Offboarding: claves principales del proceso

El offboarding es el proceso de desvinculación laboral de un empleado, que puede ocurrir a partir de una determinación de la empresa o por una baja voluntaria del trabajador y que conlleva una rescisión del contrato laboral. El objetivo final es que la desvinculación no sea un episodio traumático para el trabajador, sino que se marche con la sensación de haber dejado una huella en una empresa, donde su trabajo ha sido valorado. También se busca que la compañía sea vista como una organización seria y empática, tanto por sus colaboradores actuales como antiguos.

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Una buena comunicación entre el Área de Recursos Humanos y el empleado a desvincular es fundamental por varios aspectos. En primer lugar, un antiguo empleado seguirá representando a su antigua empresa allá donde vaya, lo cual quiere decir que la compañía se convertirá en una referencia profesional para el exempleado.

Además, no realizar un buen proceso de despido, especialmente en casos de despido procedente o despido improcedente, puede afectar al ambiente laboral en el interior de la organización: los actuales colaboradores podrían comenzar a percibir una imagen negativa de su propia empresa si ven que sus directivos se desvinculan de forma abrupta con los empleados dados de baja.

Por último, un proceso de offboarding organizado garantiza que todos los pasos de la desvinculación se completen adecuadamente, evitando problemas a futuro como el acceso de un exempleado al sistema de la compañía o el depósito de pagos no correspondidos, entre otros aspectos.

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• Organización. Establecer un proceso pautado garantiza que todos los puntos del proceso se cumplan adecuadamente: la firma de documentos, la recolección de llaves o tarjetas de ingreso y la restricción de acceso a cuentas importantes.

• Ahorro de tiempo. La organización de la salida del empleado también evita que se generen demoras en los puntos clave del proceso. Esto ahorrará tiempo para la persona a desvincular y también para el área de RR. HH. Es importante tener en cuenta el preaviso durante el periodo de prueba, ya que tanto el empleador como el empleado están sujetos a esta disposición según lo establecido por la ley laboral.

• Ahorro económico. Un proceso de offboarding planificado garantizará que se eviten pérdidas financieras. Sin un plan de offboarding podría cometerse el error de seguir pagando beneficios a colaboradores que ya no forman parte de la compañía, como por ejemplo el finiquito correspondiente a sus servicios o la indemnización por despido.

• Retención del talento. Los empleados actuales de la empresa se sentirán más resguardados si ven que sus empleadores se preocupan genuinamente por el bienestar de sus excolaboradores.

• Imagen de marca. Una empresa que pone fin a la relación laboral de forma abrupta e impersonal es mal vista por sus propios trabajadores y también por personas externas. En cambio, una compañía que sabe cómo realizar un proceso de offboarding adecuado tiene mejores referencias.

• Gestión legal. El offboarding garantiza que todos los documentos necesarios sean firmados por ambas partes; esto evita el riesgo de conflictos legales con los empleados a futuro.

Fomento de la sinceridad. El feedback entre la compañía y sus colaboradores y exempleados es esencial; la comunicación genuina puede ayudar a ambas partes a mejorar aspectos a futuro.

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La planificación es clave. Por ello, las áreas de Recursos Humanos deben disponer de una lista con casillas de verificación que incluya todos los puntos del proceso.

También pueden confeccionarse otras listas, como una con el inventario de trabajo, para garantizar que todos los elementos sean devueltos por el empleado a la hora de marcharse.

Por último, es recomendable contar con una serie de preguntas y respuestas preparadas para la entrevista de salida, con el objetivo de ahorrar tiempo y de garantizar que haya claridad en torno a la información que se le brindará.

El área de Recursos Humanos debe realizar una gestión documental para reunir todos los papeles importantes: desde el contrato laboral hasta la carta de despido o de renuncia, incluyendo todos los papeles relacionados a la seguridad social.

Por otro lado, también deben reunirse papeles que pudieron haberse firmado durante la vida laboral del empleado, como acuerdos de confidencialidad o contratos bonificados. Todos estos papeles son necesarios para que la desvinculación sea transparente. Y otros documentos que pueden ser necesarios, como un certificado de trabajo o un certificado de empresa.

