Plantillas de turnos de trabajo gratis
Las plantillas de turnos de trabajo son un recurso útil cuando se trata de planificar los cuadrantes horarios de los empleados. Contribuyen a tener una mayor organización, evitar que se solapen los turnos e identificar si se trata de un horario de mañana, de tarde o nocturno.
Para ello, contar con plantillas de turnos de trabajo gratis resulta de gran ayuda para los responsables de equipo y todas aquellas personas implicadas en la gestión de los horarios. Desde Personio hemos recopilado diferentes plantillas Excel para turnos de trabajo gratis, con distribución semanal, mensual y quincenal. En este artículo te explicamos cómo funciona cada una de ellas y, además, podrás descargarlas de manera totalmente gratuita.
Descarga un cuadrante mensual en Excel¿Qué es y para qué sirve una plantilla de turnos de trabajo?
Una plantilla de turnos de trabajo es un documento que sirve para organizar y establecer los horarios de trabajo de los empleados de una empresa durante un periodo de tiempo determinado como por ejemplo un mes o una semana. Pueden tener formato Excel, Word, PDF o ser digitales cuando se integran con un software de gestión y organización del tiempo de los empleados.
Utilizarlas es una forma de distribuir equitativamente las horas de trabajo, garantizar la cobertura necesaria en todas las áreas de negocio y facilitar la planificación, tanto para los empleados como para los managers. Por lo general, incluyen la información básica de los empleados, los días de la semana, la hora de inicio y fin de la jornada o las horas relativas a las pausas y a las ausencias por enfermedad o vacaciones, entre otras.
Plantillas de turnos de trabajo gratis
Desde Personio hemos elaborado una serie de plantillas de turnos de trabajo gratis diferenciadas por el periodo de planificación horaria: semanal, mensual y quincenal, así como por el número de empleados que puede contener cada una.
En cualquier caso, todas las plantillas son editables por lo que es posible añadir y eliminar empleados, según las necesidades de cada empresa. Puedes descargar cada plantilla a continuación y te explicamos cómo usarlas.
Plantilla de lunes a domingo para 4 personas
Con esta plantilla Excel de lunes a domingo puedes organizar los turnos rotativos de los trabajadores de al menos 4 trabajadores y diferenciar si se trata de un horario de mañana, de tarde, nocturno o si el día no se ha trabajado. Este tipo de cuadrantes son útiles para equipos de trabajo reducidos o sectores como el sanitario, la hostelería o de servicios.
¿Cómo funciona esta plantilla?
Utilizar esta plantilla de turnos de trabajo gratis es muy sencillo. Una vez descargada, encontrarás una serie de instrucciones que te recomendamos leer antes de empezar. A continuación, en la pestaña ‘Planilla lunes a domingo’, podrás introducir la información relativa a la empresa, la semana correspondiente y el año, además de los nombres de los empleados y los días de la semana.
También podrás escribir el tipo de turno en las celdas habilitadas para ello. Si necesitas añadir más empleados tan solo tendrás que añadir una nueva celda y clonar la información de las anteriores para replicar la información. Por otro lado, los empleados podrán anotar la hora de inicio y de salida, así como la duración de las pausas. Si quieres imprimir esta plantilla en PDF, tienes una versión simplificada en la pestaña “Plantilla para imprimir”.
Plantilla semanal de trabajo
Otra de las plantillas de turnos de trabajo gratis que puedes utilizar es un cuadrante semanal en el que se haga un recuento del total de horas trabajadas a la semana por cada empleado.
¿Cómo funciona esta plantilla?
Esta plantilla semanal está pensada para reflejar el horario semanal de cada trabajador, de lunes a domingo. Tras haber incluido la información del empleado en la pestaña “Plantilla horario semanal”, deberás añadir las fechas correspondientes, seleccionar el tipo de turno del desplegable que encontrarás y reflejar las horas comprendidas en una jornada de trabajo. Las horas extra, así como las relativas a las ausencias, será necesario incluirlas de forma manual.
Automáticamente la plantilla Excel calculará el total de horas trabajadas por día y por semana. Si quieres añadir la información de otro empleado, tan solo deberás duplicar la pestaña “Plantilla horario semanal”.
Plantilla cuadrante mensual de turnos de trabajo
Con esta plantilla de cuadrante mensual podrás organizar el cuadrante de cada trabajador al mes, diferenciar el tipo de turno y hacer un sumatorio de los horarios trabajados. Se trata de una plantilla útil para realizar planificaciones a largo plazo y visualizar los turnos del conjunto de la empresa o de determinados equipos.
