Método Kaizen: ¿qué es y cómo aplicarlo en tu empresa con éxito?

El método Kaizen es una estrategia de gestión empresarial que busca la optimización de procesos constante a través de pequeños cambios en las tareas diarias. 

Se trata de una filosofía que busca el perfeccionamiento y elimina malas prácticas que reducen la productividad o que afectan de alguna forma al desempeño de los trabajadores.

La metodología Kaizen se enfoca en los grandes beneficios a largo plazo que tienen las pequeñas acciones. Con estas modificaciones, llevadas a cabo en el momento oportuno, es posible generar un entorno eficiente y productivo, así como aumentar la competitividad empresarial.

“Kaizen” es una palabra japonesa compuesta por dos sinogramas: kai (que significa “cambio”) y zen (que significa “bueno”). Efectivamente, es un método de gestión orientado a encontrar beneficios a través del cambio.

Pero, ¿cómo y cuándo surge esta filosofía? Para hablar del origen de Kaizen, es necesario remontarse a los años posteriores a la Segunda Guerra Mundial. En esa época, Japón había quedado devastado y, debido a la falta de recursos, le era imposible impulsar su desarrollo productivo. Para competir con las empresas estadounidenses, el Gobierno decidió promover la estadística para el control de calidad de los procesos.

Así nacía el método Kaizen, que hizo pequeños cambios en todos los niveles económicos y sociales. Poco tiempo después, Japón se convertía en sede de empresas líderes en el mercado mundial. De hecho, gracias, en parte, a la aplicación de esta filosofía, para 1960 (solo 15 años después del fin de la guerra), Japón era una de las economías más estables del mundo.

El concepto Kaizen hace referencia a una filosofía y a un método al mismo tiempo. 

En primer lugar, Kaizen es una filosofía porque pregona valores en una empresa y motiva a los empleados a mejorar constantemente, tanto a nivel personal como a nivel profesional. Por otro lado, fortalece a los equipos, dotándolos de recursos para saber cómo actuar ante problemas que puedan presentarse en el futuro.

Como método, Kaizen proporciona herramientas para crear un plan de acción orientado a la optimización permanente. Una empresa que conoce los errores que se dan en sus procesos puede encontrar una forma de solucionarlos y mejorar su productividad. Además, el método Kaizen permite que las organizaciones realicen un seguimiento estratégico para no volver a tener los mismos problemas más adelante.

El hecho de ayudar a encontrar las herramientas, soluciones y procesos más adecuados para la organización ayuda a crear planes de trabajo y establecer protocolos, lo cual contribuye a aumentar la productividad.

También es importante destacar que se trata de un método que permite personalizar procesos de acuerdo con las características, dimensiones y necesidades de cada empresa, departamento o equipo. En otras palabras, al tratarse de un sistema que se basa en pequeños cambios realizados en tareas del día a día, el método Kaizen ayuda a las organizaciones a adaptarse a diferentes situaciones de forma ágil y sin complicaciones.

En definitiva, el método Kaizen fomenta cambios y hábitos positivos tanto para la organización como para los trabajadores, y aumenta la productividad mediante modificaciones sencillas y una simplificación de tareas y procesos.

Aplicar el método Kaizen en una organización tiene muchas ventajas. A continuación se mencionan algunos de los beneficios principales:

• Eliminación de procesos repetitivos o inútiles.

• Resolución rápida de errores.

• Disminución de los accidentes laborales.

• Mayor motivación en los empleados.

• Creación de protocolos y sistemas de mejora.

• Organización y estandarización en los procesos.

• Fomento de la autodisciplina.

• Mejora del clima laboral.

• Mayor retención de empleados y una mejora en la gestión del talento.

• Incremento de la productividad.

• Mayor competitividad.

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La cultura japonesa se caracteriza por tener una visión muy profunda del mundo. Por ello, no es de extrañar que este método esté asociado con algunos conceptos filosóficos.

El método Kaizen contiene “cinco S”, y cada palabra representa un concepto en japonés:

• Seiri. Significa diferenciar entre lo útil y lo inútil para mantener solo lo necesario y deshacerse de todo lo que no sirve a la hora de realizar un trabajo.

