Organigrama matricial: ¿es la estructura adecuada para tu empresa?

Un organigrama de empresa matricial es una representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. Se caracteriza por tener una estructura donde hay varios líderes. Es decir, en un organigrama matricial, los empleados pueden tener más de un jefe. De manera que la toma de decisiones y la asignación de tareas se distribuyen entre todos ellos. Por sus características se trata de una estructura organizativa más compleja que la tradicional.

Una empresa con una estructura de organigrama matricial funciona de manera diferente a una organización con una estructura jerárquica tradicional. 

En una organización matricial se produce una coexistencia en paralelo de dos o más estructuras jerárquicas, lo que conlleva una red de relaciones más complejas en comparación con una estructura organizativa tradicional. 

• Líderes de departamentos funcionales. Cada departamento tiene su propio líder jerárquico. Estos líderes son responsables de la gestión y supervisión de las operaciones diarias dentro de su departamento. Es decir, la estructura de mando se mantiene tradicional en cada departamento. 

• Líderes de proyectos o equipos. Además de los líderes de departamentos, existen líderes de proyectos o equipos. Estos líderes se encargan de dirigir proyectos específicos que pueden abarcar múltiples departamentos o funciones. Su labor es la de coordinar y supervisar la ejecución de estos proyectos.

• Comunicación y colaboración. Este tipo de organización requiere de una  comunicación más abierta y colaborativa entre los miembros de los equipos de proyecto. Es esencial para el éxito de los proyectos que involucran a profesionales de diferentes áreas. Los líderes de proyectos y los líderes de departamentos tienen la necesidad de coordinarse de manera efectiva para garantizar que se alcancen los objetivos de la empresa.

• Doble autoridad. Cada empleado tiene dos jefes. Por un lado, el jefe de departamento, quien evalúa su desempeño en las tareas diarias y el cumplimiento de los objetivos del departamento. Por otro lado, también el jefe del proyecto en el que están trabajando, quien evalúa su contribución al proyecto específico. Se puede dar el caso de empleados que intervienen en varios proyectos, por lo que habría que añadir nuevos cargos responsables de los que también dependen.

• Escala jerárquica. Todos los líderes (departamentales y de proyecto) tienen jefes de niveles superiores dentro de la organización, como directores de división o vicepresidentes. Esto crea una jerarquía superior adicional en la estructura organizativa. 

• Toma de decisiones compartida. Dependiendo de cada caso, la toma de decisiones puede ser compartida entre los líderes departamentales y los líderes de proyecto. Esto permite una mayor agilidad y adaptación a situaciones específicas, ya que ambas partes aportan su experiencia y conocimiento. Aunque también puede ser fuente de conflictos o ralentizar esa toma de decisiones.

Las características principales de un organigrama matricial son las siguientes.

La principal característica de un organigrama matricial es que tiene dos líneas de autoridad: el líder de departamento o funcional y el líder de proyecto o equipo.  

Una de las características clave es la flexibilidad. Los empleados pueden ser asignados a diferentes proyectos o equipos según las necesidades de la organización, por lo que  permite una adaptación más sencilla a los cambios desde el punto de vista de la empresa.

Fomenta la colaboración entre diferentes departamentos y funciones de la organización. Los empleados trabajan en equipos multidisciplinares para abordar los proyectos de la empresa.

La estructura matricial se utiliza en aquellas organizaciones que trabajan por proyectos. Es un tipo de estructura organizacional que permite asignar recursos específicos a tareas y proyectos concretos.

Debido a la complejidad de las relaciones de autoridad, la comunicación es esencial en un organigrama matricial. Las reuniones regulares, los informes de estado y la coordinación son fundamentales para mantener a todos los miembros alineados.

En lugar de depender exclusivamente de la jerarquía, la toma de decisiones puede estar distribuida entre múltiples líderes departamentales y de proyecto. Esto puede aumentar la agilidad de la organización.

Dado que los empleados pueden tener múltiples supervisores y objetivos, es común que surjan conflictos. Por ello, se debe contar con un sistema efectivo y claro de resolución de conflictos.

La gestión en una estructura matricial puede ser más compleja. Los líderes deben ser hábiles en la coordinación, la resolución de conflictos y la toma de decisiones.

Los empleados pueden especializarse en áreas específicas y proyectos. De esta manera, se puede aumentar la calidad y eficiencia en tareas especializadas, que pueden afectar transversalmente a varios proyectos.

La estructura matricial permite una adaptación rápida a cambios en el entorno empresarial, ya que los recursos pueden ser reasignados según las necesidades.

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Un organigrama matricial puede aportar varias ventajas a una empresa, especialmente en aquellas que se requiere flexibilidad, colaboración interdepartamental y adaptación rápida a cambios en el entorno empresarial. No obstante, algunas de las ventajas en términos generales son: 

• Flexibilidad y adaptabilidad. Debido al tipo de empleados y a la jerarquía, la empresa puede adaptarse a las necesidades cambiantes en función de los proyectos y tareas. Los recursos pueden ser reasignados a proyectos específicos según las prioridades, lo que permite a la empresa aprovechar oportunidades o responder a desafíos de manera más ágil.

• Especialización. Los empleados pueden especializarse en áreas específicas o proyectos, en función de sus habilidades y conocimientos. Esto permite aumentar la calidad y eficiencia en tareas especializadas. 

