Plantilla cuadrante mensual [Excel gratis]

Una plantilla cuadrante mensual es un documento que permite organizar los horarios de trabajo en función de los meses naturales del calendario. Este archivo puede tener formatos diversos como PDF, Word o Excel, entre otros. El más habitual suele ser este último, el Excel, ya que permite hacer una selección múltiple de aspectos como los turnos de trabajo y tiene más opciones de edición. 

Cuando la planificación de los cuadrantes horarios se realiza con un software de gestión de RR. HH., también es habitual encontrar plantillas de cuadrante mensual. Gracias a ellas, los responsables de organizar los turnos laborales, pueden duplicar los cuadrantes y adaptarlos a los nuevos horarios de forma rápida y sencilla. 

Cuadrante mensual en Excel

Organiza los turnos de trabajo de tus empleados gracias a este cuadrante mensual en Excel

Descarga un cuadrante mensual en Excel

Utilizar una plantilla de cuadrante mensual en excel aporta una serie de ventajas como son una mayor agilidad en la organización de los horarios de trabajo y su comunicación a los empleados. Además, tienen un impacto positivo en los siguientes aspectos:

• Solapamiento de turnos: una adecuada planificación evita que se solapen los turnos de trabajo, ya que permite a los empleados conocer sus horarios con suficiente antelación.

• Disponibilidad de empleados: posibilita conocer la disponibilidad de los empleados y, en caso de que haya bajas médicas en curso, días de vacaciones planificados o cualquier otro tipo de ausencia, cambiar la programación de trabajo.

• Modificaciones: también facilita la edición de cualquier cambio en el cuadrante de trabajo mensual que pueda producirse. En este sentido, hay que tener en cuenta que tanto los cambios como las notificaciones a los empleados deben hacerse manualmente.

• Distribución laboral: da la posibilidad de hacer una distribución del trabajo equitativa para evitar posibles sobrecargas, así com tener en cuenta el tipo de contrato de cada trabajador, ya sea a tiempo completo o se trate de un contrato por horas sueltas.

• Comunicación y coordinación: facilita la comunicación y las opciones de colaboración entre los equipos, al tener una visión unificada del horario de trabajo de cada empleado. 

Un cuadrante de trabajo mensual puede estructurarse de formas muy variadas, que sobre todo dependerán del tipo de organización de la empresa y de la configuración de los equipos. Sin embargo, es conveniente que al menos tenga los elementos que detallamos a continuación:

• Información de los empleados: lo idóneo es que el nombre de cada trabajador aparezca junto a su puesto de trabajo, para identificar fácilmente a los miembros de cada equipo. También podemos añadir otro tipo de información como el ID de cada empleado o su ubicación de trabajo. 

• Formato de fechas: para una mayor organización, es aconsejable que las fechas del calendario se muestren de forma numérica y en relación a los días de la semana. Es decir, que se refleje si se trata de un lunes o un miércoles. De esta forma, los empleados podrán ver rápidamente qué día de la semana trabajan.

• Tipo de turno: el cuadrante de trabajo mensual debe mostrar el tipo de turno que realiza el trabajador, por ejemplo de mañana, de tarde o de noche.

• Sumatorio de turnos: también podemos añadir un resumen del número de horas que cada empleado ha trabajado en los distintos turnos de trabajo o cuántos turnos iguales ha realizado. Esto nos permitirá equilibrar la carga de trabajo y cumplir con la normativa de descansos en la jornada laboral, así como con el resto de descansos laborales obligatorios y de días libres que marca la normativa. 

• Horario de los turnos: otro aspecto a incluir es el horario de cada turno. Es decir, si se trata de mañana, reflejar que se realiza, por ejemplo, de 8:00h a 14:00h, y si es de tarde, de 15:00h a 19:00h. 

