Procesos de RR. HH.: todas las claves en esta guía

Los procesos de RR. HH. son las etapas que sigue un empleado en su relación con la empresa, incluyendo los procesos de selección, onboarding y offboarding. 

Los procesos de RR. HH. se pueden clasificar en tres tipos distintos, que son: 

Los procesos operativos son aquellos que tienen que ver con la selección del talento y su integración dentro de la empresa. Son los primeros pasos para cualquier empleado en los que interviene de forma crucial el Departamento de RR. HH. 

Hay que tener claro qué se busca y cuáles son las habilidades que requiere el puesto de trabajo y, en consecuencia, la empresa. Una vez realizada la selección, es importante la integración. Para ello, hay que incluir procesos de onboarding y planes de formación para mejorar las competencias en función de las nuevas necesidades empresariales, entre otros. 

Los procesos estratégicos serían aquellos que permiten al empleado dar lo mejor de sí mismo mientras dura su relación laboral con la empresa y viceversa. También se refiere a todas esas cuestiones que la empresa puede hacer por los empleados para mejorar su relación, su desempeño y sus metas profesionales. 

Aquí tendríamos los procesos de evaluación del desempeño y el compromiso de los empleados, así como la elaboración de un plan de carrera que dé respuesta a las aspiraciones del trabajador y, al mismo tiempo, a las necesidades corporativas.

Son todos aquellos que buscan el reconocimiento del trabajo de los empleados a través de beneficios o compensaciones. Se consideran de apoyo porque es algo que no se realiza de forma frecuente, solo en casos puntuales. Es un incentivo para mejorar la labor de los empleados y que estos vean recompensado su trabajo. Se consigue a través de aumento de sueldo, incentivos, suplementos o bonificaciones, por ejemplo. 

Los principales procesos de RR. HH. que se deben gestionar en una empresa comienzan con la planificación de RR. HH.: 

Es la organización de RR. HH. de la empresa. Consiste en identificar las necesidades del momento, así como las futuras de la organización y evaluar los recursos con los que cuentan o se necesitarán en el futuro.

Es la etapa en la que se intenta atraer talento para cubrir vacantes. Comienza con la publicación de la oferta laboral en la que se explica el perfil que necesita la empresa. Así, toda persona que cumpla con los requisitos pueda inscribirse como candidato. 

Los candidatos interesados pasan un primer filtro a través del CV y se les convoca a una entrevista u otro tipo de proceso de selección. En estos encuentros, se conoce  al candidato en profundidad y se indaga en aspectos como habilidades, experiencia y conocimientos, para saber si encaja en el puesto. 

Tras el proceso de selección, se evalúa a todos los candidatos y se escoge al perfil que mejor encaja en el puesto, que pasa a formar parte de la empresa. Se establecen las condiciones específicas del puesto de trabajo y se firma el contrato según las condiciones pactadas.

Es el proceso de incorporación del empleado a la empresa. Consiste en orientar al empleado, saber cuál es el lugar de trabajo, conocer las estancias, su rol en la empresa, cuáles son sus compañeros, etc. 

Todos los procesos que se llevan a cabo a través de programas y cursos para mejorar las habilidades y conocimientos del empleado. Se realiza a lo largo de toda su vida laboral y puede tener como finalidad convertirlo en un nuevo líder dentro de la organización.

Los procesos de Recursos Humanos incluyen la gestión del salario del empleado. Tramitar las nóminas mensuales de los trabajadores. Aquí también se lleva a cabo la gestión de beneficios que recibe un empleado por su trabajo. Por ejemplo, los incentivos. 

Consiste en analizar el rendimiento de los trabajadores y, en función de este, compensarlos. Cuando un empleado cumple con los objetivos y es eficiente para la empresa, se buscan formas de recompensarlo para que vea que su trabajo tiene valor. 

Las relaciones laborales son fundamentales para la gestión del talento y para retenerlo. Un empleado busca bienestar y un buen ambiente de trabajo ayudará a alcanzarlo. En parte, de ello depende la permanencia del empleado en la empresa. 

RR. HH. tiene que cerciorarse de que el clima laboral es positivo, se respetan los derechos, hay programas para gestionar los conflictos, etc. Cuestiones que, en definitiva, fortalecen la relación entre los distintos miembros. 

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Una gestión eficiente de los procesos de RR. HH. puede mejorar muchos aspectos de la empresa en cuestión:

• Mejora  la productividad. Las empresas hacen ver a los empleados la importancia que tienen para la empresa. De este modo, se sienten más comprometidos y tienden a ser más productivos en sus labores. 

