Matriz 9 cajas Excel [Plantilla gratuita]
Una matriz 9 cajas Excel es una herramienta con la que las empresas pueden evaluar el rendimiento de sus empleados y el potencial que tienen dentro de la empresa. Resulta de gran utilidad a la hora de realizar planes de carrera y promociones internas y agiliza la toma de decisiones para el departamento de RR. HH. y los managers de equipo.
Su uso forma parte de los procesos de evaluación del desempeño de una organización y puede emplearse de forma aislada o en conjunto con otras técnicas como las encuestas de satisfacción laboral. En este artículo analizamos en profundidad qué es una matriz de talento, cómo funciona y las ventajas e inconvenientes que tiene utilizar una plantilla Excel. Además, podrás descargar una matriz 9 cajas Excel de forma totalmente gratuita.
Descarga una matriz de talento de 9 cajas en Excel¿Qué es una matriz de talento y para qué sirve?
Una matriz de talento, 9 box grid o matriz 9 cajas, como también se la conoce, sirve para evaluar y mapear el desempeño y el potencial de los empleados dentro de una organización. Se trata de una herramienta que, a través de un gráfico visual, permite agrupar a los empleados en diferentes categorías en torno a dos criterios: su rendimiento actual y su potencial futuro.
Por lo general, una matriz de talento se representa a través de una tabla de 3 x 3 con un total de 9 cajas (de ahí su nombre), en las que se refleja el potencial y el desempeño de los empleados y se categoriza como bajo, medio o alto. También puede ir acompañado de una escala porcentual en base a las categorías de valoración que se hayan creado.
Esta herramienta sirve para varios propósitos clave dentro de una organización. Por un lado, ayuda a los responsables del área de RR. HH. y de los diferentes equipos a tomar decisiones objetivas en torno a posibles promociones y al desarrollo de planes de carrera. Por otro lado, también permite identificar aquellas áreas en las que los empleados necesitan un apoyo adicional e incluso una formación adaptada, contribuyendo a mejorar su rendimiento. Por último, también ayuda a los empleados a analizar su rendimiento, aumentando su competitividad y compromiso con la empresa y a la compañía a mejorar su liderazgo empresarial.
Ventajas y desventajas de una matriz 9 cajas Excel
Una matriz de talento puede tener distintos formatos: digital, en PDF o Excel, entre otros, en función de las necesidades de cada empresa. Uno de los más extendidos es la versión Excel, ya que aporta una serie de ventajas, como es el cálculo automático de determinadas fórmulas. Sin embargo, también es conveniente tener presentes cuáles son sus desventajas a la hora de apostar por este método:
Ventajas
Clasificación automática de los empleados: gracias a una serie de fórmulas, una matriz 9 cajas Excel permite agrupar y visualizar a todos los empleados en función de las categorías asignadas a su rendimiento y a su potencial.
Cálculo porcentual del desempeño y el potencial: una matriz de talento en Excel también da la posibilidad de calcular automáticamente los resultados de la evaluación en porcentajes.
Representación gráfica de resultados: para visualizarlos mejor, lo idóneo es que los resultados se reflejen en una escala de colores en función del nivel de desempeño y el potencial de los empleados.
Personalización de los datos: los datos en una matriz 9 cajas Excel pueden ser editados y modificados de forma manual, pero con ciertas limitaciones en función del nivel de programación que se tenga.
Evaluación en un único lugar: nos permite realizar una evaluación y una comparación exhaustiva entre empleados a través de una única herramienta.
Desventajas
Inserción manual de las evaluaciones: todos los datos deben introducirse de forma manual, de manera que si hay empleados que se marchan de la empresa o hay cambios en la evaluación, se deberán cambiar sus datos uno a uno.
Acceso a la información: para acceder a los datos, se requiere utilizar el programa Microsoft Excel o una plataforma online compatible como Google Drive, lo que puede dificultar su uso. Además, no es recomendable que la utilicen de forma simultánea varias personas, ya que las fórmulas podrían romperse y los datos podrían guardarse de forma incorrecta.
Pérdida o errores en los datos: al tener que introducir y guardar los datos de manera manual se puede producir una pérdida de la información o inexactitudes en los valores introducidos.
Conocimientos de programación: una matriz 9 cajas Excel es un documento de cierta complejidad que requiere tener conocimientos de software para configurarlo o para corregir fórmulas cuando estas se rompen.
Falta de integración con otras herramientas: al tratarse de un documento que no está integrado con otras soluciones de software, la información que contiene no puede integrarse con otras soluciones de RR. HH. como por ejemplo las encuestas de satisfacción, las vacaciones y ausencias o las bases de datos de los empleados.
¿Cómo funciona la plantilla de matriz 9 cajas Excel?
