Qué es Scrum: ¿cómo funciona y por qué aplicarla?

El Scrum es una metodología de trabajo. Consiste en desempeñar funciones colaborativamente, repartiendo roles y fomentando la autoorganización. Se trata de realizar tareas de forma continua para alcanzar una meta final. 

Los objetivos que se marquen deben ser específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración limitada, es decir, objetivos SMART. De lo contrario, a pesar de utilizar una buena metodología, puede ser complicado alcanzarlos.

El proceso Scrum comenzó a utilizarse para el desarrollo de software, pero con el paso del tiempo se ha expandido a otros sectores y ámbitos, como, por ejemplo el marketing digital o el desarrollo de páginas web, blogs, apps, etc. 

La metodología Scrum se remonta a 1986, cuando Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi realizaron un estudio sobre cómo trabajaban las empresas tecnológicas en un nuevo enfoque. Su nombre proviene del rugby, por la forma de avanzar en las “melés” de los partidos.

Tras ello, ya en 1995 crearon una serie de reglas y principios de buenas prácticas de trabajo en equipo para aplicar al desarrollo de software. Su metodología consiste en:

• Planificar el proyecto en bloques o sprints cortos. 

• Se pueden realizar cambios durante el desarrollo. En este aspecto, es similar al método kaizen, donde se trabaja en busca de una permanente optimización, con cambios en las tareas diarias cuando se detecta que algo no va bien. 

• Autoorganización de los equipos en base a los objetivos a cumplir. 

• Realización de reuniones diarias para poner en común las tareas realizadas. 

• Mantener un feedback constante con el cliente para realizar mejoras y cambios si fuese necesario. 

La metodología Scrum se puede aplicar en cualquier empresa, adaptando sus características. No obstante, lo más adecuado es que la empresa y el proyecto cumpla las siguientes premisas:

• Está pensado para equipos pequeños. Es decir, que tengan entre 4 y 8 miembros. Aunque se puede aplicar en equipos más grandes, su eficacia no es la misma. 

• Cuando se busca el control y la rapidez en las entregas. Consecución de objetivos a corto plazo sin necesidad de documentar cada paso que se da. Lo que importa es alcanzar el objetivo en el plazo de tiempo acordado. 

• Que exista flexibilidad a la hora de realizar el proyecto. Es decir, posibilidad de ir adaptándose a cada paso con cambios en mitad del proceso. Con posibilidad de reestructurar tareas.

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La metodología Scrum se ha ido extendiendo en las empresas por sus múltiples ventajas. Algunas de las más destacadas son:

• Fácil de implementar. Tiene una estructura muy sencilla a seguir, con roles claros y un objetivo concreto. Para establecer qué rol cumple cada uno se puede aplicar el test DISC. Permite conocer cuál es el perfil de una persona en cuanto a competencias y capacidades. Es eficaz para saber qué función debe cumplir cada miembro del equipo. 

• Objetivos claros. Son proyectos que duran un periodo determinado de tiempo que no es muy extenso. Se trabaja a través de tareas muy concretas y con entregas diarias, lo que permite alcanzar los objetivos en el tiempo justo. 

• Comunicación continua. Se trabaja por fases y una de sus principales características es la realización de reuniones continuas. La comunicación permite conocer la situación del proyecto, avances, problemas y buscar soluciones. 

• Flexibilidad. Suelen ser proyectos cambiantes y dinámicos, y con esta metodología es fácil adaptarse. Al trabajar por fases, es posible realizar modificaciones y ajustes requeridos por el proyecto en sí o por el propio cliente. 

• Control de problemas e imprevistos. El trabajo por fases y la continua comunicación permite adaptarse fácilmente a los cambios. Esto evita que el resultado final no sea el esperado por el cliente. Se minimizan los riesgos de errores y fallos. 

• Compromiso del equipo de trabajo. Son equipos que trabajan unidos y están comprometidos con el proyecto. Se caracterizan por saber autodirigirse y cumplir con los tiempos. Además, son multidisciplinares. 

La metodología Scrum tiene un total de cinco fases. Abarcan desde el análisis del proyecto hasta su entrega final al cliente. Explicamos más detalladamente en qué consiste cada una de ellas.

Es la primera fase de la metodología Scrum. Consiste en recopilar información acerca del proyecto. Es decir, hay que dar respuesta a preguntas claves para su desarrollo, como, por ejemplo: ¿cuál es el objetivo; cuál es el plazo de tiempo; cómo se va a realizar el proyecto?

En esta fase también se empiezan a determinar algunas de las tareas que son necesarias para el desarrollo del proyecto. 

