¿Cómo se pagan las vacaciones no disfrutadas?: guía completa 2024

El derecho a vacaciones es la obligación que tienen las empresas de conceder a sus empleados un mínimo de 30 días de vacaciones retribuidas por año de trabajo. 

No pueden ser sustituidas por ningún tipo de compensación económica. Este derecho está regulado por el Estatuto de los Trabajadores, concretamente en su artículo 38.

Por Ley, el mínimo de vacaciones para cualquier trabajador es de 30 días naturales (incluyendo cualquier festivo y fines de semana por año trabajado. Cuando se traslada a días laborables el cálculo debe hacerse sobre 22 días. 

Si queremos calcular cuántos días de vacaciones corresponden de acuerdo con la cantidad de meses trabajados, debemos realizar la siguiente operación:

• Días de ausencia permitidos al año = 30 

• 30 / 12 meses = 2,5 días / mes

• Si he trabajado 7 meses, me corresponden: 7 x 2,5 = 17,5 días de vacaciones

La operación sería la misma si queremos realizar el cálculo sobre días laborables. En este caso, a cada mes le corresponden 1,8 días.

Un trabajador no puede renunciar a sus vacaciones. Y la empresa no puede pedir que no las utilice a cambio de una compensación económica. La Ley obliga a tener vacaciones pagas. Solo existen dos excepciones: por jubilación o por despido.

En el caso de jubilación sí pueden abonarse las vacaciones que no se hayan disfrutado. El trabajador cobrará 2,5 días naturales de su sueldo por cada mes que haya trabajado.

Si una persona se jubila el 31 de mayo, y no ha disfrutado hasta el momento de vacaciones, el cálculo sería el siguiente:

• Salario: 2.000€/mes

• Salario por día natural: 66,66€

• Salario de 2,5 días naturales: 166,66€

• Meses trabajados: Cinco

• Total a abonar: 166,66 x 5 = 833,33€

El pago de vacaciones por despido debe incluirse en el finiquito, que es el documento que se presenta al trabajador el último día de la relación laboral. 

El cálculo para saber la cantidad a pagar por vacaciones no disfrutadas en un despido es el mismo que el descrito en el caso de una jubilación. Este cálculo aparecerá de manera explícita en el finiquito. 

Si el empleado está conforme, se procede al pago de las cantidades descritas, ya sea en efectivo en ese mismo instante o por transferencia bancaria.

En el caso de que exista conformidad, pero el dinero no es entregado en ese momento, o no se proporciona  el justificante bancario del pago realizado, en el finiquito debe escribirse el texto “No recibido”. De este modo, las partes previenen cualquier posible problema en el futuro.

Si el empleado no está de acuerdo debe expresarlo así en el finiquito, documento que devolverá a la empresa para dejar constancia de la discrepancia y para que se revisen las cantidades. 

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Las vacaciones deben consumirse dentro del año natural al que corresponden. Sin embargo, existen dos excepciones:

• Incapacidad temporal. En el caso de que las vacaciones solicitadas y aprobadas coincidan con un periodo de incapacidad temporal, estas podrán ser disfrutadas hasta 18 meses después a partir del alta.

• Baja por maternidad, paternidad o lactancia. El empleado podrá disfrutar de las vacaciones que no haya consumido en el año correspondiente en cuanto regrese de la baja. 

Puede darse el caso de que el trabajador, aun queriendo disfrutar de sus vacaciones, no haya podido hacerlo por no haber habido acuerdo entre empresa y trabajador. 

En este caso, el empleado puede denunciar a la empresa. Para ello debe contar con pruebas que demuestren que, en efecto, no ha podido disfrutar de sus vacaciones porque la empresa no se lo ha permitido.

Sí. Los empleados a tiempo parcial tienen las mismas vacaciones que aquellos con contratos a tiempo completo. La duración de la jornada es indiferente al goce de este derecho. 

