Proceso de onboarding: optimízalo con esta checklist

El onboarding es el proceso de integración de un nuevo empleado o colaborador a la empresa. Es un proceso que puede empezar antes de su primer día de actividad.

En sus primeros pasos, el nuevo empleado puede tener preguntas y dudas sobre el funcionamiento empresarial: es el momento de responder a ellas para facilitar su adaptación al nuevo rol y a sus nuevos compañeros.

A lo largo de este artículo encontrarás buenos consejos para la presentación de nuevos empleados.

La función principal del onboarding es recibir al nuevo trabajador, hacerle sentir cómodo en su nuevo puesto y demostrarle que es una parte importante del proyecto.

Es la continuación del proceso de selección y permite que el trabajador pueda dar lo mejor de sí cuanto antes.

Estas son algunas de las funciones más importantes del onboarding:

• Integración en el clima laboral: el conocimiento del sector y del mercado no aseguran un buen rendimiento. Cada empresa es un mundo y tiene sus propios procesos. Por tanto, es vital mostrar al trabajador cómo funciona la organización, cuáles son sus objetivos y cómo conseguirlos. 

• Uso de herramientas: cada empresa utiliza diferentes programas y aplicaciones. El onboarding es la forma de asegurar que el nuevo empleado sabrá cómo usarlas y que no necesitará una investigación exhaustiva con cada una de ellas. En definitiva, se trata de que el empleado sea operativo con autonomía cuanto antes.

• Conexión con la marca: los valores, la cultura de empresa y la cultura organizacional son la clave del funcionamiento de una organización. Con un buen programa de onboarding, los trabajadores se adentrarán en los valores y cultura corporativa, lo que les permitirá adquirir una guía sobre cómo actuar con un compañero, un proveedor, un cliente,...

En esta etapa, se garantiza que todos los aspectos logísticos y organizativos estén en su lugar antes del primer día del nuevo empleado. Se abordan los detalles formales, como la finalización de trámites contractuales y la claridad en los derechos de acceso. Además, se coordina con los compañeros relevantes para asegurarse de que estén al tanto de sus responsabilidades y se prepare adecuadamente el entorno de trabajo del nuevo empleado. Esta fase se enfoca en establecer un entorno propicio y funcional para la llegada del nuevo empleado.

Dentro de los aspectos principales que constituyen esta etapa se encuentra:

• Formalidades que tienen que llevar a cabo las partes, tales como documentos contractuales.

• Envío de información necesaria al nuevo empleado. Esto incluye información básica, como lugar, horario y fecha de presentación.

• Envío de información relevante a empleados involucrados en el proceso de onboarding. Esto normalmente incluiría personal de Secretaría, Administración de Oficina y Personal de IT y, posiblemente, también mentores que proporcionen apoyo durante los primeros días de trabajo del nuevo empleado.

• Asegurarse de que todo esté en su lugar cuando el nuevo empleado llegue a la oficina es importante: elementos como su ordenador, licencias de programas u otros necesarios para completar sus tareas.

• Organizar reuniones con el resto del equipo multidisciplinar para presentarse durante la primera semana laboral y definir claramente los roles en los grupos de trabajo facilitará la integración y colaboración efectiva entre los miembros y el trabajo en equipo.

• Planificar la formación o capacitación que necesitará el nuevo empleado para poder ejecutar las tareas necesarias.

• Clarificación y distribución de las responsabilidades del puesto de trabajo.

• Adquirir un regalo de bienvenida para el nuevo trabajador es una buena idea.

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El objetivo principal de esta fase es brindar una cálida bienvenida al nuevo empleado, asegurando que su incorporación sea acogedora y bien coordinada. Las presentaciones formales con los compañeros directos, la introducción a la cultura organizacional y la clarificación de responsabilidades ayudan al nuevo empleado a sentirse más cómodo y familiarizado con su entorno laboral desde el primer momento. Esta fase busca establecer las bases para una integración exitosa en el equipo y la empresa.

Dentro de los aspectos principales que constituyen esta segunda etapa se encuentra:

• Asegurarse de que el equipo de trabajo dé la bienvenida al nuevo empleado a la hora correcta es importante porque así se demuestra la puntualidad desde la empresa.

• Dejar claro cómo funcionarán las cosas los próximos días o semanas, se debe explicar todo el proceso de onboarding al nuevo empleado.

• Implementar pequeños gestos de bienvenida, como obsequios, puede tener un gran impacto. Pequeños detalles como este fomentan el sentido de pertenencia del nuevo miembro del equipo y se convierten en un recuerdo memorable. 

