¿Cómo organizar horarios de trabajo de forma sencilla?

Organizar horarios de trabajo significa planificar y gestionar las horas y los días en los que una persona o un equipo de trabajo realizará sus actividades laborales. 

Esta organización implica determinar cuándo y durante cuánto tiempo se llevarán a cabo las tareas laborales, para lo que se deben tener en cuenta factores como la carga de trabajo, las prioridades, las fechas límites, las necesidades de los clientes o el equilibrio entre la vida laboral y personal.

La correcta organización de horarios en una empresa es importante tanto a nivel empresarial como desde el punto de vista de los trabajadores. Es clave para gestionar adecuadamente los recursos humanos.

• Mejora la productividad. Permite aprovechar de manera eficiente el tiempo de los empleados y, en consecuencia, favorece la productividad. Cuando los trabajadores tienen horarios claros y bien organizados, pueden concentrarse en sus tareas sin interrupciones innecesarias.

• Reducción de costes. La organización de horarios de trabajo ayuda a la contabilidad de la empresa, pues evita el exceso de horas extraordinarias o la contratación innecesaria de personal. Por ello, sirve para ahorrar costes laborales.

• Optimiza la asignación de recursos. Permite asignar a los empleados las tareas que mejor se ajusten a sus habilidades y disponibilidad. De esta forma, se contribuye a un mejor rendimiento general de la empresa.

• Satisfacción del cliente. Garantiza que haya suficiente personal disponible para atender las necesidades de los clientes en los momentos de mayor demanda. 

• Conciliación entre vida laboral y familiar. Permite al trabajador planificar su vida fuera del ámbito profesional. Esto reduce el estrés y mejora la calidad de vida.

• Reducción de la fatiga. Conocer los horarios con antelación y que estos sean razonables ayuda a los empleados a evitar la fatiga y el agotamiento. 

• Mayor satisfacción laboral. Cuando los trabajadores tienen horarios que se ajustan a sus necesidades y responsabilidades, están más satisfechos en su trabajo y son más propensos a permanecer en la empresa a largo plazo, lo que reduce la rotación de personal y la insatisfacción laboral. 

• Mejor rendimiento. Los empleados que pueden planificar su día de trabajo tienden a cumplir con sus responsabilidades de manera eficiente.

Gestiona Ausencias Fácilmente

Permite a empleados solicitar ausencias con rapidez y facilidad, notificando automáticamente a sus responsables, que tendrán la ausencia en su calendario tras aprobarla. Da a RR.HH. un conocimiento total de ausencias.

Transforma la gestión de ausencias

Existen diversas herramientas para gestionar horarios laborales. Podemos diferenciar entre  herramientas digitales y tradicionales. Su uso depende de las preferencias individuales y las necesidades específicas de la empresa. En muchos casos, se pueden combinar ambas para gestionar horarios laborales de manera óptima.

Los diferentes tipos de jornadas laborales tienen un impacto significativo en la organización de horarios. Determinan cómo se distribuyen las horas de trabajo a lo largo de la semana y afectan la planificación de tareas y la gestión del personal. 

• Jornada laboral a tiempo completo. Se considera jornada a tiempo completo aquellas que implican trabajar 40 horas semanales. En este tipo de jornada, los empleados trabajan un número fijo de horas al día y una cantidad concreta de días a la semana. Lo más habitual es de lunes a viernes durante 8 horas al día. Al ser siempre igual facilita la planificación a largo plazo.

• Jornada laboral con horarios flexibles. Algunas empresas ofrecen a los empleados cierta flexibilidad laboral para elegir sus horas de trabajo dentro de un periodo de tiempo específico. En este caso, la organización de horarios es más compleja, ya que es necesario coordinar las preferencias de los empleados y garantizar que se efectúen las tareas. 

• Jornada laboral en turnos de trabajo rotativos. Pueden ser mañana, tarde, noche o en patrones de trabajo rotativos. Por ejemplo, 2 días de trabajo seguidos por 2 días de descanso. En este caso, la organización debe realizarse con antelación al crear los horarios para que todas las funciones queden cubiertas. 

• Jornada laboral a tiempo parcial. La organización de horarios debe adaptarse a la disponibilidad de cada empleado. Requiere de una programación de horarios más cortos o la distribución de tareas de manera eficiente.

• Jornada laboral a distancia, home office o, incluso, workation. Con el teletrabajo, la organización de horarios debe tener en cuenta la flexibilidad en cuanto a ubicación. No obstante, los plazos y horarios son los mismos y se deben establecer horarios concretos para la comunicación y colaboraciones. 

La organización de horarios de trabajo implica seguir varios pasos para garantizar una planificación efectiva y una distribución equitativa de las tareas entre todos los empleados. 

Comienza identificando los objetivos de la organización de horarios. ¿Qué metas quieres alcanzar al planificar los horarios laborales? Por ejemplo, mejorar la productividad, mejorar el equilibrio entre trabajo y vida personal, reducir costes laborales, etc. Tras identificar los objetivos se deben establecer prioridades.

Investiga cuáles son las leyes laborales y políticas internas de la empresa en relación con los horarios de trabajo. Esto implica saber cuáles son las horas máximas permitidas según el convenio colectivo, el tiempo de descanso, el máximo de horas extraordinarias, etc. En el caso de que no haya normativa específicamente ligada a tu empresa, se aplican los términos legales que marque el Estatuto de los Trabajadores.

Evalúa las necesidades del equipo en cuanto a habilidades, disponibilidad y preferencias de horario. Hay que tener en cuenta las solicitudes de tiempo libre, las vacaciones y las restricciones de horario en ciertas tareas que sólo pueden desempeñarse en momentos concretos e inamovibles.

