Nueva ley control horario de trabajadores

El control horario de trabajadores es un sistema obligatorio mediante el cual las empresas deben registrar de manera precisa la jornada laboral de cada empleado, incluyendo sus horas de entrada, salida y pausas con el fin de garantizar el cumplimiento del horario establecido en su contrato.

Actualmente, el control horario de trabajadores en España está regulado por el Real Decreto-ley 8/2019, el cual modificó en el año 2019 el Estatuto de los Trabajadores e introdujo la obligación de registrar la jornada laboral de todos los empleados.

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Según esta normativa se establecen varios requisitos fundamentales:

• El control horario es obligatorio para todos los trabajadores, independientemente de su modalidad contractual, excepto para los trabajadores autónomos, los altos directivos y aquellos cuyas relaciones laborales no se rijan por el Estatuto de los Trabajadores.

• El registro debe conservarse durante al menos cuatro años y estar disponible para inspecciones.

• El empleado debe poder acceder a su historial de fichajes en cualquier momento.

Con la nueva ley de control horario trabajadores 2024, se refuerzan estas medidas y se introducen cambios que veremos más en detalle en los próximos puntos.

La actualización de la normativa sobre el control horario se enmarca en el contexto de ley sobre la nueva jornada laboral que se planteó en 2024 y que aún está en fase de tramitación tras su aprobación por el Consejo de Ministros a principios de 2025. Esta normativa contempla, entre otros aspectos, el endurecimiento de la ley de control horario actual para garantizar su aplicación y los derechos de los trabajadores.

Una de las medidas más importantes en este sentido es la inclusión de sistemas de control horario digitales frente a los analógicos como por ejemplo las hojas de papel. Además, incluye una serie de requisitos que veremos a continuación. 

Además, hay otros motivos para actualizar la normativa como son los siguientes: 

• Lucha contra el fraude laboral: se busca reducir la práctica de no registrar correctamente las horas trabajadas.

• Protección de los derechos de los trabajadores: se refuerza la normativa para asegurar que los empleados no trabajen más horas de las permitidas sin compensación.

• Eliminación de métodos obsoletos: se establecen restricciones sobre los sistemas de control horario considerados como poco fiables para garantizar todo lo anterior. 

La nueva ley de control horario de los trabajadores impone requisitos más estrictos a las empresas para garantizar que el fichaje de las horas de trabajo sea preciso, accesible y transparente.

Algunas de las principales exigencias de la normativa incluyen:

• Uso obligatorio de sistemas de control horario digitales: la nueva ley de control horario exige que éste se realice mediante sistemas digitales, eliminando el uso de registros en papel por ser manipulables y poco seguros.

• Accesibilidad inmediata de los datos: los trabajadores deben poder consultar su jornada en cualquier momento, y la Inspección de Trabajo debe tener acceso inmediato a los registros, incluso si la empresa opera en remoto.

• Conservación de los registros: los fichajes deben conservarse durante al menos cuatro años; un aspecto que ya estaba contemplado en la actual normativa y que continúa con la nueva ley de control horario de trabajadores, asegurando su disponibilidad en caso de inspección.

• Garantía de no manipulación: los sistemas digitales deben garantizar que los registros no sufran modificaciones contrarias a los fichajes que hayan realizado los empleados o eliminaciones de los registros, para permitir que los datos sean inalterables y verificables.

• Protección de la privacidad: los registros deben cumplir con la normativa de protección de datos personales de los empleados, evitando el uso de sistemas invasivos como los biométricos y garantizando la seguridad de la información.

Para asegurar el cumplimiento de la nueva normativa, es recomendable que las empresas sigan un proceso estructurado de implementación. A continuación, te presentamos, paso a paso, nuestras recomendaciones para adaptar la gestión del control horario a los nuevos requisitos:

El primer paso es comprender en detalle la nueva ley de control horario de trabajadores y evaluar cómo afectará a la organización. Esto implica identificar procesos actuales y posibles áreas de mejora.

Para ello, es aconsejable realizar evaluaciones exhaustivas del estado actual de los fichajes y de las jornadas de trabajo de los empleados, para lo cual resulta de gran utilidad la creación de informes de forma automática y el análisis de datos mediante la estrategia de People Analytics.

Seleccionar la herramienta más adecuada para gestionar el control horario es clave. Debe ser un sistema seguro, preciso y accesible, que garantice el cumplimiento normativo y la transparencia. 

