Los 5 mejores programas de nóminas

Un programa de nóminas es una herramienta clave en cualquier organización para gestionar adecuadamente la remuneración de los empleados y cumplir con la normativa fiscal. Contar con un software de nóminas supone ahorrar una gran cantidad de tiempo y evitar cualquier error que se pueda producir. Además, la mayoría de programas se integran con la información y los procesos de las gestorías externas que las empresas a menudo utilizan.

Por su importancia, en este artículo te explicamos en qué consiste un software de nómina, cuáles son sus principales usos y características, sus ventajas y te presentamos un listado con los mejores programas de nóminas del mercado. 

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Un programa de nóminas es un software con el que automatizar los procesos y tareas asociados a la gestión de la remuneración a los empleados de una organización. Este tipo de soluciones permiten reducir la carga de tareas administrativas asociadas a este proceso, además de calcular los salarios o emitir nóminas de forma automática. También añadir cualquier pago extra o generar informes en base a los datos. 

Por lo general, un programa de nóminas suele almacenar la información en la nube y conservar los datos de manera segura, dando la posibilidad de administrar los accesos. En este sentido, los programas de nóminas pueden ser utilizados tanto por la empresa como por una gestoría externa que también esté involucrada en su gestión.

Un programa de nóminas sirve principalmente para gestionar de forma más eficiente y ágil la remuneración de los empleados y evitar errores. También sirve para automatizar determinados procesos y para ello, debe contar con una serie de características. 

 Estas son las principales funciones de un software de nóminas: 

• Cálculo automático de salarios: los programas de nóminas deben ser capaces de calcular los salarios en función de otros datos como por ejemplo el número de horas trabajadas o los beneficios que el empleado haya percibido.

• Integración de datos: estos programas se integran con datos relevantes para gestionar las nóminas como por ejemplo las horas extras realizadas, las vacaciones que se han disfrutado o el tipo de contrato y horario de cada trabajador.

• Generación de nóminas: con toda esta información, un programa de nóminas es capaz de crear nóminas que los departamentos de RR. HH. pueden exportar, por lo general de forma masiva, y hacérselas llegar a sus empleados de manera automatizada.

• Reportes y auditorías: los programas de nóminas facilitan la generación de reportes detallados y auditorías internas para, entre otras cuestiones, analizar tendencias salariales y ayudar en la toma de decisiones más informadas. 

• Procesamiento de pagos: igual que se generan las nóminas, este tipo de programas también pueden sincronizarse con los sistemas de pago que utiliza la empresa y automatizar este proceso.

• Integración con otros sistemas: de igual modo, la mayoría de programas de nóminas se integran con los sistemas de contabilidad, facturación o documentación que la organización utilice. 

Para ayudarte a elegir el software de nómina que mejor se adapta a las características y necesidades de tu empresa, hemos realizado una selección de los mejores programas de nóminas que existen actualmente en el mercado. Te explicamos en qué consisten y cuáles son sus funcionalidades destacadas.

Personio es un software diseñado para la gestión integral del departamento de RR. HH. Cuenta con un software de nóminas completo que ayuda tanto a pequeñas como medianas y grandes empresas a gestionar de forma eficiente y optimizada la remuneración de sus empleados. 

Además, cuenta con funcionalidades de registro de la jornada laboral, vacaciones y ausencias, formación, compensaciones o de análisis e informes. Todas ellas se integran con su programa de nóminas creando un software con gran cantidad de datos y capacidad de generar reportes y nóminas de forma actualizada y con gran nivel de detalle. 

Estas son algunas de las características que más destacan del software de nóminas de Personio:

• Nómina preliminar: con Personio, los responsables de RR. HH. o de procesar los pagos, pueden crear nóminas preliminares y revisar todos los datos antes de exportarlas y aprobarlas. De esta forma se evitan posibles errores e inconsistencias. 

• Notificación de cambios: cualquier cambio en la nómina se refleja con un marcador, por lo que los responsables de aprobarlas, siempre estarán al tanto de las modificaciones que se produzcan. 

• Alto nivel de personalización: la configuración de este programa de nóminas es bastante intuitiva y permite a los managers configurar qué datos quieren mostrar y cuáles deben calcularse; como por ejemplo el prorrateo del salario. 

