Plantilla control horario trabajadores [gratuita]

Una plantilla hoja de control horario de trabajo es un sistema en el que reflejar el tiempo de la jornada laboral de empleado. Este puede ser digital, como por ejemplo un software de registro horario o una plantilla Excel. Además de para reflejar el inicio y el fin del horario laboral y observar si se han realizado horas de más, una plantilla de control horario también ayuda a las empresas a cumplir con la normativa de registro de la jornada laboral.

Plantilla control horario de trabajo

Completa las horas de trabajo de los empleados con esta plantilla gratuita

Descarga la plantilla de control horario de trabajo

Desde 2019 y como establece el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, es obligatorio que todas las organizaciones cuenten con un método que permita registrar, de forma diaria, las horas de trabajo. De lo contrario, las empresas se enfrentan a multas que pueden llegar hasta los 225.018€.  Por eso, es fundamental contar con un sistema que permita a los empleados “incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo”, tal y como especifica el Real Decreto.

A continuación te explicamos qué debe incluir una hoja para el control horario de los trabajadores y  cómo utilizarla. Estos son los datos clave que debe tener:

• Datos de la empresa y del trabajador: cada registro debe contener el nombre y el CIF o NIF de la empresa, así como el de los empleados para poder hacer un seguimiento adecuado. 

• Periodo de registro: habrá que especificar el mes o la semana y el año al que hace referencia el registro horario. 

• Hora de entrada y de salida: cada empleado deberá introducir la hora en la que comienza su jornada laboral y la hora de salida. 

• Pausas: para poder hacer un cálculo certero, se deberán tener en cuenta las pausas que se realicen. Por ejemplo, si el empleado hace una pausa de media hora para tomar un café, deberá descontarse ese tiempo de la jornada laboral. 

• Horas no computables: no hay que confundir los descansos con las horas no computables. Estas últimas están estipuladas por convenio y no forman parte del horario laboral. Por ejemplo, si el empleado tiene horario partido de 9:00h a 14:00h y de 17:00h a 20:00h, tendrá 3 horas no computables de 14:00h a 17:00h.  

• Horas registradas y esperadas: el conjunto de horas registradas y las esperadas según el contrato laboral, permitirá calcular la diferencia entre ambas. 

En este caso, te vamos a explicar cómo crear una plantilla Excel de control horario desde cero en su versión de escritorio. Sin embargo, también podrás utilizarla en Google Sheets. Sigue estos sencillos pasos:

Lo primero que deberás hacer será reflejar la información de la empresa y el periodo al que hace referencia la plantilla. Para ello, selecciona las celdas en las que quieres hacerlo. Puedes agrandar su tamaño o combinar varias de ellas para obtener el tamaño que prefieres. Recuerda que puedes hacer un horario semanal o mensual. Añade los días de la semana o del mes y los nombres de los empleados.

Como hemos visto anteriormente, es necesario reflejar el inicio y el fin de la jornada laboral, así como las pausas. Para ello, refleja estos tres componentes en respectivas columnas. Pincha sobre ‘Formato de celdas’ y selecciona el formato de hora que más te guste

Para analizar si se han realizado horas extra, añade tres columnas más al final con el total de horas registradas a lo largo de todos los días de la semana o de todo el mes. Para hallar las horas fichadas, resta por este orden la hora de salida, la hora de inicio y la hora de la pausa si no computa. El total de horas esperadas deberás anotarlo de forma manual. Por último, resta las horas esperadas al total de horas trabajadas.

Cuando tengas lista la plantilla de control horario de trabajadores, podrás compartirla con tus empleados para que cada uno anote sus horas. Estos también pueden firmar sus registros para lo que deberás habilitar otra columna o imprimirla.

Si quieres comenzar a utilizar este sistema de fichaje, puedes descargar nuestra plantilla de control horario Excel gratis haciendo clic en la siguiente imagen. Recibirás un correo con el enlace de descarga. Recuerda que es recomendable utilizarla en la versión xlsx, desde el escritorio, anque también puedes utilizarla como Google Sheets.

En ella encontrarás una plantilla de control horario mensual Excel y otra para hacer un registro semanal de las horas laborales.

Plantilla control horario de trabajo

Completa las horas de trabajo de los empleados con esta plantilla gratuita

Descarga la plantilla de control horario de trabajo

Si quieres comenzar a utilizar una plantilla, desde Personio hemos elaborado un documento Excel que puedes descargar gratuitamente. Te contamos paso a paso cómo usarlo:

Una vez hayas descargado la plantilla, lo primero que tienes que hacer es ‘Habilitar macros’ para un mejor funcionamiento. A continuación encontrarás una pestaña de ‘Instrucciones’ en la que se explica el funcionamiento de cada pestaña. En este caso, hemos incluido dos formas de registrar el horario; por un lado, de manera mensual para cada empleado, y por otro, para el conjunto de los empleados de forma semanal. 

Si cada empleado va a registrar sus horas de manera individual, te recomendamos utilizar esta pestaña. En primer lugar, introduce la información básica de la empresa y del empleado en la parte superior, así como el mes y el año del registro horario.

A continuación, el empleado deberá introducir de forma numérica su hora de entrada, la hora de salida y de descanso. Las celdas en amarillo calcularán automáticamente cuántas horas se han registrado. También se tendrán en cuenta las horas no computables, es decir, aquellas que no forman parte del horario laboral como ocurre cuando se trabaja a turno partido. 

De manera automática, se reflejarán el total de horas registradas, las que se esperaban y la diferencia entre ambas. Recuerda que en España el límite máximo de horas extraordinarias es de 80 por año y las empresas pueden decidir si compensan o no estas horas adicionales.

Por último, y aunque no es obligatorio, el empleado puede firmar la hoja de control horario antes de entregarla al departamento de RR. HH.

Esta forma de registro es más aconsejable para empresas en las que los empleados trabajan por turnos, ya que cada uno puede reflejar su hora de inicio y de salida. Lo primero que será necesario hacer es anotar la fecha correspondiente a cada día y el número de la semana. A continuación, los empleados pueden registrar su horario, así como las pausas que realicen. 

La plantilla de control horario de trabajadores calculará automáticamente en las celdas amarillas las horas que se han registrado y la diferencia de horas respecto a las esperadas. Si se utiliza de forma impresa, este cálculo deberá hacerse de forma manual. Cuando se hayan introducido todos los datos, habrá que guardarlos en ‘Archivo’ > ‘Guardar’. Para un mejor funcionamiento de la plantilla, es recomendable utilizarla en formato Excel en vez de online en Google Sheet. 

Aunque la normativa de control horario no aclara qué sistema deben utilizar las empresas para el registro laboral de sus trabajadores, los registros tienen que hacerse de forma diaria y, salvo excepciones, como en el caso de la dirección ejecutiva, todos los empleados tienen que fichar. 

Para evitar confusiones, olvidos o retrasos, lo idóneo es digitalizar este proceso. De esta manera, el departamento de RR. HH. puede hacer un seguimiento en tiempo real y recordar a sus empleados la obligatoriedad del registro en caso de que no lo hayan realizado. Además, una solución digital permite fichar desde cualquier dispositivo como el ordenador, el móvil o la tablet, en cualquier lugar. 

Por otro lado, es una forma de conservar la información tal y como establece la normativa, de forma segura y garantizando la protección de datos. Con el software de control horario de Personio puedes acceder a esta función e integrar todos los datos de RR. HH. en un único lugar.  Todo ello en cumplimiento del RD-ley 8/2019 y con la facilidad de gestionar otros procesos como el de nóminas o el de vacaciones y ausencias.