Modelo 145: guía para rellenar y presentar el formulario de retenciones del IRPF

El modelo 145 es un documento o formulario que debe presentar cualquier trabajador a la empresa donde trabaja. Los trabajadores deben rellenar este formulario con el objetivo de proporcionar información a la organización acerca de su situación personal y familiar, de modo que el pagador de dicho trabajador pueda aplicar la retención de IRPF correspondiente a sus nóminas.

La Agencia Tributaria establece que las empresas deben descontar un importe del salario de sus trabajadores. Este importe es un pago anticipado a Hacienda, como una previsión de lo que, posteriormente, el trabajador tendrá que tributar al realizar la declaración de la renta.

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El porcentaje de retención del IRPF depende de una serie de factores, como el salario del trabajador en cuestión, el tipo de contrato que tiene y su duración, su situación personal y familiar o si el trabajador tiene alguna discapacidad. El modelo 145 sirve para que el trabajador comunique a su pagador diferentes datos relacionados con el porcentaje de retención de IRPF que será necesario aplicar a la nómina.

Completar y presentar el modelo 145 de forma correcta y detallada es indispensable para asegurarse de que el trabajador percibe el salario neto correspondiente y de que se aplican las retenciones adecuadas según su situación personal y familiar. Por lo tanto, no presentar este formulario puede resultar perjudicial para el trabajador, puesto que, si la empresa aplica una retención inferior a la correspondiente a las nóminas, el empleado en cuestión deberá pagar al realizar la declaración de la renta, al año siguiente.

Las empresas pueden descargar el modelo 145 de retenciones sobre rendimientos del trabajo desde la página web de la Agencia Tributaria. Este formulario consta de varias secciones donde los trabajadores deberán indicar sus datos personales y familiares, de modo que la empresa pueda conocer el porcentaje de retención que debe aplicar a su nómina. Estos son los apartados que componen el documento:

En el primer apartado, es necesario indicar los datos personales del trabajador en cuestión, como son el NIF, el nombre y apellidos y el año de nacimiento. También se solicita información relacionada con la situación familiar. En caso de tener alguna discapacidad, es necesario marcar la casilla correspondiente en función del grado. Este primer apartado también solicita información relacionada con la movilidad geográfica y con la obtención de rendimientos con periodo de generación superior a 2 años durante los 5 periodos impositivos anteriores. 

En este segundo apartado es necesario indicar los datos de los hijos y otros descendientes que sean menores de 25 años que conviven con la persona en cuestión y que no tengan unos ingresos superiores a los 8.000 euros anuales. También deben incluirse los datos de los descendientes mayores de 25 años que tienen alguna discapacidad.

En este apartado, deben indicarse los datos de las personas ascendientes que tengan más de 65 años y convivan con el trabajador, así como aquellas personas ascendientes que sean menores de 65 años, pero tengan alguna discapacidad. Su renta anual debe ser inferior a los 8.000 euros.

En el caso de que el trabajador en cuestión abone alguna pensión compensatoria en favor del cónyuge, o bien anualidades por alimentos en favor de los hijos, deberá indicarse el importe anual correspondiente en función de la resolución judicial.

En el quinto apartado del documento, el trabajador deberá marcar la casilla en caso de estar pagando algún préstamo para la compra o la rehabilitación de su vivienda habitual, siempre y cuando dicha hipoteca sea anterior al 2013 y el trabajador no gane más de 33.007,2 euros al año. 

Al final del documento se encuentran el apartado 6, donde se debe indicar la fecha y el trabajador debe firmar, y el apartado 7, que es el acuse de recibo.

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Como ya se ha comentado, es importante que los trabajadores completen el modelo 145 para que la empresa pueda determinar qué importe retener en su nómina. Para facilitar este proceso, es necesario que la organización informe a los trabajadores acerca de este documento, su función y los diferentes apartados que lo componen. Para agilizar la presentación de este documento, las empresas tienen la posibilidad de implementar un sistema que permita a los empleados introducir sus datos de forma rápida y sencilla, a través de cualquier dispositivo con conexión a Internet. Mediante este tipo de herramienta, los trabajadores también podrán actualizar sus datos fácilmente en caso de que su situación personal o familiar cambie.

Las empresas tienen la obligación de aplicar una retención de IRPF a las nóminas de los trabajadores, y es importante que se aseguren de calcular el importe de estas retenciones correctamente, ya que, en caso contrario, esto podría perjudicar al trabajador. Para conocer la retención que deben aplicar al calcular la nómina, deben conocer una serie de datos personales y familiares de los trabajadores, los cuales se comunican mediante el modelo 145.

Por lo tanto, las empresas deben informar a los empleados acerca de este modelo. Será necesario que los trabajadores completen este modelo y lo presenten a la organización en los siguientes casos:

• Cuando una persona empiece a trabajar en una nueva empresa, es decir, cuando se formaliza la relación laboral.

• Cuando las circunstancias personales o familiares del trabajador cambien, ya que esto podría suponer un aumento o una bajada del porcentaje de retención de IRPF que la empresa deberá aplicar a la nómina.

También hay organizaciones que solicitan a sus trabajadores que completen y presenten este modelo antes del inicio de cada año, puesto que, de este modo, pueden actualizar sus datos y calcular el importe de retención de IRPF adecuado que deben aplicar a sus nóminas.

Es importante tener en cuenta que hay ocasiones en las que será necesario presentar este documento para solicitar diferentes tipos de prestaciones, como, por ejemplo, el permiso de maternidad.

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Además, Personio también ofrece a las empresas un acceso rápido a los datos de los empleados. Los trabajadores tienen la posibilidad de actualizar su información en cualquier momento, de modo que el Departamento de Recursos Humanos únicamente tendrá que confirmar estos cambios.

Por otro lado, este software especializado también cuenta con funcionalidades relacionadas con la preparación de nóminas, y permite revisar los cambios que se han realizado en relación con los datos de los trabajadores.  

El modelo 145 sirve para que los trabajadores comuniquen a la empresa una serie de datos relacionados con su situación personal y familiar, de modo que la organización pueda aplicar la retención del IRPF correspondiente a su nómina.

Lo más habitual es que el modelo 145 se complete cuando una persona empieza a trabajar en una nueva empresa. También debe presentarse cuando los datos personales y familiares de un trabajador cambian, ya que esto podría suponer modificaciones en la retención del IRPF.

En caso de que un trabajador no presente el modelo 145, esto podría resultar perjudicial para la persona en cuestión, ya que el porcentaje de IRPF aplicado por la empresa podría no ser el adecuado.