Organigrama funcional en empresas: qué es y cuáles son sus ventajas

Un organigrama funcional se focaliza en las funciones de cada trabajador o departamento, es decir, en la actividad o el conjunto de actividades relacionadas que lleva adelante. En general, representa cada cargo o sector de la empresa junto a sus tareas específicas, y los ordena en sentido vertical, siguiendo las jerarquías. En consecuencia, la mayoría de los organigramas funcionales comienzan con el jefe de la empresa y se subdividen y complejizan a medida que van bajando.

Este tipo de representación es particularmente útil en empresas con sectores netamente diferenciados y con un alto grado de especialización; permite asignar responsabilidades y recursos de manera simple y rápida.

Como contrapartida, esto significa que no es tan útil para trabajar con empresas fuertemente integradas, transversales o que favorecen la colaboración entre sectores.

Los organigramas son herramientas flexibles. Las empresas son entidades idiosincráticas, y los organigramas buscan representar precisamente esas particularidades. Esto significa que, incluso dentro de un mismo tipo de organigrama, habrá una importante variación entre distintos ejemplos: el organigrama funcional de una empresa como Apple no será igual, ni revelará la misma información, que el de una start-up de software con una docena de empleados. Sin embargo, también es cierto que cada tipo de organigrama tiene sus propias características. En el caso de los organigramas funcionales, estas son:

• Énfasis en la especialización. Al concentrarse en las funciones de cada trabajador o cargo, es particularmente útil para representar las tareas y los conocimientos específicos de cada sector.

• Descentralización de la toma de decisiones. Esta es, en algún punto, una consecuencia de la especialización. Si los distintos sectores manejan conocimientos específicos, lo lógico es que también tengan la autonomía para tomar decisiones sobre ese tema que ellos conocen mejor que nadie.

• Comunicación directa. Un organigrama funcional trabaja sobre unidades funcionales. La intención es que la autonomía y la especialización favorezcan una comunicación simple, directa y concreta entre los distintos niveles.

Como cualquier otra forma de representar la estructura de una empresa, un organigrama funcional presenta ciertas ventajas sobre otras opciones. Estas son:

• Estimula la especialización.

• Facilita la comunicación entre niveles.

• Favorece la asignación de responsabilidades.

• Simplifica el análisis de la empresa.

Hacer énfasis en ciertos aspectos de la estructura implica, necesariamente, dejar de lado otros. En general, allí se concentran las desventajas de un organigrama funcional. Estas son:

• Debilita la autoridad central.

• Oculta los objetivos comunes a toda la empresa.

• Desincentiva la colaboración entre distintas áreas.

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En general, los organigramas funcionales representan la jerarquía en el eje vertical. Eso implica que, como los clásicos organigramas verticales o lineales, ubican al jefe de la empresa en la parte superior del gráfico. La diferencia es que, a medida que desciende, este tipo de organigrama divide a los sectores de acuerdo a sus reportes, funciones y responsabilidades. Cada sector y departamento —o incluso cada trabajador, si la escala del organigrama y de la empresa lo permiten— aparece junto a sus principales tareas. En esta lógica, el jefe de la empresa aparecería junto a la función de dirección, y un operador telefónico del departamento comercial tendría asignada la función de vender el producto.

El objetivo de un organigrama funcional es entender una empresa desde la perspectiva de las funciones que cumple cada departamento. Es especialmente útil para representar organizaciones con una línea limitada de productos o con altos grados de especialización en sus distintos sectores. En este sentido, la finalidad de un organigrama funcional sería explicar de forma sencilla la manera en que se divide el trabajo dentro de una empresa.

Esta representación de las distintas áreas especializadas tiene muchas ventajas. Permite, por ejemplo, presentar rápidamente la empresa a personal externo o facilitar el movimiento de recursos y talentos cuando es necesario.

Quizás la mejor manera de entender cómo funciona un organigrama funcional es verlo en un ejemplo. Por eso aquí incluimos dos casos modelo: una pequeña start-up, que maneja sus recursos a nivel del trabajador individual, y una empresa de fabricación de envases con varios departamentos.

Esta pequeña start-up de diseño tiene pocos empleados, lo que simplifica la representación. Es muy sencillo comprender la estructura: hay un director, un departamento encargado del desarrollo del producto y una persona encargada de la sección comercial. Este organigrama permite entender rápidamente la división de tareas dentro de la empresa.

Esta empresa, dedicada a la fabricación de envases plásticos, es de mayor tamaño que la start-up de diseño. Esto significa que su escala permite pensar en términos de departamentos y no ya de trabajadores individuales. Por supuesto, no todos los sectores tienen el mismo tamaño —quizás el de operaciones, que incluye a la fábrica, tiene cinco veces más empleados que el departamento de publicidad—, pero eso no es lo que busca representar este tipo de organigrama. Cuando usamos un organigrama funcional, la prioridad es visualizar la empresa a partir de las actividades que lleva adelante cada unidad.