No es recomendable que los empleados de la compañía se enteren de la desvinculación de un compañero a través de rumores. Mucho menos recomendable (y, además, poco ético) es que sea el propio desvinculado quien se entere de esta forma. Si ha sido la firma la que determina la desvinculación, es necesario que el proceso de offboarding incluya una comunicación oportuna y clara. Esto suele hacerse alrededor de diez días antes de la baja.

Si el empleado a desvincular tenía contacto directo con clientes o colaboradores externos, es necesario que la compañía informe acerca de la baja. Esta notificación puede realizarse mediante un correo electrónico. Compartir esa información con los clientes les dará la certeza de que la compañía los considera importantes.

En caso de que ya exista una persona seleccionada para el reemplazo, esta comunicación con los clientes o colaboradores externos también servirá para iniciar lo antes posible el proceso de vinculación entre ellos y el nuevo personal.

El último día de trabajo del empleado, es importante garantizar que todos los enseres que sean propiedad de la empresa queden dentro del edificio. Esto incluye hardware (como ordenadores o teléfonos móviles), pero también refiere a tarjetas de ingreso, llaves, permisos de aparcamiento, tarjetas de crédito a nombre de la compañía, entre otros objetos.

La entrevista de salida es una conversación entre la empresa y el exempleado. En esta reunión, el área de Recursos Humanos podrá escuchar atentamente los reclamos del exempleado, si los hubiera, para tomar mejores decisiones a futuro. Además, se trata de una oportunidad perfecta para demostrar humanidad con el exempleado y garantizar que mostrará una buena imagen de la marca en sus futuros trabajos.

Para demostrar al empleado que su paso por la empresa dejó una huella importante, un buen gesto es hacerle un obsequio de despedida o, si la situación lo amerita, incluso un pequeño festejo. Para ello, es posible involucrar a toda la oficina, para darles la oportunidad a todos los colaboradores de decirle adiós.

Una vez que el empleado ha sido desvinculado, la compañía tiene que reasignar todas las tareas. Sin una falta de organización, esto podría convertirse en un dolor de cabeza; sobre todo, en empresas pequeñas y medianas. Una buena opción para evitar que esto se convierta en un problema es contar con un organigrama funcional que permita repartir las tareas vacantes.

Uno de los aspectos centrales del offboarding es la realización de un seguimiento del exempleado, manteniendo una relación positiva con él. Generar un canal de contacto para una ocasional comunicación por redes como LinkedIn no es una mala idea.

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En tiempos de pandemia, muchas contrataciones se dieron en remoto. De hecho, es cada vez más común que un empleado a tiempo completo no conozca a sus directivos y a sus compañeros más que por videollamada. Pero no solo el onboarding puede ser remoto: los procesos de offboarding también pueden llevarse a cabo de forma virtual. De hecho, muchas veces, el offboarding digital tiene algunas ventajas en relación con el offboarding clásico.

Una de las características centrales del offboarding digital es la automatización de los procesos, lo cual reduce los tiempos y ahorra costos. Además, da la posibilidad de tener un mejor control y seguimiento de toda la documentación, evitando que papeles importantes se puedan perder. Y, por último, mejora la experiencia del usuario, ya que la desvinculación se da de una forma rápida y desde el hogar del excolaborador.

Gracias a plataformas de gestión documental digital, los procesos de offboarding en remoto son legales en la mayoría de los países. Por supuesto, es necesario que tanto la empresa como el empleado firmen una serie de documentos, aunque en la mayoría de los casos la firma puede hacerse de forma digital con la firma electrónica.

Para gestionar la salida de un empleado, es importante contar con una lista que incluya todos los puntos importantes detallados anteriormente. Estas checklists son importantes para salvaguardar información sensible de la empresa, ya que implica la quita de acceso a exempleados a cuentas administrativas o financieras. Pero, sobre todo, una checklist de offboarding garantizará la transparencia y el orden en todo el proceso de desvinculación con el empleado.