• Avisos y alertas: con Personio es posible configurar avisos a través del correo electrónico para los administradores. De esta forma se les notifica de los plazos de aprobaciones que tienen que cumplir.

• Datos actualizados: los empleados pueden modificar cualquier dato relevante para la nómina, como por ejemplo si cambia su estado civil o su información bancaria. Automáticamente se reflejará en la nómina preliminar.

• Informes de salarios: el programa de nóminas de Personio permite acceder a informes y reportes creados automáticamente en los que se visualiza de manera gráfica la información salarial de cada empleado. Así, se muestran datos de su remuneración fija, por hora o la evolución que se ha producido.

• Integración con otros procesos: las nóminas de Personio se integran con la información de otros procesos relacionados con la gestión de personal como el registro horario, las ausencias o la formación de los empleados. Así, se tienen en cuenta todos los datos que sean relevantes para la creación de nóminas. 

• Proceso mensual estandarizado: este programa de nóminas permite la creación de un proceso recurrente a nivel mensual, ahorrando una gran cantidad de tiempo. De esta forma se pueden configurar flujos automáticos de aprobación, exportación de archivos, envío de las nóminas a la gestoría e importación de los recibos, entre otras acciones.

• Divisas: con Personio los departamentos de RR. HH. y financieros pueden gestionar pagos y compensaciones en múltiples divisas; algo especialmente útil para empresas multinacionales.

El software de nómina a3innuva está desarrollado por Wolters Kluwers para gestionar de manera online la contabilidad, la facturación y la remuneración en las empresas. Su oferta de productos está pensada tanto para despachos profesionales como para RR. HH., pymes y autónomos. 

Su programa de nóminas se adapta a cada grupo de forma que varían ligeramente las funcionalidades más destacadas en función de quién las use. En líneas generales, el software de nóminas de a3innuva destaca especialmente por lo siguiente.

• Gestión de datos: el programa de nóminas de a3innuva gestionar una gran cantidad de datos relacionada con el personal de las empresas para, entre otras cuestiones, actualizar las nóminas en tiempo real y crear informes detallados. 

• Registro salarial: este software incorpora una funcionalidad para poder realizar el registro salarial obligatorio con el que todas las empresas deben cumplir por normativa.

• Gestión de cambios: a3innuva permite incluir cualquier modificación que se produzca en las nóminas como por ejemplo préstamos, retribuciones variables o incluso solicitudes de anticipos.

• Control de ERTEs: algo muy útil es la posibilidad de gestionar automáticamente los expedientes de regulación temporal de empleo (ERTEs), así como otro tipo de suspensiones e incluso despidos y relacionarlos con la nómina. Esto ayuda, entre otras cuestiones, a simplificar los cálculos de aspectos como la liquidación y el finiquito en los casos que proceda, ahorrando una gran cantidad de tiempo.  

• Actualización normativa: el software de a3innuva cuenta con un módulo exclusivamente dedicado a tratar aspectos normativos de forma que se identifica de manera automática a los empleados afectados por cambios normativos y su repercusión en las nóminas.

• Sincronización con convenios: otro aspecto interesante es la posibilidad de añadir automáticamente la información de más de 1400 convenios colectivos a las nóminas.

• Ausencias: las nóminas también pueden sincronizarse con la información relacionada con las ausencias, las vacaciones o los permisos que soliciten. 

Workday es una plataforma de gestión empresarial en la nube con soluciones de finanzas, planificación y RR. HH. Cuenta con un programa de nóminas muy completo: Workday Payroll. Destaca por su capacidad de procesar de manera continua y en tiempo real las nóminas, agilizando este proceso y adaptándose rápidamente a cambios en la normativas y en la situación de los trabajadores.

Además, ofrece una viabilidad completa y detallada de los costes laborales y se sincroniza con el resto de módulos de gestión empresarial, proporcionando informes y análisis detallados. En concreto, destacamos las siguientes funcionalidades.

• Procesamiento continuo de nóminas: permite realizar ajustes y correcciones en tiempo real, reduciendo errores y garantizando la exactitud de la información que aparece en las nóminas.

