¿Está prohibido fichar con huella dactilar?

En noviembre de 2023 la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos en la que se recoge la prohibición de utilizar sistemas que traten datos biométricos para, reconocer a los empleados y, entre otras cuestiones, fichar las horas de trabajo.

Esto es así porque los datos biométricos han pasado a interpretarse como una “categoría especial de dato” que puede almacenar y tratar información sensible relativa a la salud o al origen racial o étnico de los empleados, en contra de lo que establece el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 

Esta prohibición podría eliminarse si el responsable del sistema biométrico contara “con una norma con rango de ley que concrete la posibilidad de utilizar datos biométricos” con fines laborales, tal y como cita la AEPD en su guía. Sin embargo, esta ley “no se encuentra en la actual normativa española”, como se refleja en el apartado de conclusiones de este documento. 

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Además, añade, la empresa “debería valorar muy seriamente y con diligencia si tiene una razón sólida para tratar” este tipo de datos y la razón por la que no se puede usar otros sistemas alternativos a los biométricos.

Por lo tanto, la AEPD aclara que está prohibido fichar con huella dactilar y que las empresas deben emplear otras formas a su disposición para cumplir con la normativa de registro de tiempo en el trabajo.

Aunque esté prohibido fichar con huella dactilar y, con el resto de sistemas biométricos, las empresas pueden utilizar diferentes métodos que son completamente legales. Estas son los principales sistemas de control horario que pueden utilizarse: 

• Tarjeta NFC: este tipo de tarjetas utilizan la tecnología de comunicación de proximidad para registrar las entradas y salidas al pasar la tarjeta por un lector.

• Software de registro horario: un software de control horario permite a los empleados registrar su hora de inicio, de salida y las pausas desde cualquier dispositivo y con tan solo un clic. Este tipo de sistemas almacenan los datos electrónicamente, pudiendo acceder a ellos en cualquier momento. Además, permiten acciones como aprobar las horas fichadas o la compensación automática de horas extra.

• Aplicación móvil: hay aplicaciones móviles que también permiten a los empleados registrar sus horas de trabajo desde sus teléfonos; algo especialmente útil con trabajadores en remoto.

• Código QR: los empleados pueden escanear un código QR único con su dispositivo (por lo general móvil) para registrar su entrada y salida de manera rápida y precisa.

• Tablet física: una tablet instalada en un lugar fijo permite a los empleados fichar a través de un software específico al que pueden acceder a través de un código PIN. 

• Por escrito: las horas de trabajo pueden registrarse por escrito en una hoja impresa o a través de archivos Excel o Word. Sin embargo, este sistema hace más difícil conservar los registros según establece la normativa y hacer un seguimiento eficaz del tiempo trabajado.

• Lector TAG: un lector TAG utiliza etiquetas RFID para que los empleados puedan registrar su jornada laboral pasando un llavero por el lector.

Recuerda que para cumplir adecuadamente con la normativa de fichaje de la jornada laboral, es necesario conservar los registros horarios durante al menos 4 años y tenerlos disponibles para que, en caso de inspección laboral, puedan ser entregados. 

En este sentido, te recomendamos leer este artículo sobre cómo fichar en el trabajo según la normativa y qué requisitos conviene tener presente para evitar posibles sanciones.

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En función de la gravedad del incumplimiento, la AEPD puede multar a aquellas empresas que utilicen sistemas biométricos, como la huella dactilar, para fichar las horas de trabajo. La cuantía de la multa depende sobre todo del número de artículos del RGPD que vulneren las empresas y la forma en la naturaleza del incumplimiento.

En 2024 la AEPD ya ha sancionado a varias compañías como por ejemplo la empresa CTC de externalización con 365.000€ o al Burgos Club de Fútbol con 200.000€. En este último caso la multa se ha reducido a 120.000€ por haber reconocido el incumplimiento y haber realizado el pago de forma voluntaria. 

Para cumplir con el registro de la jornada laboral tal y como marca la normativa vigente, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos recogidos en esta guía del Ministerio de Trabajo:

• Trabajadores que deben fichar: todos los trabajadores deben cumplir con el fichaje de la jornada laboral, independientemente de su categoría o grupo profesional.

• Excepciones: tan solo hay algunas excepciones al fichaje como por ejemplo en el caso de los trabajadores autónomos o aquellos con un contrato a tiempo parcial, entre otros. 

• Obligación a las empresas: la obligación se aplica a todas las empresas y sectores de actividad.

• Trabajadores en remoto: aquellos empleados que deban desplazarse por motivos laborales o que trabajen a distancia o en remoto, también deben fichar las horas de trabajo.

• Conservar los registros: las empresas deben conservar los registros durante 4 años y ponerlos a disposición de sus empleados, los representantes legales de los trabajadores y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

• Contenido del registro: el fichaje debe realizarse de forma diaria y reflejar “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”, según el artículo 34.9 del ET.

• Sistema de fichaje: se consideran como válidos los medios en papel o telemáticos, siempre que no contradigan lo dispuesto en el RGPD. 

• Seguimiento de los fichajes: los sistemas elegidos deben permitir hacer un seguimiento fiable de los registros diarios que se hayan realizado. 

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En este sentido y para cumplir con la normativa de forma eficaz, es recomendable utilizar un sistema digital que permita acceder al historial de registros de forma sencilla y conservarlos de forma segura. 

Gracias a un software como el de Personio, los empleados pueden registrar sus horas de trabajo desde cualquier dispositivo, incluso estando en remoto y comunicar cualquier ausencia. Los responsables de RR. HH. pueden revisar y aprobar las horas en cuestión de segundos y generar reportes de asistencia de forma ágil y sencilla. ¡Prueba nuestra solución de registro horario gratis o reserva una demo con nuestro equipo para ver esta y otras funcionalidades!