• Realizar las presentaciones necesarias con los compañeros de trabajo, ya sea a través de introducciones informales o reuniones programadas, ayudará a comprender mejor los cargos en una empresa y el organigrama de la empresa. El organigrama muestra una estructura organizativa que incluye el organigrama vertical, organigrama horizontal, organigrama funcional, organigrama circular y organigrama matricial para representar las relaciones y responsabilidades dentro de la organización.

• Organizar tareas de la vida diaria, como un almuerzo o merienda, para que el nuevo empleado comparta momentos con el resto de la plantill.

• Revisar las nuevas responsabilidades laborales con el empleado y comunicarle sus expectativas, así como también escuchar las expectativas que tiene el empleado.

• Leer detenidamente aquellos procedimientos legales (SOP) u otras obligaciones que adquiere el nuevo empleado en su puesto.

• Para dar al nuevo empleado una idea clara de lo que sucede, dónde y quién es el responsable de cada departamento, se debe realizar con él un recorrido por todos los demás departamentos.

En esta etapa continua del onboarding, el enfoque se centra en la integración gradual del nuevo empleado en la dinámica de trabajo existente. Se asignan tareas y se brinda apoyo durante los primeros días para facilitar la adaptación y comprensión de los procedimientos internos. Esta fase busca garantizar una transición fluida y una integración efectiva del nuevo miembro en la empresa a largo plazo.

Algunos componentes de esta etapa son:

• Solicitar feedback al nuevo empleado. ¿Qué observaciones positivas o negativas ha hecho durante las primeras semanas?

• La gestión del cambio y del flujo de información con el nuevo empleado son importantes para que no se sienta abrumado por una gran cantidad de datos en la primera semana.

• Llevar a cabo una sesión de feedback con los nuevos compañeros y que este proceso se repita con una regularidad establecida es importante para realizar una revisión continua de la experiencia del nuevo empleado.

• Promover el networking entre departamentos de la misma empresa puede ser interesante para que los compañeros conecten entre sí. Para ello se pueden organizar eventos especiales destinados a este fin o actividades de team building. Estas iniciativas también pueden ser una oportunidad para desarrollar habilidades de marketing personal y fortalecer la imagen profesional de los empleados dentro de la organización.

Un proceso de onboarding efectivo se traduce en una serie de ventajas notables tanto para los nuevos empleados como para la empresa en su conjunto. En primer lugar, facilita una mayor retención de talento al crear conexiones más sólidas y un compromiso temprano por parte del personal recién incorporado. Esto reduce la rotación de empleados y fomenta una estabilidad laboral.

En segundo lugar, permite que los nuevos empleados sean más productivos desde el inicio al familiarizarse rápidamente con los procesos, la cultura y las responsabilidades de la empresa.

Además, mejora la experiencia general del empleado al garantizar una integración suave y completa en el entorno laboral, lo que aumenta su satisfacción y compromiso con la organización, mientras que facilita la alineación con la cultura organizacional al proporcionar una comprensión más profunda de los valores, la misión y la visión de la empresa desde el principio.

Asimismo, reduce el tiempo necesario para que los nuevos empleados se adapten al entorno laboral, lo que acelera su curva de aprendizaje y aumenta la comodidad en sus roles.

Por último, promueve un mayor compromiso y lealtad hacia la empresa al valorar y apoyar a los empleados desde el inicio, lo que influye en su disposición para quedarse y contribuir al éxito a largo plazo de la empresa. 

El plan de onboarding o plan de acogida es la guía paso a paso de las actividades, cursos y programas que deberá realizar el nuevo trabajador cuando dé sus primeros pasos en la empresa. Sirve como orientación profesional para el nuevo empleado.

Un buen software de onboarding permite tener empleados productivos desde el primer día, automatizar este proceso y ahorrar mucho tiempo.

Con todas las partes del proceso detalladas, la empresa puede saber en tiempo real qué información tiene a su disposición el empleado, en qué fase se encuentra y facilitar el trabajo al Departamento de Recursos Humanos.

Es la mejor forma de garantizar que la integración se realiza desde el primer minuto e, incluso, puede empezar días antes de la incorporación. Planear el onboarding te dará resultados eficaces en cuanto al rendimiento inicial de tus trabajadores.

Un onboarding digital permite al empleado dar sus primeros pasos en la empresa sin estar en la oficina. Transmitir la cultura organizacional y los valores de la empresa en formato on-line puede parecer más complejo, pero con ciertos consejos y pasos puede solventarse esta aparente barrera inicial:

El primer paso es permitir el acceso a toda la información básica de la empresa: valores, historia, recorrido y visión general de la marca. Para ello, la empresa debe preparar presentaciones con infografías claras, para facilitar su lectura.

Esta información puede enviarse en formato on-line. Incluso puede resultar más atractiva e interactiva que entregarla en formato físico.

