El plan de acogida de los nuevos empleados de una empresa

Un plan de acogida es el protocolo creado por una empresa para recibir a un empleado nuevo. Se trata de un documento estratégico que pretende explicar el proceso de incorporación del trabajador a la compañía. Es el primer punto de contacto real con el empleado, por lo que hay que invertir tiempo y recursos para que sea útil y representativo para ambas partes; obviamente no es lo mismo un plan de acogida para un puesto de pocas responsabilidades o en una empresa pequeña, que un puesto de alto nivel o en una gran multinacional.

El plan de acogida ha de ser completo; debe contar con toda la información de la empresa y del puesto de trabajo de la que debe disponer el trabajador para ejercer sus tareas. Este proceso ayuda a recibir debidamente al nuevo empleado, permite crear desde el principio un buen ambiente de trabajo e incluye un plan de formación que contribuye a aumentar la productividad y a cumplir los objetivos. Esto último se debe a que el empleado tendrá acceso desde el principio a toda la información que va a necesitar, por lo que no tendrá que perder tiempo buscándola y podrá ponerse manos a la obra de inmediato.

Si el primer día del recién incorporado es positivo, el departamento de Recursos Humanos está gestionando correctamente las nuevas contrataciones.

El plan de acogida debe ser un documento diseñado y comunicado previamente y debe contar con los siguientes datos de la empresa:

• Información general

• Objetivos

• Valores de la empresa

• Datos importantes para el puesto en concreto

Hay que estructurar correctamente la información y expresarla de manera clara. El contenido debe ser el necesario, ni más ni menos. Por otra parte, no hay que olvidar que hay que implicar al superior directo y a otras personas del equipo; estos deben formar parte del proceso.

Los objetivos de un plan de acogida son:

• Dar una primera impresión de empresa sólida y cohesionada a los nuevos empleados.

• Facilitar el proceso de integración y adaptación del trabajador mediante una buena organización y una planificación clara.

• Ayudar al nuevo empleado a verse como parte del equipo y aumentar su implicación y vinculación con la empresa desde el primer momento.

• Conocer qué espera el trabajador de la empresa.

Asimismo, este protocolo permitirá al trabajador conocer los códigos de conducta y vestimenta, aprender sobre los procesos de la empresa para adaptarse a ellos y demostrar sus habilidades al resto del equipo, con quien podrá establecer relaciones más cercanas desde un primer momento.

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El plan de acogida es una tarea típica de gestión de recursos humanos, pero eso no significa que este departamento sea el único implicado. Todos los miembros de la empresa han de saber que existe un plan de acogida, en qué consiste y qué papel desempeña cada uno en él. Estos son los actores de un plan de acogida:

• Recursos Humanos: tras liderar el proceso de contratación, el departamento de RR. HH. implementa y supervisa el desarrollo del plan de acogida. Está en contacto tanto con el jefe como con el recién contratado y puede identificar problemas en el proceso de adaptación del empleado y buscar la manera de solucionarlos.

• El supervisor: el jefe del nuevo empleado también hará las veces de guía, lo evaluará y estará en constante comunicación con él. Es importante que explique el plan de acogida con claridad y vaya resolviendo las dudas del trabajador y corrigiendo sus errores conforme vayan surgiendo.

• Los compañeros de equipo: son fundamentales para que el nuevo trabajador se sienta acogido; ellos facilitan su integración en la empresa y su incorporación al puesto. Incluso puedes designar a un trabajador a cada nuevo empleado para que les sirva de guía y les cuente cómo se hacen las cosas en tu empresa y estén disponibles para cualquier duda. No tienen que ser del mismo equipo. En Personio los llamamos “buddy” y han mostrado ser muy efectivos para transmitir la cultura corporativa.

La claridad es una característica esencial de cualquier plan de acogida y, para ello, hace falta una buena estructura. Podemos dividir el documento en tres secciones:

· Dimensión general: incluye datos universales relativos a la empresa, es decir, información útil para cualquier trabajador que se incorpore a la empresa, con independencia de su puesto. Proporciona no solo información sobre la trayectoria de la empresa, su cultura empresarial y su organigrama, sino también sobre los canales de comunicación interna que utilizan los trabajadores, la política de atención al cliente, redes wifi y sus contraseñas, etc.

· Dimensión específica: datos relativos al puesto de trabajo en sí como la estructura y los miembros del departamento al que se incorpora el nuevo empleado, las tareas que implica el puesto y datos como las fechas de pago, primas, pagas extras o vacaciones. Si el puesto incluye encargarse de las redes sociales de la empresa, por ejemplo, hay que compartir con el trabajador el manual de protocolo y las normas de uso.