Para que puedas comenzar a utilizar una plantilla cuadrante mensual en Excel, hemos creado un archivo que te resultará de gran utilidad. Puedes encontrar la plantilla haciendo click en el siguiente enlace:

Cuadrante mensual en Excel

Organiza los turnos de trabajo de tus empleados gracias a este cuadrante mensual en Excel

Descarga un cuadrante mensual en Excel

Para descargarla, tan sólo tienes que rellenar un breve formulario para que te llegue de forma inmediata al correo. Una vez completado, recibirás un enlace en el que encontrarás la plantilla lista para comenzar a ser utilizada. 

Cuando la descargues, te aconsejamos usarla desde la versión Excel en el escritorio, aunque también puedes trabajar con ella de forma online desde plataformas como Google Drive o OneDrive.

Utilizar una plantilla de cuadrante mensual en Excel es bastante sencillo y no requiere de conocimientos previos en esta herramienta.Te explicamos paso a paso cómo usarla para que puedas comenzar a planificar los horarios de tus empleados:

Una vez hayas descargado la plantilla de cuadrante mensual, lo primero que deberás hacer es ir a la pestaña del mes para el que desees hacer la planificación horaria. A continuación, anota la información de cada empleado. En este caso, su nombre y su puesto de trabajo. 

Puedes modificar esta información y sustituirla por otro parámetros como por ejemplo el ID de cada trabajador. También puedes añadir nuevas columnas con los datos que quieras introducir, en función de la estructura y la organización del trabajo en tu empresa.

Elige el tipo de turno de trabajo en las celdas que encontrarás bajo la secuencia numérica de cada día. Podrás seleccionar distintos turnos: de mañana (“M”), de tarde (“T) y de noche (“N”), o señalar si se trata de un día libre (“L”) o de vacaciones (“V”). 

A cada turno se le asignará un color identificativo para que, de un vistazo, sepas qué turno tiene asignado cada trabajador y ellos puedan tener una mejor planificación, evitando errores y confusiones.

Otra de las acciones que podrás realizar es seleccionar el año para el que deseas visualizar el calendario. De esta forma, no tendrás que utilizar una nueva plantilla para cada vez que comience un nuevo año laboral.  

Para ello, elige el año que desees en el menú desplegable que encontrarás en la parte superior izquierda de la plantilla, bajo la celda “Año”.

Si quieres modificar la secuencia de años, ve a la pestaña “Parámetros” y añade o cambia los años en las celdas correspondientes. Ten en cuenta que si añades nuevas celdas, deberás actualizar la validación de datos en las pestañas de cada mes para que la nueva información se despliegue correctamente. 

Para ello, en la pestaña de cada mes selecciona la celda en la que se refleja el año. Por ejemplo, “2024”. Ve a “Datos” y haz click en “Validación de datos”. A continuación, selecciona el nuevo rango que hayas añadido y ya lo tendrás actualizado.

Por último, puedes analizar la suma de los turnos que cada empleado ha realizado a lo largo del mes. Es decir, saber cuántos turnos de mañana, de tarde o de noche ha llevado a cabo. De esta forma, podrás evaluar su carga de trabajo y los días libres que le corresponden por normativa, en función del patrón que siga cada uno. 

Cuando hayas terminado la planificación, recuerda comunicar los horarios de trabajo a cada empleado con suficiente antelación, sobre todo si su horario es rotativo y cambia semanalmente. 

Para agilizar la planificación del horario laboral de tus empleados, puedes utilizar un software de gestión de RR. HH. con el que digitalizar este proceso, enviar notificaciones instantáneas a cada empleado y sincronizar el cuadrante con sus calendarios. 

Además, tendrás la posibilidad de acceder al resto de información relevante de los empleados como son el histórico de ausencias, las bajas médicas, las evaluaciones del desempeño o sus registros horarios, según establece la normativa. En cualquier caso, esperamos que este artículo y nuestra plantilla de cuadrante mensual Excel gratis te hayan resultado útiles. 

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