La entrega del material del trabajo y la información relevante para los primeros pasos debe hacerse aunque el empleado no pueda acceder a la oficina, como el manual del empleado o el código de conducta. La empresa debe preparar un preparar un welcome pack tanto físico como digital.

Además, enviará todos los equipos técnicos e informáticos para que pueda realizar su trabajo. También rutas de acceso a las herramientas que vaya a utilizar, contraseñas, documentos claves, etc. 

También es importante incluir recomendaciones para asegurar el bienestar de los empleados aunque no estén en la oficina: información sobre pausas, cómo registrar la jornada a distancia, estiramientos, prevención de riesgos cuando se teletrabaja,…

Para sentirse parte del equipo es vital acceder a las vías habituales de comunicación en remoto y a los flujos de trabajo y tareas de los proyectos en los que se estará inmerso. La información teórica sirve para empezar, pero el mejor onboarding viene del contacto directo con el día a día de la empresa.

Consejo de lectura: Consejos para la incorporación en remoto

Las reuniones con el equipo de Recursos Humanos, con los directores de departamento, así como de equipo, son claves para entender el funcionamiento de la empresa. El nuevo empleado debe tenerlas de forma telemática y funcional para no repetir los mismos conceptos una y otra vez.

Los tutoriales y las lecciones prácticas para utilizar las nuevas herramientas son claves. El objetivo es que el trabajador aprenda a usar cada programa y que pueda poner ese conocimiento en práctica, con retos y test; una forma amena de familiarizarse con nuevas aplicaciones y funcionalidades que serán de uso habitual en su día a día.

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El software de onboarding de Personio ofrece una gama de funcionalidades que pueden optimizar y facilitar los procesos de onboarding en una empresa:

• Permite la creación y almacenamiento de documentos necesarios para el onboarding, como contratos, formularios fiscales, políticas internas, etc., lo que facilita su acceso y gestión.

• Contribuye a que puedas diseñar flujos de trabajo de onboarding personalizados, adaptados a las necesidades específicas de la empresa y de los nuevos empleados.

• Proporciona a los nuevos empleados acceso a un portal donde pueden encontrar información relevante sobre la empresa, manuales, políticas internas y documentos importantes.

• Automatiza procesos repetitivos, como el envío de correos electrónicos de bienvenida y la generación de documentos estándar, lo que agiliza el proceso y reduce la carga administrativa.

Consejo de lectura: Optimización de procesos

Cada año, alrededor de 200 nuevos empleados se incorporan a Mailchimp. Allí se designan los llamados “encargados de incorporaciones de empleados” para garantizar que cada nueva persona se sienta bienvenida y se le brinden todos los recursos que necesita.

Algunos de los aspectos más destacados del programa incluyen: un recorrido por las oficinas o espacios más importantes, una conversación con dos de los cofundadores y almuerzos de cortesía. Y, hablando de almuerzos, nadie debería comer solo. Por eso, en la primera semana, se designan personas para comer con los nuevos compañeros.

Antes de empezar, los nuevos empleados completan una lista de sus tentempiés, colores, hobbies favoritos, etc. El equipo utiliza después esta información para configurar su espacio de trabajo. Los responsables también envían saludos en tarjetas y llevan a los nuevos compañeros a reuniones informales que les ayudan a integrarse más rápidamente.

El proceso de onboarding dura una semana. Antes de comenzar su primer día de trabajo, a los nuevos compañeros se les envía un correo electrónico informándoles de lo que ocurrirá durante este tiempo. Al final de la semana revisan su experiencia con el encargado de incorporaciones de empleados y comparten su opinión sobre cómo han ido las cosas.

Consejo de lectura: ¿Qué es el Método Kaizen y cómo aplicarlo?

El proceso de onboarding incluye diversas actividades. En él se preparan materiales para transmitir los valores, cultura y funcionamiento de la empresa. Se enfoca en aprender el uso práctico de las herramientas de la empresa mediante pruebas y ejercicios. Además, se realizan ejercicios grupales para evaluar y compartir información entre los nuevos empleados, brindando también retroalimentación valiosa para mejorar el proceso y se organizan reuniones con líderes departamentales para resolver dudas, evaluar la eficacia de los cursos y recopilar información para mejoras.

El proceso de onboarding no tiene una duración fija. Es más bien a medio o largo plazo. Se centra en introducir a los nuevos empleados en la cultura, valores y el rol laboral. Su extensión depende del trabajo, el tamaño y los recursos de la empresa. Generalmente, las dos primeras semanas son para la introducción, seguidas de rutinas para resolver dudas sobre las funciones del trabajador.

El onboarding abarca la integración total en una empresa, desde su cultura laboral hasta la adaptación al entorno, mientras que la inducción se refiere solo a la fase en la cual se proporciona información teórica y conocimientos básicos sobre la empresa. La inducción es esencial dentro del proceso de onboarding.