Diseña un calendario base que establezca las horas de operación de la empresa y los días laborables. Sirve como punto de partida para la planificación de horarios.

Identifica las tareas y proyectos que deben llevarse a cabo y asigna responsabilidades a los empleados en función de sus habilidades y disponibilidad. Para ello hay que tener en cuenta la carga de trabajo. La distribución debe ser justa y equitativa entre los empleados, lo que evita la sobrecarga de trabajo. 

Implementa un proceso para gestionar las solicitudes de tiempo libre, como vacaciones, días de enfermedad o permisos. Debe emplearse un sistema justo para manejar estas solicitudes y que no afecten negativamente a la operación de la empresa.

Emplea herramientas de programación y software de gestión de horarios para simplificar el proceso. Este tipo de tecnologías ayudan a crear horarios, realizar un seguimiento de las horas trabajadas y gestionar cambios en los horarios.

Una vez que los horarios están establecidos, deben comunicarse claramente a todo el equipo. Asegúrate de que los empleados estén al tanto de sus responsabilidades y horarios de trabajo.

Es aconsejable realizar un seguimiento de los horarios para evaluar su eficacia y, si es necesario, efectuar ajustes. Esto puede incluir la reasignación de tareas, la gestión de cambios imprevistos o la optimización de la planificación. Es importante, en este punto, tener en cuenta también las necesidades excepcionales de los empleados, posibilitando el intercambio de tareas y turnos entre ellos, siempre y cuando no afecte al desarrollo previsto de una tarea o trabajo que realizar en la empresa.

Registrar las horas trabajadas es obligatorio

La empresa debe llevar un control horario de cada trabajador incluidas las horas extraordinarias. Registra los tiempos de trabajo sin esfuerzo, de forma correcta y clara.

Ir a una nueva gestión del tiempo

Al establecer horarios de trabajo es posible cometer errores que pueden afectar la eficiencia de la organización, la satisfacción de los empleados y la calidad del trabajo. Algunos errores comunes son:

• Sobrecarga de trabajo. Asignar demasiadas tareas o responsabilidades a un empleado en un periodo de tiempo limitado puede provocar estrés, agotamiento y una disminución en la calidad del trabajo.

• Falta de flexibilidad. No permitir cierta flexibilidad en los horarios para adaptarse a las necesidades individuales o imprevistos puede generar insatisfacción entre los empleados.

• Ignorar las preferencias de los empleados. No tener en cuenta las preferencias de horario de los empleados puede llevar a la insatisfacción laboral y a la pérdida de talento.

• Horarios cambiantes. Establecer horarios cambiantes con frecuencia puede dificultar la planificación de la vida personal de los empleados y causar confusión.

• Falta de comunicación. No comunicar de forma clara los horarios a los empleados puede llevar a malentendidos y problemas de asistencia.

• No cumplir con las regulaciones laborales. No respetar la ley laboral en cuanto a horas de trabajo, tiempos de descanso y pago de horas extras puede resultar en problemas legales y sanciones para la empresa.

• Depender en exceso de herramientas automatizadas. Las herramientas de programación son útiles, pero depender en exceso de ellas sin considerar las necesidades y las preferencias de los empleados puede llevar a una planificación deficiente.

• No considerar los cambios estacionales o de demanda. No ajustar los horarios en función de cambios estacionales o de demanda puede resultar en problemas de recursos mal asignados.

• Ignorar la capacidad de los empleados. No tener en cuenta las capacidades y limitaciones individuales de los empleados al asignar tareas puede llevar a un bajo rendimiento y falta de motivación.

La gestión eficaz de los horarios laborales es importante para cualquier empresa y puede ser un desafío considerable. Especialmente si no se tienen las herramientas adecuadas. 

En este sentido, el software de Personio es una buena opción porque ofrece una solución integral para la organización de horarios, que beneficia tanto a empleadores como a empleados. 

Una de las ventajas más destacadas de Personio es su capacidad para automatizar tareas repetitivas relacionadas con la programación de planillas y cuadrantes. Esto implica crear horarios regulares o flexibles, la asignación de turnos, el seguimiento de solicitudes de tiempo libre y la gestión de ausencias. Esta automatización, además de ahorrar tiempo, también reduce la posibilidad de errores humanos.

Además, Personio facilita la comunicación y la colaboración entre empleados y empresa en lo que respecta a los horarios. 

Los empleados pueden acceder a sus horarios y realizar solicitudes de ausencia a través de la plataforma on-line, lo que simplifica el proceso y mejora la transparencia. 

Los gerentes, por su parte, pueden supervisar y ajustar los horarios de sus equipos de manera eficiente, así como responder a solicitudes de ausencia de forma ágil, mientras se reestructura con facilidad la organización prevista. Todo sin sobrecargas ni deficiencias en la producción por parte de la empresa. 

La capacidad de generar informes y analíticas también es destacable, ya que permite evaluar la eficiencia de los horarios marcados, identificar áreas de mejora y garantizar que se cumplan las políticas laborales y las regulaciones, lo que ayuda al compliance.

Para abordar los cambios y rotaciones en los horarios de trabajo de forma sencilla es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Llevar a cabo una comunicación abierta.

• Realizar una planificación anticipada. 

• Favorecer la flexibilidad.

• Usar herramientas on-line y de gestión de horarios.

• Tener en cuenta las preferencias de los empleados. 

Generalmente, en una jornada laboral de 8 horas se establecen dos descansos. Por un lado, un descanso de 15 minutos y, por otro, el tiempo estipulado para la comida. Por lo general, suele ser de entre media hora y una hora. En cualquier caso, depende de las leyes laborales de la comunidad y del convenio de la empresa en cuestión.