• Configuración y auditorías personalizables: facilita la configuración de los flujos de trabajo y las automatizaciones, así como la realización de auditorías detalladas para cumplir con las normativas locales e internacionales.

• Uso de IA: el software de nómina de Workday cuenta se apoya en la inteligencia artificial (IA), para reducir el número de tareas manuales y administrativas y crear procesos de trabajo fluidos.

• Informes gráficos: al manejar un amplio volumen de datos, proporciona reporte y gráficas avanzadas con análisis sobre la remuneración de los empleados de forma detallada.

• Información integrada: Workday incorpora a las nóminas y al proceso de gestionarlas, información clave de los empleados como compensaciones, beneficios, ausencias, etc.

• Cumplimiento normativo: un aspecto a resaltar del programa de nóminas es la importancia que da al cumplimiento normativo laboral y fiscal con actualizaciones periódicas del software para adaptarse a las novedades que surjan.

• Dispositivo móvil: las nóminas son accesibles para los empleados desde sus dispositivos móviles, de forma que se aumenta la transparencia en las organizaciones. 

ADP es una empresa con más de 70 años de recorrido especializada en la gestión de personal de las en la nube. Sus funcionalidades se centran en la administración de RR. HH., la gestión del tiempo, la asistencia, beneficios, impuestos y también el procesamiento de nóminas.

La mayoría de soluciones se adaptan a las características de empresas pequeñas, medianas y grandes. En concreto su software de gestión de nóminas, automatiza aspectos como los cálculos, las retenciones fiscales, la emisión de recibos y los pagos de manera digital. 

• Integración y sincronización: el programa de nóminas de ADP se integra fácilmente con otros sistemas de gestión que la empresa utilice como softwares de RR. HH. o ERPs, agilizando su procesamiento. 

• Alcance global: ADP permite gestionar diferentes divisas e idiomas en la gestión de la nómina; algo especialmente útil para empresas internacionales y equipos en diferentes localizaciones.

• Cumplimiento normativo: el cumplimiento de la normativa también es algo a lo que ADP presta bastante atención, sugiriendo cambios periódicos cuando se producen cambios a nivel local, nacional e internacional. 

• Autoservicio: la plataforma ofrece muchas posibilidades para formar a los empleados y a los managers en el uso de las nóminas de manera digital y en todos los aspectos en los que se requiera su actuación. 

• Seguridad de datos: este programa de nóminas proporciona un entorno altamente seguro, con encriptación avanzada para proteger la información sensible de la empresa y de los empleados.

• Soporte y asistencia: ADP tiene un equipo de soporte técnico disponible para posibles incidencias que se puedan producir, así como un departamento de atención al cliente personalizado. Además, la empresa ofrece recursos adicionales sobre la gestión de la nómina y el funcionamiento del software. 

• Informes y análisis: al igual que otros programas de nóminas, este sistema también genera reportes detallados y ofrece herramientas de análisis con datos actualizados sobre la información salarial de los empleados.

SAP es una herramienta más conocida por sus sistema de gestión empresarial, pero que también cuenta con un programa de nóminas (SAP SuccessFactors Employee Central Payroll), con el que simplificar los procesos relacionados con la remuneración. Tiene capacidad para ser utilizado en distintos países y está diseñada sobre todo para grandes empresas con múltiples equipos.

• Automatización de procesos: SAP permite configurar los flujos de trabajo para crear automatizaciones con los que hacer cálculos de nóminas, deducciones y pagos. 

• Integración con otros módulos: el software de nóminas se integra con otros módulos de SAP, como de administración de personal, gestión del tiempo, contabilidad financiera, y de incentivos salariales, teniendo en cuenta la información relevante para las nóminas. 

• Autoservicio para empleados: dispone de un portal al que los empleados pueden acceder individualmente para ver y gestionar su nómina como solicitudes de cambios. Así se reduce la carga administrativa del departamento de RR. HH. y 

• Gestión global y localización: el programa de nóminas de SAP puede utilizarse en más de 50 países, logrando que los equipos estén interconectados y facilitando al departamento de RR. HH. gestionar los pagos a nivel internacional.

