Políticas de una empresa: todo lo que debes tener en cuenta

Las políticas de una empresa son un conjunto de normas internas que se diseñan para regular y delimitar las reglas de conducta dentro de una organización. Describen las responsabilidades tanto de los empresarios y altos cargos como de los empleados en todos los niveles jerárquicos.

Las políticas de empresa se pueden clasificar de diferentes maneras, dependiendo del criterio que se utilice.

• Generales: son aquellas que se aplican a toda la empresa. Independientemente del departamento o área de trabajo. Algunos ejemplos de políticas generales son la política de seguridad y salud laboral, la política de igualdad y no discriminación, la política de protección de datos, etc.

• Departamentales: son aquellas que se aplican a un departamento o área de trabajo específica. Algunos ejemplos de políticas departamentales son la política de selección de personal del Departamento de Recursos Humanos o la política de compras del Departamento de Administración, entre otras.

• Recursos Humanos: políticas relacionadas con los empleados. Como, por ejemplo, contratar nuevos trabajadores, manejar los procesos de despido, gestionar los salarios, ofrecer entrenamiento y promover el desarrollo profesional de los empleados.  

• Seguridad y salud laboral: están diseñadas para proteger a los empleados mientras llevan a cabo su trabajo, a través de medidas preventivas y de seguridad. 

• Ética y responsabilidad social: son normas que ayudan a construir una empresa fuerte y duradera. Para ello, la empresa debe actuar de manera ética, siguiendo valores y principios morales.

• Comunicación y marketing: regulan la forma en que la empresa se comunica con sus clientes, proveedores y otros públicos.

• Finanzas: establecen las reglas para la gestión financiera de la empresa, como la elaboración del presupuesto, la inversión de recursos, etc.

• Operaciones: regulan los procesos de producción, distribución y venta de los productos o servicios de la empresa.

• Preventivas: buscan evitar que se produzcan problemas o situaciones conflictivas.

• Correctivas: buscan solucionar problemas o situaciones conflictivas que ya se han producido.

Definir adecuadamente las políticas empresariales es importante por varios motivos. Entre ellos la igualdad o la protección legal. 

• Claridad y consistencia: permiten a los empleados saber cómo actuar en cada momento. De esta forma, no hay lugar a la confusión ni ambigüedad, lo que mejora el compliance de la organización.

• Igualdad y justicia: garantizan que todos los trabajadores sean tratados de manera justa, sin importar su puesto o posición. Esto crea un ambiente de trabajo positivo y motivador y un mejor clima laboral.

• Protección legal: asegura que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones.  Disminuye el riesgo de multas o sanciones.

• Toma de decisiones: la toma de decisiones se agiliza al contar con políticas que ayudan a proceder. Asegura que las decisiones se tomen de manera lógica y consistente.

• Cultura organizacional: ayudan a crear y fortalecer la cultura organizacional.

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Las empresas deben crear políticas efectivas. Estas políticas sirven como guía para los empleados, estableciendo normas y procedimientos claros. Para desarrollar políticas sólidas, hay que seguir una serie de pasos bien definidos que aseguren su coherencia, legalidad y efectividad:

En primer lugar, se debe definir claramente el objetivo de la política, identificando el problema o situación que se busca abordar y estableciendo qué se pretende lograr con ella.

El siguiente paso es investigar y analizar el contexto, incluyendo las leyes y regulaciones pertinentes, así como las mejores prácticas en otras empresas, y consultar con expertos en la materia.

La redacción de la política debe ser clara, concisa y comprensible y asegurar que sea específica y coherente con otras políticas de la empresa. 

Una vez redactada, se procede a darla a conocer entre los empleados, informándoles sobre su contenido, formándolos en su aplicación y brindándoles la oportunidad de hacer preguntas y comentarios al respecto.

Consiste en facilitar a los empleados todas las herramientas necesarias para que la política propuesta se pueda llevar a cabo. 

Hay que establecer un sistema para monitorear su cumplimiento y aplicar medidas disciplinarias en caso de incumplimiento. El último paso es realizar una revisión y actualización periódica de la política, con el fin de asegurar su relevancia y efectividad a lo largo del tiempo.

Las políticas de empresa son esenciales para el buen funcionamiento de cualquier organización. En 2024, se espera que las siguientes políticas sean especialmente importantes.