· Dimensión formativa: ha de informar al empleado sobre la política de gestión del talento de la empresa. Aquí se engloban las opciones de formación, la promoción interna y la evaluación del desempeño.

Toda esta estructura forma parte de la primera fase de implementación del plan de acogida, en la que damos al trabajador toda la información necesaria para trabajar en la empresa y en el puesto. En la segunda fase, presentaremos al trabajador al resto de empleados (o al menos a sus compañeros, en función del tamaño de la empresa) y le enseñaremos las instalaciones. La tercera fase será algo más larga: el empleado realizará sus primeras tareas guiado por sus supervisores, quienes harán un seguimiento inicial.

Implementar un plan de acogida en nuestra empresa presenta numerosas ventajas:

· El gasto y el esfuerzo inicial no son desproporcionados. De hecho, más que un gasto de recursos debería verse como una inversión, ya que permite rentabilizar los procesos de selección, aumentar la eficiencia de la empresa y reducir las renuncias de los empleados durante el periodo de prueba debido a una falta de adaptación.

· Gracias a la ayuda de la empresa, el trabajador tarda menos en adaptarse y, en consecuencia, será productivo más rápidamente. Así mismo, se implicará más y tendrá una mayor motivación y compromiso.

· Al ser la empresa la que organiza el plan de acogida, controla la información que llega al trabajador y se asegura de que todas las incorporaciones se hagan de la misma manera.

· Este tipo de planes promueven y optimizan la comunicación dentro y entre departamentos, mejorando la imagen que proyecta la empresa.

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La teoría está muy bien, pero a veces uno necesita ejemplos que permitan entender bien las cosas y que proporcionen inspiración para llevar a cabo una idea propia. Una buena forma de poner en práctica la teoría es fijarse en la forma de actuar de otras compañías y en sus casos de éxito. En este caso, hemos tomado como ejemplo a grandes empresas que destacan por prestar especial cuidado a sus planes de acogida para nuevos empleados, considerándolos un pilar fundamental de su estrategia:

• Google: todos los nuevos empleados cuentan con un mentor que les ayudará no solo a incorporarse al nuevo puesto, sino a resolver dudas de todo tipo. De esta forma, consiguen que el trabajador empiece a ser productivo muy rápidamente. Su mentor puede acompañarlos a posibles visitas a agencias inmobiliarias o los colegios de la zona, si el nuevo trabajador ha tenido que mudarse con su familia para la incorporación a su puesto. Además, todos los viernes organizan una fiesta de bienvenida donde los nuevos empleados se presentan y tienen la oportunidad de conocer en un ambiente relajado a sus nuevos compañeros.

• Twitter: el primer día de trabajo los empleados de esta red social encontrarán listo todo el equipo necesario para su trabajo, su teléfono y dispondrán de acceso a todos los sistemas que necesitan. Además, serán acompañados en un recorrido por la empresa y encontrarán sobre su escritorio una camiseta y una botella de vino. Estas son solo algunas de las medidas que forman parte de su plan de acogida conocido como From yes to desk.

• Facebook: aplican la regla de los 45 minutos. Esto supone que el trabajador debe encontrarse con todos los elementos de trabajo listos para que empiece a trabajar. Además, todos los ingenieros que se incorporan acuden a un programa de entrenamiento donde reciben formación práctica que les ayudará a desarrollar las tareas de su puesto de trabajo.

A tu plan de acogida puedes añadirle los elementos que consideres necesarios para tu empresa y para el puesto que ocupará la persona contratada. Como mencionamos, puedes acompañar al nuevo a comer el primer día para que conozca la zona o hacerle un regalo de bienvenida. Otra opción es regalarle una bolsa de tela con productos con el nombre de tu empresa u hacer algo especial cuando lleve un mes en la empresa o cuando haga su primer aniversario.

Cabe resaltar que el proceso de acogida no puede ni debe reducirse al plan de acogida, sino que debe continuar una vez este haya concluido. Pasados esos primeros días o meses, hay que seguir promoviendo la integración y cohesión entre trabajadores. Para ello, puedes recurrir a actividades de team building que les hagan confraternizar fuera del horario de trabajo. Compartir experiencias ayuda a las personas a establecer relaciones más fuertes, lo que contribuye a crear un buen ambiente en la empresa y, en última instancia, aumenta las ganas de todos de ir a trabajar.

Por último, debes saber que el plan de acogida forma parte de un proceso mayor llamado “onboarding”, es decir, la incorporación real de los trabajadores a la empresa. Consulta nuestra guía rápida sobre el onboarding si buscas información al respecto.