidas clave a la hora de preservar la protección de datos personales de empleados incluyen:

• Base legal para el tratamiento de datos: las empresas deben tener una base jurídica válida para tratar los datos de sus empleados, como la ejecución de un contrato de trabajo, el cumplimiento de una obligación legal o el consentimiento del trabajador cuando sea necesario.

• Principio de minimización de datos: solo se pueden recoger y tratar los datos estrictamente necesarios para la finalidad establecida.

• Información y transparencia: los empleados deben ser informados sobre el tratamiento de sus datos mediante cláusulas de privacidad claras y accesibles.

• Seguridad de la información: se deben implementar medidas técnicas y organizativas para evitar accesos no autorizados o filtraciones de datos.

El tratamiento de datos en la selección de personal debe cumplir con el RGPD, que permite su uso sin consentimiento cuando es imprescindible para formalizar un contrato (art. 6.1.b). Sin embargo, solo se deben recopilar datos estrictamente necesarios, evitando información irrelevante. Si un candidato envía su currículum sin solicitud previa, la empresa debe informarle sobre el tratamiento de su información y establecer un procedimiento claro para su eliminación tras finalizar el proceso.

Para garantizar transparencia, es recomendable que las empresas utilicen formularios estandarizados y especifiquen en sus ofertas laborales cómo gestionarán los datos personales. Además, cualquier evaluación psicológica o similar, como un test psicotécnico laboral, requiere consentimiento expreso, asegurando su confidencialidad. Si el candidato no es seleccionado, sus datos solo pueden conservarse con su autorización o si existe un interés legítimo justificado. Es decir, de lo contrario, deben eliminarse de forma segura.

El tratamiento de datos en la gestión de nóminas debe limitarse a la información estrictamente necesaria para cumplir con las obligaciones laborales y fiscales. Incluir datos sensibles o irrelevantes, como afiliaciones sindicales o información médica, puede vulnerar el derecho a la privacidad del trabajador. Además, cuando la empresa delega la gestión de nóminas a una asesoría externa, esta actúa como encargada del tratamiento y debe cumplir con las medidas de seguridad establecidas en el RGPD para evitar accesos no autorizados o filtraciones.

En cuanto al registro retributivo, las empresas están obligadas a documentar las retribuciones para garantizar la equidad entre géneros. Sin embargo, este registro debe realizarse de manera que no exponga datos individuales, ya que su objetivo es mostrar valores promedio y evitar la identificación de trabajadores concretos. 

Si el registro permite deducir la información de una persona en grupos reducidos, la empresa debe aplicar medidas de seguridad y garantizar la confidencialidad, informando a los trabajadores sobre el uso de sus datos y limitando el acceso a la información solo a quienes lo necesiten.

El tratamiento de datos sobre productividad laboral debe equilibrar el interés legítimo de la empresa con los derechos de los trabajadores. Según el RGPD (art. 6.1.f), la recopilación y publicación de estos datos es válida si responde a una finalidad justificada, como la evaluación del desempeño o la asignación de incentivos. No obstante, la empresa debe garantizar que la difusión de esta información no afecte la privacidad del trabajador ni exponga datos innecesarios.

La publicación de estos datos debe ser restringida y proporcional, limitándose a quienes realmente necesiten acceder a la información. Para reducir el impacto en la privacidad, es recomendable emplear métodos anonimizados o codificados, evitando identificaciones directas. 

El registro horario es una obligación legal recogida en el Real Decreto-ley 8/2019 por la que los trabajadores de todas las empresas deben registrar el inicio y el fin de su jornada laboral.

Sin embargo, su implementación debe respetar el principio de minimización, evitando la recopilación de datos innecesarios o el uso de sistemas excesivamente invasivos. Además, los registros deben almacenarse con seguridad durante cuatro años, asegurando su integridad y evitando accesos no autorizados.

La empresa es responsable de la gestión y custodia de estos datos, sin que puedan utilizarse para fines distintos al control de la jornada. Su acceso debe limitarse a trabajadores, representantes legales e inspecciones oficiales. Además, la nueva ley de control horario de los trabajadores determina que las autoridades competentes deben poder acceder a la información incluso en remoto y que el fichaje debe hacerse de forma digital. 