La segunda fase es la planificación de las tareas. Se asignan a cada miembro del equipo en función de sus cualidades y aptitudes. También se establece un calendario de entrega y una agenda con las reuniones que se llevarán a cabo a lo largo de todo el proyecto, tanto entre los miembros del equipo como con el cliente. 

Es cuando comienzan a realizarse las tareas. Eso incluye la creación de ‘entregables’ para demostrar la consecución de los objetivos y tareas asignadas a cada integrante. Se programan las tareas en función de su prioridad. 

Dentro de esta fase, también se producen las reuniones de forma consecutiva, para revisar el trabajo realizado por cada miembro del equipo. Son reuniones que llevan poco tiempo, no más de 15 minutos. En ellas, se muestran los resultados y se solucionan los imprevistos o problemas que hayan podido surgir. Cuando sea necesario, se reorganiza el equipo o se modifican las tareas. 

Se realiza una revisión final del proyecto antes de su entrega. Sirve para ver si hay algún inconveniente o algún aspecto que cambiar. En teoría, sirve únicamente como repaso, ya que en las reuniones diarias es donde se van modificando y dando solución a los imprevistos. 

Se realiza una revisión general del proyecto en equipo para cerciorarse de que el entregable final es el esperado, al menos desde su punto de vista. 

Se produce la entrega final del producto al cliente. A su vez y a la espera de una respuesta satisfactoria por su parte, se hace una retrospectiva del trabajo realizado. Es decir, el equipo se reúne para analizar todo lo sucedido durante el desarrollo del proyecto. El objetivo es saber qué ha funcionado y qué no de cara a futuros proyectos. 

Sería una fase muy similar a una evaluación de desempeño, en donde el feedback y la comunicación bidireccional entre todas las partes debe ser fluida y sincera con la finalidad de aplicar posibles mejoras a próximos proyectos.

La aplicación de la metodología Scrum requiere de la participación de diferentes perfiles. Cada uno de ellos tiene una función para cumplir con los objetivos del proyecto. Se diferencian cuatro perfiles que participan de forma determinante en el proceso.

Es la persona encargada de representar lo que quiere el cliente. Es decir, establece la prioridad de las tareas para cumplir con los objetivos en base a las necesidades del cliente final. Además, es la persona que mantiene contacto directo con el cliente. 

El Scrum Master es una de las figuras fundamentales, ya que se encarga de garantizar que se desarrollen todas las tareas del proyecto. 

Ayuda a todo el equipo para que se cumplan las metas. Motiva y estimula a todos los profesionales, y es la figura que sirve de ayuda ante cualquier problema que pueda surgir. Cumple la función de guía para todos los miembros del equipo. 

Es el equipo de trabajo o desarrollo. Suele estar compuesto por un grupo de 4 a 8 personas. Son las encargadas de desarrollar el proyecto en sí. Realizan las tareas necesarias y se organizan y gestionan ellos mismos. Cada uno tiene su rol y sabe cuál es la responsabilidad de su trabajo dentro del proyecto. No hay jerarquías, trabajan horizontalmente. 

No todas las empresas que aplican esta metodología cuentan con este perfil. Sin embargo, existe. Los stakeholders son aquellas personas que, aunque no forman parte del equipo en sí, tienen que ver con el proyecto. Por ejemplo, los directores o dueños de las empresas. No participan de forma activa en el desarrollo del proyecto pero su opinión es importante para lograr el objetivo final. 

Scrum no atiende a ninguna sigla, sino que es una palabra que tiene su origen en el rugby. Significa melé y es un tipo de jugada de dicho deporte en la que todos los jugadores del equipo se agrupan para obtener el balón. 

La gestión ágil incluye varias metodologías, entre ellas, Agile y Scrum. Son dos metodologías que se emplean en el desarrollo de software y ejecución de otro tipo de proyectos. Pero hay diferencias entre sí. 

Agile está basada en un enfoque iterativo e incremental a través del liderazgo, mientras que el Scrum se basa en un equipo que trabaja de forma horizontal, basado en la autoorganización y colaboración. 

Existen diversas diferencias entre Kanban y Scrum. Algunas de ellas son:

• Roles: en Kanban no hay roles mientras que en Scrum sí.

• Tipo de trabajo: en Kanban el trabajo es continuo mientras que en Scrum el trabajo se realiza con iteraciones, llamadas sprints. 

• Equipos. Los equipos en Scrum son multidisciplinares mientras que en Kanban son especialistas. 

• Tareas. Una vez asignadas en Scrum no se pueden modificar. En cambio en Kanban sí.