Planes de formación: todas las claves para crearlo con éxito

Un plan de formación de empleados es un sistema de capacitación interno de la empresa. Consta de muchas partes interdependientes entre sí, como un análisis de debilidades y necesidades, evaluaciones de desempeño, programas específicos y planes de estudios. Sin embargo, todo apunta al mismo fin: capacitar a los empleados para que mejoren su rendimiento. De esta forma, la empresa aumenta su eficiencia, su productividad y su potencial de innovación.

Los planes de formación se adaptan a las necesidades de la empresa, lo que implica que pueden llegar a ser muy distintos entre sí. Sin embargo, estas diferencias están concentradas, en general, en el sector más estrictamente curricular; los planes de formación, por más variados que sean, también tienen muchos aspectos en común. Algunos son:

• Parte de un diagnóstico de la situación de la empresa.

   

  Cualquier plan de formación comienza con un análisis de la situación. ¿Qué carencias tiene la empresa? ¿Dónde es necesario potenciar el talento? El trabajo se hace, en general, a partir de estas nociones generales.

• Alinea sus objetivos con la estrategia general de la compañía. El tipo de formación dependerá siempre de la dirección general de la empresa. Si lo que se busca es mejorar la eficiencia de los procesos internos, lo más probable es que las capacitaciones apunten a ese objetivo; si lo que se quiere es potenciar las ventas, el plan de formación se construirá de manera acorde.

• Define una audiencia específica. ¿Quiénes deben ser formados? ¿Todos requieren el mismo tipo de formación? Esas preguntas son la base de un plan de formación eficiente.

• Evalúa sus propios resultados. Parte de una formación responsable es también medir su impacto.

Hay muchas razones por las cuales es conveniente tener un plan de formación interno. Para empezar, porque garantiza que la empresa se mantenga actualizada en materia de competencias y habilidades. Pero, por otro lado, también favorece la adhesión de los empleados y reduce la rotación laboral. A menor rotación laboral, menos bajas a la eficiencia —el proceso de incorporación de nuevos empleados siempre implica un tiempo de baja productividad, mientras se trasladan los conocimientos específicos— y menos gastos en procesos de reclutamiento.

Podríamos decir, entonces, que se trata de ventajas sinergéticas: un ciclo virtuoso que se alimenta a sí mismo. Si quisiéramos resumir sus virtudes, podríamos decir que un plan de formación de buena calidad:

• Promueve el talento interno. Los empleados se forman de acuerdo a sus capacidades y progresan acordemente dentro de la estructura de la compañía.

• Crea perfiles interdisciplinares y flexibles, en consonancia con las necesidades específicas de la empresa.

• Revela tareas ineficientes y procesos obsoletos. El análisis de debilidades es una gran herramienta para detectar ineficiencias. A su vez, los empleados mejor formados también detectan más rápidamente los procesos desactualizados.

• Aumenta la satisfacción de los empleados. Para los trabajadores, la posibilidad de formación es una variable importante a la hora de evaluar el grado de satisfacción en un puesto.

• Reduce la rotación. Los empleados más satisfechos son menos propensos a abandonar sus puestos. Eso aumenta la eficiencia y la productividad y favorece el desarrollo de competencias específicas para cada cargo.

• Disminuye los gastos en reclutamiento. A menor rotación, menos gastos en reclutamiento, un proceso que puede ser más costoso de lo que parece.

• Mejora la imagen de la empresa. Las compañías con planes de formación suelen ser valoradas positivamente por sus empleados. Una consecuencia de esto es que su reputación mejora, y por lo tanto más personas la ven como un buen lugar donde trabajar.

• Potencia la productividad. Los empleados actualizados son más productivos y eficientes, cosa que mejora la rentabilidad de la empresa.

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En general, los objetivos de un plan de formación están en sintonía con la estrategia general de la empresa. Esto significa que, en algunos casos, el objetivo será aumentar la eficiencia de los procesos internos, y en el otro será mejorar la atención al cliente; esto depende básicamente del diagnóstico preliminar y del tipo de empresa. Sin embargo, en términos generales podemos entender que todos los planes de formación persiguen tres objetivos generales:

La parte preliminar del plan de formación —las evaluaciones y los análisis— sirven para detectar las debilidades de la empresa. Este conocimiento es fundamental, porque es imposible mejorar sin un correcto autodiagnóstico. Encontrar vulnerabilidades es también encontrar espacios de crecimiento.

Una consecuencia del objetivo anterior: si se detectan debilidades es precisamente para desarrollar aptitudes que las compensen. Un buen plan de formación busca precisamente potenciar el desarrollo profesional de sus trabajadores, favoreciendo la innovación y estimulando la eficiencia y la productividad.

Los empleados valoran que sus empleadores se preocupen por su formación. A su vez, una consecuencia de los planes de formación es que las posiciones nuevas o de responsabilidad son muchas veces ocupadas por personal interno, cosa que crea un clima de trabajo estimulante, con perspectivas de futuro.

Podemos considerar que un buen plan de formación se divide en los siguientes pasos:

Los objetivos de un plan de formación se determinan cruzando un análisis de debilidades con la estrategia general de la empresa. La idea sería encontrar los obstáculos que se interponen entre el lugar donde estamos y el lugar adonde queremos llegar, y convertir esos obstáculos en espacios de mejora, es decir, en objetivos concretos y alcanzables.

Los planes de formación no afectan a todos los empleados de una empresa por igual. Eso es una consecuencia de lo anterior: los objetivos elegidos probablemente requieran desarrollar habilidades en ciertos sectores, pero no en otros. Encontrar dónde la formación podrá tener mayor impacto es parte fundamental del plan de formación.