El empleo remoto y el trabajo flexible han ganado popularidad en las empresas españolas en los últimos años. 

Las empresas que deciden implementar políticas de trabajo flexible atraen y retienen a los mejores talentos. También aumentan la productividad.

La diversidad y la inclusión ayudan a las empresas a construir un entorno laboral más positivo y productivo. A su vez, beneficia a la imagen que se tiene sobre ellas, es decir, su reputación. 

El cuidado del bienestar mental de los empleados es cada vez más necesario para las empresas. Implementar esta política ayuda a mejorar la salud mental de los trabajadores, reduce las ausencias y aumenta la productividad.

Hoy en día, las empresas están muy preocupadas por la ciberseguridad. Por ello, es importante implementar políticas que traten de proteger su información y sistemas de cualquier ataque.

La sostenibilidad es un aspecto que cada vez importa más. Por este motivo, las empresas que deciden implementar este tipo de políticas disminuyen su impacto en el medio ambiente, con lo que ello supone. Además, mejora la percepción que el público tiene sobre ellas. 

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Para desarrollar políticas efectivas en una empresa, es esencial seguir una serie de pasos y consideraciones claves:

• Definir el objetivo: se debe identificar el problema o la situación que se busca resolver con la política, así como establecer claramente lo que se desea lograr mediante su implementación.

• Considerar el impacto: es necesario evaluar cómo la política afectará a los empleados, clientes, proveedores y otros stakeholders. También su influencia en la cultura empresarial y valores de la empresa.

• Asegurar la legalidad: la política debe cumplir con todas las leyes y regulaciones pertinentes para evitar posibles problemas legales.

• Ser claro y conciso: la política debe redactarse de forma clara y fácil de entender para que todos puedan aplicarla sin dificultad.

• Involucrar a los empleados y, especialmente, a los mánager y directivos: es importante incluir a los empleados en el proceso de creación de la política para asegurar que sea aceptada y viable. Y aún más a los líderes de la organización, pues será importante su ejemplo para el conocimiento y seguimiento de la política.

• Comunicar la política: la comunicación debe ser clara y efectiva, para que todos los empleados la comprendan y cumplan adecuadamente. Para ello, se puede usar el manual del empleado.

• Realizar seguimiento y sistema de penalización: ¿se está cumpliendo la política? De no ser así, ¿qué consecuencias tendrá para los empleados o responsables que la están incumpliendo? También es importante aquí establecer un sistema de recompensas para quienes sí estén cumpliéndola.

• Evaluar: establecer sistemas que permitan revisar con regularidad la política para garantizar que con el tiempo sigue siendo efectiva, y de no ser así, implementar cambios.  

Las políticas de un negocio deben seguir una serie de principios para asegurar su eficacia y coherencia en la organización:

• Claridad y concisión: deben ser fáciles de entender y aplicar.

• Coherencia: coherentes entre sí y con la cultura y valores de la empresa.

• Legalidad: cumplir con todas las leyes y regulaciones.

• Objetividad: deben ser justas y no discriminatorias.

• Participación: se debe tener en cuenta la opinión y sugerencias del trabajador. 

• Comunicación: se deben emplear diversos canales y deben comunicarse de manera efectiva a todos los empleados.

• Revisión y actualización periódica para asegurar que siguen siendo relevantes y efectivas.

• Flexibilidad para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial.

• Responsabilidad con su aplicación y cumplimiento.

• Transparencia:  deben ser transparentes y accesibles para todos los empleados.

La responsabilidad de realizar las políticas empresariales en una organización recae en diferentes actores. Depende principalmente del tamaño y la complejidad jerárquica de la empresa. 

Por ejemplo, la Alta Dirección suele establecer los principios generales y la visión de las políticas. Estas pasarán a RR. HH. o a las áreas especializadas que guarden relación con las políticas a abordar para, después, aprobar las políticas finales y verificar que estén alineadas con los valores de la empresa. 

Por su parte, el Departamento de Recursos Humanos desarrolla e implementa las políticas. Para ello, ofrece apoyo y asesoramiento a los empleados sobre las mismas e investiga y resuelve las situaciones conflictivas que puedan derivarse de ellas.