• Seiton. Se refiere a ordenar lo útil y decidir sobre lo inútil. Consiste en asignar un nombre y una ubicación a cada proceso para reducir los tiempos de búsqueda.

• Seiso. Significa mantener el orden en el espacio de trabajo diario. Esto tiene como objetivo reducir accidentes laborales y optimizar la calidad de vida de los empleados.

• Seiketsu. Hace referencia a cuidar la higiene personal. La limpieza y el orden hacen que los empleados estén más motivados, con lo cual la productividad se optimiza.

• Shitsuke. Consiste en fomentar la disciplina en los empleados para que conviertan en hábito la filosofía Kaizen.

El método Kaizen se puede utilizar en todas las áreas de una empresa. De hecho, lo más recomendable es que sea considerado como parte de la cultura empresarial y, de esa forma, todas las áreas apliquen sus principios.

Los errores pueden ocurrir en cualquier departamento, desde el más grande hasta el más pequeño. Además, muchas veces las actividades de un departamento tienen un impacto significativo en las de otro. Es por este motivo que aplicar el método Kaizen a toda la organización en general, en lugar de solamente a un área específica, puede suponer grandes beneficios para la empresa y para todos los equipos.

Entonces, ¿cómo es posible aplicar el método Kaizen en una empresa? El proceso consiste en una serie de pasos claves, que van desde la formación de un equipo hasta el seguimiento de los resultados. A continuación se detalla cada uno:

El primer paso para aplicar el método Kaizen en una organización es designar a un equipo que se encargará de la implementación de dicho método. Es muy recomendable que se trate de un equipo multidisciplinar, lo cual permitirá reunir diferentes experiencias, habilidades y conocimientos. 

Un buen equipo de implementación debe contar con una persona del Área de Recursos Humanos, ya que es el departamento que suele tener acceso a información relevante sobre la plantilla. En este caso, resulta especialmente útil contar con un software especializado que permita el acceso y análisis de este tipo de datos de forma ágil y en tiempo real, para que la toma de decisiones se base en información fiable.

También es recomendable que haya profesionales especializados en comunicación, en marketing o ventas, en contabilidad y en informática, entre otras áreas.

En todas las empresas existen errores que están a la vista de todo el mundo. Por ejemplo, una empresa de ecommerce que ha cambiado su sistema de cobros recientemente y ha experimentado una bajada en sus ventas puede tener la certeza de que el nuevo software es el culpable de ese cambio.

Sin embargo, para encontrar otros errores es necesario buscar más a fondo en diferentes áreas y procesos. Es importante que el equipo realice un análisis meticuloso de todos los procesos productivos de la empresa para encontrar aquellos aspectos que se pueden optimizar.

Una vez que la empresa ha identificado los errores o los aspectos que pueden optimizarse, se deben definir los objetivos, que consistirán en la mejora de esos procesos.

Para poder implementar correctamente el método Kaizen, es indispensable haber definido, previamente, aquellos objetivos o metas que pretenden alcanzarse mediante la aplicación de este sistema. En otras palabras, es necesario saber qué procesos quieren optimizarse. Por supuesto, también es esencial asegurarse de que todos los miembros del equipo conocen estos objetivos, así como los cambios que se llevarán a cabo.

Se han identificado los errores y se han definido los objetivos. Entonces, ¿de dónde vienen estos errores y cómo es posible solucionarlos para alcanzar las metas establecidas?

En este momento debe hacerse una visualización integral de la empresa. Para ello, la empresa puede usar una herramienta conocida como diagrama de Pareto. Se trata de una técnica para clasificar información de manera gráfica, de mayor a menor relevancia, y se basa en la regla 80 / 20: el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas.

Otras herramientas que las empresas pueden utilizar son la hoja de chequeo, que es un documento en el que se deben apuntar los errores según vayan apareciendo, o el diagrama de dispersión. Este se usa para demostrar cómo se relacionan dos variables, y es útil para estudiar las conexiones entre los problemas y sus causas.