En otras palabras, si una persona está contratada a media jornada no significa que le correspondan la mitad de vacaciones (15 días). El cálculo y las condiciones son exactamente los mismos que si tuviera un contrato a tiempo completo.

Para gestionar de forma eficiente las vacaciones dentro de una empresa es aconsejable que se incorporen mejoras en métodos y procesos como los siguientes: 

• Digitalizar la información y la gestión de las vacaciones.

• Centralizar todos los datos en una misma herramienta.

• Tener un acceso rápido, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

• Tener la posibilidad de extraer informes o comprobar días restantes de vacaciones con facilidad, para evitar perder tiempo recalculando días, u otras cuestiones.

• Tener acceso a calendarios compartidos de diferentes departamentos, para asegurar la correcta disposición de efectivos en la empresa durante las vacaciones.

• Asegurar una comunicación eficiente y ágil con todas las partes implicadas: departamento de RR.HH., compañeros, jefes, el propio empleado solicitante, entre otros

En la actualidad disponemos de un software en RR.HH. que permite gestionar las vacaciones de una empresa de forma ágil y rápida. Con esta herramienta es posible implantar y automatizar los procesos descritos, para una eficiente gestión de las vacaciones. 

La digitalización y la automatización ahorrarán grandes cantidades de tiempo a las empresas. Especialmente aquellas de cierto tamaño o que experimenten fuertes crecimientos. Un proceso habitual de petición de vacaciones por parte de cualquier empleado sería así:

1. El empleado comunica a su superior qué periodo de vacaciones desea.

2. El superior evalúa la solicitud, comprobando no solo que no coincida con otros compañeros con funciones similares, sino también que a nivel operativo sea  viable.

3. El superior confirma las vacaciones al empleado.

4. Con el ok de ambas partes, se comunica la resolución a RR.HH.

5. RR.HH. añade en un calendario las vacaciones.

6. RR.HH. calcula los días pendientes de disfrutar, más allá de la solicitud aprobada.

7. Este departamento envía un correo electrónico a todas las partes, confirmando que la petición de días de vacaciones ha sido aprobada.

En primer lugar, debemos saber cuántos días de vacaciones nos corresponden. Y, luego, cuántos nos quedan por disfrutar una vez que la relación laboral haya finalizado. 

Imaginemos un empleado que es despedido el 30 de abril. Como dijimos cada mes de trabajo proporciona 2,5 días de vacaciones. En este caso el empleado ha completado 4 meses, por lo tanto tendrá, al momento de la finalización del contrato, 10 días de vacaciones pendientes. 

Ahora dividimos el salario entre 30 días, para conocer cuánto gana ese empleado en cada jornada de trabajo. Luego multiplicamos esa cantidad por 10, que son los días pendientes en el ejemplo. 

Siguiendo con el ejemplo, si este trabajador tuviera un salario de 2.000€ al mes el cálculo sería el siguiente: 

2.000€ / 30 días * 10 días de vacaciones pendientes = 666,66€

Las vacaciones retribuidas en España no pueden abonarse de ningún modo. Es un derecho del trabajador y es obligación de la empresa dar esos días remunerados para uso y disfrute del empleado. 

Solo en caso de jubilación o finalización de contrato pueden pagarse las vacaciones pendientes. 

En tales casos, el pago se realiza mediante el finiquito. Recordemos que este es  un documento donde entre otras cuestiones se informa sobre las vacaciones sin disfrutar en el momento en que finaliza la relación laboral así como la suma correspondiente a esos días, que debe abonarse en el momento en que se entrega el finiquito (normalmente el último día de trabajo).

Las vacaciones no pueden abonarse, sea el contrato que sea, salvo en los casos descritos, los de jubilación, despido o finalización de contrato. En estas circunstancias, también es indiferente el tipo de contrato. 

La indemnización por despido sí que varía según el contrato. Pero es un concepto diferente que no tiene relación con las vacaciones, aunque a veces pueden dar lugar a confusión porque ambos conceptos están incluidos en el finiquito.