Obligatoriedad de registro de la jornada: ¿qué supone?

Hace unos años, se publicó el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que establece una serie de medidas relacionadas con la obligatoriedad por parte de las empresas de llevar un registro de las horas que realizan los miembros de la plantilla. El objetivo principal de esta ley es garantizar que los trabajadores realizan las horas que previamente han pactado con el empresario. De esta forma, la empresa puede asegurarse de que los trabajadores hacen todas las horas establecidas en el contrato y los empleados pueden acreditar todas las horas extraordinarias que han realizado.

Si bien anteriormente muchas empresas ya registraban las horas de todos los miembros del equipo, desde que entró en vigor esta ley todas las organizaciones deben cumplir con la obligatoriedad de registro de la jornada. Es importante destacar los siguientes aspectos:

Las organizaciones deben llevar un registro de las horas trabajadas por cada uno de los miembros del equipo. Esta normativa es aplicable a todos los trabajadores, independientemente del tipo de jornada laboral que especifique su contrato.

Por otro lado, el registro debe incluir la hora de entrada y de salida y tiene que ser diario. Dicho de otro modo, un registro adecuado de la jornada laboral no puede ser semanal ni mensual; en él, se debe especificar la hora en la que empieza y en la que finaliza la jornada de trabajo de cada miembro de la plantilla.

Además, esta información debe estar disponible para que tanto los trabajadores como los sindicatos puedan acceder a ella.

En relación con los descansos, es importante saber que existen diferentes tipos de pausas. En primer lugar, hay pausas que se consideran tiempo efectivo de trabajo. Esto depende de cada empresa, el convenio aplicable y el contrato del trabajador y, en estos casos, deberán incluirse las pausas en el registro.

Por otro lado, hay pausas que no suponen tiempo de trabajo efectivo para el trabajador y, en este caso, la ley no establece que sea obligatorio incluir estos descansos en el registro. Sin embargo, es recomendable para la empresa incluir información acerca de estas pausas, ya que, en caso contrario, la duración de esta constará como tiempo efectivo de trabajo.

La ley no establece un sistema determinado que las empresas deban utilizar para registrar la jornada. Existen diferentes opciones, desde el registro en papel hasta un software especializado, pero es indispensable que el sistema elegido sea objetivo y fiable. Además, también es imprescindible que los datos no puedan ser alterados o modificados por la organización.

Los cuadrantes de trabajo y los calendarios laborales no sirven como registro de la jornada, puesto que son documentos que se llevan a cabo de forma previa y, por lo tanto, no acreditan las horas que realmente han realizado los trabajadores. 

El registro de la jornada laboral supone las siguientes ventajas:

• La empresa puede llevar un control efectivo de las horas que cada empleado ha trabajado, y obtener acceso a estos datos de manera rápida y sencilla.

• Es posible agilizar una serie de tareas y gestiones relacionadas con la contabilidad, el cálculo de nóminas o la planificación de los horarios de trabajo.

• La empresa obtiene datos detallados de diferentes aspectos, como las horas extraordinarias, las horas complementarias o el absentismo laboral, entre otros.

• Los datos obtenidos permiten a la empresa tomar mejores decisiones, y también pueden resultar de gran utilidad en el momento de llevar a cabo diferentes procesos, como por ejemplo una evaluación del desempeño.

• El Departamento de Recursos Humanos puede obtener, en cualquier momento, información actualizada acerca del número de trabajadores que forman parte de cada departamento, lo cual permite tener un conocimiento más detallado del funcionamiento de la empresa.

• Los trabajadores pueden obtener información de las horas que han realizado, para así conocer mejor su productividad.

• Es una manera de garantizar que se cumple la jornada laboral establecida mediante el contrato.

• El trabajador puede asegurarse de que no realiza más horas extraordinarias de las que determina la ley y de que el salario que percibe es el que realmente le corresponde.

• El registro de la jornada ayuda a ofrecer una mayor flexibilidad a los miembros del equipo en cuanto a su horario de trabajo, lo cual influye en la satisfacción laboral y es beneficioso para el clima laboral.

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Todos los trabajadores, independientemente de su categoría profesional, de cualquier empresa incluida en el ámbito de aplicación del artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores, deben cumplir con la obligatoriedad de registro de la jornada laboral, tanto si llevan a cabo sus tareas en el lugar de trabajo de manera presencial como si trabajan a distancia, e independientemente si tienen un contrato a tiempo parcial o completo.