• Aumenta la satisfacción. Una correcta gestión de RR. HH. repercute en la satisfacción de los miembros de la empresa, pues comprueban que existen políticas y planes enfocados en su bienestar, tanto en términos económicos (incentivos y aumentos) como personales (relaciones laborales favorables).

• Optimiza la toma de decisiones. Gracias a la planificación y a los distintos procesos para gestionar una empresa, es más fácil evaluar y saber qué pasos seguir en cada momento. Especialmente en cierto tipo de circunstancias que requieran reestructuraciones jerárquicas, cambios de departamento, apertura de nuevas líneas de negocio, etc.

• Reduce costes. El plan de RR. HH. debe estar enfocado a todo el ciclo de vida del trabajador en la empresa. Llevar a cabo procesos efectivos que logren la satisfacción implica la reducción de costes derivados de la rotación de talento, bajas laborales  o la desmotivación. 

Para mejorar los procesos de RR. HH. se pueden llevar a cabo las siguientes prácticas: 

Todo proceso tiene unos objetivos que conviene revisar con cierta regularidad para verificar que se trabaja en la línea correcta. El seguimiento y replanteamiento son claves, puesto que las organizaciones están formadas por personas cuyas inquietudes cambian a lo largo del tiempo. 

A través de la implementación de herramientas es posible automatizar la mayoría de los procesos de RR. HH. con todo lo que ello supone: ahorro de tiempo, además de garantizar su correcto funcionamiento. Gracias a la tecnología y a la innovación, se facilita la comunicación, se agilizan todos los procesos relacionados con la contratación y es posible analizar el rendimiento de manera más eficaz. 

Las nuevas incorporaciones a la plantilla y las nuevas tendencias en RR. HH. generan inquietudes que obligan a retocar tanto objetivos como procesos en sí. Es posible que en la fase de seguimiento, una corporación certifique que está cumpliendo los objetivos marcados. Pero, ¿y si la plantilla de la empresa es ahora más joven y tiene otras necesidades?

Todos los procesos deben enfocarse desde un punto de vista que favorezca la implicación de los empleados; bien para hacerlos partícipes, o bien porque mediante los procesos de RR. HH. se terminará aumentando la motivación de los empleados que forman parte de la empresa. 

Realizar actividades de equipo, mejorar los incentivos o acciones de coaching ayudan al bienestar de los empleados y, con ello, a mejorar su motivación. 

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Empezando por los relacionados con la contratación de personal. Para encontrar talento, Personio incluye funciones como la creación de ofertas de empleo, su publicación y evaluación de los candidatos, entre otras. 

Dentro de la gestión de RR. HH., Personio permite facilitar los procesos de onboarding y offboarding, crear y gestionar expedientes, registrar las jornadas y comprobar ausencias, hacer evaluaciones de desempeño y rendimiento, etc. 

Automatización de procesos, firma electrónica, integraciones con otras funcionalidades o informes y análisis son otras funcionalidades que afectan transversalmente a todos los procesos de RR. HH., lo que los hace más ágiles y permite al departamento contar con tiempo suficiente para dedicarlo a cuestiones estratégicas de alto valor añadido para la empresa y sus empleados.

La selección de personal es una labor coordinada por RR. HH. Son ellos quienes, bajo las necesidades de la empresa, evalúan a los candidatos y eligen al más adecuado. 

No obstante, una buena estrategia de RR. HH. es involucrar a los empleados que ya trabajan en la empresa. Realmente son los empleados quienes conocen de primera mano qué tiene que tener el nuevo empleado para complementarse con ellos y cumplir los objetivos, por lo que conocer su opinión puede ser una gran idea para mejorar el proceso de selección. 

Los procesos estratégicos están dirigidos a planificar los objetivos empresariales, mientras que los operativos son la creación y organización a lo largo del tiempo de acciones concretas para lograr los objetivos. 

Los KPI o indicadores clave de rendimiento que se deben utilizar en los procesos de RR. HH. son los siguientes:

• Tasa de aceptación de ofertas. Mide el número de candidatos a los que se les propone una oferta para entrar en la compañía y la rechazan, aun habiendo participado en el proceso.

• Tasa de rotación. ¿Cuánto duran de media los empleados en la empresa?

• Ratio de satisfacción. Elaboración de encuestas para conocer el nivel de satisfacción y bienestar de todos los empleados.

• Índice de absentismo laboral. Control de las ausencias y los motivos de los trabajadores. 

• Índice de siniestralidad laboral. Número de accidentes que sufren los empleados durante su jornada laboral. 

• Contratación. Información sobre nuevas contrataciones, tiempo dedicado a ellas y costes.

• Promociones. Número de ascensos en la empresa.

• Tasa de despido. ¿Cuántos empleados son despedidos y por qué motivos?