¿Cómo convertir esos objetivos en un contenido curricular, concreto y asimilable? Esa no es una pregunta sencilla de responder. En general, hay más de un tipo de formación para cada problema. Determinar cuál corresponde a esta situación en particular es parte del trabajo del equipo de Recursos Humanos.

Una vez definido el currículum, es importante encontrar formadores especializados en esos temas. Pueden ser institutos, universidades, consultores,… Hay muchas opciones. Es importante que, además de ofrecer el conocimiento que buscamos, también sean compatibles con las necesidades específicas de la formación. Algunas empresas pueden querer que el proceso de capacitación se dé internamente, en sus instalaciones, exclusivamente para sus empleados; otras pueden preferir que sus empleados se mezclen con potenciales socios o clientes en espacios de formación abiertos para todo público.

Esta es quizás la parte más ingrata del proceso, pero no por eso menos necesaria. Todo plan de formación debe definir sus sedes, sus horarios y sus políticas. ¿Es obligatorio asistir a las clases? ¿Habrá recompensa para los empleados que tengan un desempeño estelar? Es importante que estos protocolos estén definidos claramente desde el inicio, para no dar lugar al conflicto.

Hay muchas maneras de evaluar los planes de formación. En principio, podemos considerar que hay tres áreas a tener en cuenta:

• Gestión. Esta área es específica del plan de formación. ¿Se ha ejecutado correctamente? ¿Qué grado de asistencia hubo? ¿Cuál es el nivel de satisfacción de los empleados con este curso? Es muy recomendable, para potenciar este área, utilizar un programa de gestión de formación.

• Eficiencia. ¿Las habilidades aprendidas se trasladan al puesto de trabajo? ¿Potencian la efectividad?

• Rentabilidad. La gran pregunta: ¿La inversión en formación justifica los beneficios obtenidos?

Los planes de formación no solo traen ventajas para las empresas; los trabajadores también son beneficiados. En algún punto, se trata de un círculo vicioso, una situación sinérgica y netamente positiva: todos los involucrados salen beneficiados, tanto la empresa como los trabajadores (y hasta los formadores). En concreto, los empleados obtienen las siguientes ventajas:

• Mantienen actualizadas sus habilidades. El mundo del trabajo es cada vez más competitivo, y los conocimientos se vuelven obsoletos cada vez más rápido. Un buen plan de formación permite a los trabajadores mantenerse actualizados con las últimas demandas del mercado.

• Mejoran sus oportunidades de ascenso interno. El objetivo de todo plan de formación es reducir la necesidad de reclutamiento desarrollando capacidades dentro del propio personal. Esto significa, en algún punto, que los empleados tienen más probabilidades de ascender en la estructura de la empresa.

• Se forman profesionalmente a bajo costo. Los cursos, las maestrías, los posgrados y las capacitaciones pueden ser muy caras, y suelen requerir mucho tiempo. Los planes de formación empresariales permiten al empleado acceder a ellos a bajo costo, y compatibilizarlos fácilmente con su horario laboral.

Más allá de las líneas generales, hay algunos tips que pueden ayudarte a diseñar un buen plan de formación. No son necesariamente pasos y etapas, sino más bien aspectos a tener en cuenta.

• No todas las personas aprenden de la misma forma. Disponer de diferentes formatos y canales —virtual, presencial, mixto; cursos, conferencias, talleres— aumenta las oportunidades de que los contenidos lleguen al lugar deseado.

• Los empleados deben estar involucrados en el proceso de decisión. No hay que olvidar que, al final, los empleados son los máximos responsables de su formación profesional. Por lo tanto, es lógico que participen del diseño de sus propios planes de formación.

• La formación es más barata que la ignorancia. Los planes de formación son el tipo de inversión que revela sus resultados en el mediano y largo plazo. Por eso es fundamental entender que no solo se paga por los aciertos futuros del empleado, sino también para evitar futuros errores.

Hay muchos planes de formación famosos en empresas de nivel mundial. Inditex, por ejemplo, dedica varios millones de euros al año a potenciar su talento interno. Esa es una de las razones por las cuales dos tercios de los puestos de responsabilidad de la empresa se cubren internamente: favorecen el crecimiento de su personal, cosa que potencia la fidelidad y el alineamiento entre los objetivos personales y los objetivos de la empresa. Los directivos comprometidos son un bien escaso y muy valioso, y de esta forma Inditex los tiene en abundancia.

Por su parte, Telefónica, especializada en comunicaciones, tiene un sistema de formación continua en nuevas tecnologías. De esta forma, sus empleados están al tanto de lo último en el campo, cosa que les permite mantener su posición dominante en el mercado. Esto es fundamental en su rubro, donde la innovación ha sido la ruina de más de un gigante.

En este sentido, el caso de Google es paradigmático: ante la falta de espacios de formación que se dediquen a las capacidades que ellos buscan, la empresa creó su propia universidad. Esto incluye cursos a distancia, tecnicaturas específicas y carreras propiamente dichas. El objetivo es crear un ecosistema de conocimiento en el cual reclutar a sus futuros empleados.

A la hora de desarrollar un plan de formación, nunca hay que perder de vista el alineamiento entre la estrategia de la empresa y los objetivos del programa. Ese es el eje que orienta todo el proyecto.

Un buen plan de formación es moderno, accesible, dinámico y pragmático; se adapta tanto a las necesidades de la empresa como a los perfiles de los empleados; y potencia el talento interno en busca de lograr objetivos generales.