Por otro lado, la AEPD prohibió a finales de 2023 el uso de sistemas biométricos, como los fichajes con huella dactilar, para el control de presencia laboral. Esto es así porque los datos biométricos se consideran categorías especiales de datos según el RGPD. 

Los sistemas internos de denuncias implementados a raíz de la Directiva Whistleblowing, permiten a los trabajadores informar sobre irregularidades dentro de la empresa. Sin embargo, su implementación debe respetar la privacidad y los derechos de todas las partes involucradas. 

La base legal para el tratamiento de estos datos se fundamenta en el interés público, y la empresa debe informar tanto a denunciantes como denunciados sobre su existencia y funcionamiento. Además, si los datos son transferidos a terceros para su investigación, los afectados deben ser notificados.

El acceso a la información debe estar limitado a los responsables del sistema, evitando divulgaciones innecesarias. Si la denuncia es anónima, la identidad del denunciante debe mantenerse protegida; si no lo es, sus datos deben tratarse con estricta confidencialidad. La información solo puede conservarse mientras dure la investigación y debe eliminarse si no se toman medidas. Además, el denunciado tiene derecho a conocer los hechos sin que esto implique revelar quién lo denunció.

Cuando un trabajador deja la empresa o sufre cualquier tipo de despido, se debe garantizar el tratamiento adecuado de su información personal, respetando su privacidad y cumpliendo con la normativa vigente. 

Si hay una carta de despido es fundamental que solo contenga datos relevantes y no información innecesaria o sensible. Además, se deben aplicar medidas de seguridad para evitar accesos indebidos a esta documentación.

Por otro lado, tras la extinción del contrato hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Los datos deben bloquearse, salvo que exista una justificación legal para su conservación, como obligaciones fiscales o un interés legítimo.

• Para compartir información con una nueva empresa, es obligatorio contar con el consentimiento explícito del extrabajador.

• Si la empresa desea mantener contacto para futuras oportunidades laborales, debe informar al trabajador y ofrecerle la opción de rechazarlo.

El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones por parte de la AEPD.

Descarga la guía 'El 2025 laboral' y evita sanciones

Analizamos los requisitos, novedades y sanciones de las principales normativas del 2025

Descarga: Guía para cumplir la normativa laboral en 2025

El incumplimiento de la protección de datos personales de empleados puede generar consecuencias graves para las empresas, incluyendo sanciones económicas y daños a su reputación. Según el alcance y la gravedad de la infracción, las sanciones pueden ser las siguientes:

• Infracciones leves: multas de hasta 40.000 euros.

• Infracciones graves: entre 40.001 y 300.000 euros.

• Infracciones muy graves: desde 300.001 euros hasta 20 millones de euros o un 4% de la facturación anual, aplicándose la cifra más alta.

Estas penalizaciones pueden afectar significativamente a las empresas, por lo que es clave cumplir con la normativa para evitar riesgos legales y económicos y en definitiva asegure el principio de compliance.

El avance tecnológico ha permitido desarrollar herramientas digitales para la gestión segura de los datos laborales. Algunas soluciones incluyen:

• Software de gestión de nóminas cifrado para proteger datos financieros.

• Plataformas de firma digital seguras para evitar el uso indebido de documentos.

• Sistemas de gestión documental con acceso restringido.

• Herramientas de anonimización de datos sensibles.

• Software de gestión de personal y de la información

Por otro lado y aunque no es obligatorio contratar una empresa de protección de datos, sí es recomendable contar con sistemas de gestión que garanticen este aspecto. 

También existen otras plataformas como los software de RR. HH. que contribuyen a proteger los datos personales de sus empleados y a cumplir con la normativa vigente en materia de privacidad. A través de funciones avanzadas como el almacenamiento seguro de documentos, la gestión de permisos de acceso y la automatización de procesos, es posible minimizar riesgos en cumplimiento del RGPD.

En Personio ofrecemos una plataforma inteligente de RR. HH. con la que podrás lograr todo esto y mantener la información de tus empleados actualizada y segura en todo momento. ¡Descubre más a través de una demo o una prueba gratuita!