Onboarding digital: ¿qué es, para qué sirve y cómo realizarlo?

El onboarding digital es un concepto que engloba los procesos on-line mediante los cuales se facilita la integración de un nuevo empleado en la empresa. Son los inicios de la relación laboral entre la empresa y el empleado apoyados en herramientas en línea. 

Llegar a un nuevo puesto de trabajo puede implicar cierto nerviosismo, incertidumbre, dudas, etc. El onboarding trata de facilitar la entrada de un nuevo miembro, ayudando y solucionando todas sus dudas. 

El objetivo principal del proceso de onboarding digital es la adaptación del nuevo empleado a la empresa utilizando plataformas y aplicaciones on-line. Ayudarle a que conozca su entorno de trabajo y resolver todas las dudas que le vayan surgiendo en sus primeros días, utilizando para ello herramientas digitales.

El onboarding es un proceso que busca la plena y rápida integración, porque con ello se logran otros objetivos, como activar cuanto antes altas dosis de productividad y fomentar el trabajo en equipo. Estos otros objetivos son:

• Explicar al empleado sus funciones. Qué debe hacer y cómo lo debe hacer. Cuáles son los objetivos que debe cumplir y qué se espera de él. 

• Dar a conocer la cultura y los valores de la empresa. El trabajador debe saber qué busca la empresa y cómo es su funcionamiento, sentirse identificado con la marca.

• Fomentar la comunicación y un buen clima laboral. Saber qué posición ocupa dentro de la empresa jerárquicamente en el organigrama y comunicarse con sus compañeros y cualquier miembro de la empresa cuando lo necesite. Sentirse uno más dentro de la empresa. 

Ya hemos comentado el onboarding digital. Los otros tipos que existen son el presencial y el mixto. El presencial es el que se implementa en el lugar de trabajo. Se realiza presencialmente, mientras que el mixto es el que combina ambos tipos. Tiene su parte on-line y su parte presencial. 

La elección del tipo de onboarding depende de la modalidad de trabajo que siga la empresa. En cualquiera de ellas es posible introducir un plan de acogida.

Es importante que toda empresa realice un plan de acogida por el bien de la empresa y del empleado:

• Favorecer todo el proceso de integración del empleado. 

• Mejorar el nivel de implicación del trabajador. 

• Transmitir los valores de la empresa. 

• Agilizar todas las explicaciones que necesita el nuevo trabajador. 

• Reforzar el compromiso del trabajador. 

El onboardingdigital aporta numerosos beneficios tanto a la empresa como al empleado:

• Aumento del rendimiento de los trabajadores y con ello, la productividad. Los empleados tienen acceso directo a formación y documentos que les acercan a la filosofía y valores de la empresa. Saber cuáles son sus objetivos rápidamente para trabajar en ellos. 

• Se evita la rotación de talento. Empleados satisfechos que quieren permanecer en la empresa al percibir el alto grado de atención y cuidado de su talento. Por lo tanto, sirve para empezar con buen pie el proceso de gestión del talento.

• Ahorro de tiempo y costes gracias a la digitalización del proceso de contratación y de adaptación. 

• Facilidad para hacer el seguimiento del trabajo que hace el nuevo empleado. Acceso directo a documentos y automatización del proceso de aprendizaje. 

• Se potencia el employer branding. 

• Se crea un buen ambiente de trabajo. Se fomenta la comunicación entre todos los miembros. Todos trabajan con un mismo fin. 

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Actualmente, en un mundo tan digitalizado, existen numerosas herramientas que ayudan al onboarding digital: 

• Plataformas que ayudan a fomentar la comunicación a través de videollamadas, resolver dudas y explicar nuevos contenidos compartiendo presentaciones a través de la pantalla, etc. Todo ello es posible gracias a herramientas de videollamadas como Zoom o Skype, entre otras. 

• Plataformas para crear cursos de formación on-line. Para un solo trabajador o para varios. 

• Intranet corporativa para compartir recursos e información a todos los miembros de la empresa. 

• Programa de RR. HH. para automatizar todo el proceso de incorporación de los nuevos empleados. 