Con el objetivo de agilizar este proceso, desde Personio hemos elaborado una plantilla de matriz 9 cajas en Excel que puedes descargar de forma gratuita. Gracias a ella podrás asignar una serie de valores y clasificaciones a los empleados en base a su desempeño y potencial, además de visualizar gráficamente los resultados. Te explicamos paso a paso cómo utilizarla:
1. Introduce los datos de los empleados
Tras haber leído las instrucciones de uso en la correspondiente pestaña, tendrás que añadir los datos de los empleados de tu empresa. Para ello, ve a la pestaña “Formulario de Datos” en la que encontrarás algunos datos que hemos introducido a modo de ejemplo. Para modificar la información, pincha en la celda que quieras cambiar, borra su contenido y escribe lo que desees añadir.
Al pinchar sobre las celdas amarillas encontrarás un menú desplegable para la evaluación del desempeño y el potencial de los empleados. Selecciona el que creas que más se ajusta al rendimiento de cada trabajador. Automáticamente se le asignará en la última columna una clasificación en función de la valoración que hayas dado. Ten en cuenta que las celdas en amarillo contienen fórmulas por lo que no hay que eliminar su contenido. De lo contrario, el documento podría dejar de funcionar correctamente.
2. Filtra los resultados por departamentos
En la pestaña “Matriz 9 Box” verás los resultados de las valoraciones por departamentos y de manera gráfica. Para aplicar los filtros, pincha sobre cada departamento para el que quieras visualizar los resultados. En la parte superior de cada departamento encontrarás dos botones: uno para realizar una selección múltiple y otro para borrar y restaurar los filtros. Bajo la caja de “Recuento” verás el número total de empleados que has incluido en la pestaña anterior.
Si en la pestaña “Formulario de Datos” has introducido o modificado la información, deberás actualizar estos filtros. Para ello, ve a “Datos” y pincha sobre “Actualizar todo”. También puedes seleccionar los filtros con el botón derecho y con el izquierdo darle a “Actualizar”. Esto deberás hacerlo en todas las pestañas sucesivas.
En la gráfica de la matriz de talento podrás visualizar cuántos empleados hay en los distintos niveles de desempeño, así como el potencial que tienen.
3. Analiza los resultados porcentuales
En la pestaña “Matriz 9 Box %” verás los mismos resultados que en la pestaña anterior, pero esta vez expresados en porcentajes en función del número de empleados que haya para cada clasificación. Para aplicar los filtros, tan sólo deberás repetir la misma operación que para la pestaña anterior.
4. Observa la puntuación asignada a cada categoría
En la pestaña “Lista de Clasificaciones” encontrarás las distintas clasificaciones que se han dado a cada empleado en función de su potencial y desempeño. Están ordenadas de mayor a menor consideración y de arriba hacia abajo junto con los porcentajes que corresponde a cada una.
De nuevo, filtra por los distintos departamentos para ver los resultados que se han obtenido para cada uno de ellos.
5. Evalúa los resultados por cada empleado
Por último, en la pestaña “Matriz 9 Box por Nombre” verás en cada caja los nombres de los distintos empleados, en función de si su desempeño y su potencial es alto, medio o bajo. De nuevo, selecciona en los filtros cada departamento como hemos explicado anteriormente. Recuerda que si has realizado cambios en la información de los empleados, será necesario ir a “Datos” y pinchar sobre “Actualizar todo”.
Una vez hayas terminado de introducir todos los datos, asegúrate de guardar los cambios antes de cerrar la plantilla. Para ello, ve a “Archivo” y haz clic sobre “Guardar”.
Descarga gratis una matriz 9 cajas en Excel
Puedes descargar la matriz 9 cajas en Excel que hemos llevado a cabo desde Personio en el siguiente enlace:
Una vez hayas rellenado un sencillo formulario recibirás un correo electrónico con la plantilla. Para un mejor funcionamiento de la matriz de talento, te recomendamos que la descargues y la utilices desde el escritorio, en versión xlsx. Verás que su uso es muy sencillo e intuitivo.
¿Cómo digitalizar la matriz 9 cajas?
Como hemos visto, utilizar una matriz 9 cajas en Excel tiene una serie de ventajas, pero también de desventajas como son la posible pérdida de datos o la falta de integración con otras herramientas. Para superar estas barreras, las empresas pueden digitalizar las evaluaciones del desempeño a través de un software diseñado específicamente para esta función.
De esta forma, las evaluaciones se gestionan de manera individual o colectiva desde un único espacio y de forma segura. Por otro lado, este tipo de softwares permiten visualizar el desempeño y el potencial de cada empleado y por departamentos de distintas formas, como por ejemplo a través de la mencionada matriz de talento o con gráficos por columnas.
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