¿Cómo funciona esta plantilla?
En esta plantilla los cuadrantes horarios están diferenciados por meses, de forma que puedes organizar los turnos de trabajo de enero a diciembre. Además, en cada pestaña puedes elegir el año y el mes que quieres visualizar.
Tras haber anotado la información de los empleados será necesario elegir el tipo de turno del desplegable que encontrarás en las celdas bajo cada día del mes. Automáticamente se calculará cuántos turnos de mañana, tarde y noche han realizado todos los trabajadores.
En la pestaña de “Parámetros” podrás cambiar la información preestablecida como el horario de cada turno, los meses y los años que se visualizan en la plantilla.
Plantilla quincenal de turnos de trabajo
Gracias a esta plantilla podrás organizar los turnos de trabajo de manera quincenal y analizar el total de horas realizadas por cada empleado en ese periodo de tiempo.
¿Cómo funciona esta plantilla?
Esta plantilla es completamente editable por lo que puedes añadir y modificar toda la información que necesites. En primer lugar, es conveniente añadir la información relativa a los empleados en la pestaña “Plantilla horario quincenal”.
A continuación, selecciona el tipo de turno de cada día y el horario regular de cada empleado. Por su parte los trabajadores podrán añadir su hora de inicio, de salida y las pausas para, entre otras cuestiones cumplir con la normativa de registro horario. De forma automática se hará el recuento de las horas trabajadas cada día y a lo largo de la quincena.
Beneficios de utilizar una plantilla de turnos de trabajo
Además de ayudar a organizar el trabajo, las plantillas de turnos de trabajo gratis también pueden ser útiles para calcular la nómina, hacer un seguimiento de la asistencia y programar las vacaciones y días libres de los empleados. En este sentido, estos son algunos de los beneficios principales que aportan estas plantillas:
Planificación eficiente: permiten una distribución equitativa y eficiente de las horas de trabajo entre los empleados al tener una mayor organización interna.
Optimización de recursos: ayudan a asegurar la cobertura necesaria en todas las áreas de la operación y a evitar la falta de personal o el exceso de mano de obra en determinados momentos. Además, permiten hacer un recuento de las horas extraordinarias de trabajo, de forma que se pueda controlar la carga de trabajo.
Mejora de la comunicación: proporcionan un marco claro y estructurado para la comunicación de los horarios de trabajo, evitando confusiones o malentendidos entre los empleados además de con sus managers.
Cumplimiento legal: ayudan a cumplir las normativas de trabajo, los convenios colectivos y los acuerdos sindicales al garantizar que se respeten los límites de horas de trabajo y los períodos de descanso laborales obligatorios. Además, permiten el registro de la jornada laboral en cumplimiento con lo que establece la ley.
Reducción de conflictos: al proporcionar un proceso transparente y equitativo para la asignación de turnos, ayudan a reducir los conflictos entre los empleados y mejora el clima laboral.
Facilita la gestión de nóminas: al proporcionar un registro claro de las horas trabajadas por cada empleado durante un período concreto se simplifica el cálculo de la nómina de los empleados.
Mejora de la productividad: las plantillas de turnos de trabajo gratis también contribuyen a mejorar la productividad al asignar de manera eficiente los recursos disponibles en la empresa y evitar periodos de inactividad.
¿Cómo digitalizar la gestión de turnos de trabajo?
Como hemos visto, utilizar plantillas de turnos de trabajo gratis es un recurso útil que las empresas pueden implementar. Sin embargo, también presentan una serie de inconvenientes, ya que no permiten automatizar acciones como la asignación de turnos, el envío de notificaciones con cualquier cambio o sincronizar el recuento horario con las nóminas.
Por otro lado, una plantilla Excel tampoco permite una visión completa de los turnos de toda la empresa ni medir los niveles de productividad o de absentismo laboral, y puede dar lugar a errores en la planificación o incluso que se solapen los turnos de varios empleados.
Por ello, es conveniente utilizar un software de gestión de RR. HH. con el que hacer un seguimiento eficaz del tiempo, la asistencia y una planificación adecuada de los recursos disponibles. Además, este tipo de softwares se integran con la gestión de otros procesos como la solicitud y aprobación de vacaciones y ausencias, las evaluaciones del desempeño, las nóminas o el reclutamiento, entre otros.
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