Sin embargo, tal como establece la guía sobre el registro de jornada proporcionada por el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, hay trabajadores que están exentos de esta ley:

• Los trabajadores con relaciones laborales de carácter especial, las cuales están recogidas en el Estatuto de los Trabajadores. En el caso de estas relaciones laborales, se aplicará la obligatoriedad de registro de la jornada si la normativa específica aplicable en cada caso así lo indica.

• Los trabajadores que tienen un régimen concreto en cuanto al registro de la jornada.

• Los trabajadores autónomos, los socios de cooperativas y otros trabajadores cuyas relaciones profesionales no están incluidas en el ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores.

Existe una gran variedad de opciones en cuanto al registro de la jornada. Entre los sistemas más utilizados, se encuentran los siguientes:

• Una hoja de papel en la que los trabajadores anotan, de forma manual, la hora de inicio de su jornada laboral y la hora en la que esta finaliza.

• Una plantilla de Excel u hoja de cálculo en la que indicar la hora de entrada y salida.

• Una máquina para fichar, la cual se encuentra en el lugar de trabajo y requiere una instalación previa.

• Un sistema biométrico, que registra la jornada de los trabajadores mediante su huella dactilar o su pupila, entre otros ejemplos.

• Un software especializado.

Todas las empresas deben cumplir con la obligatoriedad de registro de la jornada, independientemente de si los empleados trabajan de forma presencial o a distancia. En este segundo caso, lo más recomendable es escoger un sistema digital. Por un lado, este tipo de herramienta permitirá a los trabajadores registrar las horas de trabajo desde cualquier lugar, a través de un dispositivo con conexión a Internet. Por otro lado, el Departamento de Recursos Humanos de la empresa podrá acceder a toda la información en tan solo unos clics y, además, podrá utilizar los datos para agilizar otros tipos de procesos.

Este tipo de herramienta y, en términos más generales, la digitalización de las empresas, no solamente resulta beneficiosa para las organizaciones que realizan teletrabajo; también supone muchas ventajas para aquellas empresas con un modelo de trabajo presencial.

Si una empresa no cumple con lo que establece la ley en cuanto a la obligatoriedad de registro de la jornada, puede tener que enfrentarse a las siguientes sanciones:

• Leves, cuyo importe puede ir de los 70 hasta los 750 euros. Pueden producirse, por ejemplo, si la empresa no entrega el registro de la jornada o no informa de las condiciones laborales.

• Graves, de entre 751 y 7.500 euros. Se producen, por ejemplo, en caso de que haya irregularidades en los horarios que se habían pactado previamente, o si los trabajadores realizan horas extraordinarias no computadas.

• Muy graves, de hasta 225.018 euros. Pueden producirse cuando se supera el límite de horas extraordinarias anuales permitido por la ley o cuando estas no se remuneran, entre otros casos.

Según la ley, las organizaciones deben conservar la información relacionada con el registro de la jornada laboral durante un periodo de cuatro años. Además, la información en cuestión debe estar disponible, durante todo este tiempo, para los empleados, así como para sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Personio cuenta con múltiples funciones que permiten agilizar muchas tareas de Recursos Humanos, así como otras áreas de la compañía. Una de estas funcionalidades es el registro de las horas de trabajo.

Mediante esta herramienta, los trabajadores pueden registrar su horario de modo que los encargados de cada equipo solamente tengan que confirmar las horas trabajadas. De este modo, la organización se asegura de cumplir la normativa vigente. Además, Personio permite obtener y visualizar la información de forma práctica, generar informes precisos y detallados y realizar cálculos exactos y sin errores.

Están exentos de esta ley los trabajadores con relaciones laborales de carácter especial, a menos que la normativa aplicable en cada caso establezca lo contrario; los trabajadores con un régimen específico en cuanto al registro de la jornada y los trabajadores cuyas relaciones profesionales no forman parte del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores, como son los autónomos o los socios de cooperativas.

Una empresa que no cumpla con la obligatoriedad de registro de la jornada puede recibir una multa, cuyo importe dependerá de la gravedad de la sanción.

Este registro debe realizarse cada día y debe contener la hora en la que empieza y finaliza la jornada laboral de cada trabajador.