Para encontrar el que mejor se adapte a tus necesidades, te recomendamos leer nuestro artículo sobre los mejores software de control horario en el que podrás ver una comparativa entre diferentes soluciones. 

Es esencial que tanto los trabajadores como los responsables de RR. HH. comprendan cómo funciona el nuevo sistema de control horario. Realizar planes de formación en esta línea reducirá errores y posibles resistencias por parte de los empleados a la hora de adoptar un nuevo sistema. 

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Dado que los sistemas de control horario gestionan información personal, es imprescindible garantizar su protección y cumplir con el RGPD, asegurando que el acceso de los fichajes sea solo posible para los empleados designados para su tratamiento, así como para las autoridades competentes. 

Antes de la implementación definitiva, es recomendable realizar pruebas para detectar posibles fallos y corregirlos antes de su aplicación generalizada. En Personio contamos con diferentes modalidades de implementación y acompañamiento de nuestro software de registro de las horas de trabajo, para que puedas asegurar una transición fluida y sin sobresaltos. 

Una vez implementado, el sistema de control horario debe ser monitoreado y optimizado periódicamente para garantizar su eficacia y cumplimiento. De esta forma, la empresa podrá asegurarse de que su funcionamiento es el correcto.

Para ello, se pueden realizar encuestas a los empleados con el objetivo de saber su grado de satisfacción con el sistema y detectar posibles fallos que estén entorpeciendo su adopción. 

La nueva ley de control horario trabajadores prohíbe dos métodos de fichaje específicos por considerarse poco seguros o vulnerar derechos fundamentales. En concreto, los sistemas que las empresas deben evitar son los siguientes: 

• Sistemas biométricos: la AEPD estableció en 2023 que los sistemas biométricos utilizados para el control horario, como puede ser fichar con huella dactilar o con reconocimiento facial, están prohibidos, ya que se considera una práctica invasiva  al almacenar información personal sensible que puede vulnerar la privacidad del trabajador.

• Registro en papel: ya que es manipulable y no garantiza la trazabilidad de los datos. Además la información sobre el horario de trabajo puede ser alterada, extraviada o destruida, lo que impide asegurar la fiabilidad y veracidad de los registros.

Por ello, se apuesta por un control horario digital que las empresas deberán implementar en 2025 de aprobarse la normativa en el Congreso de los Diputados. 

Las sanciones de la nueva ley de control horario varían según la gravedad de la infracción cometida. Además, la normativa contempla multas por cada trabajador. Estas pueden oscilar entre las siguientes cifras: Las sanciones pueden oscilar entre:

• Infracciones muy graves: que pueden llegar a los 187.515 euros.

• Infracciones graves: pueden acarrear sanciones entre los 626 y los 6.250 euros.

• Infracciones leves: multas entre los 60 y los 625 euros. 

La nueva normativa también prevé el endurecimiento de las inspecciones para garantizar que se cumpla su aplicación y que se respete el horario de trabajo de los empleados fijado en su contrato laboral. 

Como hemos explicado anteriormente, las empresas deben adoptar sistemas digitales que aseguren la trazabilidad, la seguridad y la accesibilidad de los fichajes laborales. 

Para ello, resulta de gran ayuda implementar un software especializado no solo permita cumplir con la normativa de manera eficaz, sino que también contribuya a mejorar la gestión del tiempo, reducir errores administrativos y mejorar la productividad laboral.

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Además, utilizar sistemas digitales para el registro del tiempo de trabajo conlleva las siguientes ventajas: 

• Mayor precisión en el control horario: un software digital evita errores humanos y proporciona registros exactos sobre la jornada de cada trabajador, pudiendo hacer un seguimiento preciso del tiempo trabajado y las pausas realizadas.

• Cumplimiento garantizado de la normativa: estos sistemas están diseñados para adaptarse a los requisitos legales, asegurando que la empresa cumpla con las exigencias de la nueva normativa, evite sanciones y problemas legales y logre una gestión deficiente del control horario.

• Accesibilidad y consulta en tiempo real: los empleados y la Inspección de Trabajo pueden acceder a los registros de jornada en cualquier momento y en remoto, lo que facilita la transparencia y reduce los tiempos de respuesta en auditorías o revisiones internas.

En conclusión, la nueva ley de control horario de los trabajadores refuerza la actual normativa pero plantea retos considerables al introducir un registro horario digital y obligatorio para todas las empresas. Estas deberán adaptarse y adelantarse a estos cambios para asegurar una transición sin problemas y no incurrir en sanciones. 

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