Cada empresa debe personalizar su plan de onboarding digital, pero hay algunos aspectos claves que deben ser comunes en todas ellas.

El primer día en un nuevo trabajo es importante. Normalmente los nervios y la incertidumbre se apoderan del empleado. Por ello, todo gesto por parte de la empresa para tranquilizar, animar y desear suerte es importante para la motivación. Como empresa, hacer una llamada, enviar un e-mail o, incluso, un vídeo de bienvenida personalizado favorecen el onboarding. 

En el mensaje de bienvenida, se recomienda incluir información relevante de la empresa, como su filosofía y valores. Además, se puede combinar con un welcome pack para mejorar la adaptación y la percepción del empleado sobre la empresa. 

A lo largo de todo el proceso de adaptación, es importante realizar reuniones virtuales con relativa frecuencia. El primer día, con el objetivo de dar la bienvenida al empleado y explicar todas las nociones básicas para comenzar a trabajar (explicar los productos y servicios, el organigrama, etc.), así como para comprobar que todas las herramientas que debe utilizar funcionan correctamente. También son importantes para presentar al empleado a otros departamentos en los que influye su trabajo. Hacer presentaciones oficiales para saber a quién dirigirse y en qué ocasiones. 

Las reuniones virtuales son una herramienta de comunicación importante. Por ello, se deben realizar varias a la semana para proporcionar la ayuda y las directrices en los primeros días. 

Una estrategia para el onboarding digital es nombrar a un ayudante. Empezar en un trabajo y de forma remota requiere inevitablemente de ayuda. A pesar de saber lo que se tiene que hacer, en el transcurso de una jornada, son muchas las dudas que pueden surgir. Con el fin de resolverlas, es una opción factible nombrar a un ayudante durante las primeras semanas del nuevo empleado. Facilitar su teléfono de contacto y tener total disponibilidad para guiar, enseñar,… 

Dar acceso al empleado a las plataformas de formación de la empresa. Crear un usuario con una contraseña propia para que pueda acceder a cursos y formaciones. Son importantes para desempeñar su trabajo y conocer la forma de actuar de la empresa. Se convierten en una herramienta más de trabajo necesaria para los nuevos integrantes, aunque su uso es extensible a todo el ciclo de vida del empleado en la empresa. Es decir, siempre hay cosas que aprender y los conocimientos que se pueden adquirir dentro de una empresa son múltiples. 

El software de Personio es un programa que facilita la gestión de las nuevas incorporaciones a una empresa a través de la automatización de todo el procedimiento. Más si se trata de una adaptación en remoto. 

Las diversas funciones que tiene este software garantizan que la adaptación del nuevo empleado sea la deseada: 

• Pasar de candidato a empleado desde la misma plataforma en la que se están gestionando los perfiles de los candidatos. 

• Firma digital de documentos.

• Crear mensajes de bienvenida a partir de plantillas personalizables, editables y automatizadas.

• Compartir documentos. 

• Enviar invitaciones automáticas a sesiones de onboarding.

• Enviar recordatorios.

• Automatizar tareas administrativas. 

• Hacer seguimiento del empleado.

• Sistema de tickets o aclaración de dudas de RR. HH. para todos los empleados (nuevos o existentes). 

Onboarding y offboarding son dos términos empleados en RR. HH.; significan lo contrario. Mientras que el onboarding es el proceso de incorporación de un nuevo empleado a la empresa, el offboarding es el proceso de despedida. Aunque se le da más importancia al onboarding, para la empresa y su imagen es importante respetar y crear un plan de offboarding, pues también repercute en el employer branding.

Para un onboarding exitoso, la empresa debe tener un plan de las fases a seguir en el proceso. De no ser así, es difícil que la adaptación del empleado sea la deseada. Más aún si se trata de un proceso digital donde la presencialidad no existe y la importancia de la comunicación interna es mayor. 

El principal motivo para hacer onboarding digital es que la empresa trabaje en remoto o bajo modelos híbridos.  

También es común en organizaciones internacionales con una alta interacción entre departamentos de diferentes partes del mundo, lo que dificulta un onboarding presencial. En este tipo de corporaciones, muchos empleados incorporan su talento desde países en los que la empresa no tiene una sede física.