• Beneficios a empleados: SAP cuenta con un módulo enteramente dedicado a gestionar los beneficios a los empleados que se integra con los procesos relacionados con la nómina. De esta forma, los responsables de RR. HH. pueden reflejar esta información de manera automática en los pagos que realizan y cumplir con la política de beneficios de la empresa.

• Gestión en la nube: los datos asociados a la nómina y al personal de la organización se gestionan directamente desde la nube, de forma que se puede acceder a la información relevante desde cualquier dispositivo y, sobre todo, que la información se almacena de manera segura y confidencial. 

Aunque Oracle también es un software de gestión empresarial, dispone de un programa de nóminas dedicado en exclusiva a optimizar este proceso y crear flujos de trabajo automatizados. Su software se dirige especialmente a grandes empresas que operan a nivel internacional, por lo que las nóminas pueden procesarse en múltiples países, teniendo en cuenta la legislación de cada lugar.

• Alcance global: Oracle Global Payroll opera en más de 140 países, de forma que las empresas que cuenten con oficinas internacionales pueden cumplir con la normativa local a nivel laboral y financiera, a menudo compleja, además de trabajar conjuntamente. 

• Anticipos de nómina: con Oracle los empleados pueden recibir sus pagos de manera flexible fuera del periodo establecido para ello; una tendencia a la que cada vez más empresas se suman y que contribuye al bienestar financiero de los trabajadores.

• Datos de reclutamiento: una de las características de este software de nóminas es la posibilidad de añadir automáticamente la información financiera de los empleados desde el momento en el que se unen a la empresa, de forma automática. 

• Nóminas individualizadas: cada trabajador puede recibir en su portal del empleado las nóminas a final de mes. De esta forma, no es necesario enviarlas por correo certificado y ellos pueden consultarlas en cualquier momento, fomentando la transparencia en la organización.

• Integración con datos de RR. HH.: el programa de nóminas de Oracle se integra con su sistema de gestión integral de RR. HH. De esta manera, la información clave relacionada con el personal de la empresa se incorpora de manera automática a la nómina.

• Dispositivo móvil: a diferencia de otros programas de nóminas, Oracle permite a los empleados acceder y consultar sus nóminas desde sus dispositivos móviles y al área de RR. HH. gestionar determinadas acciones, aunque el resto de procesos están disponibles en su versión desktop.

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Como hemos visto, utilizar un programa de nóminas tiene una serie de ventajas indiscutibles para el conjunto de la organización. A modo de resumen, estas son algunas de las más importantes:

• Ahorro de tiempo: una de las mayores ventajas de digitalizar la gestión de nóminas es el ahorro de tiempo y la reducción de tareas administrativas, rutinarias y manuales.

• Reducción de errores: otro beneficio es la reducción de incidencias en las nóminas que, además, puedan dar lugar a pagos mal hechos y a un descontento generalizado por parte de los empleados.

• Mejora de la comunicación: con la mayoría de programas de nóminas los trabajadores pueden recibir sus nóminas desde su área del empleado, facilitando la comunicación con el departamento de RR. HH. 

• Mayor transparencia: los empleados pueden acceder a su información salarial en todo momento y estar al tanto del desglose de la nómina, fomentando la transparencia en la organización.

• Seguridad de datos: una solución en la nube evita el papeleo innecesario y la posibilidad de traspapelar información sensible y confidencial.

• Cumplimiento normativo: como hemos explicado anteriormente, un programa de nóminas ayuda a cumplir con la legislación laboral, no solo a nivel nacional sino también en diferentes países en los que los procesos cambian y puede haber mayor grado de complejidad. 

• Generación de reportes: la creación de informes en cuestión de segundos es una gran ventaja, ya que permite utilizar la información para crear planes de evaluación salarial, compensaciones y gestionar otros beneficios que tengan los empleados.

Estas son sólo algunas de los beneficios que tiene digitalizar y automatizar los procesos de gestión de la nómina. Si quieres explorar cómo funciona un software de nómina y conocer más sobre sus funcionalidades, en Personio contamos con una plataforma adaptada a las necesidades de pequeñas, medianas y grandes empresas. Pruébala gratuitamente durante 14 días, o reserva una demo con nuestro equipo para verla en detalle.