Plantilla de personal: ¿qué es y cómo elaborarla?

Una plantilla laboral o estructura de trabajo, como también se la conoce, es el documento (digital y/o físico) en el que sistemáticamente se enumeran y organizan los distintos empleados de una empresa.

En su forma más sencilla, se podría decir que es un listado en el que se contemplan todos los empleados fijos y temporales que desempeñarán (o actualmente lo hacen) una función en la compañía, con sus respectivos cargos y salarios.

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Mientras tanto, algunas variantes más elaboradas incluyen otros datos de valor, como una actualización de las tareas específicas de cada empleado o la interrelación entre distintos puestos de trabajo para el cumplimiento de los objetivos generales de la empresa. Un claro ejemplo de esta mayor organización es el organigrama en conjunto con un profesiograma.

Los objetivos de una estructura de personal son dependientes de los objetivos generales de la empresa. Es decir, que su sistematización (por ejemplo, con la descripción de puestos de trabajo) responde a los planes de desarrollo y crecimiento financiero de la compañía.

Como consecuencia, podemos afirmar que los objetivos esenciales de cualquier plantilla son:

• Disponer de los trabajadores y profesionales indispensables para el cumplimiento de las distintas tareas, funciones y metas que se necesitan para lograr los objetivos de la empresa.

• Asegurar una adecuada cantidad de empleados en cada área o departamento para satisfacer las necesidades organizativas y prevenir la saturación del personal.

• Reducir costes al evitar el exceso de contratación.

• Ajustar la cantidad de empleados conforme la compañía vaya alcanzando sus objetivos y experimente crecimientos financieros.

• Adaptar los puestos de trabajo al desarrollo de la estructura de la empresa a medida que la misma crea nuevos planes de crecimiento.

• Facilitar los procesos de reclutamiento y selección de personal cuando haga falta.

• Tener un cálculo preciso mes a mes de los gastos de personal.

Y es que tener todo esto bajo control, por ejemplo, con un software adecuado, ayuda a reducir costes en recursos humanos y a optimizar los beneficios económicos de la compañía.

La RPT es, de hecho, una forma más elaborada de plantilla de personal, frecuentemente utilizada en organizaciones de gran tamaño, plasmando los puestos de trabajo en una especie de mapa mental o estructura jerárquica con los distintos departamentos y equipos de trabajo que forman una organización.

En este sentido, la plantilla y la RPT se complementan bastante bien, en tanto que la primera permite una organización detallada de los empleados (listas), mientras que la segunda facilita la visualización de las interdependencias e interrelaciones entre ellos (organigramas).

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La mejor manera es hacerlas de la mano de profesionales en recursos humanos. De lo contrario, es probable que caigas en errores tan comunes como el hecho de crear la plantilla a partir del personal actual, en lugar de hacerlo al revés. Con este paso a paso lo entenderás mejor:

La plantilla inicia desde cero, sin considerar a los empleados actuales, ya que, en principio, el reclutamiento de personal debería darse después de tener una plantilla base.

Para ello, se genera un listado de las habilidades que se requieren para cumplir con las metas y tareas de cada puesto. Esto se conoce como inventario de habilidades necesarias.

El plan estratégico de la empresa tendrá un impacto, menor o mayor, en los distintos equipos de trabajo que se pretenden crear a partir del inventario de habilidades. En este sentido, es de vital importancia que en la fase anterior se deje margen de maniobra para captar nuevo talento, reducir el personal o hacer traslados dentro de la propia organización.

Las plantillas más avanzadas y eficientes incluyen un registro de cómo las medidas del plan estratégico han repercutido en las unidades organizativas. Se definen con claridad para conocer al detalle los impactos en el personal y su rendimiento, con la finalidad de diseñar estrategias de actuación para afrontar las consecuencias actuales y futuras en situaciones similares.

La estructura del personal también contempla la ideación de alternativas para actuar con asertividad ante las eventualidades que el plan estratégico pueda acarrear. Básicamente, se trata de armar a la empresa con un arsenal de opciones para responder rápidamente ante escenarios repentinos.

En este punto, es posible que la gama de opciones contempladas no sea acorde a las habilidades, los conocimientos técnicos y/o las herramientas de los empleados afectados por una determinada situación.

Como consecuencia, tendrás que negociar con ellos para la gestión de situaciones que van más allá de sus responsabilidades siempre que sea necesario, principalmente con la capacitación básica requerida para afrontar cada escenario e implementar las opciones contempladas.

Finalmente, tanto los directivos como los líderes de equipo se encargan de seleccionar al personal más adecuado para resolver imprevistos en la implementación del plan estratégico empresarial, así como secuenciar los protocolos requeridos para ello. En la plantilla aparecerán los responsables de estas tareas extraordinarias.

Si bien es cierto que el contenido de las plantillas varía según cada empresa, hay algunos elementos que en la actualidad resultan esenciales en la mayoría de los casos:

• Objetivos generales y específicos de la empresa.

• Puestos de trabajo con roles y cargos.

• Formación, habilidades y conocimientos que se precisan en cada puesto.

• Tareas, funciones y roles a desempeñar en cada puesto.

• Datos de los empleados una vez que son contratados:

  • nombres y apellidos

  • tipo de contrato acordado

  • cargo que ocupa

  • estudios

  • salario

  • medio de contacto (teléfono, email, LinkedIn, etc.)

• Responsables de implementar las opciones de acción para situaciones emergentes.

• Organización por tipos de empleados (directivos, ejecutivos, administrativos, líderes de equipo, personal de base, auxiliares, etc.).

• Número total de empleados en la plantilla, con el presupuesto de los costes de salarios y bonificaciones.

A modo de ejemplo, te mostramos lo que sería el segmento de Recursos Humanos en una plantilla de personal de una empresa cualquiera, con los elementos informativos más básicos que debería tener:

Al incluir el resto de los departamentos (y otros elementos), la información se volvería más densa, por lo que convendría complementar la plantilla con un organigrama RPT para establecer más claramente los roles e interconexiones entre los mismos.

Crear una plantilla de personal aporta significativas ventajas y beneficios para el conjunto de la empresa. Cuantos más empleados tengas, mayor será la necesidad de una organización de este tipo. Adicionalmente, tendrás que asegurarte de actualizar la plantilla periódicamente para reajustarla a los nuevos objetivos y dinámicas de tu empresa.