Una vez se han recolectado los datos, es fundamental observarlos con detenimiento para visualizar las deficiencias de los procesos. También es importante que todos los componentes de la empresa, incluidos los empleados, tengan visibilidad de la información recabada. Esto contribuirá a un cambio de filosofía en la empresa y ayudará a una mejor convivencia. La comunicación interna, por lo tanto, es indispensable.

Por otro lado, las evaluaciones de desempeño ayudarán a plantear a cada empleado, de manera individual, las deficiencias detectadas en procesos en los que ellos intervienen. Esto permitirá marcar posibles soluciones y un itinerario de mejora.

El siguiente paso para implementar el método Kaizen en la empresa es elaborar un calendario de ejecución de medidas, las cuales estarán destinadas a combatir los problemas que se han identificado previamente. El calendario deberá estar muy bien organizado, con fechas de implementación. Además, es importante que cada acción tenga un responsable. En estos procesos, resulta muy útil contar con un cronograma.

Cualquier empresa, al aplicar un nuevo método o sistema, o al llevar a cabo cambios importantes en sus procesos, debería acompañar estas modificaciones de una evaluación continua y completa de su eficacia.

En otras palabras, después de la implementación de los cambios, el equipo debe realizar una evaluación permanente para ver si estos funcionan o si es necesario aplicar alguna otra modificación.

Realizar un seguimiento no solamente durante el proceso, sino también una vez este ya ha finalizado, ayudará a identificar de manera más sencilla qué aspectos funcionan mejor y son más eficaces, y qué otros deberían mejorarse.

Además, los resultados alcanzados a través del método Kaizen deberían quedar registrados para que puedan repetirse las acciones en el futuro. Una buena idea es hacer reuniones periódicas con los miembros del equipo para conocer cuál es su percepción, recibir feedback de los cambios y comprobar si están satisfechos con las nuevas medidas.

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Algunas de las compañías más importantes del mundo han logrado cambiar su filosofía empresarial y mejorar su productividad a partir de la implementación del método Kaizen. Estos son algunos casos:

• Samsung. La empresa surcoreana de tecnología logró adoptar una estrategia de mejora de procesos sobre un ritmo de trabajo acelerado.

• Toyota. Esta empresa utiliza el método Kaizen a través de un sistema de eliminación de desperdicios que permite optimizar la producción de los coches.

• Amazon. La compañía norteamericana de ecommerce utiliza el método Kaizen a través de un enfoque employee centric, escuchando a sus empleados y actuando en función de sus peticiones.

• Mayo Clinic. La organización de investigación en salud utilizó el método Kaizen y mejoró los tiempos de espera y optimizó la gestión del registro de los pacientes.

• Nestlé. Se trata de una de las primeras empresas de industrias alimentarias en utilizar este método. Gracias a su implementación, se redujeron los desperdicios generados en las plantas y se evitaron las horas muertas dentro de los procesos.

Sí. De hecho, el método Kaizen no tiene cabida sin el trabajo en equipo. Será un proceso en dos direcciones. Para implantar el método es necesario trabajar en equipo y, al mismo tiempo, las mejoras que se detecten y se implanten mejorarán el trabajo en equipo en la organización.

Sí, es posible implementar el método Kaizen en conjunto con otros sistemas de gestión corporativa.

Uno de los pasos fundamentales a la hora de aplicar el método Kaizen es el seguimiento permanente de los resultados. En este ciclo, será posible comprobar si hay mejoras, lo cual significará que se está aplicando correctamente. Si no mejora la productividad, se deben plantear más cambios.

Algunos factores que pueden impedir que el método Kaizen tenga éxito en una empresa son: la urgencia, que puede hacer que no se realice correctamente la fase de análisis; un mal clima laboral, ya que un ambiente de trabajo desfavorable podría afectar a la resiliencia de los empleados, y esto pondría en riesgo el proceso; la pasividad, ya que sin implicación y orden no es posible implementar adecuadamente el método Kaizen; el egocentrismo, es decir, pensar que la empresa no puede mejorar, o la falta de confianza, puesto que esta es clave para fomentar cualquier cambio.