Plantilla base de datos de empleados en Excel

Una opción para tener una base de datos organizada es a través de un software de Recursos Humanos que nos permita actualizar la información en tiempo real. Sin embargo, también existen otros métodos, como puede ser una plantilla Excel, en la que recopilar los datos que necesitamos. 

Plantilla base de datos de empleados

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Una plantilla Excel de base de datos de empleados es un archivo relativamente sencillo de utilizar, en el que se refleja la información básica de cada trabajador. Para detallar su contenido tomaremos como referencia la que hemos creado desde Personio.

Plantilla Excel base de datos de recursos humanos

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Para empezar, es necesario que incluya el ID del empleado, así como su nombre y apellidos. Esto nos permitirá identificar al conjunto de la organización de un sólo vistazo.

A continuación, es conveniente que la plantilla contenga los siguientes apartados:

Estas columnas nos permitirán anotar la información relativa al trabajo que realiza el empleado en la empresa. En este sentido, es aconsejable que al menos se incluyan los siguientes datos:

• Fecha de contratación: de esta forma sabremos la antigüedad del trabajador y nos orientará a la hora de hacer subidas salariales o gestionar las renovaciones de cada contrato.

• Oficina: para saber la ubicación del empleado, en caso de que la empresa cuente con más de una. 

• Departamento: veremos cuántas personas trabajan en cada departamento, lo que nos ayudará a realizar nuevas contrataciones o configurar el organigrama de la empresa. 

• Tipo de contrato: podremos anotar la modalidad de contrato de cada trabajador, en base a lo que establece la normativa laboral. 

• Puesto: saber qué rol ocupan los empleados en cada departamento también nos permitirá evaluar las necesidades de cada área y su carga de trabajo.

Estas columnas serán clave a la hora de gestionar aspectos como la nómina de los empleados. En ellas encontraremos la siguiente información:

• Número de seguridad social: con el número de afiliación del trabajador a la seguridad social.

• Género: mostrará el género de los empleados: femenino, masculino o aquél con el que cada persona se sienta identificada. 

• Fecha de nacimiento: nos servirá para saber la edad de cada trabajador.

• Estado civil y número de hijos: esta información será relevante especialmente para identificar las retenciones que se deben reflejar en la nómina.

Estos datos nos ayudarán a ponernos en contacto con el trabajador cuando lo necesitemos. En este apartado podemos incluir:

• Email y número de teléfono: tanto los de la empresa como los de carácter personal, en caso de que tuviéramos que ponernos en contacto con el empleado una vez finalice la relación laboral.

• Dirección, ciudad y país: esta información es especialmente importante cuando tenemos a empleados en remoto y debemos gestionar las contrataciones a distancia.

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Esta es la información relacionada con el sueldo que percibe el empleado. En ella encontraremos:

• Salario inicial y salario actual: de esta forma veremos las subidas salariales que se han producido o si es necesario realizar una próximamente.

• Nº de cuenta bancaria: nos permitirá realizar los pagos correspondientes al trabajador o enviar la información a la gestoría externa encargada de gestionar las nóminas.

Si la relación laboral termina, es conveniente que también queden reflejados los siguientes aspectos:

• Contrato activo: de un sólo vistazo veremos si el empleado se encuentra activo o no en la empresa.

• Fecha de terminación y motivo: esto facilitará la gestión de los pagos pendientes que haya que hacer como por ejemplo el finiquito del trabajador u otro tipo de compensación. 

Si quieres comenzar a utilizar la plantilla Excel que hemos elaborado desde Personio, tan sólo tendrás que seguir los siguientes pasos: 

1. Descargar el formulario: para recibir la plantilla, rellena el formulario de descarga haciendo click en la imagen inferior.

2. Instrucciones: sigue las instrucciones que encontrarás en la primera pestaña.

3. Añadir información: introduce la información relativa a los trabajadores en cada celda de la pestaña “Base de datos de empleados”. También podrás modificar los datos preestablecidos como por ejemplo el tipo de contrato o el departamento.

4. Añadir secciones: si necesitas añadir más secciones, puedes hacerlo en las últimas columnas que encontrarás en la pestaña “Base de datos de empleados”. De igual modo, puedes adaptar las que vienen por defecto según las necesidades de tu empresa. 

5. Guardar: si utilizas la versión descargada asegúrate de guardar todos los cambios antes de cerrar el archivo. Si en cambio utilizas la versión online, se conservarán automáticamente siempre que cuentes con conexión a Internet.

Como explicamos anteriormente, cada vez más empresas deciden digitalizar su base de datos de los empleados para tener una mejor accesibilidad y organización. A continuación, veremos cuáles son sus características y las principales diferencias con una plantilla Excel de base de datos de empleados:

Una base de datos digitalizada te permitirá ver la información de cada empleado actualizada en tiempo real. Además, podrás seleccionar los datos que necesitas con una serie de filtros como el estado de la contratación, la oficina, el departamento o el puesto de trabajo. 

Esto es especialmente útil a la hora de generar informes en base a los principales KPIs de Recursos Humanos como el grado de diversidad de la plantilla, la tasa de rotación o de retención, entre otros.

Por otro lado, podrás introducir la información individualizada de cada empleado y acceder a ella desde la propia base de datos. De esta forma verás aspectos como sus datos bancarios, el contacto de emergencia, el historial de ausencias o un espacio reservado a documentos relevantes.  

Así, además de tener una vista general de todos los empleados, también podrás ir al detalle de cada uno, agilizando cualquier trámite o gestión. 

Otra de las diferencias entre una plantilla Excel de base de datos de empleados y una digitalizada es que con está última puedes acceder a información complementaria como el calendario de ausencias, las nóminas, las evaluaciones del desempeño o a los documentos relativos a las contrataciones.

Todo ello se actualiza en tiempo real según se añade información a la base de datos y permite generar informes de manera automática. De esta manera, puedes hacer una gestión 360º de Recursos Humanos en un sólo espacio y acceder a otras funcionalidades como la búsqueda de talento o la gestión de pagos y nóminas. Esto supone un gran ahorro de tiempo y esfuerzo con el que tanto el área de Recursos Humanos como el conjunto de la organización se verán beneficiados. 

Si quieres ver cómo funciona una base de datos digital y comenzar a usarla, puedes probar el software de Recursos Humanos de Personio gratuitamente durante 14 días. 

Encuentra más recursos y plantillas Excel de RR. HH. en este artículo. Te servirán para mejorar aspectos como las nóminas de tus empleados, las vacaciones y ausencias, el control horario ¡y mucho más!