• Colaboración interdisciplinaria. La estructura matricial promueve la colaboración entre diferentes departamentos y funciones de la organización. De esta manera, los equipos multidisciplinares pueden abordar problemas complejos y proyectos que requieren más dedicación y trabajo de forma más efectiva que otras organizaciones que no estén bajo este modelo organizativo. 

• Aprovechamiento de habilidades. Con la flexibilidad de asignar empleados a proyectos específicos, la empresa puede aprovechar las habilidades y conocimientos de su personal de manera más efectiva, lo que a su vez implementa otras ventajas, como un mayor rendimiento y mejores resultados.

• Innovación y creatividad. La diversidad de perspectivas y habilidades en equipos multidisciplinarios puede fomentar la innovación y la generación de nuevas ideas. 

• Desarrollo profesional. Los empleados tienen la oportunidad de trabajar en una variedad de proyectos y adquirir experiencia en diferentes áreas. Esto favorece su desarrollo profesional y crecimiento dentro de la empresa.

La gestión de RR. HH. en una estructura matricial puede ser un desafío. En este tipo de estructuras existe una mayor complejidad en las relaciones y también una doble línea de autoridad. No obstante, estos son algunos consejos sobre cómo gestionar de forma eficaz los RR. HH.  en una estructura matricial:

Hay que definir claramente las responsabilidades y roles de cada empleado, tanto en el departamento como en los proyectos o equipos en los que trabajan. Cuando se establecen responsabilidades nuevas, es necesario comunicarlo de forma efectiva para evitar confusiones y duplicidades. 

Es fundamental fomentar una comunicación abierta y fluida en la organización. Los empleados deben sentirse cómodos compartiendo información y actualizando a sus líderes tanto de departamento como de proyecto sobre el progreso de sus tareas.

El Departamento de RR. HH. debe ayudar a los empleados a gestionar sus prioridades en un entorno matricial. Pueden utilizar herramientas como listas de tareas pendientes, cronogramas o metodologías de gestión de proyectos para priorizar y organizar su trabajo.

Los líderes y gerentes en una estructura matricial deben tener habilidades de gestión sólidas. Deben ser capaces de coordinar equipos, resolver conflictos y tomar decisiones en un entorno complejo; capacidades que deben estar presentes en los procesos de selección, o bien, en los candidatos a una promoción dentro de la organización, lo que a su vez exige un seguimiento más exhaustivo de aquellos candidatos a liderar el futuro de la empresa.

Establecer un proceso claro y eficiente para resolver conflictos, ya que es común que surjan debido a la doble autoridad y las diferentes prioridades. Los empleados deben saber cómo abordar y resolver los conflictos de manera constructiva.

Ofrecer oportunidades de formación y desarrollo para los empleados, especialmente aquellos que trabajan en varios proyectos. Esto les permitirá adquirir nuevas habilidades, competencias y conocimientos que pueden aplicar en diferentes contextos.

Implementar un sistema de evaluación de desempeño que reflejen tanto las responsabilidades departamentales como las de proyectos. Esto ayuda a los empleados a comprender cómo están siendo evaluados y qué se espera de ellos en ambas áreas.

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Establecer políticas claras relacionadas con la promoción y el crecimiento profesional en una estructura matricial. Los empleados deben saber cómo pueden avanzar en sus carreras: dónde están las oportunidades de crecimiento y cómo acceder a ellas. Será necesario una ágil comunicación de vacantes y una representación clara de lo que suponen ciertos cambios.

En este tipo de organizaciones es más importante, si cabe, la identificación de perfiles con potencial de liderazgo mediante herramientas como la matriz de las nueve cajas.

Proporcionar herramientas de gestión de proyectos para ayudar a los empleados a organizar y realizar un seguimiento de su trabajo en proyectos específicos. Esto puede incluir, por ejemplo, un software de gestión de proyectos tipo Sinnaps.

Revisa y ajusta constantemente la estructura y los procesos de gestión de RR. HH. en función de las necesidades de la organización. La flexibilidad y la adaptabilidad son claves en un entorno matricial.

La principal desventaja del enfoque matricial en una organización tiene que ver con la confusión en las relaciones de autoridad. Dado que los empleados tienen varios líderes, pueden surgir conflictos de autoridad. Los líderes funcionales pueden tener prioridades diferentes de los líderes de proyecto, y esto puede llevar a situaciones en las que los empleados no saben a quién deben dirigirse, ni siquiera qué instrucciones seguir y con qué prioridad. 

La diferencia principal entre una estructura piramidal y una estructura matricial está en cómo se organizan las relaciones de autoridad y responsabilidad dentro de la organización.

La estructura piramidal se caracteriza por su jerarquía vertical, con una única línea de autoridad. Por su parte, la estructura matricial tiene una doble estructura de autoridad, fomenta la colaboración interdepartamental y, por tanto, la toma de decisiones es compartida.

Existen diversas estructuras organizacionales. No obstante, algunas de las más comunes son:

• Estructura lineal. Organización con un organigrama vertical donde cada empleado tiene un solo jefe.

• Estructura funcional. La empresa divide a los empleados por funciones o departamentos especializados.

• Estructura matricial.

• Estructura por división. Se refiere a las empresas que están divididas en divisiones autónomas, cada una centrada en un producto, mercado o región específica.

• Estructura circular. Todos participan en la toma de decisiones de manera colaborativa, lo que fomenta la igualdad y la comunicación abierta. Su representación sería más clara bajo un organigrama horizontal.