Plan de recursos humanos: qué es y cómo realizarlo

Un plan de recursos humanos es el plan que integra todos los aspectos relacionados con la gestión del personal. En otras palabras, es lo que determina la estructura y el organigrama de una organización, y se subdivide en otros planes, como la selección del personal, el reclutamiento o la capacitación de los trabajadores.

Los planes de recursos humanos pueden ejecutarse en diferentes momentos: si bien son indispensables en el momento de creación de una empresa, también son muy útiles en organizaciones ya existentes que enfrentan modificaciones grandes. También es una buena idea llevarlos a cabo a comienzos de un nuevo año, para garantizar que, en los siguientes doce meses, se sacará a relucir todo el potencial del capital humano.

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En la conformación de una nueva organización, un plan estratégico de recursos humanos debe ser el punto de partida. Desde la planificación de las políticas del área de RR. HH. hasta la elaboración de la cultura empresarial, este plan debe cubrir todas las esferas posibles en cuanto a la gestión del personal. A continuación, se detallan sus elementos principales:

• Cultura empresarial. Cuando se crea una empresa nueva, o a la hora de enfrentar un cambio importante en una empresa ya existente, es importante definir la misión, la visión, la cultura y los valores de la organización 

• Protocolos y pautas de comportamiento. Cada empresa cuenta con sus propias normas para garantizar un funcionamiento en armonía. Además, deben consignarse las medidas disciplinarias correspondientes a cada una de las faltas.

• Política de RR. HH. Para crear un plan de recursos humanos, previamente debe haberse establecido un área o Departamento de RR. HH. que se encargue de ello.

• Plantilla. Un plan de recursos humanos solo puede ejecutarse si existe personal que gestionar. Es necesario contar con un organigrama que dé cuenta de los puestos de trabajo de la empresa, y también que represente las jerarquías de la compañía.

• Formación. La capacitación continua es uno de los elementos principales de la gestión del capital humano. Esto se conoce como plan de carrera y tiene múltiples beneficios: por un lado, los empleados crecen profesionalmente y afianzan su vínculo con la empresa, y, por otro, las empresas se benefician de talentos profesionales y con competencias actualizadas.

El objetivo más importante en un plan de recursos humanos es el de tener al empleado indicado en el puesto indicado. En otras palabras, este plan consiste en contar con el mejor capital humano posible para conseguir una mayor productividad.

Otro objetivo del plan es contribuir al desarrollo y la promoción de la plantilla a través de una capacitación continua que promueva el ascenso laboral, a la par del bienestar de los empleados en la empresa y su sentimiento de pertenencia. Esto, sin dudas, mejora el clima laboral, lo cual se traduce en más beneficios para la compañía.

Realizar un plan de recursos humanos puede ser más o menos complejo, dependiendo de factores como las necesidades de la empresa o el tamaño de la organización. Una correcta puesta en marcha, sin embargo, garantizará el éxito del plan. Estos son los pasos para crear un plan de recursos humanos exitoso:

Se debe confeccionar un documento que incluya la descripción de los puestos de trabajo de la organización con todo el nivel de detalle posible. Además, en ese documento se debe consignar cuáles son las responsabilidades de cada puesto y qué perfiles serían los adecuados para cubrir esas necesidades.

Una vez que el Departamento de Recursos Humanos cuenta con este documento básico, es momento de trasladarlo a un organigrama. Los organigramas son representaciones gráficas de los niveles de jerarquía y de los puestos en una empresa. Dependiendo del tamaño de la organización y de la cultura empresarial, se puede escoger entre organigramas funcionales, verticales u horizontales.

El paso siguiente consiste en determinar claramente quién forma parte del equipo directivo, incluyendo sus experiencias y habilidades. Además, debe especificarse qué áreas, equipos y personal tendrán a cargo.

Con el organigrama en la mano, es momento de identificar las tareas a realizar de cada uno de los empleados, a pesar de que todavía no hayan sido contratados. En el caso de que ya haya empleados contratados, se debe considerar la evaluación de su desempeño. En este momento debe determinarse el número de horas destinado a cada una de las tareas, con el objetivo de elegir la cantidad de empleados que se necesitará para cada actividad.

¿Qué KPI se tendrán en cuenta a la hora de la contratación? ¿Cuáles son  los costes de RR. HH.? ¿Cómo serán el plan de acogida y el onboarding? ¿Cómo se realizarán los programas formativos? Este es el momento para hacerse todas estas preguntas. En base a las respuestas, deberá confeccionarse un documento que determine el funcionamiento de las tareas de Recursos Humanos de la organización. 

Los nuevos integrantes de la plantilla deberán recibir un manual onboarding, en el que conocerán cuáles son los valores de la empresa, las normas de comportamiento, qué se espera de ellos y otros puntos sobre la cultura organizacional. Además, los nuevos colaboradores deberán tener muy claros aspectos básicos relacionados con horarios, pago de salarios, programas de capacitación y cuestiones disciplinarias.

Una buena gestión del capital humano debe garantizar a los empleados un plan de formación continua para que potencien sus habilidades y adquieran nuevas competencias. Estos conocimientos les servirán para desarrollar su carrera profesional y ascender laboralmente; mientras tanto, las organizaciones estarán asegurando la retención de esos talentos.

Un plan de recursos humanos es importante porque es una herramienta fundamental para el funcionamiento de la plantilla. Lograr que cada integrante del capital humano esté en el puesto correcto garantizará una buena productividad y, además, contribuirá a la formación profesional de los trabajadores.

Además de los beneficios, el plan de recursos humanos es importante porque organiza y garantiza el funcionamiento de derechos laborales básicos, como el pago de los salarios, las vacaciones o las indemnizaciones en los procesos de offboarding, entre muchos otros aspectos.

Por supuesto, cada empresa cuenta con sus propias particularidades. El plan de RR. HH. de una compañía multinacional con varios miles de empleados será mucho más extenso y complejo que el de una pyme local.

Sin embargo, sin importar su tamaño, todas las organizaciones nuevas o aquellas que encaran nuevos desafíos deben contar con uno, con el objetivo de gestionar el capital humano de la manera más eficiente posible.

A continuación, podrás descargar un modelo de plan de recursos humanos gratis para que puedas adaptarlo a las necesidades de tu empresa.